文件和记录管理制度
文件资料记录管理制度
文件资料记录管理制度1. 引言为保证各单位文件资料记录的规范化、全面化、系统化，加强各单位文件资料的管理，提高文件信息的共享率和利用率，特订立本文件资料记录管理制度。
2. 适用范围本制度适用范围为全公司。
3. 文件资料分类为了便利管理，文件资料依据其性质、用途、存放位置任意一种或几种因素进行分类，并在文件封面上注明文件编号。
3.1. 内部文件内部文件是指在本公司内部流转的各类文件，按经济活动管理部门的职能分类，包括：•行政类文件•财务类文件•办公室类文件•人力资源类文件•安全生产类文件•工程建设类文件•其他3.2. 外部文件外部文件是指与公司外界单位有关联的文件，按涉及公司业务管理部门的职能分类，包括：•发票•款项凭证•合同协议•应收应付账款•业务介绍信•公司法律文件3.3. 客户文件客户文件是指与公司客户有关的文件，按处理对象归类，包括：•客户档案•外派人员档案•合同协议4. 文件资料存放位置4.1. 纸质文件纸质文件应妥当保存，分类存放，并按以下类别定期送交档案室存档：•紧要文件原件•文件电子存档不便或审批程序未结束的复印件4.2. 电子文件以网络共享文件夹的方式，实现文件数字化管理。
为防止文件丢失，公司应当按以下要求：•文件适时存储至共享目录，不得在个人电脑上单独存放•共享文件夹设置相应的目录权限，实现不同部门的文件互联共享•定期归档，按文件存档期限进行清理5. 电子文件命名规定文件管理系统电子文件命名规定如下：文件编号-文件类别-篇名-制作者-日期.{扩展名}•文件编号：由档案管理部门在拟定文件目录时指定，唯一标识•文件类别：依据文件分类订立，按大类划分•篇名：简短概括文件内容•制作者：文件编制者姓名或部门名称•日期：文件的编制日期或文件录入日期•扩展名：文件格式，如.docx、.pdf、.jpg等。
6. 文件借阅及档案鉴定6.1. 文件借阅员工需要查阅文件时，需向文件管理员提出申请，由管理员在系统中进行借阅登记，并将借阅信息通过传真、电话或电子邮件通知申请人。
工程项目文件记录管理制度
工程项目文件记录管理制度一、总则为规范工程项目文件记录管理工作，确保工程项目文件记录的完整、准确、及时、安全，提高工程项目文件记录利用效率和管理水平，保障工程项目各部门之间信息的流通和共享，特制定本制度。
二、适用范围适用于公司内所有工程项目文件记录的管理和使用。
三、文件记录归档管理1. 文件记录的归档工作由公司指定的专人负责。
负责归档工作的人员应具备相关资质。
2. 文件记录应按照工程项目的进度和分类顺序进行归档，并严格按照文件管理要求进行整理，以便随时检索和使用。
3. 归档文件应定期进行整理，清理过期、重复、无用的文件记录，并及时将处理结果上报给领导。
4. 归档文件的存放位置应设置密封、防潮、防火的文件柜或文件箱内，并定期进行检查和维护。
5. 对于有安全保密要求的文件记录，应特别注意加强保密措施，确保不泄露给非相关人员。
四、文件记录的保管期限1. 普通工程项目文件记录的保管期限为5年，特殊工程项目文件记录的保管期限应根据实际情况确定。
2. 文件记录的保管期限到期后，应根据公司规定进行处理，涉及公司机密的文件记录应进行销毁，不得外泄。
3. 对于有参考价值的文件记录，可以在保管期限到期后转存到长期存储档案中，以备日后研究参考。
五、文件记录的检索和利用1. 文件记录的检索应遵循“先查简表、再查明细表”的原则，便于快速准确找到所需文件记录。
2. 对于需要借阅的文件记录，应填写借阅申请表，并在规定时间内归还，不得私自擅取、更改、销毁文件记录。
3. 对于经常使用的文件记录，可以将其扫描保存在电子设备中，方便随时使用和查阅。
4. 对于外部部门或者相关单位需要的文件记录，应在经领导批准后进行提供，不得私自泄露。
六、文件记录的备份和保护1. 对于重要的文件记录，应定期进行备份，并保存在不同地点以防止数据丢失。
2. 对于电子文件记录，应设置密码和权限管理，防止被非法窃取或篡改。
3. 对于纸质文件记录，应做好防潮、防火等保护措施，确保文件记录的完整性。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、目的本制度规定了文件和记录的分类、编制、审核、批准、发布、存档、更新、销毁等环节的管理职责和要求，以确保文件和记录的有效性、准确性和可追溯性。
二、适用范围本制度适用于公司及各部门在生产经营活动中编制、使用、存档的文件和记录。
三、职责1、文件管理（1）公司及各部门应明确文件管理的职责和分工，建立文件管理制度，确保文件的编制、审核、批准、发布、存档等环节的有效运作。
（2）公司及各部门应建立文件编码制度，确保文件的唯一性和可追溯性。
（3）文件的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保文件的规范性和准确性。
（4）文件的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保文件的内容符合公司的规定和国家法律法规的要求。
（5）文件的发布和存档应按照公司及各部门的制度执行，确保文件的及时性和完整性。
2、记录管理（1）公司及各部门应明确记录管理的职责和分工，建立记录管理制度，确保记录的编制、审核、批准、存档等环节的有效运作。
（2）记录的编制应遵循公司及各部门的相关规定，确保记录的规范性和准确性。
（3）记录的审核和批准应按照公司及各部门的职责和权限进行，确保记录的内容真实、准确、完整。
（4）记录的存档应按照公司及各部门的制度执行，确保记录的长期保存和可追溯性。
四、工作程序1、文件编制（1）根据公司及各部门的需求，确定文件的编制范围和内容。
（2）按照公司的规定，准备文件编制所需的资料和依据。
（3）按照文件编制的规范和要求，进行文件的起草和编制。
（4）对编制的文件进行校对和审核，确保文件的准确性和规范性。
2、文件审核和批准（1）按照公司的规定，对编制的文件进行审核。
审核应包括内容、格式、语法等各方面。
文件和记录管理程序在任何组织或业务中，文件和记录管理都是至关重要的。
它们不仅包含了公司的关键信息，而且也是日常运营和决策制定的基础。
本文将探讨如何创建有效的文件和记录管理程序。
1.设定明确的目标和标准你需要明确文件和记录管理的目标和标准。
特种设备文件和记录管理制度范本
