I 秘书的文书工作

请应聘者回答中间三项的具体操作要领。
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乙的回答：
分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发， 要有相应手续。要注意范围。
传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要 认真清查。
拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识， 要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见” 栏中。
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秘书秘的文书书的工日作常工作
文书工作
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秘书的文书工作概述
文书工作的涵义 文书工作的任务 文书工作的原则 文书工作的作用
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文书工作的含义
文书工作 是指通过互相联系的一系列环节，完成文书
制发、传递、办理、保管的全过程。
文书工作是一项专业性、综合性 和机要性都很强的工作。
案例：收文程序
总经理办公室： 李总：小王，现在公司事务较多，你的工作
都挺忙的，为了让办公室工作更有条理，公司打 算再招聘多一位秘书，主要让她做一些基本的办 公事务，如文书处理等，你准备一下，这个周末 与人事部赵总去人才市场招聘一位，具体要求到 时赵总对你讲，你负责业务面试就行了。
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火热的人才招聘会 王俐与赵总收了一堆简历，经过认真筛选后，
秘书的文档管理工作
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公文的发文程序
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（一）发文的五个环节
交拟 拟稿
审核 签发
印制 校对
用印 登记
封发 传递
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（二）各环节的注意事项
1、 交拟、拟稿： 交拟时，交拟人和执笔人均必须透彻地搞清4方面
内容，即拟文的背景、依据、意图、要求。 拟稿时，注意讲究语法、字斟句酌；讲究逻辑、
承办要有时限，要求秘书工作要迅速、高效。 要认真领会批办意见的精神，要做到件件有着落，
事事有结果。
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公司承办时限规定
工作行为
百度文库
承办时限
文书办理 一般文件，３—７日；紧急文件当日或立即办理
文书整理 当日完成，周末清理，不得积压
复印
一般文件２４小时提交，紧急文件３小时内提交
回复信件 收到信件２个工作日内发出；紧急的当日发出
回复电子 邮件
处理投诉
收到后１２小时内发出；紧急的立即发送
接到电话后立即处理，收到投诉信后２４小时内 发出回函
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催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为 主要形式，发现拖延者给予相应处分。
不是所有的都要催办，只有上司交办的和明显有 时限要求的才催办。
可采用打电话、发函、直接登门、约请承办部门 来人汇报等形式。
问题：签发文件时秘书的任务是什么？
选准呈送文件签 发的时间
签发时秘 书的任务
准确地确定需要签 发的文书。
准确理解签发时的修改意 见或批示，在进一步修改 公文时，以准确的文字， 体现领导签发的意见。
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（二）各环节的注意事项
3、印制、校对 印制工作要求：内容准确；格式规范；页面整洁；
字迹清楚；美观大方，便于阅读和保管。 校对工作要求：校对人员必须严肃认真、一丝不
表达准确；讲究格式、遵规循俗。
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（二）各环节的注意事项
2、审核、签发：
审核，主要是抓住文稿内容、体式、行文规则， 进行综合审查与核定。
签发，是指机关领导人对已审核的文稿进行审批， 签署表示核准发出的意见。它是文稿形成定稿的 最后环节，是保证公文质量的最后关口。因此也 是制发公文的决定性环节。签发的关键是时间问 题，及时签发对文书极为重要。
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丙的回答：
批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意 见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。
承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急， 要有结果。
催办时，所有的文书都要催办，一般以打电话为 主要形式，发现拖延者给予相应处分。
注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上 注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字 号、日期等。
采用的不多
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案例评析——乙
分发时，先要分出办件和阅件。然后按主次分发， 要有相应手续。要注意范围。
基本正确。分发要及时准确，最好将文件分为急 件、要件、例行公务件、私人信件等，文件夹要 明了。
