煤矿物资采购管理办法

贵州XX实业有限公司物资采购管理暂行办法为加强XX实业有限公司物资采购管理，进一步健全物资采购监管体系，堵塞物资采购管理漏洞，降低物资采购成本，提高物资采购质量，增加企业经济效益，制定本办法。

第一章适用和界定范围第一条、本办法适用于XX公司对各煤矿、子公司、安然公司本部（下称“各单位”）物资采购监督管理。

第二条、物资采购分大宗物资采购和零星物资采购。

大宗物资采购是指为保证企业生产建设和管理需要，且金额大批量多，需要进行招投标的物资采购。

零星物资采购是指为保证企业生产建设和管理需要，且金额较小，不必进行招投标的物资采购。

第三条、物资采购范围：一、各种机器、机电设备及零配件。

二、生产及建设材料，包括油料、炸材、钢材、水泥等。

三、生产及运输工具、劳保用品、办公用品。

四、其他物料。

第二章物资采购管理第四条、所有物资采购均由XX公司采购销售部负责。

各矿采购员凭《采购订单》在指定供应商处按所需材料品名、规格型号、数量及时组织装运送到矿，并提供有签章的购货凭证办理入库手续，严禁在非指定供应商处采购或购买物资。

第五条、指定供应商处买没有所购常用材料，需要在其它供应商处采购的，必须在采购订单上注明，并报采购公司分管领导批准。

第六条、所有采购设备和物料都必须取得正规票据，发票及发货清单必须写明品名、合格证、规格型号、数量、厂家、购买时间、保修时间。

部分一次性小金额采购因特殊原因无法索取正式发票的，必须在收据上加以说明。

第七条、需求部门上报的《采购申请单》的采购设备、物料的品名必须以系统编码名称为准，规格型号必须准确，设备、物料采购数量、功能应满足生产建设需要，不得浪费。

第八条、所购设备和物料在交付安装、使用和入库时，相关人员都必须认真核对设备、物料的名称（系统编码名称为准）、规格型号、数量是否与《采购订单》、供货单位开具的发票或发货清单一致，检查设备、物料质量是否完好。

如核对设备、物料的名称（系统编码名称为准）、规格型号、数量与《采购订单》、供货单位开具的票据或发货清单其中某项不符，或发现损坏以及质量问题，不得办理验收手续，并立即向有关采购员和分管领导汇到。

第九条、零星物资采购管理主要对临时急需，且金额较小的物资，可由需求部门申报，公司采购销售部组织购买和运输。

第十条、大宗物资采购管理对设备和生产建设材料、生产及运输工具以及大批量采购等业务，均由安然公司采购销售部进行市场调查，编制《采购方案》，报成本控制委员会。

成本控制委员会通过招标、议标或指定商家进行购买。

委员会必须选择信誉良好、质量保证、价格合理、能开具正式发票或增值税专用发票的供应商进行供应。

第三章采购款支付结算管理第十一条、在指定供应商（或合同供应商）处购买的各种设备和材料款，一律由公司财务部统一支付结算，严禁采购员和相关人员直接向供应商直接支付和结算货款。

第十二条、现款结算管理。

出纳对销售发票、《购销合同》、供货方《发货清单》、库管员开具的《入库单》以及领导签署意见进行审核，并核实该供应商往来账情况后，再结付余款。

第十三条、应付货款结算管理。

由供货方提供经采购员签字认可的《发货清单》和库管员开具的《入库单》到公司财务部结帐，公司财务应在“应付账款”科目中进行核算。

待供货方向公司结清货款，并提供正式发票后，冲减“应付账款”。

公司财务应至少每月一次与供货商核对账务，随时掌握各矿材料采购、入库和货款结算情况，避免发生差错。

第十四条、各指定供应商处没有所购材料，经批准用现金在其它供应商处购买的材料款，供应商凭供货方开具的正规票据、供货清单和保管员开具的《入库单》经公司分管领导签字批准后，到公司总出纳处报帐。

第十五条、各供应商需借支或预付设备、材料款，必须由安然公司领导统一安排，并由供应商经办人开具收款收据，加盖供货单位行政公章，经公司分管领导签字同意后在本部总出纳处付款。

第四章采购流程管理第十六条、需求部门本着“服务生产、节约使用”的原则，根据本部门需要，确定采购对象名称（已公司仓储管理统一名称为准）、规格及数量，到货时间要求，填制《采购申请单》一式三联，一联交采购销售部；一联交财会部；一联留成以备查看，年终统一交档案室保管。

时间要求：根据本部门生产需求情况，零星物资采购提前三天填制《采购申请单》报本部门负责人审批。

大宗物资采购提前30天填制《采购申请单》报本部门负责人审批。

第十七条、《采购申请单》报需求部门(矿)负责人审核，负责人必须对采购的物资进行审核。

主要审核：需求部门购买物资是否确实需要；本单位仓储是否有库存等。

审核完毕必须签署是否同意采购。

时间要求：必须在收到《采购申请单》当天完成，对于特急物资，要求30分钟内完成。

第十八条、采购部门根据需求部门报来的《采购申请单》，及时进行核实。

主要核实：需求部门购买物资是否确实需要；本单位仓储是否有库存；公司所属其他矿是否有积压的库存；是否属大宗物资采购等。

如本单位仓储无库存，公司其他矿有积压的该类物资，则通过填制《物资借用单》报本部门负责人审核；如均无库存，则填制《采购申请单》报本部门负责人审核；如属大宗物资，则填制《集中采购申报书》。