特种设备文件和记录管理制度范本一、总则为了加强特种设备文件和记录的管理工作，确保特种设备的安全运行和使用，制定本管理制度。
二、文件的管理1. 文件的分类管理1.1 设备档案：按设备种类进行分类管理，包括设备的基本信息、设计文件、制造文件、安装调试文件等。
1.2 维修记录：按设备的故障情况和维修方式进行分类管理，包括维修记录、维修票、维修方案等。
1.3 安全检查记录：按设备的检查项目和结果进行分类管理，包括安全检查记录、检查表、检查报告等。
2. 文件的编号管理2.1 文件的编号应具有唯一性和顺序性，便于查找和归档。
2.2 文件的编号应包括设备名称、文件类型、编号年份等信息。
3. 文件的存储管理3.1 文件应存放在专门的文件柜或文件室中，保持整齐、清洁和安全。
3.2 重要文件应采取防火、防水等措施进行保护，确保文件的安全。
4. 文件的查阅和借阅管理4.1 文件的查阅和借阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 文件的查阅和借阅应记录在册，并进行统计和动态管理。
三、记录的管理1. 记录的分类管理1.1 设备运行记录：按设备的运行情况进行分类管理，包括设备运行记录、日志、仪表读数等。
1.2 维护保养记录：按设备的维护保养项目进行分类管理，包括维护保养记录、保养计划、保养记录卡等。
1.3 安全事故记录：按事故的性质和结果进行分类管理，包括事故记录、事故报告、事故调查报告等。
2. 记录的填写和签字2.1 记录应由具备相应资质和技能的人员进行填写，确保记录的准确性和完整性。
2.2 记录应及时填写和签字，遵循填报、审核、签名等程序。
3. 记录的归档和保管3.1 记录应按照文件编号进行归档，确保记录的顺序性和完整性。
3.2 归档的记录应存放在专门的档案柜或档案室中，保持整齐、清洁和安全。
4. 记录的查阅和复制4.1 记录的查阅应符合相关规定，遵循申请、审核、登记等程序。
4.2 记录的复制应符合相关规定，遵循申请、审核、复制等程序。
工程部文件和记录管理制度
工程部文件和记录管理制度第一章总则第一条为了加强工程部的文件和记录管理，规范工作流程，提高工作效率，促进项目顺利进行，制定本制度。
第二条工程部的文件和记录管理应遵循“便于查找、规范记录、严格保密、合理利用”的原则。
第三条工程部文件和记录管理的内容包括但不限于项目合同、工程计划、施工图纸、技术资料、验收报告、变更通知、会议纪要等。
第二章文件管理第四条文件的分类和编号1. 文件应按照其性质和用途进行分类，包括项目文件、技术文件、合同文件等。
2. 文件应统一编号，编号应包括发文单位、文件性质、发文日期等信息，方便查找和管理。
第五条文件的出具和签发1. 文件应经相关负责人审核签字，并加盖单位公章。
2. 文件应在规定的时间内出具和签发，不得延误。
第六条文件的分发和归档1. 分发应确保准确无误，目标清晰，内容完整。
2. 归档应按照一定的规范进行，分类明确，记录齐全。
第七条文件的保密和销毁1. 机密文件应妥善保存，不得随意传阅或外泄。
2. 文件的销毁应及时进行，经审核后，第三章记录管理第八条记录的建立和备份1. 记录应随时建立，确保记录的真实性和完整性。
2. 记录应定期进行备份，避免信息丢失。
第九条记录的保密和查询1. 记录应按照相关规定进行保密，不得随意泄露。
2. 记录的查询应方便快捷，可通过系统或文件进行查阅。
第十条记录的整理和归档1. 记录应定期进行整理，保持清晰有序。
2. 归档应按照一定的规范进行，保证记录的完整性。
第四章特殊文件和记录管理第十一条重要文件和记录管理1. 重要文件和记录应根据需要进行备份，以确保安全。
2. 重要文件和记录不得私自调动或修改，应经相关负责人审核。
第十二条机密文件和记录管理1. 机密文件和记录应严格保密，不得随意外传或泄露。
2. 机密文件和记录的保管应安全可靠，不得遗失或遗漏。
第五章处罚规定第十三条对于违反本制度的行为，将依据公司相关规定进行处理，包括但不限于口头警告、书面警告、降职、罚款等。
文件和记录安全管理制度[1]
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文件和记录安全管理制度第一章总则第一条目的和依据为了保障企业文件和记录的安全，规范文件和记录的管理，确保企业数据的完整性、保密性和可用性，依据《公司法》、《保密法》等相关法律法规，制定本制度。
第二条适用范围本制度适用于本企业所有部门和人员的文件和记录的管理。
第三条定义1.文件：指企业各部门在开展工作过程中，形成的书面材料、电子文档等。
包括但不限于文件、报表、合同、协议、规章制度、会议纪要等。
2.记录：指企业各部门在开展工作过程中，形成的文件的备份、汇总、整理、归档等过程产生的书面材料、电子文档等。
第二章文件和记录的管理第四条文件的分类和存储1.文件应按照文件的性质和重要程度进行分类，并制定明确的存储位置和管理责任人。
2.各部门应制定文件的编号规则，并在文件上注明编号和生效日期。
3.文件应采取安全措施进行存储，硬拷贝文件应存放在专用文件柜中，电子文件应存放在密码保护的电脑或服务器中。
4.文件的存储位置应定期进行备份，并制定详细的备份计划，确保文件的安全性和可恢复性。
第五条文件的查阅和借阅1.文件的查阅和借阅应严格按照权限进行，未经批准不得随意查阅或借阅他人文件。
2.查阅或借阅文件应填写相关登记表，明确查阅或借阅的目的、时间和责任人，并由相关责任人审批。
3.文件的查阅或借阅时间原则上不得超过三个工作日，借阅的文件应按时归还。
第六条文件的变更和废止1.对于需要变更的文件，应按照文件的变更程序进行操作，并记录变更的原因和结果。
2.对于不再适用或需要废止的文件，应按照文件的废止程序进行操作，并及时从存储位置清理和销毁。
第七条记录的备份和归档1.记录的备份应定期进行，确保记录的安全性和可恢复性。
2.归档的记录应按照相关规定进行分类和整理，并明确归档责任人。
3.归档的记录应采取防火、防潮等措施，定期进行检查和维护。
第八条文件和记录的保密1.对于涉及商业秘密、个人隐私等敏感信息的文件和记录，应进行严格的保密措施，包括但不限于加密、限制访问、签署保密协议等。
公司文档和记录管理制度
公司文档和记录管理制度一、总则本制度是为了规范公司的文档和记录管理，确保信息的完整性、准确性和保密性，提高办公效率，保障公司的正常运营。
