07《秘书理论与实务》项目2办会 拓展：商务活动组织

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二、安排会谈（4-4）
• 7、会谈成果记载：会谈产生的合同、协议 书、意向书、备忘录、会谈纪要、声明等 文件，由秘书人员在会谈记录的基础上认 真起草，并提交双方充分讨论和磋商，直 至达成一致。这些文件在双方团组领导人 同意并履行签字程序后方能生效。签字后 的文件应该和原始记录一并整理归档。
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3、确定参加人员
• 由于对方参加人员为公司经理伍总，由此确定我方 参加人员为公司经理张伟，并配备相应陪见人员及 秘书人员。
4、双方协商时间地点
• • 高山应与对方秘书协商好时间地点。 考虑到此次会见是对方要求与我方合作，故会见地 点可选择在我方公司的会客室。
安排我方公司总经理张伟坐在伍总的右边，高山自 己坐在张伟后面，其他人员依次坐在张伟右边。
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5、布置座位
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一、安排会见（5-4）
6、迎送及合影
• • • 会见时，公司经理张伟应提前到达，在公司门口迎 候，高山陪同，或者高山在门口迎候，张伟在会客 室等候。 会见结束后，高山应陪同张伟将伍总送至门口或车 前，握手道别，目送客人离去。 客人离去前可安排合影，此次会见人数不多，不用 安排合影架。 合影时就坐或站立次序：张伟居中，伍总在张伟右 边，其余人员按身份高低先右后左排列，主宾方交 叉排列，两端为我方人员。
1、确定议题和明确目标
• 会见与会谈是为了达到某种目的而进行的，秘书应协助 领导确定会见和会谈的中心议题和期望达到的目标。 • 会见的目标一般是为了沟通情况、消除分歧、达成共识 、确定原则。 • 会谈的目的则比较具体，往往是为了达成某个协议。应 当根据双方的实际情况确定会谈的具体目标，包括最高 目标和最低目标。在商务会谈中，最低目标就是价格底 线。
《秘书与会议筹备组织》拓展课
商务活动组织
2011.6
1
本内容是 《秘书理论与实务》课程
项目2“办会”的拓展 拓展任务1 会见会谈与签约 拓展任务2 庆典活动的组织 拓展任务3 招商活动的组织
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拓展任务1 会见会谈与签约
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【会见】2004年10月25日，国务院总理温家宝 在北京中南海会见美国国务卿鲍威尔（客人居右）
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相关知识二：会见会谈的工作程序
7、迎送与合影（2-1）
• 迎：会见、会谈时，主人应提前到达，并在门前迎接客 人。可以在大楼正门口迎候，也可以在接见厅、会见室 门口迎候。如主人不到大门口迎候，应由工作人员在大 楼门口迎候客人，并引入会见厅。 • 送：会见、会谈结束后，主人应将客人送至门口或车前 ，握手道别，目送客人离去。
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相关知识二：会见会谈的工作程序
10、签字仪式安排
（后面有详述）
11、整理文件资料并归档
• 一般会谈结束后，均要形成一个会谈纪要（或意向 书、备忘录等），交双方会谈代表签名盖章才能生 效。 • 会谈纪要应简明扼要地将会谈商讨后达成一致意见 的内容整理成有关的几个条目，供双方共同遵循。 • 会谈纪要是会谈结果的一种书面形式。
• 高山应该收集对方在软件开发合作方面有何 意向、是否曾与其他公司合作开发过软件、 有何条件等信息，以备我方参考。还要考查 对方开发软件的实际能力，了解分析对方的 人员组成、谈判底线，寻找其是否有何弱点 可供我方利用。调查此项软件开发的相关信 息，分析其与我方合作的可能性。
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一、安排会见（5-3）
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【会见】2008年8月23日中国外交部长杨洁篪会见来华 出席奥运会闭幕式的比利时外交大臣德古赫特
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【会谈】中国国家主席胡锦涛第五次访问哈萨克斯坦期间 于2009年12月12日与纳扎尔巴耶夫总统举行会谈 （椭圆形会谈桌）
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【签约】2009年4月16日胡锦涛在北京人民大会堂与纳扎尔巴耶夫总统 举行会谈，会谈后签署中哈联合声明，并出席有关合作文件的签字仪式
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相关知识二：会见会谈的工作程序（续2）
3、确定参加人员
• 会谈人员的确定应根据会谈内容和会谈规格确定。 • 会谈人员的组成，应该包括主谈人、专业人员、翻译和 秘书（兼记录员）。如对方有高级领导出席，那么我方 也应安排相应领导出席会见会谈。 • 通常会见人员不宜过多，主谈人员由最高领导担任。会 谈相对人数不受限制，但会谈因涉及的内容业务性、政 治性比较强，故应认真考虑选择具有较高素养的人员参 加。
