有关人事档案管理系统论文

有关人事档案管理系统论文

[摘要]人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机

数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。本文主要阐述了人事档案信息化管理

系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。

[关键词]人事档案;信息化管理系统;应用

人事档案信息管理系统管理技术主要包括安全保密技术、网络技术、计算机数据库技术。人事档案的信息化管理可以使档案管理工作具有成本低、寿命长、保密性好、存储量大、可靠性高、查找方便、检索迅速等优点。这样不仅对档案管理效率有了很大的提高，

而且还实现了档案管理的规范化、科学化。本文主要阐述了人事档案信息化管理系统的应用，并针对应用过程存在的问题提出了改进措施。

一、人事档案信息化管理系统的应用

一人事档案数据库管理系统建设

人事档案数据库管理系统建设是档案管理系统的基础。只有认真建设好人事档案数据

库才能进行人事档案信息化建设。档案数据库包括档案材料的发文、收文、统计、删除、

复制、查阅、借用、转出、接收等活动的登记和执行。人事档案管理系统的系统管理员可

以对档案数据进行日常的备份、维护、管理工作。人事档案数据库管理系统是将业务管理、数据管理融合到一个工作平台，从而从根本上改变了人才信息资源的服务方式、管理方式、储存方式。

二认真做好人事档案材料的收集工作

档案材料的收集工作对于档案工作是非常重要的，要认真全面地收集需要归档的材料。人事档案室应当建立登记、催要、递交、联系制度，并且要认真做好进一步完善工作。将

收集到的材料的接收人、送交人、姓名、时间、名称等项录入数据库，做到档案材料的接

收工作更加科学有序、管理规范。为了避免数据的录入错误，在大量录入数据信息时，应

当由专人进行负责。

三人事档案信息分类数据库的建立

1、建立人事档案分类数据库的意义

人事档案分类信息数据库的建立是一项非常重要的基础工作，也是信息化系统的核心

部分，数据库集中了人事、组织部门需要的全部数据。数据库建立好以后，数据可以重复

利用，这样数据的利用率得到了提高，减少了数据的冗余，避免了重复数据的存储，是一

个功能比较完善，结构更加合理，人才信息可以共享的资源库。

2、数字化档案

对于一些个人档案中比较重要的纸质材料，可以进行数字化处理形成档案，这样就有

利于材料的完整保存，便于利用计算机进行查阅。实行数字化档案，很少接触档案原件的，只是在信息的录入时会用到原始档案，这样对档案的寿命有延长作用。档案的利用者和工

作人员可以很方便地通过计算机网络对档案信息进行查阅，但是人事档案也应当注意保密

性问题，因此需要对不同分类信息进行相应的密级设置，不同的用户权限级别可以查看相

应的人事档案信息。

3、电子档案

近年来，我国已基本全面实施电子政务，这样在人事档案中也就形成了各种各样的多

媒体文件、电子文档、电子表格等电子档案。

4、档案室工作人员编制的一些数据

档案室工作人员编制的一些数据，例如终身码、养老保险、公积金、医疗保险、年度

考核、工资、入党团、职务、学历、参加工作时间、出生年月、性别、职工姓名等信息。

根据职工的编号录入人事档案数据库系统，利用该数据库对人事信息的检索非常方便，为

单位的领导层的科学决策和管理提供了确切、快速的信息。

四人事档案信息网络化安全保密技术

人事档案信息由于涉及个人一些机密，因此对于安全保密设计工作要做好。数据库管

理系统应当采用数字签名机制，保证接受信息的确定性和真实性。为了更好地管理用户访

问数据库的用户，可以采用用户审计和防火墙技术功能。为了保证信息在传输的过程中不

被修改和窃听，就需要对信息进行加密处理，从而保证了信息的安全性。

二、人事档案信息化管理系统的改进

一应当实现人事档案信息的动态管理

人事档案信息化管理系统不但要对当前的人事档案信息进行管理，要对能够对人员的

培训情况、学历、工作履历、职务变动等数据进行动态管理，使人力资源管理更加科学有效，使管理的信息由平面向立体转变。

二应当实现内部与外部的数据共享，做到数据联动管理

应当通过硬件的支持实现内部和外部的数据的共享，通过职务变动管理、职称变动管理、学历变动管理能够同时将人员档案卡片的一些个人信息进行自动的更新，做到实时提示，并联动到相应的卡片中，这样就有效地避免了重复维护人员数据信息。

三实现方便的报表和智能化办公管理

可以将各种可能用到的统计表格式和各种报表固化到软件中去，达到一键可以生成统

计结果，既增加了数据的准确性，同时也对繁琐的统计过程进行了优化，确保了统计灵活

快捷，统计结果可以共享。

人事档案信息化管理系统不仅是一个很好的工作平台，而且还是一个方便交流的平台，从而使人事档案管理实现了智能化办公管理。

四加强批量数据的处理能力

要加强批量数据的处理能力，例如对于大量数据的备份，大数据量的修改工作目前的

人事档案管理系统还不易实现，还存在网络速度慢的现象。目前的系统对多断网、防火墙

等问题的解决还不是很方便，对网络底层协议有较大的依赖性。

参考文献：

[1]袁新华.人事档案信息化管理系统的应用[J].洛阳师范学院学报，2021，275

[2]程晓英.高校人力资源档案信息化管理系统的建设和思考[J].档案学研究，20213

[3]马莉莉.谈人事档案管理系统的构建[J].黑龙江档案，20212

[摘要] 数字信息已经成为现代信息社会建设与发展的一种重要资源和资产。传统的

手工管理和Excel电子表格已越来越不能满足现代人事档案管理的信息化要求。本文针对

人事档案的现代化管理进行开发，研制了该套系统，并成功投入使用，既适合人事档案的

现代信息化数字管理，也大大提高了人事档案管理水平和工作效率。文章通过对该系统的

功能分析，介绍项目的背景知识，描述数字化人事档案管理系统的详细功能定义，并对模

块划分、业务流程进行定义。

[关键词] 数字化; 人事档案; 功能

[中图分类号] TP391 [文献标识码] A [文章编号] 1673 - 0194202106- 0076- 02

该系统是针对我院人事档案管理而开发的一套系统。我院目前的人事档案管理是以电

子表格XLS 文档形式保存教师基本资料信息，以传统的纸质为载体保存教师的档案资料如年度考核表，人事档案的管理主要由人工进行管理，既浪费人力也浪费物力，制约了我院

信息化建设的发展。数字化人事档案管理系统项目在启动之初，通过广泛调研，制订了详

细的功能目标和框架，力求使得学院的数字化人事档案管理平台更上一个台阶。本系统将

人事档案数字化后将有助于学院信息化建设的发展，打造高职高专骨干院校品牌，提升我

院的整体形象，实现学院的跨越式发展。

1 数字化人事档案管理系统功能描述

数字化人事档案管理系统主要用于对学院人事档案进行管理，提供管理员、用户登录，平台信息管理，平台用户管理，人事档案增加、查询和修改等模块，提高学院的人事档案