邮件编写技巧

李先生收”。
4、一封信尽可能只针对一个主题，不在一封信内谈及多件事情，以便于日后整 理。 5、可适当用使用大写字母或特殊字符（如“* !”等）来突出标题，引起收件人 注意，但应适度，特别是不要随便就用“紧急”之类的字眼。 6、回复对方邮件时，可以根据回复内容需要更改标题，不要RE RE一大串。
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
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Part 1 电子邮件的基本常识
电子邮件@符号
@符号在英文中曾含有两种意思，即“在”或“单价”，它的前一种意思的发音类似于 英文at，于是就往往被作为“在”的代名词来使用。“明天早晨在学校等”的那张英文 便条就成了“wait you @ school morning”的模样。除了at外，又有each的含义，所以 “@”也常常用来表示商品的单价符号。 赋予符号“@”于新意的始创者是美国的一位电脑工程师汤林森，就是他确立了@在电 子邮件中的地位。为了能让用户方便地在网络上收发电子邮件，1971年就职于美国国 防部发展军用网络阿帕网的BBN电脑公司的汤林森，奉命找一种电子信箱地址的表现格 式。他选中了这个在人名中绝不会出现的符号“@”，并取其前一种含义，可以简洁明 了地传达某人在某地的信息，于是“@”就理所当然地登上了电脑网络。 汤林森设计的电子信件的表现格式为：人名代码＋电脑主机或公司代码＋电脑主机所 属机构的性质代码＋两个字母表示的国家代码。这就是现在我们所用电子邮件地址的 格式，其中用“@”符号把用户名和电脑地址分开，使电子邮件能通过网络准确无误地 传送。
中国第一个电子邮箱诞生时间：
1998年3月，第一个由中国人自己开发的免费邮件系统Coremail在丁磊和 陈磊华的努力下诞生。这第一套免费邮件系统很快被丁磊挂在163.net上供 中国当时的网民免费使用，并在当年年底就拥有了40万用户。163.net作 为当时最著名的免费电子邮局，其最初属于丁磊于1997年创办并任CEO的 网易公司所有，虽然163电子邮局后来几经易手之后，现在该品牌已不存 在，但这个产品为丁磊创造了原始积累，为网易日后的发展壮大以及在电 子邮箱领域至今长达十几年的绝对影响力奠定了基础。
确定主送和抄送人员的方法：
发给其他部门的同事的邮件，应该抄送给本部门的主管和对方部 门的主管，如有必要应该抄送给主管的主管。一般情况下，除非 必要，不要抄送给主管的主管，可以由主管判断是否需要上报。
这件事你需要领导支持 的，一定CC，一是出现 偏差时领导能及时指正 你，二是做了很多事情， 也应该让领导知道
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课程架构
课程简介 课程目标 课程架构 讲师简介 课堂纪律
1 电子邮件的基本常 2 撰写电子邮件的基 3 撰写电子邮件的几
识
1-1 电子邮件的含义 1-2
本礼仪
2-1 电子邮件的主题 2-2
个实例
正规电子邮件的基 本格式 撰写电子邮件的错 3-2 误示范
3-1 3-3 总结
电子邮件的发展历 史
电子邮件的称呼与 问候
请谨慎使用“全部回复” 如果仅需回复发件人，请使用“答复发件人”
点击“全部回复”前，请思考！
1、需要全部人知道你的回复？ 2、需要回复的是谁？
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Part 3 撰写电子邮件的几个实例
撰写电子邮件的错误示范
回执不是垃圾短信！
•请求回执：如果你希望知道对方是否阅读你的邮件时。
•注意事项：不要将每封邮件都设置回执，不要把回执当作垃圾短信！
电话：（黑色Arial 10号）
邮件（黑色Arial 10号）
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
关于主送和抄送
主送
事件负责人，主要阅 读该邮件的人
主发
抄送
转发
抄送
事件相关人（如需求方、 产品经理、跟进助理、 事件负责人的直接主管 等）
密送
不希望TO/CC看到的 收件名单，原则上不 建议使用
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
关于正文
3、 Email正文多用1234之类的列表，以清晰明确。 如果事情复杂，最好1、2、3、4的列几个段落进行清晰明确的说明。保持你的每 个段落简短不冗长，没人有时间仔细看你没分段的长篇大论。 4、一次邮件交待完整信息 最好在一次邮件中把相关信息全部说清楚，说准确。不要过两分钟之后再发一封 什么“补充”或者“更正”之类的邮件，这会让人很反感。 5、 尽可能避免拼写错误和错别字，注意使用拼写检查
