01文件控制程序_secret

文件控制程序

批准人：实施日期：

1 目的

为确保在使用场所得到适用文件的有效版本，使公司质量/环境/职业健康安全管理体系有关的文件处于受控状态，防止因误用文件而造成项目管理/监理服务不合格项的发生或影响管理体系有效实施，特制定本程序。

2 适用范围

本程序适用于公司管理体系文件和实施中所形成的质量/环境/职业健康安全文件，以及项目管理/监理服务依据的外部文件的控制。

3 职责

3.1 总经理负责批准公司质量/环境/职业健康安全方针、目标、《管理手册》、管理评审报告和其他规定应由总经理批准的文件。

3.2 管理者代表负责批准《程序文件》、内审计划、内审报告和其他规定应由管理者代表批准的文件。

3.3 副总经理负责批准由资源部、经营部组织编制支持性文件。

3.4总工程师负责审批项目管理规划、监理规划和其他规定应由总工程师批准的文件。

3.5资源部为文件控制的主要职责部门。

3.5.1负责监督、检查公司各部门文件编制、审批、标识、发放、使用、更改、回收、销毁和归档及有效性评价的管理；

3.5.2负责编制与资源、行政管理有关的文件，报（副）总经理批准；

3.5.3负责技术标准文本和专用计算机软件等的采购和外部文件在职能部门的传递。3.5.4负责本部门与资源、行政管理有关文件的收发、登记、编目、报审、立卷、存档和处理。

3.6工程部

3.6.1负责组织编制公司质量、环境和职业健康安全方针、目标和管理手册、程序文件和与项目管理/监理控制有关的文件。

3.6.2负责搜集、识别国家、北京市有关建设工程法律、法规、规范、规程、标准及相关文件在公司的应用，报总工程师批准。

3.6.3负责编制公司自有技术标准及项目管理/监理大纲。

3.6.4负责定期更新公司体系文件及技术文件有效版本控制清单。

3.6.5负责本部门与体系、技术管理有关文件的收发、登记、编目、报审、立卷、存档和处理。

3.7经营部负责与顾客有关的委托合同、协议、投标书等文件的拟定、商谈、发放、变更、归档、作废。

3.8各部门按其职责范围负责有关文件的编制、收发、标识、保存、使用和归档。

4 工作程序

4.1受控文件的分类

4.1.1 外部文件：

1)国家、地方现行法律、法规、规范、规程、标准等。

2)上级主管部门的政策性、技术性文件。

3)与顾客有关的文件：包括合同、工程项目批准文件、招投标文件、施工承包合同、工程勘察、设计文件等。

4)公司应用的专用计算机软件。

4.1.2 内部文件:

1）体系文件：方针、目标、管理手册、程序文件、支持性文件。

2）管理文件：公司的各项管理制度、办法以及对项目管理/监理部的人事任免文件等。

3）部门文件：各部门在管理体系运行过程中相关规定要求形成文件，如：生成的计划、规划等。

4.2.文件的编写与审批

4.2.1体系文件的编写、审批

1）方针、目标、《管理手册》—工程部组织编写，管理者代表审核,总经理批准。

2）《程序文件》—主控部门组织编写，管理者代表审批。

3）《支持性文件》—主控部门组织编写，相关主管领导审批。

4.2.2管理文件：由主控部门负责编写，主管领导审批。

4.2.3部门文件：由相关部门负责编写，部门负责人审批，但有特殊要求的除外，如：项目管理／监理规划等，由总工程师审批。

4.2.4记录是特殊性文件，按《记录控制程序》YNW/CX-02-2006执行。

4.3 文件的编号、标识

4.3.1文件的编号

1)外部文件：按原文编号。

2)体系文件：

方针、目标：总经理令[年号]第***号

管理手册：

程序文件：

支持性文件：

公司管理文件：

工程部主编文件：****工字[年号]第***号

经营部主编文件：****经字[年号]第***号

资源部主编文件：****资字[年号]第***号

财务部主编文件：****财字[年号]第***号

3)部门文件：由部门根据文件类别除有规定者外自编。

4.3.2文件的标识

1）对受控文件建立《受控文件清单》（附录2），并分类列目；

2）作废文件上交或销毁前，在其封面显著位置标注“作废”字样；

3）作废的文件因正当原因，经审批同意留存的在封面显著位置标注“作废留存”字样；

4）非受控文件在封面显著位置标注“非受控”字样，并与受控文件分类保存；

5）“受控文件”与“非受控文件”混编的合订本中的“非受控文件”应在“总目录”和文件首页显著位置分别标注“非受控”字样；

6）文件换版时，宜与原版在外观（包括：颜色、装订方式、开本等）相区别。4.4文件的发放

4.4.1工程部负责管理体系文件、技术管理的发放；资源部负责公司级行政管理文件、技术标准文本和专用计算机软件等文件的收发；经营部负责合同、经营管理文件的发放，其他部门按其职责范围负责相关文件的发放，发放填写《发文记录》，其发放范围应保证使用处得到适用的有效版本。

4.4.2文件发放对公司内部发放原件复印件，对外发放原件，发放部门必须留存原件。

4.4.3项目管理／监理部成立由资源部配备一般需用文件，项目部需要补充的文件首先由项目部负责人向资源部提出《文件需用申请表》，由资源部负责配置。

4.4.4文件发放（接收）部门要严格履行收、发文登记手续，以便执行和查阅。

4.5文件的评审、更改、回收、作废、销毁

4.5.1文件的评审：每年管理评审前，主控部门根据文件控制分工收集对文件的意见和建议，整理书面材料作为管理评审的输入，由管理评审会议进行系统的评审，确定文件是否需要修改和更新，由主控部门负责组织修改，履行相关审批手续。

4.5.2 文件更改：应由原文件编制部门或人员负责更改，更改按原审批程序办理，并根据需要发放《文件更改审批/通知单》。

4.5.3文件回收：当文件换版、文件作废、需交回的文件和人员调离后需交回的文件，由原文件发放部门部负责将原版本文件回收并及时做好标识记录。

项目竣工后，由项目管理／监理部负责人组织向主管部门交回有关文件，办理交接手续。

4.5.4当文件作废/销毁时，由主管办理部门填写《作废/销毁文件申批表》，经主管领导审批后，收回作废文件并做出标识或销毁处理并记录。

4.6文件的监测、测量与改进

4.6.1资源部应把文件的批准权限、发放范围、更改、标识作为重要监测点，通过对《受控文件清单》、《文件更改审批/通知单》、文件及时更改和实际标识情况的监督检查对文件有效控制，尤其是对电子文档的更改和销毁；

4.6.2资源部把每阶段文件控制的各个环节做出评价，必要时进行数据分析，找出下阶段重点改进的薄弱环节，通过纠正或预防措施实施改进。

5相关记录

5.1发文登记表（CX1-1-）

5.2受控文件清单（CX1-2-）

5.3文件更改审批/通知单（CX1-3-）

5.4作废/销毁文件审批表（CX1-4-）

5.5文件需用申请表（CX1-5-）