公文写作的注意事项与原则

公文写作注意事项与原则

一、公文写作注意事项

（一）标题公文的文种切记不能混用

1、在标题中最常见的是文种使用的错误，其中最多是把“申请”当作“请

示”，把“汇报”当作“报告”。

2、规章制度类标题，建议《关于印发xxx的通知》，而不是《关于下发XXX

的通知》。

3、标题一般不加标点符号除了某些特殊情况，如引号套用引号，书名号套

用书名号等。

（二）正文

1、正文提到撰写文件的时候需要引用文件，正确的引用应为“公司市场

部《关于xxx的通知》（国发【2009】X号）”。注意各部分的位置，六角括号的用法，方括号、圆括号等是否使用准确。注意；“国发”这个词，公司不能使用。

2、若引用文件标题中还含有文件小标题应为《关于转发集团公司<关于

XX的通知>的通知》。当书名号中套用书名号时内部的的书名号引用为当

书名号，同样的道理双引号的使用也如此，公文的终极目标：为了更好的沟通，同时也是重要的沟通意义。

3、表格、图形等尽量不要在公文中出现，可放入附件里。

4、正文的措辞要得体，感情中立不宜使用语气词或感情色彩较浓的词语，

结束时使用的标点符号一般为句号，不宜使用叹号、问号。

5、落款时应为大写汉字，如二零一二年六月八日。

二、公文写作的基本原则

1、符合国家的法律、法规和方针、政策及有关的规定。

2、情况属实、观点明确、结构严谨、条理清晰、字词规范。

3、人名、地名、数字、引用使用准确无误。

4、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”、第三层为“1”、第

四层为“（1）”，公文的层次序数一般为4层“嵌套”。

5、用词用字准确规范。注意简称的使用，使用其外文名或缩写时，应在首

次出现时注入中文译名。

6、特殊词语的选择：

截止VS截至：“截至”后面往往根有时间宾语，当“截止”后有“到”“至”

等字时，两者完全一样。制定VS制订：“制定”后可以加“了”，强调的是结果；而“制订”不行，它具有“拟定”的意思强调过程的“定本”。

7、常用的事物和概念的特殊表达要求：

时间的表达准确，空间的表达准确，数量的表达（倍数、分数、以上），反复审核，精选数字切忌过于繁琐，加强分析避免凌乱堆砌，规范使用避免产生歧义。

三、公文的写作程序

1、在确定主旨

自我提问：写什么（what）、什么目的（why）、什么样的文本（which）、给谁看（who）、要求对方怎么做（how）。明确文书主旨（4w 1h）.

2、资料的收集：需要收集哪些资料信息，有哪些收集的渠道，怎样收集，

达到什么目的。

3、拟定提纲

4、起草正文

5、反复检查

6、提交阅读

四、公文写作小结（结构用语）

1、开头语：用来表达行文目的、原因、伴随情况等。

2、结尾用语：为要（盼）、特此通知（报告）等。

3、过渡用语：对、因、据、此、鉴于、总之等。

4、经办用语：经、已经、业经、兹经等。

5、称谓用语：包括第一人称（我、本）、第二人称（你、您、贵）、第三人

称（他、她、它）等。