内部控制手册-5.5 员工管理

5.5员工管理1.1 概述规定了XX股份有限公司集团总部及其下属公司（下属公司是指XX股份有限公司投资（参股或控股）或托管或由上海XX有限公司托管的公司）员工的日常管理、休假、轮岗、保密等的管理流程。

1.2 适用范围适用于XX股份有限公司集团总部及其下属公司。

1.3 相关制度劳动合同管理办法休假管理制度员工轮岗管理规定商业秘密管理规定人力资源短缺专项预案人力资源管理程序员工档案管理办法职务晋升与职称晋级管理规定绩效管理程序员工手册危机处理机制应急预案招聘程序试用期转正管理规定。

1.4 职责分工战略人力资源部：负责员工的招聘及签订劳动合同，员工档案及职称管理以及员工关系终止的管理。

各部门：负责本部门的新入职员工的岗前培训，负责员工上岗及日常管理、员工考勤和请假管理、员工轮岗及保密管理。

1.5 流程图1.6 控制目标序号《内控手册》唯一具体控制目标编号控制目标目标类别1 5.5-CT1 保证劳动合同及劳动关系的合法合法合规目标2 5.5-CT2 保证员工档案管理的规范经营效率目标3 5.5-CT3 保证公司的商业秘密和信息安全经营效率目标4 5.5-CT4 确立规范的员工日常行为规范经营效率目标4 5.5-CT5 确保新入职员工符合公司要求经营效率目标1.7 控制矩阵控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 55.5-R1 未能及时与职工签订书面劳动合同，导致用工合规风险，影响公司合法合s规目标5.5-CT15.5-CA1公司员工签订劳动合同应以书面形式订立，自用工之日起一个月内订立书面劳动合同预防性劳动合同管理办法录用登记表、劳动合同书5.5-R2 劳动合同的各项条款未能满足国家相关法律条例规定，导致法律风险，影响公司合法合规性目标5.5-CT15.5-CA2劳动合同期限三个月以上不满一年的，试用期不得超过一个月；劳动合同期限一年以上不满三年的，试用期不得超过二个月；三年以上固定期限和无固定期限的劳动合同，试用期不得超过六个月预防性劳动合同管理办法劳动合同书5.5-CT15.5-CA3使用法律部审核通过的合同版本签订劳动合同预防性劳动合同管理办法劳动合同书控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 55.5-R3 未能合理、合法解决劳动争议，导致法律风险，影响公司合法合规性目标5.5-CT15.5-CA4用人单位与员工发生劳动争议，当事人可以依法申请调解、仲裁、提起诉讼，也可协商解决：1）公司在解除劳动合同前，需经过工会的审核确认，审核通过的方可接触；2）发生劳动争议后，当事人可首先向工会以口头或书面形式提出争议内容，工会在四个工作日内和相关部门协调沟通给出处理意见；3）当工会就劳动争议调解不成时，员工可以向劳动争议仲裁委员会申请仲裁，当事人提出仲裁要求的时效自劳动争议发生之日起一年内有效预防性劳动合同管理办法劳动争议调解书5.5-R4 员工违反劳动合同时，未能进行相应处罚，造成劳动合同条款不严格执行，影响公司对员5.5-CT15.5-CA5员工违反规定或劳动合同的约定解除合同，对单位造成损失的，应赔偿用人单位以下损失：1)用人单位招收录用其所支付的费用；2)用人单位为其支付的培训费用，双方另有约定的按约定办理；3)对生产、经营和工作预防性劳动合同管理办法处罚通知；解除劳动合同协议书控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5工约束造成直接经济损失，需进行相应赔偿；4)劳动合同约定的其他赔偿费用5.5-R5 对关键岗位人员缺乏有效激励与约束，造成企业无法留住人才，甚至使其有机会利用权力谋求私利危害企业5.5-CT35.5-CA6在制定员工绩效考核制度时，应当充分考虑对关键岗位员工的激励，将其工作绩效与奖惩额充分挂钩，以达到留住人才的目的预防性绩效管理程序绩效管理程序5.5-R6 新进员工及调入人员档案不齐全，导致未来管理难度加大，影响公司日常经营效率5.5-CT25.5-CA7公司人力资源及行政部在新员工入职时，对移交档案进行审查，合理保证档案的完整性与正确性。