（合影时客人居右）
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【签约】2010年11月25日，西北工业大学在高新开发区 与天和防务技术有限公司隆重举行产学研合作签字仪式
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——教学目标—— • 能力目标：
◆能熟练地安排和准备 会见会谈及签约（包括 涉外会见会谈签约）。
• 知识目标
◆掌握会见、会谈、签 约的会场布置的原则和 方法； ◆掌握会见会谈签约准 备、实施的内容和注意 事项。
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相关知识二：会见会谈的工作程序（续3-1）
4、确定地点和时间
会见会谈之前，对会见会谈的场所应作合理的安排—— • ①如果是接见和召见，一般安排在主人的办公室或 会客室。 • ②如果是回拜，则会见会谈的场所最好选择在离客 人下榻处最方便的地方。（注意：勿去客房回拜！） • ③如客人安排在宾馆，那么可借用宾馆的会议厅或 会客室作为会见会谈的地点。
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相关知识一：会见会谈的涵义（续2）
• 会见与会谈是沟通、交流、协商、消除分歧、达成 共识、相互合作的重要手段。 • 随着我国改革开放的不断深入，各国、各地区、各 部门、各单位之间的联系交流越来越多，会见与会 谈作为重要的沟通交流形式，具有非常重要的现实 意义。
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相关知识二：会见会谈的工作程序
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9、整理文件并归档
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二、安排会谈（4-1）
与会见程序大体相似，但是细节上应注意—— • 1、把握议题、目标与会见的不同 • 会谈的议题与目标为商讨合作开发软件的具 体事项，力求促成合作。 • 2、要更加重视收集信息和分析双方材料 • 着重了解对方开发软件的能力，及被开发软 件的市场，了解对方的资金支持和技术支持 能力。
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相关知识二：会见会谈的工作程序（续3—2）
4、确定地点和时间
• • 时机：礼节性的会见一般安排在客人到达后的第二天 或宴请之前，其他会见则根据需要确定时间。 会谈的时间安排应先征求对方意见，协商一致后制定 日程表，等客人到后人手一份。如会谈时间较长需分 为几次，则具体每一次会谈的时间和地点均应在日程 表上注明。 在会谈期间，还应留出适当的时间安排客人进行文化 娱乐、参观游览等活动，以表示主人的盛情和友谊。
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完成任务所需的相关知识
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相关知识一：会见会谈的涵义 会见可分为——
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相关知识一：会见会谈的涵义（续1）
• 会谈是指双方或多方以平等的身份，为达成某项协 议进行正式会面交谈，交换意见。 • 会谈的内容既可以是重大的政治、经济、外交、军 事、文化问题，也可是具体的业务和技术性问题。 • 会谈从内容上而言比会见更为正式些，政治性或专 业性也更强。
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会见会谈的座次安排（1）
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会见会谈的座次安排（2）
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相关知识二：会见会谈的工作程序
6、会见会谈场所安排
除以上座位安排外，会见会谈场所还需安排—— • 足够的音响及录音录像设备； • 足够的椅子，在每个座位上应有就坐指示卡； • 如有外宾，应备有中外文指示卡； • 配备足够的茶水饮料等。
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——任 务——
天地公司是一家大型中外合资企业，主要经营 电子软件，春天集团伍总经理为了寻求公司更大发 展，需与天地公司张伟总经理就某项软件开发的合 作问题进行会见、会谈，如达成一致，还将进行签 约。 此次会见会谈及签约工作主要由秘书高山组织 安排。
请您扮演高山，安排和准备会见、会谈及签约 工作。
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相关知识二：会见会谈的工作程序
7、迎送与合影（2-2）
• 如要合影，事先应安排好合影图，设计好每个人所 占的位置。人数较多时，应准备合影架，使后排高 于前排。 • 合影时，主人居中，主宾位于主人右边，其余人员 主客双方间隔排列，右上左下。但两端应由主方人 员把边。
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会见会谈时合影位次
