大数据时代对档案管理的影响

大数据时代对档案管理的影响

发表时间：2018-06-15T15:14:36.877Z 来源：《基层建设》2018年第12期作者：王丽萍[导读] 摘要：随着大数据时代的发展，对于现代档案管理产生了较大的冲击。

中国石油天然气股份有限公司山西销售分公司山西省太原市 030021 摘要：随着大数据时代的发展，对于现代档案管理产生了较大的冲击。目前档案资源主要采取数字化形式进行存储，使其保管方面和维护方面都更加便捷。所以，本文在大数据社会环境下对有关档案管理方面的工作展开分析，具有重要的现实意义。

关键词：大数据背景；电子信息；档案管理 1前言

随着云计算技术、互联网技术的诞生，大数据又带来了一次技术革命，并行较短时间内席卷各行各业。麦肯锡研究所认为大数据即一种规模庞大的数据集合，其特征为数据规模十分庞大、数据流转十分迅速、数据类型十分多样以及价值密度比较低。其中，人事档案主要是记录各种人才相关信息，通过大数据来管理人事档案，能够有效节约档案信息查找的时间，提供更加便捷的服务。

2大数据背景下的电子档案管理优势分析 2.1利于提升效率

采取电子信息形式档案有助于提升相关工作者的工作效率。利用计算机相关管理系统能够减轻从事档案管理方面工作人员的工作负担，有效提升其工作效率，是现阶段档案管理工作实现现代化发展的必然趋势。

2.2利于保密存档

采取电子信息形式档案有助于保密存档，当需要对档案文件进行查阅的时候，无需提供整卷形式的档案，只需利用智能检索工具查找自己所需文件即可，如此不仅使查阅更加快速便捷，还有效避免了其他档案资料在查阅过程中被泄露出去，增强了档案管理的保密性。

2.3利于查漏补缺

采取电子信息形式档案有助于对档案文件进行补漏增缺。对档案文件进行查漏补缺时，传统形式档案管理必须以手工形式进行拆卷、装卷，而电子信息形式档案管理只需在相关管理系统中对其内容直接修改即可，十分便捷，有效提升了工作效率。

2.4利于标准化管理

采取电子信息形式档案，通过计算机统一制定标准，对档案实施智能化管理，使其工作环节更加规范、更加标准，不仅有效提升了工作质量，还减轻了工作人员的工作负担。 3档案数据挖掘的基本认识 3.1档案数据挖掘的定义与特性

数据挖掘就是从大量的、不完全的、有噪声的、模糊的、随机的数据中，提取隐含在其中的、人们事先不知道的、但又是潜在的有用信息和知识的过程。对数据化的档案资源进行数据挖掘，从而找到蕴藏在档案中的价值，获取档案中的知识和规律，这一过程可以说是从数据到新知识的蜕变。如，档案人员想要做好档案编研选题，不仅要对用户利用档案数据，包括档案调卷数量、档案利用次数、复制档案数量、制发档案证明数量等进行深度挖掘，而且还需要对用户访问记录，包括网页采用的关键字、下载记录、检索词、用户利用网页时间和频度等信息进行深度挖掘，然后利用分类功能及数据分析，建立档案编研选题的用户模型，一是按需确定不同类型的编研选题，提供个性化的服务；二是根据档案用户需求特点，预测其未来趋向，结合社会热点选定档案编研题目，从而使档案编研部门推出用户满意的编研成果。在档案利用方面，对档案利用登记数据库进行深度挖掘，分别选取不同方面数据进行建模，可以得出不同档案利用形式的变化趋势，从而对档案利用趋势进行分析和预测，对利用频率高的档案进行全文数字化，既可以提高档案利用效率，又可以起到保护档案原件的作用。

