电子档案管理基本术语

电子档案管理基本术语

1范围

本标准规定了电子档案管理的基本术语及其定义。

本标准适用于档案工作、文件工作及相关领域。

2规范性引用文件

下列文件对于本文件的应用是必不可少的。凡是注日期的引用文件，仅注日期的版本适用于本文件。凡是不注日期的引用文件，其最新版本（包括所有的修改单）适用于本文件。

DA/T 1—2000 档案工作基本术语

3一般概念

3.1电子文件 electronic document；electronic record(s)

国家机构、社会组织或个人在履行其法定职责或处理事务过程中，通过计算机等电子设备形成、办理、传输和存储的各种形式的信息记录。

3.2电子档案 electronic record(s)；archival electronic record(s)

具有参考和利用价值并归档保存的电子文件。电子档案由内容、结构和背景组成。

注：英文词“record(s)”指公文、应留存文件、应归档文件或已归档文件（即档案）；“archives”指具有永久保存价值的records。

3.3电子文件管理系统 electronic document management system

EDMS（缩略语）

用于生成、使用和维护电子文件的计算机信息系统。

参见：电子档案管理系统（3.4）。

注：电子文件管理系统是业务系统的一个子系统，更注重业务流程，版本控制等，用于提高工作效率。

3.4电子档案管理系统 electronic records management system

ERMS（缩略语）

对电子档案进行捕获、维护、利用和处置的计算机信息系统。

参见：电子文件管理系统（3.3）。

注：电子档案管理系统更注重对电子档案的管理。系统要维护元数据及电子档案之间的联系，以支持电子档案作为证据的价值。

3.5数字档案馆 digital archives

DA（缩略语）

在数字环境中履行纸质环境下传统档案馆的职责。目的在于创建、管理、长期保存和利用数字档案。

注：数字档案资源包括电子档案、数字化档案、各职能部门的行业及专业档案数据库、互联网中具有档案价值的数字信息等。

3.6可信数字仓储 trusted digital repository

TDR（缩略语）负责数字资源长期、可靠的管理和维护的机构组织，按照普遍接受的协议和标准设计完整的运行系统，制定切实可行的政策和实施方案，并且有持续的财政支持和规范的评价系统，能够为资源提供者和用户长期负责。

示例：数字档案馆是维护档案长久保存的可信数字仓储。

3.7开放档案信息系统 open archival information system

OAIS（缩略语）一个由人和计算机系统组成的有机体，承担保存信息的责任并将其提供给指定团体。OAIS旨在为基于长期保存目的信息系统建立一个参考模型和基本概念框架，以维护信息系统中数字信息的长期保护和可存取。

3.8内容 content

电子档案的文字、符号或视觉等信息。

3.9结构 structure

电子档案的内容组织和存储方式。包括逻辑结构和物理结构。

3.9.1逻辑结构 logical structure

呈现在用户面前的电子档案各信息单元之间的关系，如格式、段落、图形位置、文字排列等。

3.9.2物理结构 physical structure

电子档案在存储设备或载体中的存储位置和文件格式。

3.10背景 context

电子档案生成、传输、使用和维护的环境。包括行政背景、来源背景、程序背景、记录背景以及技术背景等。

3.10.1行政背景 administrative context

电子档案生成者所在机构的组织结构、主要职能和业务流程。

3.10.2来源背景 provenancial context

电子档案生成者及其职责任务、内设机构和业务职能。

3.10.3程序背景 procedural context

电子档案生成的业务流程。

3.10.4记录背景 documentary context

电子档案所属的全宗及全宗内文件之间联系的信息。

3.10.5技术背景 technological context

生成电子档案的计算机系统的相关技术要素的特征。

3.11元数据 metadata

描述电子档案的内容、结构、背景及其整个管理过程的数据。

3.12真实性 authenticity

电子档案的内容、结构和背景与形成时的原始状况相一致的性质。

注：具有真实性的电子档案由特定机构使用安全可靠的系统软件生成。

3.13完整性 integrity

电子档案的内容、结构和背景信息无缺损，且没有破坏、变异或丢失的性质。

3.14可靠性 reliability

电子档案内容完全和正确地表达其所反映的事务、活动或事实的程度。

3.15可用性 usability

电子档案可以被定位、检索、呈现和理解的性质。

3.16前端控制 front-end control

按照档案管理的要求在电子文件形成时甚至形成之前对其进行监控的活动。

3.17生命周期 life cycle

电子文件从形成、办理到最终处置（销毁或永久保存）的全过程。

3.18全程管理 life-cycle management

对电子文件整个生命周期进行的控制。

3.19双套制 dual filing system

将电子文件转换为纸质文件，与电子文件同时归档的管理方法。

3.20模板 template

与内容信息脱离，帮助制作和显现电子文件的格式。

3.21文件格式 file format

电子文件在计算机中的组织和存储方式。

示例：文本格式pdf、doc、xls、ppt、txt、wps、xml、html等，图像格式JPG、Tiff、GIF、PNG、BMP等；图形格式DWG、DXF、IGS等；音频格式wav、mp3、mid 等；视频格式avi、wmv、flv、mpeg、rm等。

3.22电子印章 electronic seal

采用数字技术对电子文件加盖的印章。

3.23问责 acountability

个人、机构和团体必须对其行动负责并且可能需要向他人说明的原则。

4电子档案的收集

4.1收集 acquisition；collection

档案馆（室）接收及采集电子档案和其他数字信息资源的活动。

4.2捕获 capture

对电子文件及其元数据进行实时收集和存储的方法与过程。

4.3登记 registration

在电子文件进入电子档案管理系统时，给其一个唯一标识符的行为。

4.4归档 archiving

将具有保存价值的电子文件转化为档案的过程。

4.5网络信息存档 web archiving

将具有保存价值的网络信息转化为档案的过程。

4.6移交 transfer

将电子档案的保管权和责任权交给档案馆的过程。

4.7接收 accession