文书与文书工作PPT课件
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第二讲 文书与档案
.
1
学习目标
• 能够解释文书、公文、文件、 文书工作的那个基本概念
• 能够说明文书的分类方法和特 点
• 能够说明文书工作的基本内容 和一般程序
.
2
学习内容
• 2.1文书与档案 • 2.2文书工作与档案管理
.
3
文书与文书工作
文书
文书工作——是 指通过互相联系的
公务文书
私人文书
一系列环节，完成 文书制发、传递、
2. 公文名称
《国家行政机关公文处理办法》（2000年） 规定了13个行政公文文种；
《中国共产党机关公文条例》（1996年） 规定了14个党的机关公文文种。
.
29
相同的文种（9个） 不同的文种
决定、意见、通知、通报、 决议、指示 《条例》 报告、请示、批复、函、 、 公 报 、 条
会议纪要
例、规定
办理、保管的全过
公文
本讲主 程（亦称文书处理 要研究 或文书管理）
.
4
2.1.1文书的含义与功能
• （一）文书的含义
• 文书是国家机构、社会组织 或个人在社会活动中，为了 一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的 文字材料。
.
5
含义解析
• 文书的适用范围很广 • 文书是处理事务的工具 • 文书是以文字的形式处理事务
• 管理方式的规范性：立卷、归 档、销毁必须遵循严格的规定
• 公文格式的规范性：固定格式 （文头、主体、文尾）
.
规范 性
22
语体风格：叙述、说明、议论 语言要求：准确、简约、平实、得体
庄重 性
.
23
2.公文的作用
• 领导指导作用 • 行文规范作用 • 传递信息作用 • 公务联系作用 • 凭据记载作用
.
26
• 4、从文件的来源上可以将一个机关的文件分 为（ ）
• A．通用文件 B.事务性文件 C.专用文书 D.收来文件 E.本机关制成文件
• 5.从行文关系和方向上可以将文件分为
• A．上行文 B.平行文 C.下行文 D. 收来文件 E.本机关制成文件
• 6.从文件涉及的机密程度上可以将文件分为
行文关系
• 行文关系——根据组织关系和职权范围 而确定的公文授受关系。
• 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类 中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。
.
9
识别题
• 2.行文关系的确定是根据 • A．机关的组织系统 • B.文件的数量 • C.机关之间的工作关系 • D.机关的大小 • E.机关职权范围
• 本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的 一种工具。
• 区别点：
• 文书，常指包括文件在内的各种文字材料。
• 文件，据2000年颁布的《档案工作基本术语》中的定义 ：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职 责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文 件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他 各种载体形式的信息记录。
.
18
国家行政公文的本质属性
策令 性
专任 性
规范 性
庄重 性
.
19
策令 性
•权威性 •强制性
.
20
• 公文作者的专任性 • 公文读者的专任性
专任 性
.
21
• 发文方式的规范性：9个程式 （拟稿、核稿、签发、编号、 缮印、校对、登记、分发）
• 收文方式的规范性：7个程式 （签收、登记、分送、拟办、 承办、催办）
的工具 • 文书具有某种特定的体式
.
6
识别：
• 1.下列属于私人文书的有（ ） • A．日记 B.手稿 C.遗嘱 D.请示
.
7
（二）文书的种类
• 公文书和私文书 • 处分性文书与报道性文书 • 普通文书与特定文书 • 根据不同的制作方法及相互关
系，分为原本、副本、缮本、 影本、节录本、认证本
.
8
.
13
2.公文的产生与发展
• 公文或称文书、文件，是一种社会现象，是 人类社会实践活动的产物，它伴随阶级、国 家、文字的产生而产生。如 “诰”“书”“谕”
.
14
.
15
• 3 文书、公文、文件的关系
文件
纸质 文件
非纸质 文件
文书
公务文书
公文
其他文字 材料
私人文书
照片文件
电子文件
声像文件
.
16
• 共同点：
• A．绝密文件 B.机密文件 C.秘密文件 D.内部文件 E.公布文件
.
27
• 7.从文件的作用上可以将文件分为
A．法规文件
B.收来文件
C.本机关制成文件 D.行政文件
E.党的文件
• 8.从文件的使用范围上可以将文件分为
A．收来文件 B.本机关制成文件
C.通用文件 D.事务文件
E.专用文件
.