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文件处理单 共收 份 收文号：
已分发给： 收文时间：
办、阅人签名：
拟办意见： 批办意见： 办理结果：
挑了三份，王俐面试甲、乙、丙三人，下面是她 们的对话：
（看完后请认真讨论，指出不当之处，说说你认为 应招聘三人中哪一个。）
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甲
王：你好，请坐！ 甲：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处
理方面的工作，下面请你回答几个问题。 甲：好的。 王：请看纸条（1）——
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秘书写作的过程
立意 选材 结构 文字表达 修改 审核
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秘书写作的原则
符合方针政策、法令法规。 忠于机关制文意图。 坚持实事求是的精神。
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秘书写作的要求
信息量大，措施具体，指示性强。 内容高度概括，语言表达实用、精确。 用材精要，语言深入浅出，主题富有个性。 讲究文明礼貌，语言得体，多一点人情味。
紧急文件跟踪催办，重要文件重点催办，一般文 件定期催办。
若有拖延等问题要及时汇报。
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注办时，将文件办理情况和结果在文件处理单上 注明。如收文承办后，注明是否已办复，复文字 号、日期等。
正确
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通过以上评析，三人中谁应胜出？
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（二）各环节的注意事项
1、收文、阅文： 收文，包括签收、拆封、分类、登记等程序。 阅文，阅文是秘书办文的一个先决条件。
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纸条（1）—— 收文程序：
签收——拆封——登记——分发——传阅——拟
办——批办——承办——催办——注办。
请应聘者回答前三项的具体操作要领。
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甲的回答：
签收时，要清点份数；看看对方是否投对了，不 是本单位的放在一旁，急件要先签收。
拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。拆 时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器就 更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。
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案例评析——甲
签收时，要清点份数； 要对照投递单清点，查看其件数是否与单上记载
一致。完成后要在上面签字，表示已收。
看看对方是否投对了，不是本单位的放在一旁， 急件要先签收。
不是本单位的要退回，急件要注明签收的具体日 期和时间。发现的问题要尽量向发文单位查询。
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拆封时，秘书要看清收件人，不要随意乱拆。 正确。
收 收文 来 文 文 密 份
文
文件
号
单标
月日位题号级数
传阅情况
转销存备 出毁档注
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文件传阅单（附于文件前）
文件字号（或收文号）
月 日 姓名（或部 签字 门）
批示
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拟办时，需要秘书有一定政策水平和业务知识， 要将拟办意见填入“文件处理单”的“拟办意见” 栏中。
正确。
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（二）各环节的注意事项
5、封发、传递 封发，即装封发出，分5个步骤：
写封
填写 填写发文回执 装封
加封
传递。根据文件密级高低和缓急时限的不同，采 用合适的渠道和方式进行传递。
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发文回执（发文回签单）
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发文登记簿
发文登记簿
发发密文收印发拟签备
文文级件文制出稿发注
日字
标单份份单人
期号
案例评析——丙
批办时，领导要快些，可用电话告诉秘书批办意 见，要贯彻上级文件精神，要直接告知承办部门。
批办时，意见要直接明确、简明扼要，并填入 “文件处理单”中的“批办意见”中，要署名和 写日期，以备日后查考。
秘书根据批办意见告知承办部门。
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承办时，承办同样要快，要学会分清轻重缓急， 要有结果。
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文书工作的作用
做好文书工作，对于改进文风、提高办公效 率，消除“文山”，具有重要的意义： 可以提高文书的质量； 可以控制文书的总量； 可以加快文书的运转； 可以确保文书的安全； 可以促进档案的管理和利用。
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秘书文书工作的主要内容
秘书写作 —秘书写作的常用体裁类型 —秘书写作的特点 —秘书写作的过程 —秘书写作的原则和要求
