物资采购过程的质量监督与控制

物资采购过程的质量监督与控制

3.4.1 采购质量控制计划

采购质量控制计划由采购经理负责编制，项目经理审批。

1 采购质量控制计划编制依据

(1)与业主签订的合同、协议；

(2)工程项目质量要求及总体计划；

(3)有关的质量文件；

(4)业主要求(会议纪要)；

(5)与采购有关的法律、法规及文件等。

2 采购质量控制计划的要点

(1)与采购有关的主要合同条款及要求

1)采购的范围；

2)业主推荐的供货商名单及特殊要求。

(2)项目采购人员组成及职责

(3)根据项目特点明确主要控制的设备和材料

(4)采购的审批权限

1)采购文件的编制与审批权限；

2)采购订单的审批权限。

(5)检验要求

(6)采购文件的管理

采购文件的管理应根据业主意见、合同条款以及公司档案《文件资料管理》规定制定。

(7)包装、运输要求

3.4.2 建立采购管理的全流程概念

在探讨项目采购管理中的问题时，应该关注的是整个项目采购流程中的成本降低，是对总成本的控制，而不是单一的针对采购货物或服务的价格。获得了低价的采购物品固然是成本的降低，但获得优质的服务、及时快速的供货、可靠的货源保证等也无疑是获得了成本上的利益。同时，降低采购成本不仅指降低采购

项目本身的成本，还要考虑相关方面的利益，成本就像在U形管中的水银，压缩这边的成本，那边的成本就增加。单独降低某项成本而不顾及其它方面的反应，这种成本降低是不会体现在项目采购管理的利润之中的。所以，需要建立这种全流程成本的概念，来达到对整个项目采购管理总成本的控制和降低。并保证采购与设计、施工相辅相成，打通全流程，保证总承包项目一次投料试车成功，最终生产出合格产品。

3.4.3 项目采购人工时的预算和考核

1 准备期

在项目初始阶段，未形成完整的计划订单之前，项目采购计划员应根据以往项目的基础数据，编制项目人工时估算版并报项目采购经理审核。

2 估算项目经理审核

当项目计划订单初步形成后，采购计划员按照采购人工时定额计算出各订单的计划人工时数，分类汇总形成完整的项目采购人工时进度计划表，上报采购经理审核。

3 校准预算

采购经理对项目采购人工时进度计划表进行检查后，上报项目执行中心审批，批准后作为正式的项目人工时进度计划执行。

4 对项目采购人员进行考评

通过按阶段对项目采购组的工作质量、进展情况、人工效率进行量化考评，可以对项目采购组的管理及绩效给出评价意见，作为奖惩及今后任务分配的主要依据之一。

3.4.4 大宗材料设备采购的管理

本工程建设中的大宗材料包括各种阀门、管道、管件、支吊架、电缆桥架和电缆等物资。这些物资的采购，由于种类繁多数量巨大，且该类物资的安装工作量大，对于施工进度有举足轻重的作用。而工程所需要设备和材料的种类、要求和特点决定了其采购模式不可能整齐划一；又受市场供求影响，有些物资可能在短时间内出现供不应求；而且，多数重要工程物资逐渐向几个大型供应商集中，行业上游企业话语权逐渐增大。针对这种外部环境的变化和发展，也为了规避招标人风险，我院专门制定了整体采购策略如下：

（1）借助于过去类似的项目计划和执行数据以及本次采购目录和清单，把整个工程需要采购的所有设备和材料的数据进行搜集和对比，对采购货物进行分析，在采购预算下，通过采用标准化的采购流程、尽量实施大规模采购和就近采购来完成采购任务，首先满足进度和质量要求，为招标人规避风险。并且进行性价比评价，提供菜单化采购服务，为招标人提供最佳决策依据。

（2）增加大宗材料设备包括关键路径材料设备和生产周期较长材料设备的订货提前期。关键路径设备和生产周期较长设备是任何工程项目管理的重点。由于同定资产投资的周期和时间限制，供应商生产能力在短期增加的可能性很小，设备生产能力具有很强的刚性。材料采购、生产、试验和运输环节的不确定性较大。为了不影响依赖路径上的工作，应提前订货，防止其他同类工程的类似订货影响供应商的交货进度。

（3）捆绑订货。捆绑订货是将具有类似功能和类似要求的产品进行捆绑，充分利用供应商自有的采购渠道和合作伙伴，增加采购金额，以此获得供应商的报价优惠。这种做法可以让供应商更多地分担合同管理责任，减少总包商的人力资源占用，符合工程管理中“抓大放小”的思想。

（4）强制性的国内分包采购。工程中一些关键设备和大型设备需要国外进口，从工程设备采购实践经验来看，国外设备价格通常为国内采购设备价格的2至3倍，有些设备价格差距甚至更大。而通过采用国内分包策略可以实现双赢，也符合采购国际化和本地化相结合的原则。目前，这种做法也是国外设备公司在国内开展业务的一个重要策略。通过将非关键部件或子系统分包给国内具有生产能力和成本优势的企业而降低设备的报价成本、运输成本，缩减交货周期，从而使总体供货成本大幅降低。

3.4.5 物资采购过程质量控制措施

1 确保采购物资的质量

为确保项目所用物资的质量符合订货合同的规定要求，避免由于质量问题而影响工程建设，采购部将做好材料设备制造过程中的检验和中间监制工作。

工程项目物资采购实行“谁采购、谁负责”的质量负责制。采购物资出现质量问题，应按照权责对应的原则，追究相关单位和人员的责任。采购物资严格执行经批准的设计文件等相关技术标准，实行标准化采购。

除公开招标或特殊原因外，供应商应从业主发布的合格供应商名单或由分包商推荐的经业主审批的合格供应商名单中选取。物资采购合同，必须明确物资质量标准、要求，约定质量验收方法、质量责任的承担以及质量保证金。对国家规定或合同约定需要进行质量检验、进场复检的物资，由业主委托质量检测机构进行检验。检验不合格的，不得入库，并由签订采购合同单位向供应商索赔。

对到现场验收或复检不合格的物资，不得入库和使用，由项目部或采购分包商组织供应商按合同要求采取现场修复、更换等有效措施，确保产品质量要求。

2 检验报告

检验报告是对材料设备进行检验、监制和其他质量检查的真实情况的记录，检验报告一般应包括以下内容：

合同号、受检材料设备名称、规格、数量；

供货厂商名称、检验场所、开始时间；

各方参加人员的姓名、职务；

检验记录清单：包括检验项目记录、文件审查记录；

3 不符合报告

如果发现不符合质量标准、工艺或没有完全按照合同要求生产的设备和材料，应拒绝接受，并当场发给供货商不符合通知，清楚表明不符合的依据。

当发现了不符合报告后，供货商应负责在不合格报告中列明不符合原因以及书面建议他们将要采取的纠正措施。业主认可或接受的偏差的详细内容是构成相关设备或材料检查手册的一部分。

技术/设计偏差需业主同意解决。

4 制造数据手册（检验手册）

采购部应对所有的测试证书和相关的文件进行维护存档，并在工程结束后提交给业主一份完整的测试数据记录便于长期保存。

要求的检验文件应收集到制造数据手册里并针对每一次采购的设备和材料进行归档。

适当的时候，制造数据手册在提交前需由检验员和业主（需要时）进行检查和汇签。有些测试证书里所包含的数据需要得到设计部门的批准。

5 物资运输质量控制