开放空间会议操作手册(简体版)

开放空间会议操作手册（简体版）编撰/方雅慧2010年6月前言开放空间会议背后的领导哲学，是一种去自我中心的领导方式。

藉由打开空间来唤起参与者的自我管理精神，过程中讨论的节奏与主题由参与者来定义与主导，成员将在高度参与的过程中投入热情，并愿意承诺行动的责任。

参与过开放空间汇谈的伙伴，一定也曾经验过在圆圈当中，人与人之间关系被打开、大家共同投入在所关切议题的共同体感受；同时也惊喜地看到一两天会议过程后，参与者共同产出的大量讨论纪录，甚至行动方案。

这个会谈方式运用一些简单的空间布置与汇谈流程的设计，开启了一般会议讨论模式中所无法创造的能量。

仔细端倪会议现场，好似只有圆、呼吸、布告栏与市集这些简单的元素。

但重点在于这些看似简单的元素所形构成的氛围（精神），才是卷动所有议题参与者的关键。

有经验的引导者带着相信对话与人的可能的信念，创造与护持着讨论的氛围，或者精神。

确实，开放空间会议和世界咖啡馆都赋予会议参与者较大的权力，那种取得发言权仗的能力感，可能引发更多的热情与深度参与。

甚至，有些汇谈的经验，会让人有种重拾人际互动中最原初的本能与热情。

我想，开放空间会议的讨论氛围会令人向往，一点都不意外。

回顾我们过往在教育制度与科层化的组织情境中，太多制度性的钳制，以及工作与日常生活中权力不对等关系的生产与再生产，驯化我们成为只听不说的沉默者。

藉由开放空间会议所划设的「时间与空间」，参与者经验到更开放的会议参与模式，或许能鼓励参与者更自主地回到自身的经验分享与表达。

但最终极的关系改变，仍需回到组织生活中，去拓展平权对话的工作氛围。

作为一个促进跨组织与组织学习的成人教育工作者，我尝试探索如何运用开放空间会议的平权对话工具（与参与式引导如PRA 等交迭运用），于社群间编织着从冲突与异己差异经验中创造性学习历程。

藉由这历程，参与成员共同滋养觉察制度性压迫的意识，学习从缄默到「说自己的话、为自己命名」的主体性。

继99 年协助小区大学全国研讨会筹备分组论坛而撰写世界咖啡馆汇谈方法操作手册后，我们于98 年6 月间在南部几所社大间发起了小区大学实践社群共学行动，着眼于跨校组织文化促进工作。

开放空间会议是我们操作跨组织共学与形塑未来协作发展方向的一个重要接口，加上操作模式逐渐成熟的世界咖啡馆，协助我们在多元差异的行动主体之间，创造对话、行动实践与行动后反思对话的交替循环过程，浮现一个方向感较为清晰的小区教育工作路径。

经过近一年的推动，我们发现，需要努力去创生从会议状态的「理论情境」到实际组织工作现场的「真实情境」之实践知识，同时也需养成组织工作者在建立社会关系方面的连结性认知（connected knowing）。

我们的做法是，致力于推动组织与跨组织学习过程的「历事练心」，学习如何改变与转化自己与别人，也极重视民主精神的内化。

基于上述两项核心目标，我们一则采取了进驻或者接壤社大工作生活的位置寻找导入对话民主的行动连结，作为重构工作关系的策略，同时也借着跨组织汇谈历程，不断地进行社区教育工作的价值澄清。

这样协同探究的历程仍在进行中，也从过程中检视与修正合适的对话民主工具。

我们相信，若要让未来的小区大学能够扮演卷动更大社会层面公民参与的支点，它必须是一个现身示范民主生活方式的「民主学校」。

民主学校为生成与进化的历程，藉由对话工具的导入与持续觉察与反思的心，彼此相互教导与学习追求共善。

（作者为成人教育工作者、高雄师范大学成人教育博士、小区大学实践社群计划主持人）壹、开放空间会议科技相关理念与特性一、开放空间会议为何？其基本认知为何？开放空间会议（以下简称OST）是由哈里森?欧文（Owen, Harrison）所提出的一种有创意、快速、经济、简单，同时又能有产值的开会方式。

