电算化会计信息系统

2．电算化会计信息系统

【学习目标】

通过本章的学习，使学生掌握有关会计信息系统的一些基本概念、应用层次、物理结构和系统开发的基本原理。使学生能够运用本章所学的一些知识，初步了解会计软件开发的一般原理，一般会计软件在开发过程中应注意哪些相关方面的问题。掌握不同会计软件在功能结构上的一般设计思路。

【重点与难点】

本章重点内容是会计信息系统的基本概念和会计信息系统中各职能子系统间的相互关系。

本章难点内容是会计信息系统开发的一般原理

2．1 会计信息系统基本概念

2．1．1 数据和信息

数据是反映事物的形态、结构、特征和性质的符号，它是对客观事物属性的描述。数据必须具备三个要素，即客体、属性、属性值，缺一不可。比如：“教室的高是4米”，这就是一个数据，其客体为“教室”，属性为“高”，属性值为“4米”。而信息则是对数据加工的结果，有用的数据即为信息。数据和信息都可以用数字、符号、文字、图表、声音、影像等形式来表示。

会计数据是指在会计工作中记录下来的会计事实，包括数字数据和非数字数据，如：各种原始资料、原始凭证、记账凭证、账簿、报表等等都属于会计数据。

对会计数据按一定要求经过加工处理后成为对使用者有用的东西即成为会计信息，这种信息能满足不同方面使用者的需要，如：管理者、股东、债权人、税务部门等等。

会计信息按其用途可以分成三大类：①财务信息：指反映已经发生的经济活动的信息，如：各类凭证、账簿反映的信息；②管理信息：指对管理者而言有用的会计信息，如：资产负债率等指标信息；③决策信息：指为预测决策活动直接服务的信息，如：量本利分析信息。2．1．2 信息系统

信息系统是由一系列彼此相关、相互联系的若干部分为实现某种特定目的而建立起来的一个整体。简单地说，信息系统就是输入数据、经过加工处理、输出信息的这样一个整体系统。

一般来说，系统都具有以下一些特点：

独立性：系统是一个相对独立的整体。

目标性：系统有自己独立的目标，系统是为了达到某种目标而集中各种资源并按一定结构组织起来的。

层次性：系统是分层次的，系统是由若干部分组成的，这个若干部分就是子系统，一个系统可以划分成若干个子系统。

联系性：组成系统的各个子系统是相互联系的，它们之间存在着各种物质或信息的交换关系，称为物质流或信息流。

运动性：系统总是不断地接受外界的数据输入，经过加工处理后变成有用的信息，并向外界输出，因此系统总是处于不断的运动之中。

适应性：系统能根据环境的变化，建立自适应机制，能根据要求进行变革。

一个系统内部同时存在着物质流和信息流，如一个企业为了不断完成生产经营任务，它就必须不断进行供、产、销的经营活动，它要组织一定的人、财、物并进行相应的配比和运作，因此这些资金、设备、材料等物质形式就要在企业内部进行不断的流动，这就是物质流。与此同时，反映这些资金、设备、材料的数量、质量、速度、形态、结构、金额等方面的信

息也将随着物质流的流动而流动，这就形成了企业内部的信息流。因此物质流和信息流是一个事物的两个方面，作为企业管理者来说，信息流能更加综合全面方便地反映企业的各种复杂的情况。例如：企业资产现有两台车，四个仓库，五台车床，这是物质表现形式，不能组合在一起表示。用信息表示形式，就可以用它们的价值形式来表示即：企业现有资产500万元。

任何信息系统都具有五大基本功能，即：数据的收集和输入功能、数据的存贮功能、数据的加工功能、数据的传输功能和信息的输出功能。

2．1．3 会计信息系统

会计是一个以货币为计量单位，按照会计的原则和程序，采用会计的方法和手段，对特定的部门或单位的经济活动进行核算与监督的系统。它具备系统应有的基本环节，即：输入环节、处理环节和输出环节，也具有系统的独立性、目标性、层次性、联系性、运动性和适应性。

会计的各项活动都可以体现为对信息的某种作用：如取得原始凭证是信息的获取，对原始凭证的审核是对信息的提取和确认，设置会计账户是对信息的分类，填制记账凭证和登记账簿是对信息的传送和存储，成本计算是对成本信息的进一步变换和处理，报出会计报表是对信息的输出，会计管理和决策是对会计信息的进一步应用。

会计信息系统（Accounting Information System ，简称AIS）是指利用会计信息处理技术，对会计信息进行收集、输入、处理、存储、传送、输出，以完成会计核算、监督、管理和辅助决策任务的信息系统。

会计信息系统是财务会计、计算机及网络技术、信息技术、企业管理科学等学科相互结合交叉的综合性学科。电算化会计主要强调了利用计算机及互联网等科技手段和方法来改造传统会计以创建新的会计学科分支体系。

2．1．4 会计信息处理技术

会计信息处理技术是指对会计数据进行采集、提取、确认、存储、处理、加工、传送、输出和利用等使用过程中所运用到的方法和技术。随着经济管理工作对会计信息处理要求的不断提高和科学技术的进步，尤其是计算机行业发展的一日千里，会计信息处理技术也在不断变化，就其发展过程来看，大致经历了手工处理、机械处理和计算机处理三个阶段。

手工处理阶段：在很久以前，人们就应用算盘作为运算工具，用纸和笔进行登记，完全靠人工进行会计数据的处理。后来出现了手摇计算机、计算器等工具，会计人员也应用这些工具，但也仅仅是作为算盘的替代物，而且还存在着速度慢、出错率高等弊病，在运用加减法运算时有时还不及算盘快和准确。手工处理方式历史漫长，至今在我国还有不少企业在采用。

机械处理阶段：20世纪初，出现了卡片穿孔机、卡片分类机、机械式计算机和制表机等计算机器，在国外有少数大型企业应用这些机器进行会计数据处理以代替手工处理。这种机械处理方式增强了数据处理的功能，但无法存储程序和大量的数据，同时由于设备庞大、价格昂贵、操作复杂，不能得到广泛的普及，仅在少数大型的企业中得到阶段性的应用。

计算机处理阶段：20世纪40年代后，计算机技术日益普及，使信息处理技术得到迅速的提高，并且随着计算机成本的迅速下降，使得大量应用计算机处理会计数据成为可能，计算机在会计数据的采集、分类、计算、存储、传送、输出和利用等方面得到了广泛的应用。

2.2 信息系统应用层次

随着社会经济和科学技术的发展，会计信息系统的应用层次也得到不断提高，从最初的核算型会计信息系统，发展到管理型会计信息系统，再发展到目前的决策型会计信息系统，会计信息系统经历了三个阶段的发展过程。

2．2．1 核算型会计信息系统