全部公司内部的文档和记录，无论是电子化文档还是纸质文档，均适用本制度。
二、文档和记录分类为了便于管理和使用，公司的文档和记录分为以下几类：1. 紧要文件紧要文件包含公司章程、合同、协议、政策规定等紧要决策和业务文件。
紧要文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
2. 内部文件内部文件包含公司管理制度、部门工作方案、会议纪要、内部通知等文件。
内部文件可以以电子文档的形式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
3. 项目文件项目文件包含项目计划、市场调研报告、竞争对手分析等与项目相关的文件。
项目文件应当以纸质形式存档，并备份至公司指定的电子存储系统中。
4. 数据和报表数据和报表重要包含公司的财务报表、销售报表、绩效评价等紧要数据。
数据和报表应当以电子格式存储，并备份至公司指定的电子存储系统中。
三、文档和记录管理流程为了确保文档和记录的规范和有效性，公司建立以下管理流程：1. 创建与审批•全部文档和记录的创建均需经过相关部门负责人的审批，并签署审批看法。
•文档和记录的创建应当注明创建人、创建日期和有效期限。
2. 存储与备份•纸质文档的存储应当采用防火、防潮、防尘等措施，存放在指定的文档库中。
•电子文档的存储应当采用公司指定的电子存储系统，并依照分类进行归档管理。
•全部文档和记录应当定期备份，并保管备份数据一年以上。
3. 使用与归档•全部员工在使用文档和记录时，应当注意保密，不得将公司的文档和记录外传。
•使用完毕的文档和记录应当及时归档，归档后不得随便更改或删除。
•对于过期或废弃的文档和记录，应当依照公司规定的程序进行销毁。
4. 查询与授权•员工需要查询文档和记录时，可以通过公司指定的电子存储系统进行检索。
•对于涉及敏感信息的文档和记录，只有经过相关负责人的授权才略查看和使用。
质量管理文件及记录管理制度-医疗器械经营企业体系文件
1.目的：质量管理运行过程中质量原始记录及凭证的设计、编制、使用、保存及管理的控制，以证明和检查公司质量体系的有效性，规范文件管理，保证质量记录的可追溯性，依据《医疗器械监督管理条例》、《医疗器械经营监督管理办法》，特制订本制度。
2.范围：适用于全公司。
3.职责：质量部监督本制度的执行。
质量部经理负责审核文件制度。
企业负责人负责制度的批准执行。
4.内容：4.1.质量记录应符合以下要求：4.1.1质量记录字迹清楚、正确完整。
不得用铅笔填写，不得撕毁或任意涂改，需要更改时应在更改处加盖本人名章，保证其具有真实性、规范性和可追溯性,若需修改软件记录,需填写《数据修改审批表》，生成《数据修改记录》；4.1.2质量记录可采用书面、也可用计算机方式保存，记录应易于检索，文字与计算机格式内容应保持一致：4.1.3质量管理控制过程中，需明确相关质量责任的关键环节质量记录应采用书面形式，由相关人员签字留存；4.1.4质量记录应妥善保管，防止损坏、变质、丢失；4.1.5台帐记录和签名、盖章一律用蓝或黑色；签名、盖章须用全名。
4.1.6质量部负责统一将本公司所有与质量管理体系运行有关的记录汇总，编制《质量记录清单》包括名称、编号、保存期限等内容。
4.2.文件编码：4.2.1质量文件由质量部统一编码。
4.2.2 质量文件的统一编码是JY-XXX,XXX为文件序列号，文件版本根据英文字母及数字结合，例如A0,为第一版，文件小范围改动变更数字，A1 为文件小范围修改后第二版，因法规变化需修改文件，变更字母，例如B0 为法规变化后第二版，以此类推。
4.2.3 质量记录的编码为相对应质量文件的编码后加JLXX,XX为记录流水号.升版规则与文件一致.4.2.4文件字体及格式：4.2.4.1 页眉、页脚及标题：（1）Word文件：文件和记录标题字体为宋体三号、加粗，文件编号、受控状态等文字为宋体五号；页眉内容及版式：公司logo左对齐，记录文件文件编号及版本号右对齐；（2）Excel文件：文件和记录页眉部分字体大小为10号字，中文字体为宋体，西文字体为Times New Roman；文件和记录标题字体为黑体18号字、加粗。
文件记录及档案管理制度
一、总则为了规范公司文件记录及档案管理工作，确保文件记录的完整、准确、及时和安全，提高工作效率，特制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司各部门、各岗位的文件记录及档案管理工作。
三、职责分工1. 文件记录员：负责文件的收发、登记、归档、保管和销毁等工作。
2. 档案管理员：负责档案的整理、分类、保管、查询、借阅和销毁等工作。
3. 部门负责人：负责本部门文件记录及档案管理工作的监督和指导。
四、文件记录管理1. 文件分类：文件分为内部文件、外部文件、收文、发文、会议记录、合同、档案等类别。
2. 文件登记：文件收发时应进行登记，包括文件名称、收发日期、收发单位、文件编号、密级、责任人等信息。
3. 文件归档：文件应按照分类、密级、年份等进行归档，确保文件有序存放。
4. 文件保管：文件应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
5. 文件查询：任何人需要查询文件时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
五、档案管理1. 档案分类：档案分为人事档案、财务档案、合同档案、项目档案、设备档案、技术档案等类别。
2. 档案整理：档案应按照分类、密级、年份等进行整理，确保档案有序存放。
3. 档案保管：档案应存放在安全、干燥、防潮、防虫、防火、防盗的场所。
4. 档案查询：任何人需要查询档案时，应向档案管理员提出申请，经批准后方可查阅。
5. 档案借阅：档案借阅应办理借阅手续，借阅人需在规定时间内归还档案。
六、销毁管理1. 文件销毁：文件应按照规定程序进行销毁，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
2. 档案销毁：档案销毁应按照规定程序进行，销毁前应进行审核，确保无保留价值。
3. 销毁记录：销毁文件和档案时应进行记录，包括销毁日期、销毁原因、销毁人等信息。
