公文材料规范用字及格式要求

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公文材料规范用字及格式要求

公文格式是公文的门面和形象,必须保持庄重、大方的形象和统一、规范的格式。这不仅是公文法定的权威性、严肃性和特定的效用在形式上的重要体现,也是公文处理手段逐步信息化、规范化的客观需要。现将常用公文材料用字及格式要求说明如下:

一、公文纸型和字数

公文用A4纸打印,每页22行,每行28个字。

二、公文字体和字号

(一)标题字体和字号。标题用二号小标宋体字;一级标题用三号黑体字;二级标题用三号加粗楷体字;三级标题用三号加粗仿宋体字。

(二)正文字体和字号。正文用三号仿宋体字。

三、文字材料中序号、标点的正确使用

(一)“第一、”、“第二、”或“首先、”、“其次、”等用顿号不规范,应该用逗号,即“第一,”、“第二,”、“首先,”、“其次,”等。

(二)“一,”、“二,”、“三,”等用逗号不规范,而应该用顿号,即“一、”、“二、”、“三、”。

(三)“1、”、“2、”、“3、”和“A、”、“B、”、“C、”等用顿

号不规范,而应该使用齐线墨点(实心小圆点),即“1.”、“2.”、“3.”或“A.”、“B.”、“C.”。

(四)序号如加括号,如(1)(2)(3)等不再加标点符号;如加圆圈,如①②③等也不能加标点符号。

(五)序号的结构层次为:第一层“一、二、三、”,第二层“(一)(二)(三)”,第三层“ 1.2.3 .”,第四层“(1)(2)(3)”,第五层“①②③”。

四、年份中“零”的正确使用

年份如用中文形式表示,如“二〇一一年五月三日”,则中间的“〇”不能写成阿拉伯数字的长“0”或英语全角字符“O”,而应该用圆“〇”表示。

五、公文文号的正确使用

印发公文时,年份外的符号应该用六角形符号“〔〕”(一般在电脑“插入”栏里“特殊符号”中选择),而不应该用小括号“()”或中括号“[ ] ”。

如:海教发(2011)6号(不规范)

海教发[2011] 6号(不规范)

海教发〔2011〕6号(规范)

六、正确区分连接号“—”和范围号“~”

(一)连接号“—”,用于表示时间、地点、事物现象的起止。

如:①3—6岁是儿童识字的黄金年龄段。

②见该书140—145页。

③捣乱—失败—再捣乱—再失败。

连接号“—”,除了表示起止外,其用法还有十余种之多,各种语法书均有所涉及,且由于一般不会与范围号“~”混淆,故不在本文阐述之列。

(二)范围号“~”,用于表示从低限到高限的数量范围,相当于一个概数。

如:①让他们每人领取一张15~35元钱的支票。

②精神病父母所生的孩子发病率比正常人高10~20倍。

七、汉语拼音注音字母的正确使用

(一)专有名词每个词首字母大写;标题、标语可以全部大写。

(二)分连写:词内连写,词间分写。

例:“公共场所请勿吸烟”

GONG GONG CHANG SUO QING WU XI YAN

以上未按《汉语拼音正词法基本规则》标注,不规范。

以下标注规范:

“公共场所请勿吸烟”

GONGGONG CHANGSUO QING WU XIYAN

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