预防性员工档案管理办法人事档案管理台账5.5-R7 员工档案记载参加工作时间存在多个5.5-CT25.5-CA8各单位在接受员工提交的档案时，进行事先审查预防性员工档案管理办法人事档案管理台账控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5版本，数据不一致，认定有困难，导致退休时间难以确认，影响员工利益5.5-CT25.5-CA9公司人力资源及行政部定期对员工档案关键部分（如：年龄，参加工作时间）进行梳理，查找数据不一致的现象，及时纠正发现性员工档案管理办法人事档案管理台账5.5-R8 没有重要岗位员工轮岗制度，导致员工发生徇私舞弊风险增加，影响公司资产安全5.5-CT35.5-CA1对关键岗位进行识别，并对必要的关键岗位实行定期轮换预防性员工轮岗管理规定轮岗规定5.5-R9 员工休假未能经过上级主管审批，导致员工缺席正常生产活动，影响公司日常经营效率5.5-CT45.5-CA11制定具体办法明确员工休假手续，员工休假前必须向上级领导的说明并且通过审批才能开始休假申请/审批预防性休假管理制度休假审批单5.5-R10 没有建立关键岗位员工保密制度，导5.5-CT35.5-CA12对高级管理人员、高级技术人员等关键岗位上负有保密义务的员工签订保密协议预防性商业秘密管理规定保密协议控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5致员工随意泄露公司机密，影响公司信息安全5.5-R11 个人提交的职称评定材料存在抄袭或造假，给企业造成名誉损失5.5-CT45.5-CA13各部门对本部门人员申报材料进行审查预防性职务晋升与职称晋级管理规定职称申报材料真实性审查表5.5-CT45.5-CA14对于已查处的申报材料造假行为的相关责任人进行惩处发现性职务晋升与职称晋级管理规定职称申报材料真实性审查表5.5-R12 公司员工职称资质外借，给公司造成法律纠纷或赔偿责任5.5-CT45.5-CA15各部门加强对对员工职称证书统一管理，对于出借职称证书行为，加强对员工的批评教育预防性职务晋升与职称晋级管理规定控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 55.5-CT4 5.5-CA16对于出借证书，对企业造成损失的行为，对相关责任人进行检查和惩处发现性职务晋升与职称晋级管理规定5.5-R13 员工具备的专业技术职称与所从事的岗位不相符，给企业造成安全隐患5.5-CT35.5-CA17根据公司专业技术人员职称评聘管理制度，尽量安排专业技术人员从事与专业对口的岗位预防性职务晋升与职称晋级管理规定5.5-CT35.5-CA18对于调整工作岗位的专业技术人员进行相关岗位的业务知识培训，以及安全培训发现性职务晋升与职称晋级管理规定5.5-R14 未建立明确的员工日常行为规范，导致员工随意行为，影响公司资产安全5.5-CT45.5-CA19在员工日常管理规定中规定企业员工在日常工作、生产、生活、学习和交往中应该遵守的道德规范（传统美德、社会公德、职业道德）、行为规范（工作规范、操作规范）预防性员工手册员工日常行为规范控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5和语言礼仪规范等的统称，以及如何按照标准规范员工行为所采取的一系列方法、措施和步骤5.5-R15 员工的日常行为规范与国家法规相违背，导致法律风险，给企业造成法律隐患5.5-CT45.5-CA2根据国家相关的法律法规对公司的员工日常行为规范进行梳理，清除其中与法律法规相冲突的地方发现性人力资源管理程序员工日常行为规范5.5-R16 出现大规模社会罢工，导致工作人员消极怠工、公司停产，甚至公司财产遭受严重破坏和损失5.5-CT45.5-CA21对罢工的原因和特点进行分析，从公司本身、职工还有政府三方面出发，更新观念、改进管理方式，构建和谐稳定的劳动关系，建立零距离沟通制度预防性XX应急预案-人力资源短缺专项预案员工日常行为规范5.5-R17 公司发生员工大范围集体食物中毒事5.5-CT45.5-CA22应该加强职工食堂的监督管理，建立、健全中毒事故应急机制，有效预防、及时控制和预防性危机处理机制员工日常行为规范控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5件，严重影响员工身体健康，影响公司正常生产，并导致公司形象受损最大限度消除中毒事故的危害，保障员工身体健康和生命安全5.5-R18 公司发生重大交通事故，使公司遭受严重人员损失，影响公司正常生产秩序及声誉5.5-CT45.5-CA23制定交通事故应急预案，最大限度降低人员伤亡和，保障员工的正常生产经营预防性应急预案员工日常行为规范5.5-R19 员工未能按照相关程序解除劳动关系，导致法律风险，影响公司合法合规性目标5.5-CT15.5-CA24应明确解除合同的两种情形及工作程序：1）协议解除劳动合同，用人单位与劳动者协商一致，可以解除劳动合同；2）单方面解除劳动合同：员工解除劳动合同，应当提前三十日以书面形式通知用人单位；员工在试用期内提前三日通知用人单位；单位提出解除劳动合同，应当事先将理预防性员工手册辞职申请单；解除劳动合同协议书控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5由通知工会，如果工会提出异议，用人单位应研究工会意见并将结果书面告知工会5.5-R20 没有建立试用期制度，导致公司可能无法了解拟录取员工真实水平，影响日常经营效率5.5-CT55.5-CA25在公司的招聘程序中加入试用期和岗前培训方面的制度规定预防性招聘程序6.7；试用期转正管理规定试用期转正管理规定5.5-R21 关键技术岗位聘用人员未签订保密协议，影响公司的信息技术安全5.5-CT35.5-CA26与公司的高级管理人员、高级技术人员以及涉及到公司商业秘密的人员签订保密协议，对负有保密义务人员签订竞业限制协议预防性劳动合同管理办法；保密协议;竞业限制协议5.5-R22 试用期合格员工在岗位配置时未充分和综合考虑公司的岗位需求和员工的个人能力、意愿，5.5-CT35.5-CA27公司战略人力资源部根据公司的岗位需求和员工的个人能力及意愿对试用期合格的员工进行岗位配置预防性试用期转正管理规定岗位配置书控制痕迹会计报表认定会计报表项目1存在和发生/真实性；2完整性；3权利与义务；4估价或分摊；5表达和披露1 2 3 4 5导致岗位要求和岗位人员不匹配，影响公司日常经营效率。