行政人员的时间管理

分析之一：如果时间就是生命，以下因素就是正在谋 杀我的…
q 干扰 q 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦 q 等待 q 来者不拒 q 沟通不良 q 授权不足 q 组织／制度的障碍 q 满桌的文件 q 反正时间还早… q 工作情绪与情境 q 完美主义 q 煲粥 q 对方计划的变更
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行政人员的时间管理
那我们就需要时间管理
q 时间管理就是自我管理 q 时间管理就是一种能让自己从时间的迷茫中挣脱出来，甚至
反过来驾驭时间的方法 q 自我管理即是改变习惯, 以令自己更富绩效, 更富效能 q 时间管理是管理可管理的时间
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行政人员的时间管理
时间管理的典范
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行政人员的时间管理
抓住重点之零：计划
•紧急
•重要
•I •2
•不紧急
•II •5
•不重要
•III •2
•IV •1
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行政人员的时间管理
抓住重点之一：等待
q 现在是10点45分，11点有个会议，这十五分钟我做点什么？ q 上班坐公车需要1个小时，这一个小时我除了提高警惕防小
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分析之四：如果我们一天有10件事要办，那么大概的 分布情况是怎样的？
•紧急
•不紧急
•重要
•I •3
•II •2
•不重要
•III •3
•IV •2
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抓住重点之零：计划
•紧急
•重要
•I •3？
•不紧急
•II •2？
•不重要
•ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱII •3？
•IV •2？
q 煲粥
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分析之三：我们应该先解决有能力解决只是没有解决 的问题还是先解决没有能力解决的问题？
q 等待 q 来者不拒 q 满桌的文件 q 反正时间还早… q 完美主义 q 煲粥
•这就是你的突破口！
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•但是对于“事情很多，东一下西一下做起来很辛苦”这 一条我们却不得不面对
最后我们来一个高难度的：干扰排除
•〔次〕
•
率 干 扰 频 •7 •8
•9 •10 •11 •12 •13 •14
•时间
•15 •16 •17 •18 •19
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干扰源在哪儿
q 干扰的来源： Ø 同事的打岔 Ø 电话干扰 Ø 办公室环境
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从强迫到自然三：尽量不迟到
q 其实迟到说穿了就是…反正还有时间… q 比较简单一点的是对于重要的事情克服惰性
Ø 面试（提前十五分钟） Ø 与其他同事的会议 Ø 约会 Ø 上课
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行政人员的时间管理
从强迫到自然四：检查表
q 检查表 Ø 有理化的工作和任务，节省时间。比如经常组织会议或 者培训，则把必须做的工作列表，存档，以后可以对照。
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2020/12/6
行政人员的时间管理
欢迎来到行政人员学堂
q 听完这三个小时的培训，你就能…
Ø知道什么是时间管理 Ø知道时间管理都能帮自己什么忙 Ø知道从哪些地方入手管理时间
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❖ 孔子
——“逝者如斯夫，不舍昼夜。”
❖ 沙士比亚
——“时间的无声的脚步，是不会因为我们有许多事情
而惴惴不安了 q 突然发现自己有的是时间去逛街、健身、看电影… q 突然发现周围的人对你好感倍增 q 不过又突然发现事情还是做不完的…
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从哪里入手让自己成为时间管理精英？
q 分析 q 找到突破口 q 抓住重点 q 从强迫到自然 q 使用工具
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使用工具之二：辅助
闹钟 Outlook 手机 白纸
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从强迫到自然一：我知道没有计划不好，但是…
q 没时间做计划 q 工作差不多都是那一摊了，计划有什么用？ q 好吧，就算我做了计划，计划也常常被打断 q 计划限制了我的自由 q 所以，还是到时候再说吧
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从强迫到自然五：左右互博
q 同时做两件事情 Ø 刷牙、洗脸、洗澡/听收音机 Ø 坐车听演讲或者有声音的录音带
q 同时做三件事情 Ø 走路健身、听mp3学英语、上班。
q 实际上，人脑一次能处理7件事情 q 不过，不推荐一边写文稿一边看小说…
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抓住重点之三：满桌的文件
q 归类，以自己熟悉的方式归类 q 定位，以自己熟悉的方式定位 q 配件放在一个盒子里面，在家里也一样 q 无意义的文件看一遍都嫌多，既然已经看了，扔了吧 q 定期淘汰
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抓住重点四：反正时间还早…
q 这件事令人感到为难, 但是它非做不可, 因此我将立即做完 它, 以便尽早忘掉它.