该方法的灵感来自于一般会议过程中参与者最有活力与学习力的时段总是在「咖啡茶叙时间」，所以尝试将「咖啡茶叙时间」的氛围，融合了西非原住民部落围成圆圈、参与者平权发声的开会仪式。

开放空间会议藉由引导师作为引导，打开一个让不同背景的参与者能够相遇的社会空间（social meetingplace），一个好像我小时后，庙前、大树下人们自然地聚合，讨论着生活里的大小事，很多地方事务就在这个过程中得到关照和处理。

（蔡淑芳，2006）据创始者分享他对开发OST 的体悟，他认为该方法是一种领导力的展现，是一种持续感应到「精神的连结感」的状态（Owen,1999）。

也就是说，OST 藉由打开空间的过程，其实就是在创造会场所有伙伴的精神的连结。

而创造连结的心法，在于放下掌控议程的「管理」思维，藉由授权（给参与者现场定义讨论题目，发起议题，自主召集讨论的自我管理过程）以达到「团队精神」(espirt de corps)的领导。

担任引导会议进行的引导师，扮演着不同于一般会议主持人的角色与权力，引导师领导力的展现，体现在打开空间与维持空间（Owen 称之为「支持性的存在」），以一种「不存在的存在」方式，支持着讨论空间，促进参与者成为议题讨论的主体。

开放空间会议的运作层次与方式，是过去标准的引导训练或经验所忽略之处。

重点不在学习一套流程，而是达到一种存在（being）的质量（吴咨杏等译，2006）。

开放空间会议的特色：1. 体验一种丰富而有产能的会议方式2. 一个省钱而有效的凝聚团体的方法3. 是一个邀请热情和责任，迎接开放和信任的论坛4. 以充分的议程结构来释放创造力与自由5. 以新的方式看见领导、高绩效、和平共处，而重新活化组织精神的机会二、开放空间会议可以帮我们做什么?开放空间会议的讨论过程可以让议题包容多元性的意见、或者是当议题是具有潜在冲突、急迫性且没有人知道正确答案时，可以作为有效运用团队智慧、引发热情与责任、寻找答案的开会方式。

