Access2007循序渐进教程第2章

• 2.3.2 Access 2007的“字段”属性
在确定了数据类型之后，还应设定字段的属性，才 能更准确地确定数据在表中的存储格式。
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右击“人事表”，选 择“设计视图”命令
选中“姓名” 字段
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文本型字段 的15个属性
“字段大小”属性的意义为： “字段大小”属性用于限定文本字段的大小和数字 型数据的类型。 文本型字段的字段大小属性是指文本型数据保存 的大小和显示的大小。在默认情况下为50字节。 文本型数据的大小范围为0～255个字节。 数字型的“字段大小”属性是指数字型数据的类 型，不同类型的数字型数据的大小范围亦不相同。 至于其它字段，这里不再详细叙述。
输入新列宽
选择【其他】→ 【列宽】命令
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单击“确定”按钮
2.6 典型实例：创建“考勤管理系 统”的“表”
考勤中主要涉及的管理方面有：出勤管理、出差 管理、请假管理以及出勤统计管理。 本书将设计一个“考勤管理系统”用来对员工的 出勤、出差以及请假情况进行统计和管理并将员 工出勤情况进行统计，方便企业领导了解员工的 工作情况。
字段
字段属性
2.2 存储数据的架构——创建表
• 2.2.1 输入数据直接创建表 1
单击
双击
3
2
直接输入
4
单击
6
单击
5
输入
• 2.2.2 使用“表模板”创建表
单击
1
选择
2
设置“表”字段
3
• 2.2.3 通过“表设计器”创建表 1
单击“创建”标签
2
单击“表设计”按钮
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输入字段名称
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选择数据类型
输入字段 设置主键
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设置字段属性
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下面我们再来介绍一下“出勤情况”表与“员工信息” 表之间关系建立的操作步骤。
单击“数据库 工具”标签
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单击“关系”按钮
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按住选中“出勤情况” 表和“员工信息”表
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单击“关闭”按钮
单击“添加”按钮
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3
单击“创建”按钮
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将“员工信息”表 中“员工编号”字 段拖动到“出勤情 况”表的“员工编 号”字段上
3、是否需要对数据进行计算以及需要对数据进行 何种计算。Access 2007可以对数字型、货币型 数据进行求和计算，但对文本型、备注型数据则 不能求和。 4、是否需要排序或索引字段。备注、超级链接型 及OLE对象型字段均不能使用排序与索引。另外 文本型字段中存放的数字，将按字符串性质进行 排序，而不是按大小排序，如1，11，120，2，21， 210。 5、是否需要在查询或报表中对记录进行分组。备 注型、超级链接型及OLE对象型字段无法进行分 组。
单击“创建”
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设置主键
单击“表设计”
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按要求输入相应的“字 段名称” ，并设置字 段的”数据类型“
选中“性 别”字段
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按照相同的步骤设置其 它字段的“常规”属性。 设置完毕后将此对话框 关闭，并选择保存为 “人事表”后，即可完 成此表的创建
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设置字段大 小为2
在“有效性规则” 属性中输入： “男“Or “女”
2．通过直接输入格式符号设置输入掩码
使用格式符号自定义“输入掩码”可以更灵活、 方便的定义所输入的格式。 比如我们可以在“输入掩码”对话框中输入 “Password”，这样，用户输入的所有字符就可以 被“*”所掩盖。
• 2.3.5 设置字段的默认值
如果某个值在某个字段中出现的几率特别高，那么 您最好将此数据值设置为此字段的默认值，操作步 骤如下。
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创建了“人事表” 后，按照相同的操 作步骤，创建其他 表
2.3 规划“容器”——“表”中“字段”的设置
• 2.3.1 Access 2007中的字段类型
在Access 2007数据库中共有11种可用的数据类型： 文本、备注、数字、日期时间、货币、自动编号、 是/否、OLE对象、超级链接、附件和查询，它们 的作用如表所示。
2.5 “容器”包装——设计“表”的外观
• 2.5.1 隐藏和冻结列
数据表打开后，Access 2007会以默认的格式进行 显示，此时他所显示的字体大小，列宽和行宽、分 割线等并不一定符合我们的要求。 为了方便我们的工作，我们不妨对他进行设置。首 先我们来看一下“隐藏”和“冻结列”的方法。
1．隐藏列
此实例将贯穿本书。
下面我们对“考勤管理系统”数据库的表进行一 下了解，该数据库包括：“出差信息”、“出勤 情况”、“员工信息”、“请假信息”、“员工 出勤”5个表，这5个表之间的关系如下图所示。
双击“考勤管理系 统”数据库图标
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单击“选项”按钮
单击
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单击
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单击“创建” 标签
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单击“表设计”
第2章 表——Access的“仓库”
“货架”——认识“表”的结构 存储数据的架构——创建“表” 规划“容器”——“表”中“字段”的设置 “归类”引用——设置“表”的关系 “容器”包装——设计“表”的外观 典型实例：创建“考勤管理系统”的“表”