七、监督检查1. 部门负责人应定期对本部门的文件记录及档案管理工作进行检查，发现问题及时整改。
2. 档案管理员应定期对档案库房进行检查，确保档案安全。
3. 公司应定期对文件记录及档案管理工作进行抽查，确保制度执行到位。
文件记录管理制度
文件记录管理制度一、总则为规范和加强文件记录管理工作，提高文件记录管理工作的效率和水平，根据国家有关法律法规及公司文件管理的实际情况，制定本制度。
二、适用范围本制度适用于公司全体员工的文件记录管理工作。
三、管理要求1、文件分类管理（1）所有文件必须进行分类管理，包括但不限于财务文件、人事文件、行政文件、业务文件等。
（2）文件分类管理采用数字方式进行，必须建立完整的文件分类目录，并不定期进行更新和调整。
2、文件存档管理（1）文件存档必须在规定的存档柜中进行，严禁私自存放文件。
（2）文件存档必须按照规定的存档期限进行，到期后如有需要继续存档的文件必须及时办理相关手续。
（3）文件存档期限到期后，必须按照规定的程序进行销毁处理。
对于需要长期保留的文件，必须定期进行翻新保护。
3、文件索引管理（1）文件存档必须建立清晰完整的文件索引，以便查询和管理。
（2）文件索引必须按照规定的格式进行建立，不得私自更改和篡改。
4、文件借阅管理（1）文件借阅必须属于规定的管理范围内，必须经过相关审批程序才能进行。
（2）文件借阅必须遵守规定的借阅期限，过期必须及时归还。
5、文件安全管理（1）文件必须存放在安全可靠的存档柜中，严禁私自带离。
（2）文件必须进行定期的安全检查和防潮防火处理，保证文件的安全性和完好性。
四、责任制度1、公司负责人必须对文件记录管理工作进行全面的监督和管理，并进行定期检查。
2、各部门负责人必须对本部门的文件记录管理工作进行全面的监督和管理，并进行定期检查。
3、全体员工必须自觉遵守公司的文件记录管理制度，确保文件记录管理工作的有效进行。
五、处罚规定对于违反文件记录管理制度的行为，按照公司相关规章制度进行相应的纪律处分。
六、附则1、本制度中的术语解释权归公司负责人。
2、本制度的解释权归公司负责人。
3、本制度自颁布之日起生效。
以上为公司文件记录管理制度，望各部门引起重视，并切实执行。
制定人：公司负责人批准人：公司负责人日期：年月日。
质量体系文件和记录管理制度
质量体系文件和记录管理制度一、文件管理规定1.质量体系文件应由专门的文档管理部门负责管理，确保文件的完整性和准确性。
2.质量体系文件应定期进行审查和更新，以确保其与公司质量方针和质量目标的一致性。
3.质量体系文件应妥善保管，防止泄露和丢失。
二、记录管理规定1.质量记录应如实反映产品质量和过程控制的情况，为质量改进提供依据。
2.质量记录应按规定填写、保存，确保信息的准确性和可追溯性。
3.质量记录应定期归档，以备查验。
三、文件和记录的分类1.质量体系文件包括质量手册、程序文件、作业指导书等。
2.质量记录包括检验记录、生产记录、不合格品处理记录等。
四、文件和记录的编制、审核和批准1.质量体系文件的编制应由相关部门负责，经过审核和批准后方可发布。
2.质量记录的填写应按照规定的格式和要求进行，经过审核后方可归档。
五、文件和记录的存储、保管和处置1.质量体系文件应存储在专门的文档柜中，并定期备份以防丢失。
2.质量记录应存储在指定的档案柜中，并定期进行备份和销毁。
六、文件和记录的查阅和复制1.员工需要查阅或复制质量体系文件或记录时，应向文档管理部门申请，并经过批准后方可进行。
2.查阅或复制质量体系文件或记录时，应遵守公司的保密规定。
七、记录填写规范和审核要求1.质量记录的填写应按照规定的格式和要求进行，确保信息的准确性和完整性。
2.质量记录的填写人员应对所填写的信息负责，确保信息的真实性和可追溯性。
3.质量记录的填写完成后，应经过相关部门的审核和批准后方可归档。
八、质量体系文件和记录的修改和更新1.当质量体系文件或记录需要修改或更新时，应由相关部门提出申请，经过审核和批准后方可进行修改或更新。
2.修改或更新后的质量体系文件或记录应及时通知相关部门和人员，以确保信息的准确性和一致性。
文件记录和管理制度
文件记录和管理制度第一章总则第一条为了规范文件的记录和管理工作，提高工作效率，保障信息安全，制定本制度。
第二条文件记录和管理工作遵循依法、规范、高效、安全的原则，确保文件的真实性、完整性和及时性。
第三条文件记录包括文件的制度规范、文件的起草、审批、签发、送达等全过程的记录；文件管理包括文件的归档、借阅、销毁等环节的管理。
第四条文件记录和管理的责任主体是全体工作人员，必须严格按照本制度的规定开展相关工作。
第五条文件管理机构是各部门、单位设立的专门负责文件管理工作的机构，由文件管理员负责具体管理工作。
第六条文件管理机构根据部门、单位的规模和业务特点设立相应的文件管理岗位，负责文件的全程管理。
第七条文件管理机构应当定期开展文件管理培训，提高工作人员的文件管理能力和水平。
第八条文件管理机构应当建立完善的档案信息系统，实现对文件的全程跟踪和管理。
第二章文件的记录第九条文件的记录是指对文件全过程的制度规范、起草、审批、签发、送达等环节进行详细记录。
第十条文件的起草应当遵循文件的撰写规范，确保内容清晰、准确、完整。
第十一条文件的审批应当按照规定的审批权限和程序进行，不得越权操作。
第十二条文件的签发应当由相应的负责人进行，确保签发人真实、合法。
第十三条文件的送达应当按照规定的方式和时间进行，确保送达的效果和效率。
第十四条文件的记录应当按照制度规范进行，确保记录的真实性和完整性。
第十五条文件的记录应当标注文件的名称、文号、起草人、审批人、签发人、送达时间等关键信息。
第三章文件的管理第十六条文件的管理是指文件的归档、借阅、销毁等环节的管理。
第十七条文件的归档应当按照文件的性质和用途进行分类，建立相应的归档目录。
第十八条文件的借阅应当按照规定的程序和权限进行，确保借阅的合法性和安全性。
第十九条文件的销毁应当按照规定的时限和程序进行，确保销毁的合法性和安全性。
第二十条文件的管理应当建立相应的管理制度和控制措施，确保文件的安全和完整。
文件记录和档案管理制度
文件记录和档案管理制度文件、记录和档案管理制度是指为了确保组织或机构可以高效地创建、组织、保护和管理文件、记录和档案而制定的一套规范和程序。
这个管理制度的目的是确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。