28
.
10
（三）文书的特点
• 实用性（目的性） • 程式性 • 原始记录性 • 凭证性 • 传递性
.
11
（四）文书的功能
• 记载功能 • 凭证功能 • 传递功能 • 存储功能
.
12
2.1.2公务文书
• （一）公文
• 1.公文，即公文文书，又称 文件。是国家机关及其他社 会组织在行使职权和实施管 理的过程中形成的具有法定 效力与规范格式的文书，是 传达政令、指导、布置和商 洽工作，请示和答复问题， 报告和交流情况，联系公务， 即在工作活动的重要工具。
• 公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动 中形成的具有法定效力和规来自百度文库体式的文字材料。行政公 文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以：
•
文件 ＞ 文书 ＞ 公文
.
17
（二）公文的特点与作用
• 1.公文的特点
• 时效性：明确的生效日期 • 程式性：严格的格式及要求和程序 • 真实性：依据客观事实和法律依据 • 实用性：内容和形式服务于公务需要
.
24
• 3、文件的非本质属性主要有（ ） • A．文件的政治性 • B.文件的机密性 • C.文件的信息内容与载体的不可分割性 • D．文件的信息内容的独立性 • E.文件的现实执行性
.
25
（三）公文的分类与名称
• P37 • 例：1987年9月16日林业部向
国务院发出《关于加强森林防 火工作的报告》 • 《**工厂1996年度生产计划》 《**大学关于加强校园管理、 维护教学秩序的几项规定》
决定、意见、通知、通报、 命令、公告 《办法》 报告、请示、批复、函、 、通告、议
会议纪要
案
.
30
3. 文种选用的方法
在发文机关权限内选用恰当的文种 在发文机关和收文机关行文的关系准确定位中
选用文种 在明确发文具体目的、要求后选用文种。
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学习目标
• 能够解释文书、公文、文件、 文书工作的那个基本概念
• 能够说明文书的分类方法和特 点
• 能够说明文书工作的基本内容 和一般程序
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2
学习内容
• 2.1文书与档案 • 2.2文书工作与档案管理
.
3
文书与文书工作
文书
文书工作——是 指通过互相联系的
公务文书
私人文书
一系列环节，完成 文书制发、传递、
2. 公文名称
《国家行政机关公文处理办法》（2000年） 规定了13个行政公文文种；
《中国共产党机关公文条例》（1996年） 规定了14个党的机关公文文种。
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相同的文种（9个） 不同的文种
决定、意见、通知、通报、 决议、指示 《条例》 报告、请示、批复、函、 、 公 报 、 条
会议纪要
例、规定
办理、保管的全过
公文
本讲主 程（亦称文书处理 要研究 或文书管理）
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2.1.1文书的含义与功能
• （一）文书的含义
• 文书是国家机构、社会组织 或个人在社会活动中，为了 一定的目的而形成并使用的 具有应用性的和特定格式的 文字材料。
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5
含义解析
• 文书的适用范围很广 • 文书是处理事务的工具 • 文书是以文字的形式处理事务
• 管理方式的规范性：立卷、归 档、销毁必须遵循严格的规定
• 公文格式的规范性：固定格式 （文头、主体、文尾）
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规范 性
22
语体风格：叙述、说明、议论 语言要求：准确、简约、平实、得体
庄重 性
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2.公文的作用
• 领导指导作用 • 行文规范作用 • 传递信息作用 • 公务联系作用 • 凭据记载作用
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• 4、从文件的来源上可以将一个机关的文件分 为（ ）
• A．通用文件 B.事务性文件 C.专用文书 D.收来文件 E.本机关制成文件
• 5.从行文关系和方向上可以将文件分为
• A．上行文 B.平行文 C.下行文 D. 收来文件 E.本机关制成文件
• 6.从文件涉及的机密程度上可以将文件分为
行文关系
• 行文关系——根据组织关系和职权范围 而确定的公文授受关系。
• 主要有两种类型的行文关系： A.有隶属关系的上下级机关之间的行文。 B.无隶属关系的机关之间的行文。此类 中又有两种（通常用“函”行文）： a.平行机关之间的行文； b.不相隶属的机关之间的行文。
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识别题
• 2.行文关系的确定是根据 • A．机关的组织系统 • B.文件的数量 • C.机关之间的工作关系 • D.机关的大小 • E.机关职权范围
• 本质属性相同，都是沟通思想、记载事情和表达意图的 一种工具。
• 区别点：
• 文书，常指包括文件在内的各种文字材料。