2.1 “货架”——认识“表”的结构
如果将数据库比作仓库，那么数据库中的“表”就是仓 库中的单个货架。货架上按照物品特性和仓储空间，有 规律的码垛着各种货物。
这时使用字段的“格式”属性已无法实现这个 要求了，而必须设置字段的“有效性规则”属 性。有效性规则的设置方法如下。
选中“性别”字段
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右击“人事表”，选择“设计 视图”命令打开此表的设计视 图窗口
在有效性规则中 输入：“男” Or “女”
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在“性别” 字段输入了 错误的字符
系统出现 的提示
• 2.3.7 使用“查阅向导”创建“下拉列表”
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在格式栏中输入：“所在部 门是：&&&&&[蓝色] ” 通过这些设置 就会实现上边 的效果了
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2．数字与货币型数据“格式”的设置方法
右击“部 门表”， 选择“设 计视图” 命令打开 此表的设 计视图窗 口 添加此字段，并 将数据类型设置 为“数字”
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单击格式旁的下 拉箭头，可以选 择所要设置的货 币格式
右击列标题，选择 “隐藏列”命令，即 可将此列隐藏 首先打开 “人事表”
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将要显示的列选 中，再将此窗口 关闭就可以了
如果要显示隐藏的列， 则右击鼠标，选择“取 消隐藏列”命令
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2．冻结列
如果要将某列冻结，那 么右击列标题，选择 “冻结列”命令即可
如果要取消冻 结列，则选择 此“取消对所 有列的冻结” 命令即可
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选中 “部 门”项
单击“选中”按钮
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单击“下一步” 按钮继续
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保持系统默认， 单击“下一步” 按钮继续
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用鼠标拖拽调整 列宽
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单击 “下一步” 按钮继续
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单击“完成”按钮
• 2.3.8 边学边练：为计件工资管理系统 添加下拉菜单
选择此项后， 按照2.3.7节 中的描述进 行操作就可 以了
2.4 “归类”引用——设置“表”的关系
我们可以使用数据表间的对应列将Access 2007中 的数据表关联起来。如下图所示两个表间的对应关 系，下边讲述一下表间关系的创建方法。
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单击此按钮
单击此按钮
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选择表
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单击
拖动建立表关系
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这里可以对表间的关 系进行设置，然后单 击“确定”按钮即可
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2
这样即设置 了货币型数 据类型
3．日期型数据“格式”的设置方法
右击“部门 表”，选择 “设计视图” 命令打开此 表的设计视 图窗口 添加此字段，并 将数据类型设置 为“日期/时间 ”
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单击格式旁的下 拉箭头，选择所 要设置的“日期 /时间”格式
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这样即设置 了日期数据 类型
• 2.3.4 设置字段的输入格式
选中“录入时间” 字段
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右击“部门表”，选择 “设计视图”命令，打 开此表的设计视图窗口
输入“Now()”字符
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自动填充的当前 日期和时间
• 2.3.6 设置字段输入的有效性规则
如果我们的表中有一个字段为“性别”，那么 在这个字段中，就应当只能输入“男”或 “女”，而不能输入其它的字符，这时我们应 该怎么设置呢？
某种数据具体需要使用什么类型的字段存放，我 们主要需要考虑如下几个方面的内容。 1、字段存储的是什么样的数据。如中英文文字可 以存储在文本型字段里，却不能存储在数字型字 段里。 2、要存储数据的大小，即数据需要的存储空间的 大小。文本型字段只能存储255个字符，如果您需 要存储一篇文章，则可以考虑使用备注（存储 65535个字符）型字段。
用户在表格中输入数据时，为了避免错误，有可 能需要对输入的内容进行限制，比如会要求在输 入“电话号码”时，不能输入字母和汉字，而且 位数不能输入错误。 为了实现这些功能，我们需要设置字段的“输入 掩码”属性。字段的“输入掩码”属性用来要求 用户必须按照特定的格式来输入数据。
1．使用向导设置“输入掩码”
使用查阅向导的最终结果就是在我们的输入表中产 生下拉选择列表（如下图所示）。下拉选择列表的 使用，可以节省录入数据的时间。
表中字段的 下拉列表
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选中“所在部门”的 数据类型，选择“查 阅向导”命令
按图中所示，建 立这样一个表， 表中数据为空
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选择“部门表” 单击“下一 步”按钮
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单击“下一步” 按钮继续
• 2.3.3 设置“字段”的显示和打印格式
1．文字型数据“格式”的设置方法 我们以前边创建的“部门表”为例，讲述文字型 数据“格式”的设置方法。我们先来看一下设置 前和设置后的效果。