1.文件的创建和组织：该制度应明确文件的种类和格式，标准化文件的命名和编号规则，确保文件可以方便地归档和检索。
此外，还应规定文件的创建、修改和审核的程序和责任。
2.文件的保护与存储：该制度应确保文件在创建后可以得到适当的保护和存储。
包括确保文件存储的环境符合相关标准，如温湿度控制和防火、防水措施。
还应规定文件备份和灾难恢复计划，以确保文件的完整性和可用性。
3.文件的检索和使用：该制度应明确文件的查询和检索程序，确保员工可以方便地找到所需的文件和信息。
此外，还应规定文件的访问权限控制，确保只有授权人员才能访问敏感信息。
还应规定文件使用的限制和保密要求。
4.文件的保管和销毁：该制度应明确文件的保管期限和审查程序，确保文件按照规定的时间和程序及时销毁或归档。
销毁应采取安全的方式，如文件碎纸机或专业文件销毁公司。
还应制定文件销毁的记录和审计程序。
5.文件的传递和共享：该制度应明确文件的传递和共享规则，确保文件在组织内部和外部的传递和共享符合相关规定和要求。
此外，还应规定文件传递和共享过程中的安全措施，如加密和签名。
6.档案的管理和使用：该制度应明确档案的创建、组织和管理规则，确保档案的安全和完整。
还应规定档案的使用策略，如申请使用档案的流程和条件。
档案的管理还应包括档案的分类、编目和编排序等。
7.法律和法规的遵守：该制度应规定文件、记录和档案管理过程中需要遵守的适用法律和法规，并明确违反规定的后果和责任。
总之，文件、记录和档案管理制度是组织或机构必备的一套规范和程序，它的建立和执行可以确保文件、记录和档案的完整性、可用性、可追溯性和安全性，以及遵守适用的法律和法规。
特种设备文件和记录管理制度
特种设备文件和记录管理制度第一条总则为了加强特种设备文件和记录管理，确保特种设备安全运行，根据《特种设备安全法》、《特种设备安全监察条例》等法律法规和标准要求，制定本制度。
第二条管理内容本制度适用于公司范围内所有特种设备的文件和记录管理，包括特种设备的设计文件、制造文件、安装改造维修文件、检验检测文件、使用维护文件和安全技术档案等。
第三条管理要求3.1 文件和记录应真实、完整、准确，不得篡改、伪造、隐瞒。
3.2 文件和记录应采用纸质或电子文档形式，电子文档应采用可靠的数据存储和备份措施。
3.3 文件和记录应按照相关法律法规和标准要求进行分类、归档、保存和销毁。
第四条文件管理4.1 设计文件4.1.1 特种设备的设计文件应包括设计图纸、技术说明书、计算书、设计变更通知等。
4.1.2 设计文件应由特种设备管理部门统一管理，并向使用部门提供必要的查阅和复制服务。
4.2 制造文件4.2.1 特种设备的制造文件应包括制造许可证、产品质量证明文件、出厂验收报告等。
4.2.2 制造文件应由特种设备管理部门统一管理，并向使用部门提供必要的查阅和复制服务。
4.3 安装改造维修文件4.3.1 特种设备的安装改造维修文件应包括安装改造维修许可证、施工方案、施工记录、验收报告等。
4.3.2 安装改造维修文件应由特种设备管理部门统一管理，并向使用部门提供必要的查阅和复制服务。
4.4 检验检测文件4.4.1 特种设备的检验检测文件应包括定期检验报告、临时检验报告、故障分析报告等。
4.4.2 检验检测文件应由特种设备管理部门统一管理，并向使用部门提供必要的查阅和复制服务。
4.5 使用维护文件4.5.1 特种设备的使用维护文件应包括运行记录、日常巡检记录、保养记录、维修记录等。
4.5.2 使用维护文件应由使用部门负责管理，并按照相关规定向特种设备管理部门备案。
4.6 安全技术档案4.6.1 特种设备的安全技术档案应包括设备基本信息、设计文件、制造文件、安装改造维修文件、检验检测文件、使用维护文件等。
文件及记录管理制度
文件及记录管理制度1. 嘿，你知道吗？文件和记录就像咱生活里的小管家，啥事儿都得它记着。
就好比咱家里的账本，每一笔收支都写得清清楚楚的。
要是没有这个小管家，那可就乱套啦！公司里的文件和记录管理制度也是这个理儿。
每一个项目的文件、每一次会议的记录，都得按照规定来保存、管理。
这可不是小事儿，就像你不会随便乱丢家里的重要票据一样。
2. 哟呵，文件及记录管理制度啊，那可是咱工作的“藏宝图”呢！你看啊，一份文件就像是一个宝藏的线索，要是乱放或者弄丢了，那就相当于把宝藏的线索给弄断了。
比如说，上次小李要找一个老项目的资料，结果因为之前文件没按制度管理，找得那叫一个费劲，急得他直跺脚，就像热锅上的蚂蚁。
所以啊，咱们得重视这个制度，好好把文件和记录管起来。
3. 咱说这个文件及记录管理制度啊，就像是一场足球比赛的规则。
你想啊，要是没有规则，球员们在场上乱踢一通，那还叫比赛吗？根本就是一团糟嘛！在公司里，每个部门的文件就像不同位置的球员，都有自己的作用。
像销售部的订单文件、市场部的推广计划文件，都得按照制度在“球场”上各司其职，这样公司这个大球队才能顺利运转。
4. 嗨呀，文件和记录管理制度可不是个摆设哦。
这就像你每天出门要带钥匙一样重要。
没有钥匙，你就进不了家门；没有良好的文件及记录管理制度，咱们就找不到需要的信息。
我就见过老王，为了找一份几年前的合同文件，翻遍了整个办公室，嘴里还不停地念叨：“这要是有个好制度，哪会这么麻烦哟！”你看，这多耽误事儿啊。
5. 哇塞，你可别小瞧了文件及记录管理制度。
它就像一个超级大仓库的管理员，每一个文件和记录都是仓库里的货物。
要是管理员不称职，货物乱放，到时候要用的时候，你就得在那堆“货物”里大海捞针。
就像咱们部门之前，找一份客户反馈记录，因为没有按照制度分类存放，找了老半天。
你说，要是一开始就好好执行制度，哪会这样啊？6. 哎呀，文件及记录管理制度就像咱们的贴心小秘书。
它默默地把一切都安排得井井有条。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度一、总则为了规范企业的文件和记录管理工作，提高工作效率，保障信息安全，特订立本规章制度。
二、适用范围本规章制度适用于本企业全部部门及员工。
三、文件管理 1. 文件分类（1）依据文件的性质、用途和保密级别进行合理分类；（2）常见文件分类包含合同文件、财务文件、人事文件、行政文件等；（3）每个分类均设立相应档案室，明确存放位置。