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传阅时，要严格范围，严禁文件横传。传阅后要 认真清查。
基本正确。横传即应阅人之间相互传阅，原则上 不允许，因为这样容易丢失，难以分清责任。清 查时，看文件有无破损、缺页；看应阅人是否全 部阅过；要对阅后退文记录标注清晰。
传阅文件，秘书要填写传阅文件登记单。
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传阅文件登记单
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文书工作的任务
1、基本任务:准确、及时、安全地处理各类公文， 当好领导的参谋和助手。
2、具体任务： —发文处理； —收文处理； —文件管理； —文件保密； —文件贯彻落实情况的督促检查工作； —领导人交办的有关文件处理的其他工作。
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文书工作的原则
1、准确无误； 2、及时迅速； 3、安全保密； 4、力求精简； 5、集中统一； 6、党政分开。
登记时，有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。 常用的是卡片式。
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乙
王：你好，请坐！ 乙：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处
理方面的工作，下面请你回答几个问题。 乙：好的。 王：请看纸条（2）——
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纸条（2）—— 收文程序：
签收——拆封——登记——分发——传阅——拟 办——批办——承办——催办——注办。
拆时可用刀剪，也可用手撕开，如有信封开启器 就更好了。信封应立即扔进纸篓，不要占地方。
拆时不可用手撕，应用手拿信封，竖起轻弹数下， 让里面文书落到底部；在上端左下角剪一个斜三 角，再顺此剪开。小心取出，有附件的更要一一 对照好，分门别类后，用文件夹存放好。
信封不要立即扔掉，要放入空信封筒中保管一段 时间，以便发现差错后查对。
丙
王：你好，请坐！ 丙：你好，谢谢！ 王：我公司想招一位办公室文员，主要做文书处
理方面的工作，下面请你回答几个问题。 丙：好的。 王：请看纸条（3）——
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纸条（3）—— 收文程序：
签收——拆封——登记——分发——传阅——拟
办——批办——承办——催办——注办。
请应聘者回答后四项的具体操作要领。
题位数数位
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问题：文件的传递渠道和方式有哪些？
机要通信传递 机要交通传递 专职人员传递 文件交换站传递 电信传递
—无线密码电报 —有保密设施的传真机 —计算机网络
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公文的收文程序
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（一）收文的五个环节
收文 阅文
筛选 传阅
拟办 批办
承办
催办 注办
立卷 归档
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三种登记方式比较：
登记有三种方式：簿册式、联单式、卡片式。常用的是簿 册式。：
优点
簿册式 方便保存
缺点
不易查找
应用情况
应用普遍
卡片式 可多人同时登记； 易散乱丢失，如
便于分类排列、 分类当则难于查
查找
找
联单式 便于查找，一次 易混乱丢失 填写多次使用， 可各自装订成册。
有的中型企业 单位采用
秘书的文档管理工作 —公文的发文程序 —公文的收文程序 —公文的立卷 —电子文档的管理
秘书写作
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秘书写作的常用体裁类型
公文类 法规类 经济类 事物类 礼仪类
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秘书写作的特点
代单位立言，非个人意愿 集体成果，非个人创作 内容真实、实用、客观、符合政策 语言流畅、平实、简洁、规范
苟。
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（二）各环节的注意事项
4、用印、登记 发文用印要注意：确认有领导人签字并且适合规
定；盖印份数必须与原稿上标明的相同；印章要 盖得规范。 发文登记要注意：对准备发出的公文作统一记载， 一般应使用《发文登记簿》或一文一页登记表， 以便于日后对公文进行清点、控制、查找和回收。
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收文的环节（1）签收
（1）签收，签收就是签字表示收到来文，是收文处 理工作的开端。 小型机关只设一个综合收发室或专（兼）职收 发员，负责文件的签收、拆封、登记和送阅。 大中型机关多设内外两种收发。先由外收发部 门收文，而后转交秘书人员（文书）。 公司、企业的文书信函常由写字楼的前台或总 收发代收，秘书从专门的信箱或前台收取。
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问题：文件审核的标准是什么？
是否需要行文； 是否符合现行政策法律及领导意图 是否符合客观实际，要求和措施是否明确、具体、
可行； 重要的事实、引文、人名、地名、日期、数据是
否都经过核实； 涉及其他部门的问题是否经过协商而取得了一致； 文字表达和格式是否规范。
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