• 文件，据2000年颁布的《档案工作基本术语》中的定义 ：“文件是指国家机构、社会组织或个人在履行其法定职 责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。”所以，文 件除了指文字、图表等文字材料记录之外，还包括其他 各种载体形式的信息记录。
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18
国家行政公文的本质属性
策令 性
专任 性
规范 性
庄重 性
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19
策令 性
•权威性 •强制性
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20
• 公文作者的专任性 • 公文读者的专任性
专任 性
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21
• 发文方式的规范性：9个程式 （拟稿、核稿、签发、编号、 缮印、校对、登记、分发）
• 收文方式的规范性：7个程式 （签收、登记、分送、拟办、 承办、催办）
的工具 • 文书具有某种特定的体式
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6
识别：
• 1.下列属于私人文书的有（ ） • A．日记 B.手稿 C.遗嘱 D.请示
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（二）文书的种类
• 公文书和私文书 • 处分性文书与报道性文书 • 普通文书与特定文书 • 根据不同的制作方法及相互关
系，分为原本、副本、缮本、 影本、节录本、认证本
.
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2.公文的产生与发展
• 公文或称文书、文件，是一种社会现象，是 人类社会实践活动的产物，它伴随阶级、国 家、文字的产生而产生。如 “诰”“书”“谕”
.
14
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15
• 3 文书、公文、文件的关系
文件
纸质 文件
非纸质 文件
文书
公务文书
公文
其他文字 材料
私人文书
照片文件
电子文件
声像文件
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• 共同点：
• A．绝密文件 B.机密文件 C.秘密文件 D.内部文件 E.公布文件
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• 7.从文件的作用上可以将文件分为
A．法规文件
B.收来文件
C.本机关制成文件 D.行政文件
E.党的文件
• 8.从文件的使用范围上可以将文件分为
A．收来文件 B.本机关制成文件
C.通用文件 D.事务文件
E.专用文件
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10
（三）文书的特点
• 实用性（目的性） • 程式性 • 原始记录性 • 凭证性 • 传递性
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（四）文书的功能
• 记载功能 • 凭证功能 • 传递功能 • 存储功能
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2.1.2公务文书
• （一）公文
• 1.公文，即公文文书，又称 文件。是国家机关及其他社 会组织在行使职权和实施管 理的过程中形成的具有法定 效力与规范格式的文书，是 传达政令、指导、布置和商 洽工作，请示和答复问题， 报告和交流情况，联系公务， 即在工作活动的重要工具。
• 公文是国家机关、企事业单位、社会团体在公务活动 中形成的具有法定效力和规来自百度文库体式的文字材料。行政公 文一共有13种公文。也包括一些事务性文书。所以：
•
文件 ＞ 文书 ＞ 公文
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（二）公文的特点与作用
• 1.公文的特点
• 时效性：明确的生效日期 • 程式性：严格的格式及要求和程序 • 真实性：依据客观事实和法律依据 • 实用性：内容和形式服务于公务需要
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24
• 3、文件的非本质属性主要有（ ） • A．文件的政治性 • B.文件的机密性 • C.文件的信息内容与载体的不可分割性 • D．文件的信息内容的独立性 • E.文件的现实执行性
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（三）公文的分类与名称
• P37 • 例：1987年9月16日林业部向
国务院发出《关于加强森林防 火工作的报告》 • 《**工厂1996年度生产计划》 《**大学关于加强校园管理、 维护教学秩序的几项规定》
决定、意见、通知、通报、 命令、公告 《办法》 报告、请示、批复、函、 、通告、议
会议纪要
案
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30
3. 文种选用的方法
在发文机关权限内选用恰当的文种 在发文机关和收文机关行文的关系准确定位中
选用文种 在明确发文具体目的、要求后选用文种。