浅析档案管理工作现代化

浅析档案管理工作现代化

档案管理的现代化发展有助于提升档案管理工作的效率与效果，使之更好地服务于组织其他工作。在这种背景下，本研究首先概述了档案管理现代化的内容构成，进而档案管理现代化存在的问题，最后给出了档案管理现代化的完善措施。

标签：档案管理；现代化；内容；问题；完善措施

一、档案管理现代化的内容

（一）档案管理资源的信息化发展

在信息化快速发展的背景下，档案管理资源的信息化发展是实现档案管理信息化的最基础实践。该项内容的信息化主要体现为在档案资源及档案管理程序方面，借助计算机与信息技术实现信息的电子化渠道传输与保存，确保档案资源能够在计算机信息系统中得到最为有效的协调使用与完备开发。在这一基础上，档案管理资源也能够最大程度上在组织内部及外部实现科学共享，为组织的可持续发展及社会进步作出贡献。

（二）档案保护工作的现代化发展

伴随着科技的进步和发展，新型存储介质快速发展以及现代化信息技术的持续涌现，发展出了一些新型的承载档案信息的载体，较有代表性的如机读档案、电子档案、声像档案等等，都是科技化发展的结果，较之原有的传统的信息存储方式，这些针对信息的记录和存储方式更加方便、全面和高效。所以也正在被越来越多的人广泛应用。因为新型的载体档案在使用方式以及存储方面都和传统的档案信息的存储介质存在着显著的差距，所以，相关的档案管理部门应当着重加强针对新型载体的档案存储及管理的方式进行高效的研究，以便于使其更好地服务于档案管理的工作。

（三）档案管理方式的现代化发展

通常来说，档案管理方式的现代化主要涉及如下几点：一是档案管理理论的现代化发展，也即组织有必要借助一定的手段来对当前较为流行的档案管理方式加以学习与培训，并进一步结合自身需求而实现有针对性的应用。二是充分利用先进化的档案管理技术，组织有必要持续地将档案管理先进设施与技术引入到实际的档案管理工作中，最终在档案管理工作中全面实现自动化与信息化。

二、档案管理现代化存在的问题

（一）档案管理的标准化程度较低

标准化是档案管理现代化水平的重要指标，在当前的组织实践中，松散的管

理与运行体系十分常见。在档案管理中，组织的内部部门往往会出现各自为政的局面，不同部门的管理方式与质量参差不齐。出现这种情况的主要原因在于支撑档案管理现代化发展的计算机软件系统尚缺少统一的运行标准，使得数据缺失及数据对接不理想的情况。

（二）档案管理人员的综合素质有待进一步提升

档案管理的现代化发展必须要借助现代化的管理设备与技术，而这些设备与技术有效应用的前提则是档案管理人员是否具备了相应的业务技能。然而，目前不少档案管理人员仍然较多采用陈旧的档案管理知识与方式，并且对于新技术应用也缺少热情，这极大地制约了档案管理的现代化发展。

（三）档案管理现代化发展的经费投入数量不够

在推动檔案管理现代化发展的进程中，是否具有充足的资金支持是制约该项工作的关键因素。由于组织高层管理者容易对档案管理工作产生忽视，导致很少有充足的资金被投入到档案管理工作中。在有限的资金支持下，档案管理现代化发展所需的新技术、新设备通常配置不足，而在已引进的信息系统中，也往往存在缺少完备安全防护措施的隐患。

三、档案管理现代化的完善措施

（一）将档案管理标准的构建放到所有工作的首位

是否具有一致性的工作开展标准是实现档案管理现代化的基石。为此，组织必须充分对内部各业务部门进行系统的调研，认真分析这些部门的业务特点与需求，并在此基础上构建起相应的档案管理标准来系统处理来自不同部门的数据信息。档案管理标准的落实，新的档案管理设备与技术才能够获得有效使用，因而组织必须首先从思想上重视标准的制定问题。

（二）加强档案管理人员业务培训工作

现代化的档案管理工作需要现代化的档案管理人员，除了从思想上提升档案管理人员对信息技术的重视程度之外，还必须确实提升自身的知识与技能储备。为此，组织需要结合档案管理现代化的工具与技术，对档案管理人员进行培训，这些培训内容不仅包括工具与技术的应用技巧，还包括培养起员工的创新意识与能力，这有助于他们能够不断开发出新型的档案管理方式。

（三）给予档案管理工作以足够的重视，并在该项工作中投入更充足的资金

资金短缺是实现档案管理现代化进程的重要制约因素，而组织管理层能否从思想上改变关于档案管理工作的不重视态度十分关键。为此，档案管理部门有必要向高层管理者详细说明该项工作的重要意义，并进一步与业务部门合作，确保能够切实协助业务部门更好地开展工作。

【参考文献】

[1]陈丽莲，黄建峰.档案管理的现代化[J].办公室业务，2012（5）：4-6.

[2]刘芙蓉.档案管理现代化过程中存在的问题和改进措施[J].科技创新导报，2015（13）：206，208.