2.文件命名规范（1）文件命名要简洁明白、具有代表性，以便快速查找；（2）应包含文件主题、日期和版本号，例如：“合同文件—20220101—v1”。
3.文件存储及归档（1）文件存储应采用网络共享硬盘或文件管理系统进行统一管理；（2）各部门应定期进行文件整理和归档，确保文件的完整性和保密性。
4.文件查阅与借阅（1）员工需要查阅文件时，应向文件管理员提出申请，经批准后方可查阅；（2）离开办公区时，应及时将借阅的文件归还，不得擅自带离公司。
四、记录管理 1. 记录的定义记录指各部门在日常工作中产生的各类信息、数据和报表等。
2.记录的备份与存储（1）各部门应定期对记录进行备份，并妥当保管备份数据；（2）记录的存储方式应符合信息安全要求，可以选择云端存储或离线存储。
3.记录的使用和保密（1）员工在使用记录时，应遵守信息安全规定，严禁泄露、窜改或擅自复制；（2）涉及机密和敏感信息的记录，应设置权限掌控，仅限授权人员可访问。
五、电子文档管理 1. 电子文档的归档（1）电子文档应依照文件分类进行归档，保持与实体文件的全都性；（2）电子文档归档应包含文件名、创建日期、修改日期、版本号等信息。
2.电子文档的备份（1）电子文档备份应定期进行，并保管在安全可靠的存储设备或云端服务中；（2）备份数据应定期测试还原，确保备份的有效性和完整性。
3.电子文档的传输和存储安全（1）对于紧要的电子文档传输，应采用加密方式保障传输安全；（2）电子文档的存储设备和云端服务应定期进行安全检查和防病毒更新。
文件和记录管理制度
文件和记录管理制度文件和记录管理制度一、制度概述本制度旨在规范文件和记录的创建、流转、存储和销毁等全过程，确保文件和记录的准确、完整、及时以及安全性等管理要求的落实，提高信息管理的效率和效果。
二、文件的创建1. 文件的创建包括手写和电子文件两种形式，手写文件需用黑色签字笔或钢笔书写，确保清晰、可辨认。
电子文件应遵循公司的规定格式，必要时应加密保护。
2. 文件应体现标准化和规范化，包括文件标题、文号、发文日期、发文单位、主送、抄送等内容，并附有必要的附件和备份材料。
3. 文件的创建需要经相关部门主管审核签字，并有相关部门副总经理或总经理签字审批后生效。
三、文件的流转1. 文件的流转应遵循正式渠道，从发起单位经相关部门层层审批传阅，直至终审批示并获得领导签字。
2. 文件的流转需要在相关部门的文件流转表上填写流转情况，包括流转时间、流转人、接收人等，确保流转的完整性和追溯性。
3. 文件的流转应采用保密措施，对涉密文件要进行加密处理，并确保流转的安全性。
四、文件的存储1. 文件的存储应按照文件密级和保密要求划定存储区域，分为机密、秘密和非密三个级别。
机密文件区域只有授权人员可进入。
2. 纸质文件应进行分类归档，并按照一定的时限存放。
电子文件应进行分类管理，并备份存储在网络服务器或外部存储设备中。
3. 文件的存储应进行定期巡检和清理，及时处理过期、废旧文件。
五、文件的销毁1. 文件的销毁应按照公司的规定进行，一般要经过文件创建部门、部门主管和公司保密部门的审核和批准。
2. 文件的销毁方式包括物理销毁和电子销毁，物理销毁需用专门的文件碎纸机进行处理，电子销毁应采用专业的软件进行删除和擦除。
3. 文件的销毁过程要由专人进行监管，确保销毁的彻底性和不可恢复性。
六、文件的查阅和调取1. 员工有合理的查阅和调取文件的需求时，应提出书面申请，注明查阅目的和范围，经相关部门的批准后方可进行。
2. 查阅和调取文件需要在相关部门的文件查阅记录中进行登记，包括查阅时间、查阅人、查阅内容等，不得超过规定的查阅时间。
文件和记录管理制度范文
文件和记录管理制度范文文件和记录管理制度一、总则为了加强组织文件和记录的管理，确保信息有效、安全、准确、完整，提高工作效率和决策能力，制定本文件和记录管理制度（以下简称“制度”）。
二、适用范围本制度适用于本组织内各级部门和各类工作人员。
三、定义1. 文件：包括纸质文档、电子文档、图像文件等记录组织活动和管理工作的各类资料。
2. 记录：包括会议纪要、工作记录等与业务相关的记录。
3. 文件管理：是指对文件进行分类、编号、存储、检索、流转、销毁等全过程的管理活动。
4. 记录管理：是指对与业务相关的记录进行整理、保存和查询的管理活动。
四、文件管理的原则1. 法律合规原则：文件的管理应符合国家法律法规和组织规章，保证合法、合规。
2. 保密原则：必须对涉密文件进行分类、标识、存储和流转，并制定相应的安全措施，保护机密信息不被泄露。
3. 规范性原则：文件的命名、编制、分类等工作应按照组织规定的标准和流程进行，保证文件的规范化管理。
4. 真实性原则：文件应真实、准确、完整地记录组织活动的相关信息。
5. 便利性原则：文件的存储和检索应方便快捷，能够快速找到需要的信息。
6. 过程记录原则：对重要决策和工作过程进行记录，留下工作痕迹和依据。
五、文件管理的流程1. 文件的创建与编制：文件创建时应明确文件的类别、编号、名称、日期等基本信息，编制文件内容应符合规定的格式和标准。
2. 文件的分发与传阅：文件应按照规定的流转程序进行分发和传阅，确保文件能够送达相关人员。
3. 文件的存储与归档：文件应存放在指定的档案柜、电子存储介质、云存储等位置中，按照一定的分类和编号规则进行归档。
4. 文件的检索与提取：根据文件编号、名称、日期等信息进行检索，找到需要的文件，并提供给相关人员进行使用。
5. 文件的销毁与备份：对于无效、过期或已完成的文件，应及时进行销毁，对于重要文件，应进行定期备份。
六、记录管理的流程1. 记录的准备与整理：会议记录、工作记录等应按照规定的格式进行记录，并及时整理归档。
公司文件记录管理制度
公司文件记录管理制度第一章总则第一条为规范公司文件的存储、管理和使用，提高公司文件管理的规范性和效率，特制定本制度。
第二条本制度适用于公司内所有单位和人员，在公司内的文件的存储、管理和使用过程中必须遵守本制度的规定。
第三条公司文件包括纸质文件、电子文件、光盘文件等形式的文件。
文件的管理是公司的重要工作之一，公司的各个部门都应当加强文件管理，防止文件的丢失、损坏和泄露。
第四条公司应当建立健全文件管理系统，设立专门的文件管理部门，负责公司文件的统一管理。
第二章文件的分类和归档第五条公司文件应当按照文件的内容、性质和用途分类，制定文件分类标准，并明确各类文件的归属和责任人。