时间要求：必须在收到《采购申请单》当天完成，对于特急物资，要求30分钟内完成。

第十九条、采购部门负责人必须认真审核《采购申请单》（《集中采购申报书》、《物资借用单》）。

主要审核：需求部门购买物资是否确实需要；仓储是否有库存；内部借用是否恰当；是否必须执行大宗物资购买程序等。

审核完毕后必须签署是否同意采购或内部借用意见。

时间要求：必须在收到以上审核资料的当天完成，对于特急物资，要求30分钟内完成。

《集中采购申报书》必须报成本控制委员会审议，《采购申请单》报分管领导审核。

第二十条、分管领导必须认真审核《采购申请单》或《物资借用单》。

主要审核：需求部门是否提出申请；是否经部门负责人审核签字；采购部门是否审核签署意见等。

时间要求：必须在收到以上审核资料的当天完成，对于特急物资，要求30分钟内完成。

第二十一条、成本控制委员会主任根据采购部门报送的《集中采购申报书》组织相关人员召开会议进行讨论，主要讨论内容：确定是否购买；采取何种方式进行购买（议价、中标、指定）；确定购买商家；货款支付方式等。

并填制《XX公司成本控制委员会审查意见表》，要求参会人员必须在此表上签署各自意见，最后由委员会主任签署最终意见。

时间要求：必须在收到《集中采购申报书》2天内完成，对于特急物资，可由委员会主任电话征求各委员意见，要求30分钟内完成。

第二十二条、采购部门根据《集中采购申报书》和《XX公司成本控制委员会审查意见表》草拟《XX公司采购合同》，合同内容包括品名、规格型号、质量要求、数量、价格、金额、交货日期及地点、运输方式、运费结算、违约责任等。

并报分管领导审核。

时间要求：必须在收到委员会反馈资料的1天内完成。

第二十三条、分管领导根据《集中采购申报书》、《XX公司成本控制委员会审查意见表》以及《XX公司安然公司采购合同》进行认真审核，签署意见后转交采购部。

时间要求：必须在收到采购部门报送资料的1天内完成。

第二十四条、采购部门组织商家签订《采购合同》，并根据《采购申请单》（《集中采购申报书》、《安然公司成本控制委员会审查意见表》、《采购合同》）以及领导审核意见等组织购买和运输。

时间要求：零星物资采购必须在收到审核完毕后的采购资料的1天内完成；大宗物资采购必须在收到审核完毕后的采购资料的3天内完成。

第二十五条、库管员根据采购部门报送的《采购申请单》、供货单位的《销货清单》验收入库，并填制《入库清单》。

时间要求：必须在收到货物的当天完成。

第二十六条、采购人员将《购货发票》、《入库单》、《采购申请单》以及《采购合同》交财务部门，及时结算。

时间要求：必须在完成货物验收入库的3天内完成。

第五章管理责任划分第二十七条、各部门（矿）采购工作主要责任：一、需求部门上报《采购申请单》采购设备、物料品名、规格型号不准确，数量、功能不能满足生产、建设需要，或提出物资需求的时间过迟，给企业造成损失，应追究相关人员的责任。

二、矿长未经查库审核，库管员未按领导的要求进行查库，造成物资积压承担相应责任。

三、相关工程师以及矿长对过度需求，造成浪费应承担责任。

四、相关工程师以及矿长对落后产品以及不适用产品提出需求，造成损失应承担责任。

第二十八条、采购部门主要管理责任：一、未按时遵照采购流程报送资料、采购货物以及组织运输等，影响正常生产，应承担责任。

二、经办人员未经查库审核，造成物资积压，应承担责任。

三、未认真进行市场调查，推荐有问题的商家，并在其购货，造成货物质量有问题或其他损失，应承担责任。

四、采购部门未先征求分管领导意见，在未指定商家购货，应承担责任。

五、无任何原因，采购部门在同城区价格就高商家购货，应承担责任。

六、采购人员因采购设备、物料质量问题给企业造成损失，应追究相关人员的责任。

七、采购部门对因起草的《采购合同》有重大失误，造成的损失，应承担相应责任。

第二十九条、分管领导履职失误，影响采购工作，造成公司损失，应承担相应责任。

第三十条、成本控制委员会负责对物资采购计划、价格、质量等采购环节实行全过程监管。

一、负责对物资采购流程执行情况和采购环节规范性进行监督管理，并根据报送的物资实际采购价，组织同类物资进行市场询价和抽查，对物资采购情况进行采购价格监督。

成本控制委员会对未能有效监督或失职，应承担监督责任。

二、成本控制委员会按月对流程执行情况进行抽查，按季进行综合检查，实行物资采购流程监督，并将采购监督检查情况上报分管领导及财务总监。

对未及时、真实、全面地向上进行书面汇报，应承担相关责任。

第六章责任处罚第三十一条、各单位管理部门、XX公司采购部门以及财务部门等要结合实际，对物资采购出现的违规行为及时进行查处。

一、经公司总部月度抽查和季度综合检查，各矿物资采购不按规定流程执行的，对相关责任人按XX公司《劳动人事管理规则》进行处罚。

二、经公司总部按市场价进行月度抽查，物资采购价格和同类质量、同类品牌物资相比明显高于市场价时，应说明原因，如属履职失误，由XX公司成本控制委员会提出处理意见对其采购单位和相关责任人进行处罚。

第三十二条、各矿要定期编制物资采购计划以及完成情况报表，并要求从2011年4月份起，每月3日前报送公司办公室、采购销售部以及财务部。

各矿不按规定时间报送物资采购完成情况报表，按《XX公司考核管理制度》相关规定进行处罚第三十三条、各矿要加强物资采购基础资料管理，建立健全相关管理办法，定期开展物资采购分析工作，形成的分析报告留档备查。

各矿未按以上规定做的，按《XX公司考核管理制度》相关规定进行处罚第七章、附则一、本办法解释权属贵州XX实业有限公司采购销售部。

二、本办法从2011年4月1日起执行。