文件管理规定

文件管理规程

【V1.0】

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目录

一、文档信息 (2)

(一) 文档版本 (2)

(二) 修改记录 (2)

(三) 文档批准 (2)

(四) 分发 (2)

二、目的 (2)

三、范围 (3)

四、术语与定义 (3)

(一) 文件 (3)

(二) 记录 (3)

五、文档的版本与修改 (3)

(一) 版本管理 (3)

(二) 修改管理 (3)

六、记录 (4)

(一) 非受控本文本 (4)

(二) 技术手册 (4)

(三) 文档内容 (4)

(四) 文档管理员 (5)

七、文档的更改\废止 (5)

（一）文档的修改/新建 (5)

（二）文档的废止 (6)

八、文档的分类 (6)

九、文档的保密 (7)

十、文档的保管与借阅 (7)

（一）文件的保管 (7)

（二）文件的查阅、借阅 (8)

十一、文件的发布 (9)

十二、文档的现场布置 (9)

一、文档信息

(一)文档版本

使用本文档前，文档使用者有责任核实当前版本的有效性。

(二)修改记录

(三)文档批准

您本人或您本人指定的代表的签字表明您已经批准了

本文档内容。它也表明您已经仔细地阅读、审查和考虑到了本文档对您的部门产生的影响以及它是否符合公司的指导

方向。

批准签字

(四)分发

该文发至。

二、目的

文件管理办法是确保所有用于公布、更改、审核、批准、发放、处置（例如过时不用的）文件是按照系统的方

法管理，维护和处置。此文件描述文档和记录管理的程序。本文档适用于。

三、范围

本规定适用，涉及到的范围包括：管理规程、规定、细则、手册、表格、表单、报告等。

四、术语与定义

(一)文件

信息及其承载介质。

(二)记录

记录属于文件的一种所实施的各个管理体系中，作为对标准的符合性和有效性的凭证，是提供活动的证据或达到一定结果的说明文件。

为了规范运维管理体系相关文件的管理、维护和处置，确保运维管理体系运行时产生的记录能有效的控制，及体系相关文件及时、准确、安全的传递，特制定本指南。

五、文档的版本与修改

(一)版本管理

为体现文件持续改进过程，设立文件版本号及文件修改码。原始版本号为1，称为第一版，升级后变为2，称为第二版，以此类推。

(二)修改管理

原始修改码为0，称为第0次修改，修改后变为1，称为第1次修改，以此类推。当满足下列条件之一时版本号自动升级：（1）文件修改数大于总数90%时（2）某文件修改

次数等于10次时。版本号升级后，各文件修改码归零。

六、记录

记录属于文件或者数据的一种，是IDC在其所实施的各个管理体系上面，作为对标准的符合性和有效性的凭证。IDC 现在实施的管理体系，在标准的层面，必须保留记录作为凭据。在实施的体系层面，记录是各个体系运作，例如步骤、手册等是否确实执行的明证。记录可以用不同的可以读取的形式储存，例如纸张或者电子介质或者信息系统当中。

(一)非受控本文本

“非受控本”仅供参考，不需要升版控制。其用户必须理解不能依靠该版本，如对文件的版次状态有疑问，应向各自的“文件管理人员”查询。

(二)技术手册

IDC的员工直接访问制造商的网站查阅所需要的技术指南。有一些硬件/软件供货商的手册/光盘，由技术/应用组负责保存和控制，其它还包括参考材料。

(三)文档内容

文件应包含：

1、管理程序，宏观角度描述程序。

2、使用说明手册，逐步说明。

3、制造商技术手册，由产品制造商提供，讲述如何使

用(如软件手册)或详细资料(如查找表格、清单) 、参考资料等 (例如通讯录、资产表等)

4、表格，标准表格。

5、文件模板，报告(RE)和其他需要规范格式的文件的模板。

6、开始步骤条件。

7、要求创建新的或更新现有的。

8、所需输入。

9、修改经审核通过的，具备批准发布状态。同密级文档的

(四)文档管理员

文件所有者负责起草/更新文件和发布有关的修订/请

求/处理表格。文件管理员负责：

1、获取批准人对文件的授权认可。

2、文件正本的存档，将旧文件加作废标志存放。

3、在部门内部发布文件。

七、文档的更改\废止

文件所有者或授权人起草/更新文件，填写《文件更改处理表》，交由文件管理员按照规定获取批准人的批准。

（一）文档的修改/新建

文件的批准正本由文件管理员负责存档。电子版本发布到IDC文件服务器供IDC员工自由查阅。对于第一次创

建的文件，文件作者应按照IDC的文档模版编写文件，IDC 负责人批准确认后，交由文档管理员统一编号收录。文件电子版正本保存在IDC文件服务器上。

对于需要修改的文件，需要按照以下步骤进行：

1文件作者需向文件管理员提出申请，填写《文件修订处理表》，详细填写对文件进行修改的地方；

2从文件服务器上下载当前最新版本的文件，进行修改；

3文件作者修改完成后，请IDC负责人批准确认，交由文档管理员统一编号收录；

4更新后的文件电子版保存在IDC文件服务器上，旧版本文件要立即替换掉，并另为保存。

（二）文档的废止

不再适合继续使用时，文件所有者可提交《文件修订/处理表》，文件管理员将文件从IDC文件服务器有效目录上删掉，并另为保存。文件创建/修改/废除完成，文件管理员负责更新文件和记录列表，发布文件，通知会引用该文档的相关人员，以保证修改得到实行。文件管理员存档的文件上要做出文件编号和版本号、修订号等，以免误用。

八、文档的分类

将文件和资料分5类：