三、如何进行一个成功的开放空间会议？开放空间科技以一种看似「无为」的引导过程，试图唤起参与者以自我组织的方式进行参与与贡献。

该方式基于两个基本原则而运作：参与者的热情与责任。

参与者没有热情就没有兴趣，没有责任则无事可成。

开放空间会议的运用，关键就在于会议能够卷动参与者的热情与责任，也因此主办单位（sponsor）最忌晦是为了用而用。

最好的进行方式，是回到处理真实面临的课题来进行设计。

成功的第一要件，最好是以一个提问的方式，以具体的定义出要探究的课题。

同时这个定义出来的「提问」，必须把焦点放在参与者有兴趣、有热情、真正的课题。

只要能定义出希望邀请对象所热情与关切的课题，就能吸引到在乎这个议题的人们来参与（自发性的选择）。

基于上述原则，开放空间科技的「邀请」，不论是藉由口头或是书面邀请，重点都在引发受邀人的想象，让他们感受到会议主题的适切性及吸引力。

最好以勾起回忆的、想象的、开放式的字句作为基调，引发受邀者对于议题与参与过程的想象。

好的邀请可以召唤受邀者对议题的关怀与重视，也才能卷动参与者的热情与责任，以自我管理的精神投入于汇谈讨论。

至于会议进行时，外围协助的引导者只要能够扮演好打开空间和维持空间的角色，护持一个鼓励与会者持续参与投入的空间，该会议便能有相当的产出成果。

在会议结束之后，主办单位需将各议题讨论纪录与行动方案寄给与会的参与者，鼓励主办负责人与参与者继续关心与支持相关的后续行动。

四、哪些情形适合运用开放空间会议？当参与者的背景非常不同且多元，并必须以创新有效的方式处理复杂且有潜在冲突的议题时没有人知道答案会议后，与会者持续地参与成功的要件高阶领导人希望整个团队参与，一起找寻答案事情非常急迫时紧急状况，有一个实际的议题需要处理的时候议题非常错综复杂时有很多不同的关系人和很多不同的观点时人们真的有热忱，且可能是有冲突的大家想要改变时五、哪些情形不适合运用开放空间会议？已经有了腹稿或答案时高层或主负责人认为他们已经有腹案时负责人有想操控一切的需要主题模糊或无法引发关切热情与行动意愿时会议时间少于3 小时六、开放空间会议要召开多久？开放空间会议的重心，需要有足够的时间让与会的簪与者共同指认与定义出彼此需要的连结。

在不同的时间条件之下，该方法能够产出不同的结果，而时间只有少于半天的情况，能引发出有意义与生产力的讨论是有困难的。

●半天：可针对一个不太复杂的议题，发展出一些不错的讨论●一天：对于议题本身可发展到更为深度的讨论，同时也很可能可以产出一些下一步可以做的事●两天或两天半：针对错综复杂的情境和主题能有深入的探索，并可以产出行动计划，以及为每个与会者准备一份会议产出的报告●三天：团体的互动因为完整的讨论时间，会有完全不同的质量。

第一天设计让大家参与讨论，第二天延续参与讨论与纪录结果，第三天以排定议题的先后顺序、整合相关议题及创造行动计划。

开放空间会议不建议规划三天以上的流程，因为通常团体动力在第三天会到达极限。

若有超过三天的议程，团体讨论会因参与者的疲乏感而退却。

七、开放空间会议和世界咖啡馆有何相同？有何不同？开放空间会议与世界咖啡馆汇谈方法有何相同与相异之处？二者最大的相同之处就是可以透过多人（平等与自由）的对话，让想法在组织中流通。

而最大的不同，则是进行的程序、方式，与产出的结果等。

中山大学系统思考与组织学习研究室的李世珍曾经比较二者的差异。

表1、开放空间会议和世界咖啡馆之比较贰、开放空间会议会前筹备流程与相关须知筹备开放空间会议的前置作业攸关着是否能够引发参与者的热情与责任。

前置作业的重点定义出邀请讨论的课题（issue）。

一、开放空间会议该如何进行筹备规划？在开放空间会议筹备过程，发起开放空间会议的主办负责人被称之为Sponor，须从组织机构外部延聘一位熟悉开放空间会议的引导者来协助会议的筹备。

引导者扮演着会议过程中，与其他与会参与者和Sponsor 之间的桥梁。

所以，该方法不建议Sponsor 同时兼任打开空间的引导者的角色，而是鼓励Sponsor 成为会议当中的参与者，融入讨论过程当中。

引导者在会前所扮演的角色有：●确认工具是适合的不以推销开放空间会议的方式和主办负责人沟通，以确认开放空间会议是最好的选择●解释并确认主办负责人对开放空间有高度的信任对于没有接触过该方法的人，过多细节的描述反而使对方不易了解。

建议引导者以分享个人在开放空间会议的经验来让对方理解，并说明使用该方法的适切性范围，由主办负责人评估是否同意这是最好的会议进行方式●和主办负责人讨论出主题及负责人所关切的事务●和主办负责人共同定义出主题●讨论需要多少时间进行会议（手册第7 页）、地点及空间、如何邀请与会者参与在开放空间会议技巧Learning Workshop 学习工作坊中，列举了一些引导者于会前与主办负责人进行讨论的问题题库，可以参考这些问题库，发展成为最适合自己情况所需的问题（数据源：开放空间会议技巧－Learning Workshop 学习工作坊手册，页39）。