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相关知识二：会见会谈的工作程序
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任务分析：会见会谈签约，秘书要做些什么？(10件事)
• • • • • • • 1、协助领导确定议题和明确目标； 2、收集信息和分析双方材料； 3、报请领导，确定参加人员； 会见会谈前 4、双方协商好时间、地点； 5、布置好会见会谈场所； 6、安排好迎送及合影； 7、必要时需安排好翻译，秘书做好 会见会谈的记录和服务； 会见会谈中 • 8、接待和协助记者做好采访； • 9、会谈有成效时，安排好签字仪式； • 10、整理会见会谈的文件资料并归档。——会见会谈
8、翻译、记录及服务
• 翻译和记录是会见和会谈时的两项重要任务，应做 到全面、准确、清晰、快速。
9、记者采访接待
• 会见、会谈是否允许记者采访，何时安排，以何种 方式接受采访或发布消息，应在准备阶段定出计划 并报领导批准。在会见和会谈前，可安排几分钟的 采访和摄影；活动开始后，除特别安排的电视采访 外，一般不安排采访。
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一、安排会见（5-5）
7、翻译、记录及服务
• 会见时的不需翻译，只需记录，高山应坐在张伟身 后记录。会见时应准备好招待的饮料，我国一般用 茶水招待，可适当备一些水果。会客室可用鲜花布 置装饰。 此次会见张伟表示不接受采访，因此应安排专人对 外来采访人员礼貌挡驾。 会见记录由高山整理归档。
8、记者采访管理
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相关知识二：会见会谈的工作程序（续1）
2、收集信息和分析双方材料
• 秘书在会见和会谈之前，应通过各种渠道了解对方的各 种信息，包括对方的意图和背景以及人员组成、谈判底 线和可能提出的条件等，帮助领导制定我方策略。 • 另外，秘书还应收集和会谈议题及目标相关的其他各种 信息，掌握比较详尽的资料，以便掌握会谈的主动权。
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相关知识二：会见会谈的工作程序
5、座次安排
• 国内会见，宾主双方按身份高低排列座位，各坐一边。 涉外会见，应当按主左客右的国际惯例安排座位，即客 人坐在主人的右边。 • 双边会谈通常将谈判桌排成长方形，双方各坐一边，主 方位于背门侧，客人面向正门。如会谈长桌一端向正门 ，则以入门的方向为准，右为客方，左为主方。双方主 谈人位于中央，其他人员按照右高左地的规则排列；译 员的位置在主谈人的右边，记录员的位置在两端或后排 。多边会谈的座位可设置呈圆形、多边形等。
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任务的实施
步骤——
一、会见
二、会谈
三、签约
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一、安排会见（5-1）
1、确定议题和明确目标
• • 目标：互通情况，消除分歧，达成共识，确定 合作的原则。 为此，秘书高山应为经理张伟出谋献策，确立 目标为沟通。有了良好的沟通才有继续会谈的 可能。
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一、安排会见（5-2）
2、收集信息和分析双方材料
三、安排签约（6-1）
• 4大重点：一是待签字文本的准备；二是主签人、 助签人、参加人的确定；三是签约仪式场所的布 置；四是签字仪式的组织实施。 1、待签字文本的准备 双方所签文本通过谈判形成，经双方领导审阅修 改后定稿。如果是涉外谈判，需准备中文和外文 两种文本。文本必须经过严格的校对，然后印刷 、装订、盖印。文本分正本和副本，正本用于签 字后双方保存，制作两本；副本的数量则根据实 际需要确定。
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二、安排会谈（4-2）
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3、确定参加人员要把握“对等”和有技术专家 参加 会谈涉及到比较具体的技术问题，这时候会谈 的主谈人可由张伟担任，也可由公司的技术总 监担任，其级别应与对方对等；同时注意配备 相应专业技术人员及秘书参加会谈。 4、会谈时间地点的确定要协商好 会谈的时间由秘书高山与对方秘书协商后确定 ，地点可选择在伍总所住宾馆的会客室。
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二、安排会谈（4-3）
• • 5、布置座位注重礼仪 会谈的座位可布置成长方形，张伟坐在背对正 门的地方，伍总坐在张伟对面。如果会谈长桌 的一端向正门，则以入门的方向为准，张伟坐 在左边，伍总坐在右边。其他人员则按照右高 左低的规则排列，高山坐在在两端或后排。 6、其余迎送及合影，翻译、记录及服务与会见 同。
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给定任务的实施
任务： 天地公司是一家大型中外合 资企业，主要经营电子软件，春 天集团伍总经理为了寻求公司更 大发展，需与天地公司张伟总经 理就某项软件开发的合作问题进 行会见、会谈，如达成一致，还 将进行签约。 此次会见会谈及签约工作主 要由秘书高山组织安排。 请您扮演高山，安排和准备 会见、会谈及签约工作。