HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧

HR人士要掌握的Word邮件合并操作步骤及技巧
HR人士在日常工作如制作加薪通知单，打印工资单，这些都可以可以通过Word的邮件合来提高工作效率。

在Word2010文档中完成信函、电子邮件、信封、标签或目录的邮件合并工作，会用到邮件合并操作。

以使用“邮件合并向导”创建邮件合并信函为例，操作步骤如下：
1.打开Word2010文档窗口功能栏点击“邮件”----“开始邮件合并”----“邮件合并分步向导”。

2.打开“邮件合并”任务窗格----“选择文档类型”---“信函”单选框----单击“下一步" 正在启动文档”超链接-----选择目标路径下的Excel文件数据，并在目标数据文件打开时，选择目标标数据文件中的需要操作合并的源数据的工作表。

注意只能选择一个工作表。

3.直到单击“下一步：撰写信函”超链接，在信函中根据需要撰写信函内容的文字，撰写文字完成后，插入合并域，单击“下一步：预览信函”超链接，可以预览邮件合并后的结果。

单击“完成并合并”---“编辑单个文档”---在打开的“合并到新文档”对话框中----可以选中“全部”、“当前记录”单选框或者指定邮件合并的范围---单击“确定”按钮，将合并的内容根据内容存成文件。

再根据需要打印或者发送。

Word2010邮件合并的一些操作技巧
1.在生成新文档把生成的数据紧密排列？不是一页只有一条数据
在开始邮件合并里面选目录, 就可以把生成的数据紧密排列的效果.
选择信函的时候是一页一条数据.
2.邮件合并，每页自定义设定选定条目的源数据
选择信函，合并成文档后，看到的是每行EXCEL中的数据占一页，如果需要设定一定数目的EXCEL源数据在一页上，把第一行的数据链接设置好，复制在一页上，再在第二记录开头“插入Word域”的“下一记录”。

如下图：
3.邮件合并日期格式问题，需要按照按年-月-日显示
邮件合并后希望日期格式显示为：年-月-日，如：2012-12-25。

不能按word的日期显示，用{MERGEFIELD "入职日期" \@"YYYY-M-D"}可以解决问题。

从根源上解决此问题的办法是：更改区域选项中短日期格式，即控制面板—>区域和语言选项—>选择英语(美国)进行自定义—>修改日期中短日期格式设：如"yyyy-MM-dd" 。

4.邮件合并MERGEFEILD 修改插入域的格式
修改插入域的格式：在域代码编辑状态下，修改域代码的字体大小等格式，之后在域代码中写入{MERGEFIELD "name" \* charformat}
５.邮件合并MERGEFEILD 修改数据源的格式：
小数{MERGEFIELD "number" \# 0.00}
货币{MERGEFIELD "number" \#￥###,##0.00}
电话{MERGEFIELD "phone" \# ###'-'####'-'####}
日期{MERGEFIELD "date"\@YYYY年MM月DD日}，备注：M必须是大写的得出结果为小写" 2012年12月25日"
日期{MERGEFIELD "date"\@EEEE年O月A日}，备注：得出结果为大写"二〇〇七年十月二十九日"
百分比{={MERGEFIELD "number"}*100 \# 0.00%}
６.含有选择条件的邮件合并
数据源：（Hiredate入职日期必须为可识别的日期格式)
显示入职日期在1月份的人的姓名和入职日期：
{if {MERGEFIELD Hiredate \@ "MMMM"}="January" "{MERGEFIELD Name} {MERGEFIELD Hiredate}"}
{if {MERGEFIELD Hiredate \@ "MMMM"}="4" "{MERGEFIELD Name} {MERGEFIELD Hiredate}"}
７.邮件合并操作的一些快捷键
Alt+F9 ---- 域代码编辑快速切换
Ctrl+F9 ----快速插入域，需写入域代码，域代码修改后，点预览下一条记录
８.邮件合并操作域代码中"0"和"#"的区别
域代码中"0"和"#"的区别：0不足位补0，#不足位补空格
Annie Li 总结癸巳正月天津。