第六条公司文件应当按照一定的规范和程序进行归档，制定文件归档标准，确保文件的归档能够便于查阅和管理。
第七条公司文件的归档应当按照时间顺序进行，定期清理和整理文件，将不必要的文件予以销毁或者归档。
第八条公司文件的归档应当保证文件的完整性和真实性，避免篡改和丢失的情况发生。
第三章文件的存储和保管第九条公司文件的存储应当选择防火、防潮、防尘和防盗的环境，确保文件的安全和完整。
第十条公司文件的存储应当按照一定的标准和规范进行，避免存放混乱和堆积的情况发生。
第十一条公司文件的保管应当严格按照管理权限进行，避免文件的泄露和不当使用。
第十二条公司文件的保管部门应当建立文件管理的权限和责任制度，确保文件的机密级别和重要性能够得到保障。
第四章文件的利用和保密第十三条公司文件的利用应当按照公司的规定和程序进行，遵守文件的保密规定，谨慎使用文件。
第十四条公司文件的保密级别应当按照一定的标准和程序进行划分，对不同级别的文件实行不同的保密措施。
第十五条公司文件的利用应当遵守国家的法律法规和公司的规定，禁止将文件用于非法目的。
第十六条公司文件的保密责任人应当负责监督和控制文件的使用，定期对文件的使用情况进行检查。
第五章文件的销毁和借阅第十七条公司文件的销毁应当按照一定的程序和规范进行，禁止未经批准的私自销毁文件。
文件与记录管理制度
文件与记录管理制度第一章总则第一条为了规范文件与记录的管理，确保信息的安全、完整和准确，保证工作的顺利进行，制定本管理制度。
第二条本管理制度适用于本单位所有文件与记录的管理工作。
第三条文件与记录是本单位工作中产生的各种书面资料和电子信息，包括但不限于文件、会议记录、报告、资料、电子邮件等。
第四条文件与记录管理应符合法律法规的规定，遵循信息化建设的要求，做到安全、合规、便捷。
第五条文件与记录管理工作应当遵循科学、系统和规范的原则，建立健全的管理制度和工作流程。
第二章文件与记录的分类与保管第六条文件与记录应当根据内容和用途进行分类，并建立详细的档案目录和档案索引。
第七条文件与记录的保管应当严格按照保密、保存期限、利用和销毁的要求进行，确保信息的完整和安全。
第八条本单位应当建立健全文件与记录的归档、借阅和管理制度，严格控制文件与记录的流转和使用，防止信息外泄。
第九条电子信息应当建立电子文档管理系统，确保电子文件的存储、检索和安全性，做好电子数据的备份和恢复工作。
第十条本单位应当合理利用信息化技术，加强对文件与记录的管理和利用，提高工作效率和服务质量。
第三章文件与记录的编写和管理第十一条文件与记录的编写应当符合规范和标准，准确传达信息，清晰表达意思，避免文字模糊、内容不明确。
第十二条文件与记录的管理应当建立审查和审核制度，确保文件的真实性和合法性，防止虚假信息的传播和误导。
第十三条文件与记录的传阅和签发应当严格按照规定的程序和权限进行，保证文件的安全和完整。
第十四条文件与记录的备案和归档应当及时、全面地完成，做好文件的保存和管理工作。
第十五条在文件与记录的管理中，应当加强对保密信息的保护，严防信息泄露和滥用。
第四章文件与记录的销毁与归档第十六条文件与记录的销毁应当严格按照法律法规和规定程序进行，确保销毁工作的合法性和安全性。
第十七条文件与记录的归档应当按照相关规定进行，保证归档工作的及时性和完整性。
第十八条文件与记录的保存期限到期后应当及时进行销毁或归档，做好档案的整理和管理工作。
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文件和档案管理制度1、总则1.1为了规范公司各类文件的类别、编号规定、格式；编写、审批和发布、发放规则；评审、修订、作废管理，以提高文件编写质量，加强文件的系统性、协调性、合规性、适用性、唯一性；为保证记录收集及时、传递有序、标识清晰、保管齐全完整、归档及时、销毁受控等。
特制定本文件。
1.2本文件适用于本公司内部文件、外来文件和记录的管理。
1.3本文件相关部门的职责：(a)行政部负责确定公司文件的相关管理要求；负责标准化审查、编号、登记及分发。
(b)行政部负责外来文件的收发和公司的档案管理。
( c )各部门负责编制及审核主管工作所需的文件。
1.4公文的管理执行公司《公文管理办法》。
2、文件分类2.1本公司将内部制定的文件分为如下类别：( 1) 管理手册：向公司内、外部提供关于公司管理体系的一致信息的文件；( 2) 管理制度类文件：通过公司通知类公文形式发布，适用于公司各部门，或适用于一个部门但较重要的管理类文件。
包括：(a)管理制度：规定如何一致地完成主要管理过程的信息的文件，主要用于职能部门管理主要管理过程。
(b)方案、办法、细则等：规定如何一致地完成主要管理过程中相对独立活动的信息的文件，主要用于职能部门管理各项相对独立活动。
(c)预案：规定各种紧急情况的应急方法的文件。
( 3) 作业类文件：阐明作业标准、作业步骤、作业检查要求的文件，如作业规程、安全操作规程。
(4) 记录：规定填写内容的格式文件，一般随管理制度类及作业类文件同时发布。
3、文件编制总要求3.1各类文件所规定的条款应明确而无歧义，并且在其范围所规定的界限内按需要力求完整、清楚、准确、相互协调，能被未参加文件编制的相关人员所理解。
3.2各类文件充分考虑与现行相关法律、法规、规章及相关标准，特别是强制性标准的协调性，并考虑最新管理水平，能达到控制风险的目的。
3.3在各层级文件内，文件的结构、文体和术语应保持一致，同类文件的结构及其章、条的编号应尽可能相同，类似的条款应使用类似的措辞来表达，相同的条款应使用相同的措辞来表达。
3.4在各层级文件内，某一给定概念应使用相同的术语。
对于已定义的概念应避免使用同义词，每个选用的术语应尽可能只有唯一的含义。
3.5文件的内容应便于实施，并易被其他文件引用。
3.6为了保证文件的及时发布，在制定文件时，应遵守文件制定程序。
在起草文件前，应确定预计的结构和内在关系，尤其应考虑内容的划分。
4、文件内容及格式要求4.1公司根据各项管理工作的需要，明确各类文件应描述的基本内容要求。
按照相关要求，根据公司实际，规定各类文件格式，以保证公司文件的规范有序。
4.2公司管理手册应描述公司的安全管理组织架构、方针、目标等基本信息；公司各项主要工作的责任部门、职能定位及管理要求。
4.3管理制度类文件应描述公司层面各项工作的具体要求及方法，应使用的相关记录等。
4.4作业类文件应描述相关作业要求、步骤等。
