企业行政管理PPT

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信息的收集和整理
➢ 信息包括：企业外部信息和内部信息。
外部信息具体包括：国家政治、法律、 经济、政策规定；社会习惯、风俗、时 尚变化；市场需求、消费结构、消费层 次的变化；竞争企业信息；科学技术发 展信息；突发事件等。
内部信息具体包括财务状况；生产状况； 产销状况；采购、库存信息；设备的使 用和管理；人才资源等。
职系
职等职级
直属上级
行政主管
职位概要: 做好公司日常行政事务工作，保证公司信息通讯顺畅，提高公司运作效率。
工作内容: %转接总机电话，收发传真、信件和报刊； %接待来访客人，并通报相关部门； %管理办公用品，管理维修打印机、传真机、复印机等办公器材； %打印、复印文件和管理各种表格文件； %承办员工考勤和外出登记； %安排约会、会议室及差旅预定； %保管各种手续、手册； %更新和管理员工通讯地址和电话号码等联系方式； %协助组织公司活动。
行政部
任职资格:
教育背景:
◆秘书、中文、公关、行政管理等相关专业本科以上学历。
培训经历:
◆受过管理学、战略管理、管理技能开发、公共关系、财务知识等方面的培训。
经 验:
5年以上行政管理工作经验。
技能技巧:
◆熟练的中英文写作、口语、阅读能力；
◆优秀的外联与公关能力，具备解决突发事件的能力；
◆较强的分析、解决问题能力，思路清晰，考虑问题细致；
企业行政管理（程潇逸）
2020/4/5
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岗位职责
➢ 日常办公事务管理包括：日常事务的计划安排、 组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以 及奖励惩罚等方面的管理工作；
➢ 办公物品管理包括：办公物品的发放、使用、 保管及采购以及相应制度的制定；
➢ 文书资料管理包括：印信管理、公文管理、档 案管理、书刊管理；
所属部门
行政部
职系
职等职级
直属上级
行政经理
职位概要: 安排会谈、向电话询问者提供信息、收发日常邮件，进行文档管理，对其他行政和业 务方面的工作提供行政支持。
工作内容: %接听电话，向电话询问者提供信息，记录留言，转接电话； %收发与回复日常邮件； %撰写会议通知、会议记要、日常信件和工作报告； %会谈、会务安排； %将信件及其他记录归档； %备份信件及其他文档； %安排商务旅行，做好预订工作； %接待访客； %采购、分发和控制办公用品； %分发钱款，进行简单的账务管理。
➢ 会议管理包括：会前准备、会中服务、会后工 作；
➢ 其他事务视各公司具体情况而定。
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沟通
➢ 沟通包括：纵向沟通和横向沟通。 ➢ 纵向沟通分为：与上级沟通和与下级部门沟通。 与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把
握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传 达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达 能力。 与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下 级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织 能力。 ➢ 横向沟通包括公司内部相关职能部，与关系企业窗 口部门和外界媒体政府机关等等。 在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时， 务必真诚、谦虚。 与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。
◆熟202练0/使4/5用办公软件、办公自动化设备。
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职位名称
行政助理
职位代码
所属部门
行政部
职系
职等职级
直属上级
行政经理
职位概要: 协助行政经理完成公司行政事务性工作及部门内部日常事务工作。
工作内容: %协助上级制定行政、总务及安全管理工作发展规划和计划； %协助审核、修订行政管理规章制度，进行日常行政工作的组织与管理； %协助高级管理人员进行财产、内务、安全管理，为其他部门提供及时有效的行政服务； %考核和指导行政部工作人员的工作并给予业务指导； %协助承办公司相关法律事务； %参与公司经营事务的管理和执行工作； %会务安排。
所属部门
职系
职等职级
直属上级
职位概要: 协助总经理完成日常事务性工作。
工作内容: %起草公司年度工作总结及总经理讲话稿； %起草公司股东会和董事会的会议材料； %作好公司重要会议的记录及会议纪要的整理； %起草、打印、登记和存档总经理签发文件； %协助行政部经理做好公司来宾的接待工作； %接听电话、妥当应答，如有必要，做好电话记录； %掌握总经理的日程安排，为总经理接见访客做好预约工作； %收发传真，并及时交给总经理处理； %完成总经理或行政经理交办的其他工作。
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良好的执行力
➢ 良好执行力表现在： （1）应该做什么，该怎么做。 （2）如何更好更快完成该做的事情。 （3）清除所有障碍。 （4）形成企业执行的制度和文化,让执行
影响到每个员工
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行政人员应具备素质、能力
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职位名称
行政经理
职位代码
所属部门
职系
职等职级
直属上级
职位概要: 规划、指导、协调公司行政服务支持等各项工作，组织管理下属人员完成本职工作。
工作内容: %组织制定行政部工作发展规划、计划与预算方案； %组织制定行政管理规章制度及督促、检查制度的贯彻执行； %组织、协调公司年会、员工活动、市场类活动及各类会议，负责外联工作及办理公司所需各项证照； %起草及归档公司相关文件； %搜集、整理公司内部信息，及时组织编写公司大事记； %管理公司重要资质证件； %组织好来客接待和相关的外联工作； %主持部门内部的建设工作，建设及维护内部网络； %协调公司内部行政人事等工作； %对控制成本的方法提出建议。
Leabharlann Baidu技能技巧:
◆具有较强的时间管理能力；
◆优秀的外联和公关能力，具备解决突发事件能力；
◆良好的中英文写作、口语、阅读能力；
◆熟练使用办公软件；
◆熟练使用操作办公自动化设备。
态 度:
◆工作细致认真，谨慎细心，责任心强；
◆2具020有/4/很5 强的人际沟通、协调能力，团队意识强。
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职位名称
总经理秘书 职位代码
技能技巧: ◆熟悉公司文档管理； ◆良好的中英文写作、口语、阅读能力； ◆熟练使用办公软件及办公自动化设备。 态 度: ◆良好的组织沟通协调能力； ◆工作细致认真，谨慎细心，条理性强； ◆责任心强，勇于承担挑战性的工作； ◆2具02有0/4开/5 拓精神和团队精神。
行政部 行政经理
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职位名称
秘书
职位代码
技能技巧:
◆熟练使用操作办公自动化设备，包括计算机、打印机、传真机、复印机等；
◆有良好的文字表达能力，有一定英语基础，具备较强的听说能力。
态 度:
◆认真负责，责任心强，积极主动执行交办工作；
◆工作效率高，条理性强，有团队合作精神；
202◆0保/4/密5 意识强。
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职位名称
前台
职位代码
所属部门
行政部