接待工作管理办法

接待工作管理办法

1目的

为规范公司接待工作～体现企业文化特色～展示企业形象～使接待工作程序化、标准化。

2 适用范围

本办法适用于公司宾客接待工作。

3 接待级别

3.1 市级及以上党政领导～国内外知名企业总裁、董事长、社会知名人士～潍柴动力股份公司领导、县,区,级党政领导、市级及以上新闻单位负责人为一级接待。

3.2国内一般企业负责人～重要客户和重要供方企业负责人～社会新闻单位记者为二级接待。

3.3 政府机关工作人员～主要客户和一般供方企业负责人～来厂参观、学习、访问的企事业单位和团体为三级接待。

3.4 来厂联系业务,工作,的客人为四级接待。

4 接待方式

4.1 一级接待、二级接待来宾参观各生产车间到会议室会谈。

4.2 三级接待来宾参观～根据实际情况安排参观部分生产车间～并视情到会议室会谈。

4.3 四级接待来宾在接待厅或会议室接待。

5 接待程序

5.1 预约接待

职能部门接到来访信息后应及时填写来访信息单～原则上应提前三天将来访者单位、姓名、性别、民族、职务、同行人数、出发地点、抵达时间、交通工具和目的要求等基本情况提供清楚～经公司办公室主任分办～报总经理或副总经理签批。

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5.2 编制方案

公司办公室拟定接待方案～确立接待级别和主要接待领导、接待人员～确定接待参与部门、人员和任务～明确活动日程。

5.3 方案签批

一级接待方案由总经理审批～办公室主任签发,二级接待方案由分管经理审批～办公室主任签发,三级接待方案由公司办公室签发～分别印发有关单位和有关领导。

6 接待礼仪

一级接待的主要领导为董事长。办公室安排人员、车辆到事先约定地迎接来宾和引领来宾车辆。

二级接待的主要领导为分管经理～总经理会见。厂办安排人员在厂门口迎接来宾和引领来宾车辆。

三级接待的主要领导为对口部门负责人～分管经理会见。

四级接待主要为对口部门职能人员～部门领导参与。

6.1 门卫礼仪

门卫人员站姿值勤～对规定范围内允许进公司的来宾车辆～在进、出公司大门时一律行举手礼。

6.2 接待衣着

参加一级接待、二级接待的主要领导～春秋冬季着西装戴领带～夏季着衬衣戴领带～陪同人员统一着工作服。门卫人员统一着经警制服～办公室日常接待人员门厅接待统一着装。

7 接待费用

办公室依据公司年度经营目标～会同财务等部门提出年度接待费限额指标～对职能部室按接待业务分解下达限额控制指标～对车间一律不下达接待费用。

7.1 接待承办部门依据接待方案～填写申请单～部门负责人签字～分管经理批准～由办公室确定宴请地点和费用标准后～安排外出接待。

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7.2 发生的各项费用结清后～将明细及报销凭证交办公室审核、登记、分管经理签批后～财务部予以报销。

7.3 根据工作需要～出差异地发生的接待费用～经单位负责人和分管经理签字后～办公室审核登记～财务部予以报销。

7.4 宴请客人按人均XX元—XX元标准限额内安排。原则上不在星级饭店就餐。 7.5 住宿费用原则由来宾自理～特殊情况确需公司承担的～应按标准执行。

7.6 住宿费用一般每人每天X元标准限额内安排。接待贵宾标准由办公室视来宾情况确定。

8 会议费用

8.1 经总经理批准召开的各种会议～承办单位应根据会议安排拟定方案～提出会议开支预算签报～经分管经理批准后报办公室。

8.2 会议结束后～承办单位要提报会议费用开支报告～连同会议费用凭证报办公室审核～经总经理审批后～财务部予以报销。

8.3 实际会议费用超出预算标准部分～由承办单位在接待费限额中列支。 9 礼品费用

礼品、纪念品的发放～报总经理批准后组织实施。所发生费用经办公室主任签字、总经理签批后～财务部予以报销。

10 费用考核

10.1 有关部门要以公司年初下达的年度接待费限额控制支出～办公室负责每季度考核一次。

10.2 以财务报销的接待费为依据～财务部于次月上旬将有关部门当月接待费实际发生额统计造表报办公室。

10.3 办公室以财务报表为依据～对有关部门接待费用使用情况进行月度分析～在分析的基础上实行季度考核～对接待费用累计超限额支出的部分～与部门经济责任制兑现～季度接待费累计节余部分～与节支部门下季度接待费限额合并使用。

10.4 对接待费限额控制不利～导致年度费用超限额支出的部分～办公室不予

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签批～财务部不予报销。

10.5 公司领导参加接待活动所发生的接待费用按业务性质～在业务归口部门的接待费限额中列支。

10.6 公司领导因工作需要发生的接待费用～由办公室每月底办理结算手续。

10.7 任何单位的接待费～必须在每月末结清账目～严禁跨月度报销接待费。 11接待要求

11.1 办公室和承办部门人员～接待来宾时要谦虚、和蔼、诚恳～以礼相待～做到不卑不亢～热情礼貌～充分展示公司良好的企业文化。

11.2 接待人员接待来宾时必须严格遵守制度～在规定区域接待～佩戴有关证件～未经批准～不得擅自进入生产和办公重要区域～要注意保守企业技术和商业秘密。

11.3 接待人员接待来宾时要讲究效率～尽量减少基层单位麻烦～维护基层单位的正常生产秩序。

11.4 接待人员要保持良好的精神状态～衣着、言行得体～落落大方～彬彬有礼～按接待礼仪规范每一个接待环节的言行。

11.5 接待人员要严格要求自己～自觉遵守接待纪律～不私受礼品～不作私下交易～既要维护企业利益～又要外树企业良好形象。

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