分析之二：哪些因素是可控的
q 干扰
q 事情很多，东一下西一下做起来很辛苦
q 等待 q 来者不拒
•请指出这些因素中，哪些 是我们曾经意识到但没有
q 沟通不良
去解决的问题？
q 满桌的文件 q 反正时间还早… q 工作情绪与情境 q 完美主义
•请指出这些因素中，哪些 是我们曾经意识到但没有 能力解决的问题？
的不容易
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抓住重点六：电话粥
q 如果是为了娱乐和消遣，那就煲吧 q 如果是为了联络感情，那继续 q 如果是为了讨论晚上吃什么在哪里吃哪个小摊上的烤肉便宜
一毛钱说到自己都想不出说什么了还恋恋不舍的话，请面壁 去吧
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使用工具之一：熟练
q 请注意以下数字： Ø 当你能把运用Excel、Word、PowerPoint和Outlook这些 常用的办公软件的熟练程度提高10%，你每天为自己挣 得的时间大概是0.5小时，一个月就挣了15个小时，一年 挣180个小时，用这些时间你可以看120场电影，可以看 240集电视剧，可以去丽江古城泡7天，如果折合成工作 时间的话是22.5天，恭喜你，年底双薪到手了！
要处理而稍停片刻。”
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什么是时间管理
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行政人员的时间管理
你的时间是这样的吗？
q 7:00-7:30起床刷牙洗脸化妆换衣服拿上包包锁门上班 q 7:30-8:20坐车上班ing q 8:30-9:30看Email、看新闻、回Email顺便吃早饭 q 9:30-10:30市场部门会议，装专心一小时 q 10:30-11:00部门会议记录稿，后悔刚才没仔细听 q 11:00-12:00处理部门事务，中间被要求帮忙的张三李四王二打断5次 q 12:00-12:30午饭 q 12:30-13:30午休时间把电话挂起来zzzZZZ q 13:30-14:30还在半梦半醒，只好处理Email，没有Email也自己创造几封出来，
q 养成速战速决的习惯 q 将事情切成好几块小块任务, 快速地完成每一块的任务 q 完成最关键的部份, 让事情看起来像做完 80% 一般
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抓住重点五：完美主义
q Windows操作系统耗时五年，花费数十亿美元，占领 PC90%以上的份额，但几乎每月都在发布补丁
q 独立宣言也有错别字 q 从完成度99%提高到99.9%需要花费十倍的精力 q 这就是为什么古人用“百尺竿头更进一步”来形容取得成就
对于电话
q 你总有这种错觉，不管来电者想要做什么，他的需要都比你 当时所做的事来得重要。
q 良好的电话交谈技巧，有几个简单的方法： Ø 暗示他谈话即将结束，尽量简短扼要。 Ø 提到您有时间限制时，就说待会儿得开一个会，开会之 前有一分钟的时间，问对方还需要任何帮助吗? Ø 坦率直言：拜托，等一下我得走了，老板要我几分钟之 内到达他办公室，明天见
偷和揩油的外能做点什么吗？ q 去银行办事，叫号之后要排半小时队我除了心急火燎地看着
那个该死的号码牌外还能做点什么吗？
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抓住重点之二：来者不拒
q 有拒绝的理由，不必每次都要有理由。 q 拒绝太慢反而会造成抱怨太多。 q 害怕冒犯某人——想好借口，当然越实话越好
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讨论
q 想一想，究竟自己来学习时间管理的原动力是什么？ q 自己希望能够实现怎样的时间管理？写下来！ q 在最期望实现的三条结果下划线
•对自己时间管理的期望示例： •1.能按时完成老板交给的所有工作 •2.每天晚上都有时间看电视 •3.每个星期都有起码一个下午的时间去健身 •4.每天都有2个小时时间学习新的知识
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从强迫到自然二：计划只做重要的和见缝插针的
q 重要的或者跟别人协作的
•I
•II
事情是一定得做的，所以
尽可能早地记在Outlook
•III
•IV
里…what？没有时间限制？ 那就给自己设一个
q 当别人预约时开始习惯说： 您稍等一下，我查一下我 的日历…
q 不重要的单独放在一块， 等待、空闲的时候当课外 读物
行政人员的时间管理
时间管理真的能帮助我们吗？
•能！
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行政人员的时间管理
时间管理能帮助我们做什么？
q 突然发现世界其实还是很美好的 q 突然发现生活其实是很快乐的 q 突然发现自己在过去的一周里做了好几件惊天地泣鬼神的大
事，非常有满足感，并对即将到来的一周充满期待 q 突然发现自己总是能跟上节奏，不再会因为担心老板的批评
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3rew
演讲完毕，谢谢听讲!
再见，see you again
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2020/12/6
行政人员的时间管理
实在不行上MSN q 14:30-15:30销售部门会议，跟市场部的会议一样无聊 q 15:30-16:00部门会议记录稿，他们说的自己不记我又不懂，干嘛要我写 q 16:00-16:30准备下午茶，当然还有吃 q 16:30-17:30处理部门事务，中间被电话骚扰5次，打电话骚扰别人5次 q 17:30-18:00以10%的效率工作 q 18:00-19:00终于下班了，被人群簇拥着一小时回家 q 19:00-20:30做饭，吃饭准备看电视 q 20:30老板打电话问明天的材料准备得怎么样了，一语惊醒梦中人… q 20:45-23:00赶材料，中间骂老板10次，赌咒发誓下回一定上班的时候记得写…