如果不清楚是否要抄送给某一个相关者，应该向主管咨询。
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Part 3
撰写电子邮件的几个实例
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Part 3 撰写电子邮件的几个实例
撰写电子邮件的基本格式
明确邮件主题 发送：主要负责人 言简意赅，说明重点
收件人姓名（职务）
致简单问候语 正文部分 注意分段，清晰明了
确保基本格式正确
使用标准签名
确保邮件内容清晰
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引言
为什么要使用电子邮件
最直接的原因：电子邮件是公司的正式沟通方式
使用电子邮件的好处：
1、正规 2、远程 3、廉价 4、快速 5、多人同时 6 …… 7
Part 1
电子邮件的基本常识
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Part 1 电子邮件的基本常识
电子邮件的含义
电子邮件是—种用电子手段提供信息交换的通信方式，是互联网应用最广的服务。 通过网络的电子邮件系统，用户可以以非常低廉的价格（不管发送到哪里，都只 需负担网费）、非常快速的方式（几秒钟之内可以发送到世界上任何指定的目的 地），与世界上任何一个角落的网络用户联系。 电子邮件可以是文字、图像、声音等多种形式。同时，用户可以得到大量免费的 新闻、专题邮件，并实现轻松的信息搜索。电子邮件的存在极大地方便了人与人 之间的沟通与交流，促进了社会的发展。
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Part 2
撰写电子邮件的基本礼仪
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
关于主题
主题是接收者了解邮件的第一信息，因此要提纲挈领，让收件人迅速了解邮件内 容并判断其重要性。
1、一定不要空白标题，这是最失礼的。
2、标题要简短，不宜冗长。 3、 标题要能真实反映文章的内容和重要性，切忌使用含义不清的标题，如 “
1-3 电子邮件的@符号
2-3 电子邮件的正文 2-4 电子邮件的附件 2-5 电子邮件的签名
2-6
电子邮件的主送和 抄送
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讲师简介
课程简介 课程目标 课程架构 讲师简介 课堂纪律
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课堂纪律
课程简介 课程目标 课程架构 讲师简介 课堂纪律
课堂上，您必须 手机关机或调为震动 在课室外接听来电或回电 专心且认真学习 热忱参与
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Part 3 撰写电子邮件的几个实例
撰写电子邮件的错误示范
关于附件 1、红色框内的清单中因为引用公式问题 出现#N/A，必须根据零件标签补充完整； 2、红色框内空白处也必须补充完整，没 有相关信息的，还是根据零件标签补充完 整；
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Part 3 撰写电子邮件的几个实例
撰写电子邮件的错误示范
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课程简介
课程简介 课程目标 课程架构 讲师简介 课堂纪律
本课程是沟通方式的重要组成部分，侧重于书 面交流方法的讲授，透过课程的学习，强化与人沟 通意识，掌握邮件编写方法，提升书面表达能力。
课程目标
课程简介 课程目标 课程架构 讲师简介 课堂纪律
学习完本课程后，您将可以
了解邮件沟通的重要意义 掌握邮件的编写技巧
正文行文应通顺，多用简单词汇和短句，准确清晰的表达，不要出现让人晦 涩难懂的语句。最好不要让人家拉滚动条才能看完你的邮件，千万不要学唐僧。
2、注意Email的论述语气
根据收件人与自己的熟络程度、等级关系；邮件是对内还是对外性质的不同 ，选择恰当的语气进行论述，以免引起对方不适。 尊重对方，请、谢谢之类的语句要经常出现。
关于称呼与问候
1、 恰当地称呼收件者，拿捏尺度 邮件的开头要称呼收件人。这既显得礼貌，也明确提醒某收件人，此邮件是
面向他的，要求其给出必要的回应；在多个收件人的情况下可以称呼各位领导／
同事。商业邮件面向客户或领导称呼其职位，同级或下级称呼其X工。 2、 Email开头结尾最好要有问候语
开头写一个写”你好”；结尾常见的写个Best Regards，中文的写个”祝您