因此，档案数据的挖掘是大数据时代的主要特点，档案学的发展历程告诉我们，每一次重大的技术变革都必然影响着档案学的发展，如计算机和网络技术的引人，引起了档案管理理念与实践的变革，改变了文件与档案的处理流程。大数据技术对档案数据的深度挖掘为档案管理流程由粗放走向精细化提供了可能。

3.2从数字化档案转变为数据化档案 “数据化”是近两年随着大数据的发展才逐渐被人们从“数字化”概念中逐渐分离并提出来。最初“数字化”和“数据化”是混为一谈的，数据化的提出不是对数字化的否定，而是在对数字世界认识逐步深化的基础上，对数字化理论的拓展与推进。可以说数字化带来了数据化，但是无法取代数据化。我国档案界探讨最多的是档案的数字化，在理论和实践方面都取得很多成果。国家在档案数字化方面出台了《电子文件归档与管理规范》和《纸质档案数字化技术规范》两个重要的标准规范。在实践中，我国档案数字化主要做了两方面工作：一是档案目录信息的数字化，即建立档案目录数据库，严格规范档案信息的著录标引，科学选定档案目录的数据库结构；二是档案全文信息的数字化，即采用扫描录入的方式将档案全文按照原貌逐页存储为图像文件并为其编制目录索引，或是经OCR（光学字符技术）识别后采用文本格式存储档案内容，辅之以全文检索数据库。可见，我国在档案数字化过程里已经无意识地进行了部分档案的数据化，尽管所占的比例很小。

4大数据背景下电子档案管理完善措施 4.1加强档案设备与技术投入

基于大数据社会背景，企业要想有效解决其目前的困境，一方面需加大档案管理所需硬件的投入；另一方面需加强软件方面的建设及相关投入力度。在建设相关管理队伍的过程中，不仅要配备档案管理相关专业的人才，还需配备计算机相关专业的人才。如此才能有效提高其工作效率及工作质量。

4.2完善档案管理制度

企业单位在收集档案相关信息、整理信息以及提取信息的过程中需采取一体化形式的控制，而且还应在档案管理相关工作中实施相应的考核机制，特别是基于大数据社会环境下，其相关工作者必须不断丰富自身的专业知识、不断提升自身的专业技能，做到与时俱进，此外还能对其相关工作者进行督促，激励其工作积极性。

4.3提升档案管理人员素质

伴随大数据的广泛应用，对于档案管理而言，传统的管理模式已无法与社会发展需求相适应，必须对其进行创新，提升相关工作者的综合素质。主要可从两方面改进：其一，从事档案管理的工作者必须具有较强的时代意识，确保其知识水平和技术能力做到与时俱进，以符合大数据社会背景的发展要求；其二，从事档案管理的工作者必须熟练掌握大数据相关技术，可以利用这些技术对档案数据进行开发、利用，增加其利用范围。

4.4增强档案管理数据的安全性

基于大数据社会背景下的档案管理，需充分发挥网络平台的巨大优势，建立便于档案管理相关工作人员操作的管理软件平台。主要可从三方面入手：其一，健全档案管理信息化方面的水平，建立大数据网络平台；其二，需将大数据这个平台的优势进行最大化发挥，整合其相关业务，改进其工作流程；其三，基于大数据社会环境，严格把控档案管理相关部门的制度要求，确保档案信息的安全性。 5结束语

在大数据的社会背景之下，档案管理相关工作也必将面临新的挑战，但是有挑战便会有机遇，所以其相关工作人员需积极学习相关理论知识及技术知识，不断提升自己的业务能力，牢牢抓住机遇，那么其档案管理工作便会获得新的发展空间，实现其更大的价值。

参考文献：

[1] 崔洁.大数据背景档案管理工作的挑战与机遇研究[J].科教文汇，2016（6）：187-188.

[2] 孙朝霞.大数据时代档案管理模式革新研究[J].办公室业务，2017（3）：148-148.

[3] 弓顺芳.大数据时代档案管理模式的创新研究[J].山西档案，2017（1）：64-66.