市政工程公司档案管理制度

市政工程公司档案管理制度

第一条总则

为规范公司内部档案管理工作并保证档案完整性及保密性，合理有效利用档案资料，特制定本细则。

第二条公司管理档案的范围及管理权限划分

第一条公司级档案管理范围，由公司办公室专人管理并负责一切借阅、复制、传递相关事宜。公司级档案包括以下文件：

1．公司资质、营业执照、组织机构代码证、法人代表证、安全许可证等证件；

2．公司会议形成的文件材料；

3．公司业绩、各类合同等资料；

4．上级来文；

5．公司制度体系、会议纪要、内部发文（包含总经理批示后的各项工作流程、公司决定等）；

6、公司管理制度要求存档的各类文件资料；

7．公司有效证件、印章；

8．具有法律效力及保存价值的文件；

9．公司重要的会议材料，包括会议的通知、报告、决议、总结、领导人讲话、典型发言、会议简报、会议记录等。10．本公司的历史沿革、大事记及反映本公司重要活动的剪报、照片、录音、录像等。

第二条部门档案管理范围，由各部门指定专(兼)职人员管理，于每季度末交档案清单至公司备案留底。如工作完成后，原件移交公司管理。部门级档案文件如下：

1、各部门报请总经理批复的工作联系单、工作计划、总结、统计报表、简报；

2、部门例会会议纪要；

3、各部门与其相关业务单位函件管理；

4、招投标文件管理；

5、人事劳资档案及信息管理；(人力资源部统一管理人事档案)

6、仪器、设备维修保养资料；

7、公司的媒体宣传资料；

8、财务会计凭证、帐册、月度、年度财务报表；

9、各类合同范本。

第三条公司档案管理体制

第一条公司档案工作，要实行集中与分散管理相结合的体制。由办公室负责主体档案的管理，并对其他部门的档案管理工作进行督促和指导。办公室设立专门档案室，配备专人分管公司主体档案工作。

第二条根据有关档案法规规定精神，各部门形成的文件材料原则上由本部门负责立卷和归档，并定期向公司档案部门移交保管。

第三条公司应有库房或场地和必要的设施及保护设备保管档案，确保档案的安全。

第四条档案管理部门及负责人

1、公司档案管理部门为办公室；

2、公司立档单位为各部门；

3、档案管理责任人：各部门负责人与专(兼)职人员。

4、各部门均应指定专(兼)职人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。

第五条各部门专(兼)职人员的职责

1．了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。

2．认真执行平时归档制度，对本部门承办的文件材料及时收集归卷，每季度末前应将归档文件材料归档完毕，并向档案室办好交接签收手续。

3．承办人员需借用文件材料时，应积极地提供，做好服务工作，并办理临时借用文件登记。

第四条档案管理、归档文件整理

第一条各部门以公司名义制作的通知、通告、会议记录、会议纪要、决议、决定、项目方案、函等文件均应由部门制作副本发文、登记，原件存档。

第二条各部门都要建立健全平时归卷制度。公文承办人对处理完毕或批存的文件材料，收集齐全并加以整理后，送交

专(兼)职人员集中统一归卷。

第三条一项工作由几个部门参与办理，在工作活动中形成的文件材料，由主办部门收集归卷。会议文件由会议主办部门收集归卷。

第四条归档时限

各部门专(兼)职人员就文件归档工作应做到每日进行。做归档前将资料分类，分组放置在待办卷宗内。应做到及时处理，切忌拖拉积压。

第五条归档文件的整理

1．归档材料必须是办理完毕的正式材料。

2．归档材料应完整、齐全。归档入卷文件把正文、底稿、附件请示和批复放在一起。

3．归档文件整理以件为单位。一般以每份文件为一件，文件正本与定稿为一件，正文与附件为一件，附件为两件以上并可单独成文的可分别计算件数，原件与复制件为一件，转发文与被转发文为一件，报表、名册、图册、会议记录等一册（本）为一件，来文与复文可为一件，重要文件的草稿各

为一件。

4．不同年度的文件一般不得放在一起立卷，但跨年度的请示与批复，放在复文年立卷；没有复文的，放在请示年立卷；跨年度的规划放在针对的第一年立卷；跨年度的总结放在针对的最后一年立卷；跨年度的会议文件放在会议开幕年，其它文件的立卷按照有关规定执行。

5．卷内文件材料应区别不同情况进行排列，密不可分的文件材料应依序排列在一起，即批复在前，请示在后；正件在前，附件在后；印件在前，定稿在后；其它文件材料依其形成规律或特点，应保持文件之间的密切联系并进行系统的排列。

6．整理文件时应遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。

7．归档材料的文字须是铅印、胶印、油印或用蓝黑墨水、碳素墨水书写。不得使用圆珠笔、铅笔、泡沫笔、红色墨水及纯蓝墨水和复写纸书写。一般不得用复印件代替原件存档。

8．案卷整理的幅面应以A4纸为准(210MM*297MM),材料过窄或小于A4幅面的粘贴在A4的幅面并留出左侧装订线；材料过宽应按A4的幅面折叠整齐，折叠时尽量减少折叠次数，同时折痕处应尽量位于文件、图表字迹之外；字迹难辨认的，应附抄件。

9．归档文件一律不得打孔或使用金属订书机装订。应在归档文件左侧预留出宽度为1CM的装订区域。

10．归档材料必须文字清楚，严禁作涂改、贴补或其他任何技术处理。

11．存档文档为易褪色的材料(如热感纸传真文件)，必须复印一份后将复印件与原件一并存档。

12．文件材料破损、局部残缺、装订边狭小的，要在修补或托裱后再归档，修裱时应注意尽量保持文件的原貌。

第六条归档文件的移交

1．档案室对于日常抄送副件进行登记，并依据登记情况于每季度末定期与部门文员办理文件档案的交接手续。接收档案必须履行手续,填写移交清册,一式两份，写明案卷标题,