建设单位工程项目档案管理操作手册

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建设项目档案管理指南—建设单位篇
三、设备资料(质量证明文件）设备、 材料采购合同、出厂质量合格证明； 设备、材料装箱单、开箱记录、管理台账、统计表；设备图纸使用说明书； 设备安装调试记录。
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四.结算资料：包括一审、二审、三审结算书（涉及新建站、改扩建站、收购 站、技改站）
辽宁销售 工程项目档案管理指南
2019年4月
建设单位篇
建设项目档案管理指南—建设单位篇
一．术语和定义 二．建设单位管理职责 三．收集范围 四．项目文件的编制、整理、归档 五．项目档案专项验收
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建设项目档案管理指南
中国石油
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建设项目档案真实记录和反映了项目建设全过 程,是全面鉴定项目质量的重要凭证,也是项目运营、 管理、维护、改扩建等工作的可靠依据。为进一步 规范和加强各市公司建设项目档案管理，我们依据 《集团公司建设项目档案管理指南》（2017版）， 针对建设项目档案的收集、整理、归档等进行学习、 讨论。
图纸采用国家标准图幅。(A0\A1\A2\A3\A4……)
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项 目 管 理 文 件 的 编 制
4. 项目文件所使用的计量单位、符号、文字、及书写
方法应符合国家有关规定。
5. 项目文件应采用碳素墨水、蓝黑墨水等耐久性强的
书写材料，禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复 写纸、铅笔等易褪色的书写材料。计算机输出文字和图 件应使用激光打印机，不应使用色带式打印机、水性墨 打印机和热敏打印机。 6. 项目文件纸张应采用能长期保存的韧性大，耐久性强 的纸张。
货后进行商检或锅炉压力容器安全性能监督检验，应归档商 检报告和锅炉压力容器安全性能监督检验报告。
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项
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ຫໍສະໝຸດ Baidu
的
三、项目设备随机文件编制要求
8. 非标设备制造厂家应提供详实的非标设备随机文件，
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一、项目管理文件：1.前期资料（涉及新建站、改扩建站、收购站） 其中包括、日销量测算表、项目审查表、项目初审表、项目主体证照、 法律意见书、谈判纪要等。
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一、项目管理文件：2.可行性研究报告（涉及新建站、改扩建站、收购站）
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有单位，主要包括勘察、设计、施工总承包、监理、工程质量监督、检测、
设备制造等单位。
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四、项目前期文件：工程开工以前在立项、审批、招投标、勘察、设计以 及工程准备过程中形成的文件。 五、项目施工文件：项目施工过程中形成的反映项目建筑、安装情况的文
件。
六、项目竣工文件：项目竣工时形成的反映施工过程和项目真实面貌的文 件，主要由项目施工文件、项目竣工图、项目监理文件等组成。 七、项目竣工图：项目竣工后按照工程实际情况绘制的图纸。 八、项目监理文件：监理单位对项目工程质量、进度、建设资金使用和安
项
编
目
制
管
理 文
件
的
三、项目设备随机文件编制要求
保加盖“特种设备设计许可印章”的压力容器图纸套数 满足现场安装监检和归档需要。 5.凡有设备位号的随机文件上应标注设备位号。 购产品的合格证，质量证明文件及产品说明等原件内容，
4.供货商接收或提供压力容器非标设备图时，应确
6.设备制造厂家的外购产品，应在随机文件中附外 份数应与随机文件的套数相同。
等。（缺乏设备验收的检查记录）
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十二、项目文件：建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、设备采购、施工、 监理、检测、试生产及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像等形成的全部文
件、包括项目前期文件、项目竣工文件、工程质量监督文件和项目竣工验收文件等。
十二、项目文件归档：建设项目的设计、施工、监理单位在项目完成时向建设单位 或受委托的承包单位移交经整理的全部相应文件；项目建设单位各部门将项目各阶 段形成的并经过整理的文件定期报送档案管理部门。 十三、项目档案：指经过鉴定、整理并归档的项目文件。
由施工单位、监理单位编写，建设单位的档案管理人
员负责对其文件的完整性、准确性、系统性进行审核，
并形成记录。
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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可不加盖竣工图章，但应归档。
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三、项目设备随机文件编制要求 格式原格式，或为300DPI彩色扫描转换成的PDF格式 文件，电子文件名称应与纸质文件名称一致，刻录成
3.供货商应提供随机文件电子版，电子版应为文本
光盘，一式两份。
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三、项目设备随机文件编制要求
7.进口设备须提供原产地证明（出口商应进口商要求而 提供、由公证机构或政府或出口商出具的证明货物原产地或 制造地的一种证明文件），同时提供质量证明、数量证明、 运单、装箱单、报关清单等文件，应提供原件用于归档，彩
色扫描输出件或传真件不得作为原件归档。如果进口设备到
一、项目管理文件：5.招投标文件（涉及新建站、改扩建站、收购站、
技改站）其中包括中标通知书、评标报告、招标文件。
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一、项目管理文件：6.合同（涉及新建站、改扩建站、收购站、技改站）
其中包括施工合同、设计合同、监理合同（该三类合同批复后方可上报开工审批）
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五、建设单位工程部门负责对勘察设计、监理、施工、检测等 文件的完整性、系统性进行审核并形成记录。
六、建设单位有关部门负责本部门职责范围内项目文件的编制、 收集、整理，并向建设单位档案管理部门归档。 七、建设单位档案管理部门负责指导项目文件的编制、收集、 整理，检查和接收项目文件。
