请款管理办法

请款管理办法

1．总则

1.1 目的：

为使本公司请款作业之有效、正常、合理的运作，特制订本办法。

1.2 适用范围：

本办法适用于本公司各项费用结报请款、预付借款作业。

1.3 名词解释：

1.3.1 外来凭证：

系指向本公司以外之人所取得，足以证明会计事项之发生与经过之各种

单据、文件、收据、厂商送货单、缴款通知单等相关证明文件。

1.3.2 内部凭证：系指经本公司权责主管核准后自行制存者。

(1) 费用发生之前事先核准凭证（例如签呈、请购及采购单等）。

(2) 证明事实发生之凭证（例如：出差请示/旅费报销单等）。

1.4 制、修、废：

本规章之制、修、废须经标准化委员会审议通过，经总经理核准后实施。

1.5 管理权责：

1.5.1 本办法制、修、废之责任单位：财务部。

1.5.2 本办法编号、送审：总经理室。

1.5.3 本办法登记、分发：总经理室。

2．请款作业

2.1 请款及报销作业均须检附「请款/报销单」及相关凭证，相关凭证如附件1(请

款单据一览表)所示。

2.2 现金支付限制：

各项费用之请款，除报支费用及申请预借款项，或按国家规定与个人发生交易项，得以现金支付外，其它各项费用之请款，均不得申请现金付款。2.3 开票禁背原则：

2.3.1 即期票一律由开票单位盖“禁止背书转让”之作业。

2.3.2 非即期票若无特别声明，出纳开立支票时，一律于支票上盖“禁止背书

转让”字样；若不于支票上盖“禁止背书转让”之作业，相关作业规定

如下：

(1) 由请款（采购）单位于单据上注明不盖“禁止背书转让”。

(2) 会计于凭证上注明不盖“禁止背书转让”。

2.4 请款作业流程如下：

请款单位(请款单据) 稽核室权责主管会计出纳请款单位

2.5 请款时请款单位须将请款凭证排列整齐依序粘贴于「请款/报销单」上，先

会稽核单位审核是否符合规章规定及单据之有效性，审核无误后呈权责主管核准。财务单位接到经核准之请款单据后，需对单据作再次复核，确认无误后，建立「付款凭证」并输入计算机后呈核。

2.5.1 请款单据如不符合规定时，稽核单位应连同请款数据退回请款单位，请

款单位处理时限以五天内完成为原则，如超过五天应注明原因。

2.5.2 财务单位对于非采购系统之请款案件(例如交际费、广告费…等)，应确认

该厂商之数据是否已键入计算机，如未键入，应予补建厂商基本资料(统

一编号、厂商名称、地址)，以利该款项得以纳入出纳系统。

2.6 为确认已付款并避免重复付款,出纳应于开票后在发票、收据等内部凭证上

加盖<付讫章>，单据经送回财务单位后，财务单位应予检查，如发现漏盖时，应送出纳处查明后补盖；如为转账凭证(先以内部凭证「付款凭证」付款后,取得外来凭证之冲账凭证，例如：预付款项于付款后，取得单据之冲账作业)，由会计在发票、收据等外来凭证及转账凭证上盖<付讫章>。

2.7 业务类支出原则上每月安排两次付款，分别于每月15日及30日，如需紧急

付款应在单据上注明。非业务类付款于每周五（清算借款手续不在此限）。

2.8 常规费用报支规定：

2.8.1 差旅费：员工出差原则上按先自行垫付，后现金结报；但必要时可预借

支，后冲账（依「出差管理办法」）。借款必须于当月予以结清；否则从

当月工资中扣除所借款项。差旅费报销时，除检附费用外部凭证外，需

一并检附「出差/请示旅费报支单」。

2.8.2 交际费：凡因公宴客，招待来宾之费用，应依「交际费管理办法」申请，

但必要时也可先行预支，然后报销或冲账。交际费报销时，除检附费用

外部凭证外，需一并检附交际费用申请单。

2.8.3 误餐费：限用于因公出差、加班、加点等误餐之报销。

2.8.4 事务文具：凡各部门所用之事务文具用品、影印费用及资料装订等费用，

统一由行政部总务课报销，各部门有急需相应用品时，请先洽行政部总

务课办理。

2.8.5 培训费：参加外界之讲习培训之报名缴费，按公司制度统一在财务部预借报销。

2.8.6 工具零件：凡各单位急需之工具、零件、物料，且无法透过采购单位而

拟自行购置者，经权责主管核准后，始可购置，事后需补送采购单位签

注后，方可连同单据报销。

2.8.7 邮电费：包括邮费、快递费、电话费等之支付，应统一由总务课报销。

2.8.8 水电费：包括水费及电费等之支付，应统一由总务课报销。

2.8.9 修理修缮费：因公司非生产设备类修理修缮发生费用由总务课负责报

销。

2.8.10 交通费：每月定期油单费用应统由车队申请，不得以预借款报销。

2.8.11 书报杂志：各公司之报章杂志应由总务课提出检讨，统一订阅或购置，

各单位不可自行报销，如有特殊需求，应项目签准后送总务课办理。

3．预付借款作业

3.1 适用范围：

3.1.1 因契约约定或采购时必须预先缴纳款项者。

3.1.2 因需先行缴纳款项始能取得单据者。

3.1.3 因零星、紧急小额开支需预付款项者。

3.1.4 交际费及出差旅费因业务特殊情形需预借款项者。

3.1.5 其他特殊情形经签呈核准者。

3.2 申请预付借款时，须填具「请款/报销单」并检附相关证明资料，呈权责主

管核准后，送财务单位办理相关付款作业。预借交际费及出差旅费时，除填写「请款/报销单」外，仍需检附经核准的「交际费用申请单」影本或出差请示/旅费报销单影本。

3.3 预付款核准权限，依「权责划分手册」办理。

3.4 预付借款报销：

3.4.1 检附票据报销者：需于预支后10日内取得统一发票或收据，粘贴于「请

款/报销单」上，呈主管签核后连同余额交财务部冲账。

3.4.2 属在薪资中扣除者，在借款的下个月薪资中扣回。

3.5 报销异常状况之处理原则：

3.5.1 财务单位配合每月结帐对于逾期尚未报销者，由财务单位填具「预付款

项逾期未报销通知单」通知该部门经(副)理级主管责成申请人于三日内

办理报销或申请延期，如经通知仍未办理报销或申请延期，财务单位得

依「员工奖惩管理办法」2.8.4之(6)签报权责主管予以申诫处分。

3.5.2 预付款项报销方式不得以单据先行申请付款再办理缴还预付款。