4.5记录是反映管理活动实施过程和主要内容。
配套纸质记录表格的格式见附录5。
如使用信息系统上的电子记录，按照信息系统上确定的格式执行，在相应的文件中给予说明。
5、文件编制、评审5.1各部门根据管理需要按照第3章、第4章的要求编制相关管理类文件。
a)公司安全管理手册由质安部组织编制；b)管理制度类文件或作业文件由各相关主办部门负责组织编制。
5.2行政部组织各相关主办部门评审文件。
c)各文件编制主办部门组织本部门内部评审所负责文件的可操作性；d)各文件编制主办部门组织相关部门评审所负责文件的接口合理性；e)当编制部门和评审部门的意见不能达成一致时，行政部组织公司领导评审文件并确认文件。
5.3各文件编制主办部门提交相关部门评审时可采用以下两种方式：(a) 书面评审：编制部门填写“文件评审记录”中的文件基本信息栏目，提出审阅要求(包括审阅重点、完成时间等)，并将待评审文件(电子版、纸质版均可)及“文件评审记录”提交相关评审人员。
评审人员按照审阅要求，认真评审文件，并填写“文件评审记录”中的评审意见栏目，按期返回编制部门。
(b)跨部门会议评审：分管领导主持，编制部门负责汇报，组织部门形成“会议评审记录”。
5.4编制部门根据评审意见进行修订，必要时执行上述条款再次评审。
5.5管理手册、管理制度类及作业类文件的格式由编制部门根据第4章的要求进行格式自查，行政部进行最终审查，对不符合要求的文件应返回文件编制部门修改，直至符合要求。
6、文件审批、发布6.1行政部将经过评审通过后的管理手册、管理制度类及作业类文件按照《公文管理办法》履行审批手续，并正式发布。
6.2行政部按照第4章的规定，对格式符合要求的管理手册、管理制度类及作业类文件给予唯一受控编号，并在“文件管理一览表”中登记。
6.3管理手册、管理制度类及作业类文件由行政部以公司通知类公文形式发布，填写发放记录。
文件及评审记录交行政部归档。
7、在用文件评审及更改、作废7.1各部门根据使用情况，评审文件的持续适宜性，对发现的问题及时记录，填写“在用文件评审/ 更改/ 作废记录”，文件编制部门确认是否更改或作废相关文件。
7.2文件编制部门每年对所编制的文件进行定期评审，当出现组织机构调整、产品结构调整、作业场所重大变化等情况时，应及时跟踪变更情况，并评审文件是否适宜，填写“在用文件评审/ 更改/ 作废记录”，经部门领导确认是否需要更改或作废相关文件。
7.3经确认需更改的文件一般由原编制部门组织更改，如转交其他部门更改，应由原编制部门提交相关背景资料。
更改完成后，应填写“在用文件评审/ 更改/ 作废记录”，并按照第5、6章履行相关手续。
7.4经确认需作废的文件由原编制部门填写“在用文件评审/更改/ 作废记录”，经分管领导审批后，回收作废文件或通知作废信息。
7.5因法律或积累知识的目的而需保留的作废文件应标识“作废”，以防混淆，该类文件应单独存放。
7.6不需保留的作废文件，由负责回收的部门进行销毁，填写“文件管理一览表”。
8、外来文件管理8.1公司应确定管理所需的外来文件类别和明细，并确保外来文件得到识别，控制其分发。
8.2公司各相关部门应按确定的外来文件类别和明细收集诸如行业标准、相关的法律法规、用户技术标准或要求、同行业相关技术标准要求等外来文件。
8.3各部门收集到的外来文件应及时交与行政部归档管理，行政部将外来文件分类登记在“有效文件清单”中，备注“外来文件”。
8.4外来文件的编号可采用原文件编号，如原文件无编号可自行编号，在每份外来文件封面右上角注明新的编号。
8.5外来文件的借阅和发放由行政部负责，借阅和发放时要保留相关的记录，并在规定的期限内收回。
8.6相关部门应关注外来文件的最新版本，并有新版本生效时，行政部应及时下发有效版本，并将旧版本收回。
9、有效性控制9.1科技信息处建立包括公司公文、管理手册、管理制度类及作业类文件以及外来文件的“有效文件清单”，通过纸质或信息管理系统公布。
9.2各职能部门内部管理或作业用文件由各部门建立本部门“有效文件(内部制度)清单”，并报行政部备案。
9.3文件更改或作废后，应及时更新“有效文件清单”。
10、档案记录管理10.1各部门根据工作需要，可使用如下记录形式：(a) 纸质形式，如：表格、传真、照片等；(b) 电子媒体形式，如：录音、录像、光盘、数码照片、信息系统上的电子记录等；(c)实物形式，如：奖牌、奖状、奖杯、证书等。
10.2各部门在确定需使用的记录样式时，应尽可能使用现有已固化的记录样式，并按照第4章规定的格式框架要求，尽可能保证记录清晰全面。
10.3政府机构对相关记录的样式有统一规定的，按其统一规定执行。
10.4各种记录应按内容分类，由专人负责填写。
记录填写要准确、及时、标识正确、内容具体、字迹清晰、逐栏填写，若有空项应用“ -- ”划去 (备注除外)。
10.5记录不得随意涂改，确需更改时，应采用划改的方式，划改处应签上更改人的姓名及更改日期。
填写人对记录的数据、文字负责，在记录上应签署姓名、注明日期。
10.6各部门建立本部门的“记录清单”，收集本部门产生的记录，并按名称、产生时间等进行分类标识整理10.7部门之间根据需要移交记录，对重要记录的移交应填写“记录交接清单”。
需归档保留的记录应按公司《档案管理办法》规定移交人事行政部存档。
10.8政府机构对相关记录的收集、整理、移交有统一规定的，按其规定执行。
10.9各部门对需保存的记录应放于安全、适宜的地方，做到防潮、防火、防蛀、防丢失。
10.10各部门根据工作需要，确定本部门记录的保管期限。
并在“记录清单” 中明确。
但最低保管期限不应低于1年。
存档记录的保存期执行《档案管理办法》。
10.11公司内部人员因工作需要，经有关部门负责人同意，可以查阅该部门的记录。
合同有规定时，顾客或其代表可以在商定期内查阅与合同有关的记录。
10.12在第一方、第二方、第三方审核时，相关部门应在审核计划确定的范围内，向审核人员提供需查阅的记录。
档案的查阅执行《档案管理办法》10.13各部门保存的纸质记录及电子媒体记录中的录音、录像、光盘、数码照片的保存到期后，可以进行销毁。
各部门填写“记录销毁清单”，报部门领导批准后销毁。
档案的销毁执行《档案管理办法》。
11、附则11.1本文件所使用的记录见附录。
11.2本文件由行政部负责解释。
11.3本文件为第1次发布，自下发之日起执行。