文件和记录管理制度

文件和档案管理制度

1、总则

1.1为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。特制定本文件。

1.2本文件适用于本公司内部文件、外来文件和记录的管理。

1.3本文件相关部门的职责：

(a)行政部负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、登记及

分发。

(b)行政部负责外来文件的收发和公司的档案管理。

( c )各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。

1.4公文的管理执行公司《公文管理办法》。

2、文件分类

2.1本公司将内部制定的文件分为如下类别：

( 1) 管理手册：向公司内、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件；

( 2) 管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个部门但较重要的管理类文件。包括：

(a)管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主要用于职

能部门管理主要管理过程。

(b)方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动

的信息的文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。

(c)预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。

( 3) 作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操作规程。

(4) 记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件

同时发布。

3、文件编制总要求

3.1各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。

3.2各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。

3.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。

3.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。

3.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。

3.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。

4、文件内容及格式要求

4.1公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。按照相关要

求，根据公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。

4.2公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息；公司各项主

要工作的责任部门、职能定位及管理要求。

4.3管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用的相关记录等。

4.4作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。

4.5记录是反映管理活动实施过程和主要内容。配套纸质记录表格的格式见附录5。如使

用信息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。

5、文件编制、评审

5.1各部门根据管理需要按照第3章、第4章的要求编制相关管理类文件。

a)公司安全管理手册由质安部组织编制；

b)管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。

5.2行政部组织各相关主办部门评审文件。

c)各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性；

d)各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；

e)当编制部门和评审部门的意见不能达成一致时，行政部组织公司领导评审文件

并确认文件。

5.3各文件编制主办部门提交相关部门评审时可采用以下两种方式：

(a) 书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，提出审阅

要求(包括审阅重点、完成时间等)，并将待评审文件(电子版、纸质版均可)及

“文件评审记录”提交相关评审人员。评审人员按照审阅要求，认真评审文

件，并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目，按期返回编制部门。

(b)跨部门会议评审：分管领导主持，编制部门负责汇报，组织部门形成“会议评

审记录”。

5.4编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。

5.5管理手册、管理制度类及作业类文件的格式由编制部门根据第4章的要求进行格式自查，行政部进行最终审查，对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改，直至符合要求。

6、文件审批、发布

6.1行政部将经过评审通过后的管理手册、管理制度类及作业类文件按照《公文管理

办法》履行审批手续，并正式发布。

6.2行政部按照第4章的规定，对格式符合要求的管理手册、管理制度类及作业类文

件给予唯一受控编号，并在“文件管理一览表”中登记。

6.3管理手册、管理制度类及作业类文件由行政部以公司通知类公文形式发

布，填写发放记录。文件及评审记录交行政部归档。

7、在用文件评审及更改、作废

7.1各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记录，填写

“在用文件评审/ 更改/ 作废记录”，文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。

7.2文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构调整、产品

结构调整、作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适