集团公司公文管理制度

文件编号：**001

生效日期：2010/01/01 保密等级：内部公开××××集团有限公司

公文处理管理制度

1 目的

为了规范××××集团有限公司（以下简称“集团公司”）公文处理工作，提高公文处理的效率和质量，根据《国家行政机关公文处理办法》及××省人民政府、××××集团公司、××省国资委公文处理的有关规定，结合集团公司的工作实际，制定本办法。

2 适用范围

本制度适用于集团公司总部及下属单位（即分公司、子公司、办事处等单位）。

3 组织机构与职责

本制度由总裁办公室拟定、审核，集团公司领导批准，集团公司发行。集团公司公文处理工作由（以下简称“总裁办”）负责管理，并负责指导下属单位公文处理工作。

集团公司各下属单位、总部各部门负责人应高度重视公文处理工作，加强对公文处理工作的领导和检查；总部各部门应指定专人负责公文传送、整理、归档工作。

总裁办公室负责本制度的管理督导，本制度修改权和解释权属总裁办公室。

4 工作内容与流程

公文种类

集团公司常用的公文种类和具体适用范围如下：

4.1.1决定

适用于对重要事项或重大活动作出决策和安排，奖惩有关单位和人员，变更或撤销下属单位不适当的决定事项。

4.1.2通知

适用于传达上级指示，批转下级公文，转发上级单位及不相隶属机关和单位的公文，公布规范性文件，传达要求下属单位办理和有关单位需要周知或者共同执行的事项，任免和聘用干部。

4.1.3通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神，交流重要情况。

4.1.4报告

适用于向上级机关和单位汇报工作，反映情况，提出意见或建议，答复上级机关和单位的询问。

4.1.5请示

适用于向上级机关和单位请求指示。

4.1.6批复

适用于答复下属单位请示事项。

4.1.7意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

4.1.8函

适用于与不相隶属单位之间相互商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

4.1.9会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

此外，根据需要还可采用《决议》、《规定》、《办法》、《规则》、《制度》等适用体式。

公文格式

4.2.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送单位、印发单位、印发日期和印数等部分组成。

a.秘密等级，按照国家保密局有关规定执行。密级公文的确定，由承办部室提出，经总裁办核准。在首页右上角标明“绝密”、“机密”、“秘密”，并标明份数序号。秘密等级和保密期限之间用“★”隔开，例如“秘密★6个月”、“绝密★5年”。对于不涉及国家秘密的企业商业秘密及公司其他非公开资料，在秘密等级之后用半角括号加注“企”字，以使文档区别于国家秘密，例如“秘密 (企) ★3年”、“机密(企)★3个月”。

b.紧急程度，可分为“特急”、“急件”，在页右上角秘密等级之上标明。紧急程度的确定由承办部室提出，需经总裁办核准。自被确定为紧急公文起，特急件应在当天办结，急件一般应在2天内办结。

c.发文单位标识应当使用发文单位全称或规范化简称。

d.发文字号，包括代字、年份、序号，由集团公司总裁办统一编号。

e.上行文应在发文字号的右侧注明签发人姓名。

f.公文标题应当准确、简要地概括公文的主要内容并标明公文种类。公文标题中除规章、规范性文件名称加书名号外，一般不用标点符号。

g.主送单位，是公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。

h.公文如有附件，应当注明附件顺序和名称。

i.公文除《会议纪要》以外，应当加盖印章。

j.公文的成文日期以集团公司领导签发的日期为准。

k.公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注。

l.公文应当标注主题词，由总裁办在审稿时拟定。上行文按照上级单位的主题词表标注主题词。

m.公文的抄送单位，指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他人员和单位，应当使用全称或规范化简称、统称。

4.2.2公文中各组成部分的标识规则，参照《国家行政机关公文格式》国家标准执行。

4.2.3公文用纸一般采用国际标准A4型(210mm×297mm)左侧装订。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

行文规则

4.3.1行文关系根据隶属关系和职权范围决定，一般不得越级请示和报告。

4.3.2公文处理工作要贯彻党政分开的原则。集团公司党的工作以中共××××集团有限公司委员会、中共××××集团有限公司纪律检查委员会或××××集团有限公司党委办名义行文；行政业务工作以××××集团有限公司或××××集团有限公司总裁办名义行文。

4.3.3请示类公文应一事一文，一般主送一个机关或单位。需报送其他机关或单位的，可用抄送形式，但不得同时抄送其下属单位，

4.3.4报告中不应夹带请示事项。

4.3.5集团公司内部请示（报告）原则上只报送主管领导，由主管领导批转其他

领导，内部请示（报告）由本单位（部门）总经理（主任、部长）签报，总经理（主任、部长）不在时，由临时主持工作的负责人签报，并注明“代”字。

4.3.6向上级行文，一般不写给领导个人。领导交办或领导指示上报的请示性公文，应附另页说明。除领导交办的工作外，应通过上级机关或单位的办公室转报。

4.3.7公文制作坚持“谁承办，谁负责”的原则。

发文办理

4.4.1发文办理一般包括：草拟、审核、签发、复核、登记、缮印、用印、分发等程序。

4.4.2草拟公文应当做到：

a.符合国家的法律、法规及其他有关规定。

b.情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。

c.公文的文种应当根据行文目的、发文的职权和与主送机关或单位的行文关系确定。

d.拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度。

e.人名、地名、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日。

f.结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“（一）”，第三层为“1.”第四层为“（1）”。

g.应当使用国家法定计量单位。

h.文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。

i.公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数码字。

4.4.3审核

公文拟定后，拟稿人须按要求填写发文稿纸，经承办部室负责人核稿后必须送总裁办审稿。审核与核稿的重点是：是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则，公文内容、文字表达、文种使用、密级规定、格式是否符合公文拟制的有关规定等。

4.4.4签发

以集团公司名义发出的上行文以及涉及集团公司全面工作、重大事项的公文，由董事长、党委书记、总裁签发。属于单项业务工作的公文，由集团分管领导签发。（根据集团公司领导分工确定请签领导）。

4.4.5登记

由总裁办机要秘书统一编号登记。

4.4.6缮印与用印

按照国家行政机关公文格式的规定进行公文缮印。用印时，加盖公章的公文份数要与核准的一致，多余的不盖。

收文处理

收文办理一般包括：签收、登记、审核、拟办、批办、承办、督办。各部分环节的工作要求是：

4.5.1登记

总裁办机要室负责对收到的公文、资料、传真和信函进行清点、签收。按规定进行分类、编号、登记，对总裁办主任实行一日一报制。