公司内部文件格式标准规范

公司内部公文格式标准规范（试行）

1.目的

为规范公司内部公文格式，提高公司内部文件管理质量。

2.适用范围

总公司及子公司各部门

3.内容

3.1公司文件格式要求：

3.1.1红头文格式

3.1.1.1文头的字体：一号黑体字、加粗、红色、居中、字符间距为1磅3.1.1.2发文字号的字体：四号宋体、黑色

3.1.1.3标题的字体：三号黑体字、加粗、黑色、居中

3.1.1.4主送机关的字体：四号宋体、黑色

3.1.1.5正文的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.6附件的字体：四号宋体、黑色、首行缩进2个字符、1.5倍行距3.1.1.7作者的字体：四号宋体、黑色、右对齐

3.1.1.8日期的字体：四号宋体、黑色、右对齐，“零”可写为“○”3.1.1.9注释的字体：小四号宋体、黑色

3.1.1.10主题词的字体：三号黑体、黑色、加粗

3.1.1.11抄送机关的字体：四号宋体、黑色

3.1.1.12印发说明的字体：四号宋体、黑色印章上不压正文，下压日期

3.1.1.13所有红头文件在发布之后将原件交由行政部并进行统一编号保管

3.1.2规章制度文格式

3.1.2.1文件标题：

各级标题均用阿拉伯数字（1，1.1，1.1.1）区别，大标题为黑体三号加粗，一级标题为宋体四号字加粗，二级标题为宋体小四号字加粗，三级标题为楷体GB-2312小四号字加粗

3.1.2.2文件正文：宋体小四号字，正文强调部分内容为宋体小四号字加粗3.1.2.3发文单位/发文时间/落款/日期：宋体小四号字

3.1.2.4主题词/呈/发：宋体小四号字

3.1.2.5行间距：1.5倍（未定义文档网格）

3.1.2.6页边距：上下各为2.54㎝,左右各为3.17㎝

3.1.2.7公司简称：在文件正文内可简称“泰谷生物”

3.1.2.8公司全称：在落款、合同文本等情形必须用全称

3.1.2.9公司文件机密程度说明（详见附件1）

3.1.3请示文格式

3.1.3.1请示标题为三号宋体加粗居中

3.1.3.2正文段落1.5倍行距，字体为四号宋体字

3.1.3.3落款/日期为四号宋体字

3.2公司文件编号要求

3.2.1发文字号编写说明

发文字号简称文号，是由发文机关代字、年份和序号组成。年度、顺序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，序号用中括号“[ ]”括入；序号编虚位（即1编为001），不加“第”字，表头红线不加五角星。

3.2.2部门代码说明：

部门（各中心）代码：以部门拼音开头两个字母的缩写来表示，若出现字母重复的代码，由各部门自行拟定并报行政部备查：

行政部XZ、证券与投融资ZT、企划部QH 、人力资源HR、财务部CW、有机物料腐剂营销中心FSJ、生物肥料有限公司SWFL、生物兽药有限公司SWSY、采购部CG、物流部WL、质量部ZL、农用微生物研究院YJY、生产部SC、后勤部

HQ。

3.2.3发文字号的种类及使用规定：

3.2.3.1以公司名义下发本公司范围内的决定、决议、通知、通报、意见，转发总公司的批复和上报政府职能部门的请示、报告的文号。（见附件2）落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司

文件编号：湘泰科字[2012] X号

3.2.3.2公司内部各部门之间工作联系的文号。（详见《工作联络制度》）

3.2.3.3公司内部制定相关管理制度办法等。（见附件3）

3.2.3.4部门名义上报公司领导的请示的文号。（见附件4）

落款名称：湖南泰谷生物科技股份有限公司

文件编号：TGQS-部门代码[2012] X号

3.2.3.5公司会议纪要的文号。（详见《会议管理制度》）

4.附则

本规范从发文之日起执行，由行政部负责解释。

湖南泰谷生物科技股份有限公司

2013.1.1

5.附件

附件1：公司文件机密等级说明

附件2：公司发文模板

附件3：管理制度发文模板

附件4：内部请示模板

附件1：

公司文件机密等级的说明

为了加强公司内部的案宗管理，避免公司或客户商业机密落入竞争者手中，公司将对各类文件进行机密等级设置，具体说明如下：

依其属性分级区分为：一般文件、密件、机密文件、极机密文件与绝对文件共五级；除一般文件外，均属公司重要文件与具有商业价值文件，也都列入受保护范围；

湖南泰谷生物科技股份有限公司文件

湘泰科字2012 [XXX]号机密程度：

关于下发《》的

通知

正文：

湖南泰谷生物科技股份有限

公司

二○一二年X月X日主题词：关键字关键字

发：湖南泰谷生物科技股份有限公司

抄送：公司全体员工

标题

1.目的

2.适用范围

3.内容

3．1二级标题

3．1．1三级标题

正文

n.附则

本规范从发文之日起执行，由XX部负责解释。n+1.附件

请示

TGQS-部门代码2012 [XXX]号

领导审批意见：

标题：

请示部门：

请示人：

请示部门负责人：

请示时间：

呈：

抄送：

请示内容：

泰谷生物XX部

年月日