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五.项目电子文件：原始地形地貌、建设过程中工程形成的、隐蔽工程 资料、施工缺陷处理，工程质量、安全事故施工过程资料等形成的照片和 音频资料文件等等（辽阳公司以施工站为单位按照每一天的施工情况形成 电子施工日志） 。
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一．术语和定义 二．建设单位管理职责 三．建设单位项目文件收集范围 四．项目文件的编制、整理、归档 五．项目档案专项验收
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的
三、项目设备随机文件编制要求 1.随机文件原则上要求原件归档，……可采用复印 件或数码照片输出件，但信息内容应清楚，并加盖生产
厂家红色检验章或质量证明书专用章或供应商在产品质
量证明文件加盖红色印章，可视为原件归档。
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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二、项目电子文件与光盘的编制要求
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项 目 管 理 文 件 的 编 制
一、项目管理文件编制质量要求：
1. 归档的项目文件应为原件。因故无原件的可将具有 凭证作用的复制件归档， 2. 项目文件应与工程实际相符，并做到完整、准确、 系统、满足生产、管理、维护及改扩建的需要。 3. 项目文件中的文字材料幅面尺寸规格宜为A4幅面，
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一、项目管理文件：3.项目批复文件（涉及新建站、改扩建站、收购站）
其中包括上报辽宁公司的请示、项目批复及政府部门的相关批复文件
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一、项目管理文件：4.项目下达的投资计划书（涉及新建站、改扩建站、 收购站、技改站）
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一．术语和定义 二．建设单位管理职责 三．建设单位项目文件收集范围 四．项目文件的编制、整理、归档 五．项目档案专项验收
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反映与项目相关的重要职能活动、具有查考 利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设 项目档案。执行2017版《集团公司建设项目档案管理 指南》和2018年11月15日下发的油辽销制【2018】21 号《辽宁销售建设项目档案管理办法》中的“建设项 目文件归档范围和保管期限表”。
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三、项目设备随机文件编制要求
2.随机文件附带的图纸，应是新蓝图或计算机出 图，并按规定加盖设备制造厂家的竣工图章（其中压 力容器存档用图纸【总图或装配图】应是已加盖“特 种设备设计许可印章”的图纸）。对有修改部分，需 重新绘制新蓝图或变更核定后再加盖竣工图章，非标 设备总图或装配图应加盖厂家的竣工图章，零部件图
全等进行控制的文件。
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九、项目交工技术文件：施工单位或其他参建单位按照国家现行的施工标
准和规范以及集团相关规定，在施工和管理过程中所形成的，在工程交接 时移交建设单位的工程交付、安全质量、使用性能等技术资料，是项目施
工文件的重要组成部分。
十、项目竣工验收文件：项目竣工后试运行中以及项目竣工验收时形成的 文件。 十一、质量证明文件：随同进场材料、设备等一同提供的能够证明质量状 况的文件，通常包括出厂合格证、说明书、型式检验报告及相关性能检测
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反映与项目相关的重要职能活动、具有查考 利用价值的各种载体的文件，应收集齐全，归入建设 项目档案。执行2017版《集团公司建设项目档案管理 指南》和2018年11月15日下发的油辽销制【2018】21 号《辽宁销售建设项目档案管理办法》中的“建设项 目文件归档范围和保管期限表”。
一、项目管理文件：6.合同（涉及新建站、改扩建站、收购站、技改站） 其中包括设备合同、勘察合同、审计合同、造价咨询合同等
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一、项目管理文件：7.涉及三重一大项目将红头文件原件归档
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二.竣工资料（涉及新建站、改扩建站、收购站、技改站）其中包括竣工 验收资料、交工技术文件、监理文件(含设备监造文件）、竣工图纸
十四、项目档案移交：项目竣工验收合格后，建设单位根据合同、协议或规定将有
关项目档案交项目法人、生产运行单位、项目主管部门或有关档案管理部门的过程。
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一．术语和定义 二．建设单位管理职责 三．收集范围 四．项目文件的编制、整理、归档 五．项目档案专项验收
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理 文
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的
7.项目文件编制的质量要求应字迹清楚、图样清晰， 图表整洁，签署完备。 8.录音、录像、照片文字应保证载体的有效性。 9.长期存储的电子文件应使用不可擦除型的光盘。
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竣工文件中的交工技术资料、竣工图、监理文件
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一．建设项目：建筑、安装等形成固定资产的活动中，按照一个总体设计 进行施工，独立组成的，在经济上统一核算、行政上独立组织形式、实行
统一管理的单位。
二．建设单位：对项目实施履行组织管理并在项目建设过程负总责的组织。 一般指项目法人、项目投资方组建的项目建设管理单位、受委托的项目管 理公司等。 三．参建单位：参与某一项目建设并对该项目质量承担特定法律责任的所
一、贯彻执行国家和集团公司有关建设项目档案工作的法律、
法规和标准规范
二、根据项目建设管理实际，制定本单位项目档案各项管理制 度、管理规范、管理程序、监督实施并适时完善。 三、负责组织、协调和指导项目文件的编制、收集、整理和归 档工作，负责项目档案的移交工作。 四、建设单位项目管理部门负责确定项目竣工文件相关表格设 置、填写、等编制标准，督促、检查竣工文件的编制收集、整 理工作，审核、签署竣工文件及设备随机文件，并组织归档。