如何做好档案资料的收集工作

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办公室业务・档案学研究

文/吉林省梨树县计划生育工作总站王晓琳

浅谈如何做好档案资料的收集工作

【摘要】随着档案工作体制的不断完善，档案资料的收集整理工作显得格外重要。文章从档案管理体制与模式探讨入手，分析社会转型和数字化大背景下的档案管理体制与模式的特征基础上，提出了如何更好地收集和整理档案资料。

【关键词】档案资料；收集工作；管理体制

资料是档案储存的重要组成部分，资料整理工作在整个档案工作中占有极其重要的地位，而资料收集工作又是资料工作的重中之重。档案收集就是接受和征集档案的意思，档案收集工作就是按照规定，通过例行的接收制度和专门的征集方法，把分散在各机关、部门、个人手中和散失在社会上的档案，集中到机关档案室和国家档案馆进行科学管理的一项业务环节。档案资料收集工作是弥补档案不足、延伸和扩展档案内容、填补某些档案空白的需要；是保护档案原件、满足社会各方面利用的需要；是印证某些历史档案可靠程度和其它需要考证问题的需要；是抢救珍贵史料的需要，做好档案资料收集工作意义重大。

一、加强业务技能水平，提高业务管理能力是保证资料收集完整的前提

档案管理的好坏，在很大程度上取决于档案工作人员。而档案涉及的内容庞杂，涉及到工作的开展的各个方面。这就要求档案管理人员不断的钻研新的业务知识和技能，既要有技术方面的知识又要有档案管理方面的业务理论知识，同时具有解决实际问题的能力。应该不断通过交流学习兄弟单位在档案管理现代化方面的优点和成功经验，不断补充、完善馆内人员业务知识和技能，更新业务和管理观念，档案业务人员的管理水平显著提高，从而进一步提高了工作效率，也保证了档案资料的归档质量。

档案馆资料收集工作是档案内容的延伸和扩展，应该有的放矢，具体可从两个方面进行延伸和扩展：一是从时间上向纵深延伸。可以对单位全部档案按本地区历史发展阶段进行一次全面而系统的排查，看一看历史档案资料是不是足以全面地反映本地区历史的真实面貌。

然后采取“档案不足资料补”、“缺什么补

什么”的方法，有的放矢地去收集有关资

料（包括口述史料），以弥补档案之不足。

二是从空间上向广度扩展。可以把全部

档案放在本地区地域、系统、行业等大背

景下进行考察分析，依然采取“缺什么补

什么”的方法，去有的放矢地去收集有关

资料（也包括口述史料），扩展有关问题

档案内容的广度，丰富档案资料。我认

为，要坚持两条原则：一是“以我为主”原

则，就是注意收集反映本地区（指国家综

合档案馆）、本行业（指档案室和部门档

案馆）历史真实面貌，可以为我所用的各

种形式的资料；二是“以人为本”原则，就

是着眼于“人”，注重收集反映本地区、本

行业杰出人物和普通群众有价值的各种

形式的资料。

二、档案资料收集工作应遵循的原则

我个人认为，档案资料收集工作应

遵循十大原则：一是相关性原则，即所收

集的资料必须在内容上或形式上与馆藏

档案密切相关；二是地方性原则，即所收

集的资料必须反映本地的地理环境、人

文景观、物产资源、历史面貌、民俗风情

等地方特色；三是针对性原则，即资料收

集要与历史档案完整状况相吻合，档案

较完整的可收集少些，档案完整程度较

差的应收集多些；四是补充性原则，即对

已经散失的某些起凭证作用的“原始记

录”（即档案）可通过事后收集相同内容

的资料来弥补缺陷；五是原生性原则，即

注重收集保存那些起源于档案，能直接

反映某一时期某一机关、团体、企事业单

位或其它组织活动真迹的“原生资料”；

六是价值性原则，即所收集的资料必须

具有一定的史料保存价值，对历史研究、

科学研究、编史修志等工作有参考价值；

七是系统性原则，即所收集的资料必须

是一个系统完整的文献资料集合，而不

能是杂乱无章的资料堆积；八是计划性原

则，即收集应有计划、有步骤地进行，而不

能为了数量上的增多而“饥不择食”地盲

目收集；九是多样性原则，即要注意收集

各种形式、种类和载体的资料；十是灵活

性原则，即收集方法要灵活多样，尤其是

对现行资料，更要因部门、因内容性质而

定。上述十个原则是彼此联系、密切相关

的有机整体，使档案工作在资料收集工作

中应统筹兼顾，而不能顾此失彼。

三、档案资料收集工作的制度

档案资料的收集工作是档案工作的

起点和基础，是维护党和国家历史以及各

地方面貌的必要手段。为了做好档案资

料的收集工作，应建立相关的工作制度。

档案资料收集工作领导小组由负责

人及其他有关人员组成。根据收集工作

任务、范围、对象、内容数量等情况，及时

分析研究，编制接收名册，明确序列，制

订实施计划、统筹安排收集工作。

按照《档案法》，定期接收本市所辖

各现行机关、人民团体、企事业单位档案

室移交的具有永久、长期保存价值的档

案；及时接收属于本馆接收范围的撤销

机关全部档案和有关资料；接收建国以

前的各种档案资料。

建立档案资料征集网络，明确专门

人员，加强征集宣传，通过各种形式开展

征集工作，将散存在社会上各个组织和

个人手中和应归档案馆保存的各种档案

资料收集进馆。

根据当前某些档案不完整的情况，

注意有针对性地做好补充收集工作。

建立收集工作台帐，及时做好档案

资料收集情况登记。

及时做好进馆档案资料的消毒、整

理和编目上架工作。

现代化的档案管理工作不仅需要懂

专业知识的人员，也同样需要计算机类、

管理类人才。目前档案队伍存在的普遍

问题是人才知识结构老化、现代管理人

才和计算机管理专业人才缺乏，导致档

案工作出现不少人为的漏洞，因此，建设

一支能够完善档案资料收集工作完整的

队伍是客观必要的，也是奠定档案事业

长足进步的根基。要加强人才专业培训，

吸收各方面人才，善于发现人才，壮大充

实档案资料收集整理的人才队伍。

38办公室业务2012・12