上海铁路集装箱中心站发展有限公司档案管理办法

上海铁路集装箱中心站发展有限公司

档案管理办法

为加强公司档案管理工作，依照《中华人民共和国档案法》和《上海市档案工作条例》、铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》，制定本办法。

第一章档案工作的具体任务

第一条贯彻执行上级机关对档案工作的方针、政策和要求，为档案的利用创造条件、简化手续、提供方便，结合本公司的实际情况，制订和完善档案管理的规章制度并组织实施。

第二条档案工作实行统一领导、分级管理。公司责对公司文书、工程和财务档案统一归档，集中保管，并对各部门文件材料的形成、积累和归档工作进行指导、监督和检查。公司各部门设档案专管员，接受综合管理部统一的档案业务培训、指导和检查。

第三条公司综合管理部按年度或按项目对各部门管理的档案，进行集中统一归档、保管。对接收的档案进行审核、接收、整理、编号、保管和提供利用。

第四条档案管理人员编制各类档案的检索工具和参考资料，及时准确地为档案的利用提供服务。

第五条落实档案库房安全防护措施，做好档案库房的管理工作。

第六条保密档案的管理和利用、密级的变更和解密，按国家有关保

密法律和行政法规的规定办理。

第七条档案工作人员和兼职档案人员应当忠于职守、遵守纪律，定期向档案室移交本部门在业务活动中产生的处理完毕的具有参考价值的各类档案，任何个人不得据为己有。

第二章归档范围

第八条文书档案归档范围

1、本单位召开的各种重要会议的通知、纪要、报告、讲话，与议题有关的简报、材料等。如股东大会、董事会、总经理办公会、工作例会及各种重要专业会议的记录和相关材料。

2、本单位形成的文件，包括通知、通报、请示、报告、批复、计划、总结、规定、办法、函等及内部资料、统计报表资料。

3、本单位领导、部门负责人参加主管机关（如上海市、铁路总公司、上级单位和相关部门）召开重要会议带回的文件材料。

4、本单位机构设置、撤并、改变名称、启用印章、人事调配、奖惩等文件及出国审查、批准材料等。

5、本单位与有关单位签订的合同、协议、协定、委托书，外事活动形成的重要文件，立案调查处理已结案的人民来信及相关的文件材料。

6、本单位财产交接凭证、记录，档案交接凭证、记录及销毁报告和清册。

7、其他重要的文件材料，如上级单位对本单位请示的批复，对本单位重要事项及工程建设问题的决定、纪要，部、市领导的批示，与有关单位共同形成的会议纪要等。

第九条科技（工程）档案归档范围

按铁道部《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（铁建设[2001]117号）的规定执行。

1、铁路运输档案。

铁路运输组织、计划和指挥中形成的列车运行图、列车运行时刻表，列车编组计划、机车交路图，车站技术作业能力和区间通过能力查定、技术组织措施、行车办法等。

2、基本建设档案。

（1）铁路线路(干线、支线、联络线、专用线)、站场，枢纽、桥涵、隧道、通信、信号、给水、电力、房建和客货运主要设备，在新建、改建、扩建、大修中所形成的设计任务书、设计说明书、预决算、各种原始计算资料、地质资料、地亩资料、构件设备材料合格证、各种隐蔽工程检查证、试验记录、工程日志、变更依据，交接验收报告、工程总结以及作为设计、施工依据和审批鉴定的文字材料，各阶段所形成的图纸。

（2）旧线复测中所形成的线路平面图、纵断面图、站场平面图、水准基点表、曲线表、坡度表、车站表，新旧里程对照表及其他技术图表。

（3）桥梁鉴定中所形成的基础挖验、水文资料，钢梁鉴定计算书及图纸。

3、设备仪器档案。

在生产建设、产品制造、养护维修、研究试验、测量化验等工作中购置、引进或自制安装使用和储备的各种机车车辆、机械动力设备、仪器仪表设备的图纸和说明书，在大修改造中产生的技术材料。

4、科技研究档案。

在科研、试验，技术交流、应用、考察、合作，技术革新、发明创造等工作中形成的科技成果课题报告、计划任务书，方案论证报告、调研报告、协议书，研制计划、测试记录、专题总结，审批、鉴定、评议、推广中作为依据的文字材料及论文、著作、教育大纲、专刊等。

5、技术标准档案。

铁路生产建设、勘测设计、养护维修中的技术标准(标准图、通用图、参考图)，各种计量标准规程以及更改废止标准的文件，铁路局审批制订的标准文件材料。

第十条声像照片档案归档范围（见附件）。

第十一条财务档案按财务法规规定及铁路行业要求归档。

第三章档案的接收

第十二条公司综合管理部接收各部门在职能工作活动中直接形成的各类档案，包括文书、工程、声像等档案入库。

第十三条接收档案时间：公司各部门将处理完毕的各类文件材料经综合管理部审核后，填写卷内目录、打印、编码、立卷后交综合管理部归档保管。本年度的档案于下年度的4月前归档。

第十四条综合管理部对归档的文件逐一进行核对，如发现文件材料不准确、不完整，应及时责成有关部门和人员进行修改、补充直至完善。

第十五条归档卷宗，应编制卷内目录一式两份，签名盖章后综合管理部和部门各执一份留存备查。

第十六条本工程项目档案待竣工验收后，由综合管理部按铁路总公

司关规定，统一向上海铁路局档案馆及相关部门、单位移交。

第四章档案的分类

第十七条按照案卷的排列顺序编制卷号，以固定案卷位置。在一册案卷目录内不得出现重复的案卷号。各类档案编号由综合管理部统一明确（详见附件）。

第五章档案的保管

第十八条档案的保管须确保安全，库房要具备防盗、防光、防火、防潮、防霉、防尘、防虫等设施。

第十九条为便于调卷，需标注案卷存放类别、年份及示意图。

第二十条定期对档案保管情况进行检查、记录，如发现可能危及档案安全的情况，须及时采取措施，予以保护。

第二十一条提高科学管理水平，积极提供档案利用和服务。做好开发文档一体化工作，逐步把档案管理纳入办公自动化系统。

第二十二条档案管理人员调动工作时，应将负责管理的档案状况和数量交接清楚。

第六章档案的利用

第二十三条档案管理人员要熟悉所藏档案的情况，积极热情地做好各类档案的利用和服务。

第二十四条档案要编制案卷目录、全引目录、专题卡片并提供其它