计算机在办公自动化中的应用

伴随着计算机的逐步推广和使用, 人们对办公室的自动化的要求与日俱增。采用现代化办公设备和先进的通讯技术广泛、逐步地收集、整理、加工、存储和使用信息, 为科学管理和决策服务, 从而达到提高工作效率。

办公自动化属于计算机在信息处理方面的应用，它是利用先进的科学技术，不断使人的部分办公业务活动物化于人以外的各种设备中并由这些设备与办公人员构成服务于某种目标的人机信息处理系统，其目的是尽可能充分地

利用信息资源，提高生产率、工作效率和质量辅助决策，求得更好的效果。

一、何为办公自动化？

办公自动化主要包括以下几个方面：

( 一) 办公自动化就是利用计算机及先进的办公设备连续地、自动地处理办公例行事务, 提高人们在办公室中工作和管理效率, 利用先进的科学技术, 不断地使人们的一部分办公业务物化于人以外的各种现代化的办公设备中, 以提高办公效率。

( 二) 办公自动化是把计算机技术信息技术、系统科学和行为科学应用于传统的数据处理技术。

( 三) 办公自动化是一个由办公人员和计算机构成的人机信息系统, 具有很强的信息处理功

能。

能有效地利用信息资源, 向多级办公人员及时提供所需信息, 提高工作效率和质量, 进行辅助决策提高办公效率, 改进办公质量。

二、电子计算机在办公自动化中的应用处理工作的一项综合技术。

电子计算机为信息管理, 数据处理系统, 已逐渐成为各种管理现代化的重要工具，为建立一个通用的办公环境, 研制出新的办公协作模式——综合办公软件。它包含了多个应用软件和若干个功能全面的工具程序，包括字处理软件、数据电子表格、图文演示与制作软件、电子邮件及信息管理软件、数据处理软件、出版物创建软件、站点管理与网页编辑软件及新型的商务图形处理软件。

电子计算机在办公自动化中的应用具体表现在以下几个方面：

( 一) 处理软件字处理软件是一个功能齐全、操作简单的文字处理软件。

利用它可以建立和编辑书信、商务合同、报告等各种文档以图文并茂的形式将文字、表格和图形结合在一起。它不但文字的处理功能强大, 而且对表格和图形也具有简单灵活、易于掌握和使用的特点。还提供了许多命令和功能帮助用户简便、快捷地完成任务, 其中包括:方便的图形处理功能提纲功能、表格中的数据计算功能、创建邮件列表功能、列表排序和高效的文件管理功能。此外, 它还提供了格式化字符、创建显示类型以及文本对齐、添加图形边框和阴影功能等。(二)

数据电子表格数据电子表格具有方便的表格处理功能, 同时又是一个功能丰富且易于使用的计算工具。

它提供的大量符合专业水准的计算和分析工具可以免除人工复杂的计算和统计分析工作, 提高效率。其工作表的格式化功能可以加快表格的格式化, 图表、数据以及数据透视表的使用可以对数据进行形象直观的分析, 特别适用于制作财务报表和进行经济信息分析。

(三)图文演示与制作软件是用于制作、维护和播放幻灯片的应用软件。

它以幻灯片的格式输入和编辑文本表格、组织结构图、剪贴、图片、艺术字对象和公式对象等。同时, 可以在幻灯片中插入声音或视频剪辑等, 以增强演示的效果。

(四) 电子邮件及信息管理软件电子邮件及信息管理软件是一个桌面个人信息管理程序。

该软件可以对邮件、约会、联系人和任务进行管理和跟踪, 并且可以查看和打开文件或进行信息共享。使用它可以管理个人和商务信息, 安排约会和会议, 保存联系人的信息等; 通过电子邮件、公用文件可实现信息的共享; 可作为MAPI 的客户应用程序; 可以支持的有MicrosofMail、Microsoft Exchange 、Microsoft Server Microsoft- Fax 等多种邮件系统, 接收和发送电子邮件时可以在统一的界面下完成。(五) 数据处理软件数据处理软件是一个功能全面而且易于使用的桌面关系型数据库管理系统和应用程序生成器。

该软件可以独立地创建用于个人或部门的

数据库应用程序, 也可以配合企业级后端数据库创建客户端应用程序。

(六) 出版物创建软件出版物创建软件主要用来制作商用桌面出版物。

它提供了超过2000 种专业设计的出版物模板和数百种易于在出版物中进行混合和匹配的设计元素。所有这些, 都使用户能够很方便地制作出具有专业风格的出版物, 成为了当今应用较广泛的商业桌面出版物应用程序之一。(七) 站点管理与网页编辑软件站点管理与网页编辑软件是一个高级图形软件。

它融合了绘画与插图、图形和图形的展示文件转换、彩色矢量图编辑等技术, 可以建立3D( 即立体的) 图案, 可以用来修饰图片, 生成图画或与实际照片一样的图形。

新型的商务图形处理软件新型的商务图形处理软件是一个非常好而又简单实用的网页制作工具。网页是使用一种称为HTML 的语言所写成的, 它的书写格式比较固定, 但编写起来有一定的难度, 一般要由专业人员来完成。使用者不需要直接书写代码, 只要使用它提供的工具来设计, 就可以完成制作, 即使不懂HTML 语言，也可以制作出专业效果的Web 页面。在办公自动化过程中几乎所有办公应用程序都使用同一种语言编程, 使得各应用程序使用如同一体, 因此掌握其中一种应用程序的操作技术, 对其余的程序触类旁通, 举一反三。

结论：计算机能够比人更快地提供更新, 更加准确、更有信息价值管理数据, 它可以高

效能、大容量地收集、处理、存储大量信息、大幅度地提高工作质量和效率,及时掌握管理系统的全面情况, 提供系统的准确信息。

参考文献：

1、于静林《办公自动化系统的分析与开发》《信息技术》2007年－第04期

2、张亚玲《办公自动化系统的网络规划与实现》《现代电子技术》2006年－第02期

论题：计算机在办公自动化中的应用姓名：黄银福

单位名称：镇康县鸿骏矿业开发有限公司日期：2011年10月