顺利”之类的也就可以了。俗话说得好，“礼多人不怪”，礼貌一些，总是好的 ，即便邮件中有些地方不妥，对方也能平静的看待。
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
关于正文
1、邮件正文要简明扼要，行文通顺 邮件正文应简明扼要的说清楚事情；如果具体内容确实很多，正文应只作摘
要介绍，然后单独写个文件作为附件进行详细描述。
关于附件
1、如果邮件带有附件，应在正文里面提示收件人查看附件。 2、附件文件应按有意义的名字命名，不可用外星人才看懂的文件名。 3、正文中应对附件内容做简要说明，特别是带有多个附件时。 4、附件数目不宜超过4个，数目较多时应打包压缩成一个文件。 5、如果附件是特殊格式文件，因在正文中说明打开方式，以免影响使用。 6、如果附件过大（超过10MB），应分割成几个小文件分别发送。
这是对别人的尊重，也是自己态度的体现。在邮件发送之前，务必自己仔细阅读
一遍，检查行文是否通顺，拼写是否有错误。 6、 合理提示重要信息
不要动不动就用大写字母、粗体斜体、颜色字体、加大字号等手段对一些信息进
行提示。合理的提示是必要的，但过多的提示则会让人抓不住重点，影响阅度。
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
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Part 1 电子邮件的基本常识
电子邮件的发展历史
世界上第一封电子邮件的诞生！
1971 年，Tomlinson 是美国 BBN 公司的一名工程师，负责 ARPANET（阿帕网）相关的工 作。ARPANET 可谓是全球互联网的鼻祖产品，而它可能也是冷战的产物，ARPA 这四个字母就代 表「高等研究计划署 （Advanced Research Projects Agency）」，而它是美国军方的一个分支 机构。通过在地理位置上相互分离的计算机之间创建能够交换信息的网络，ARPANET 为美国军事 机构之间的信息交流起了保护的作用，这相当于电子邮件的早期雏形。BBN 公司当时就是这个计 划的一个承包商。 而作为其中的一员，Tomlinson 对电子邮件自然有比较好的理解。在 1971 年的时候，他在 键盘上选择了「@」作为计算机之间发送信息的标志，而他也发出了人类历史上第一封真正意义上 的电子邮件。他改良了 SNDMSG 这个在当时使用的信息传送程序（SNDMSG 只能在本地机器上 运行，方便使用同一台机器的人共享一些短消息），终于发出了跨计算机的第一封电子邮件。
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Part 2 撰写电子邮件的基本礼仪
关于结尾签名
每封邮件在结尾都应签名，这样对方可以清楚的知道发件人信息。公司暂时没 有关于签名的规定，建议涵盖信息如下： ************************************* 姓名（黑色宋体加粗10号） 科室（黑色宋体加粗10号） 公司名称（黑色宋体10号） 地址：（黑色宋体10号）
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Part 3 撰写电子邮件的几个实例
撰写电子邮件的错误示范
ቤተ መጻሕፍቲ ባይዱ
密密麻麻的小蚂蚁，即使标了号，还是密密麻麻的小蚂蚁！
又是一封令人头痛的邮件！
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课程小结
电子邮件不是武器
最根本的要求：不用要邮件吵架，也不要撰写匿名信！
4月7日晚上，EMC(全球网络信息存储领导厂商之一，总部设在美国)中国区总裁回办公室取东西。到门 口才发现自己没带钥匙，而此时他的秘书已经下班。 气呼呼的他在第二天凌晨1时13分给秘书发了一封措辞非常严厉且语气相当不客气的“谴责信”，这封 信就成了后来一系列转发邮件的最初文本。 信的全文如下(原文为英文)： 瑞贝卡(秘书的英文名)，这个礼拜二我刚告诉你，想东西、做事情不要想当然，今天晚上你就把我锁 在门外，我要的东西都还在办公室里。问题就在于你以为我随身带了钥匙。从现在起，无论是午餐时段还 是晚上下班后，你要跟你服务的每一名经理都确认无事后才能离开办公室，明白了吗？ 这位总裁并不只把这封信发给了秘书一人，还同时抄送给了公司的4位同事。 2天后，秘书用中文给总裁回信，语气之强硬，措词之严厉，丝毫不输来信。在这封“发飙信”中， 她声明了6点意见，大意为：锁门是为了安全；总裁有钥匙忘带是自己不对，不要把自己的错误转移到别 人的身上；中午和晚上下班后是私人时间，总裁无权干涉；虽是上下级关系，但请总裁说话注意语气。 秘书把这封信连同总裁的原信抄送给了EMC中国区的所有员工，包括北京、成都、上海、广州等地。