公司行政文员档案管理的工作流程和规范

公司行政文员档案管理的工作流程和规范（一）立卷归档

1、文书档案

档案员将文件材料收集整理分类——录入机读目录——将文书档案整理完毕——整理装订文书档案——制作检索工具——档案入库——分类上架。

2、会计档案

财务部按照规定整理会计档案——将整理完毕的会计档案移交公司档案室——双方填写档案移交登记表——档案入库——由会计将会计档案分类上架并管理会计档案柜的钥匙。

3、仪器档案

各部门购进万元以上的设备，由相关科室将设备的资料交公司档案室---双方填写档案移交登记表——档案入库。

（二）借阅

1、本单位人员借阅档案

由本人提出书面申请——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责查找有关档案——借阅人填写借阅档案登记薄——借阅人填写档案利用效果登记表——档案员填写归还日期。

2、外单位人员查阅档案

查阅人到公司档案室持单位介绍信申请借阅档案审批单——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负

责查找——查阅人填写借阅档案登记薄——档案室填写归

还日期。

3、查阅会议记录

查阅人到档案室申请借阅档案审批单——办公室主任

审核——分管领导签字批准——档案员负责查找——查阅

人填写借阅档案登记薄——必须在档案室查阅，不得外借，不准复印。

4、查阅各类档案（行政类、会计类、工程类等）

相关科室人员书面申请查阅(不能超越批准查阅的范围)——办公室主任审核——总经理签字批准——档案员负责

查找——借阅人填写借阅档案登记薄——档案室填写归还

日期。

（三）鉴定销毁

档案销毁提出申请——办公室主任审核——向分管领

导汇报——档案鉴定小组（由公司领导、办公室主任、档案管理人员及相关部门业务人员共同组成）进行鉴定——档案管理人员及相关部门业务人员逐项照册登记——办公室主

任签字批准——分管领导签字批准——总裁签字批准——

档案员到指定地点2人以上监销——档案员办理销毁清册——档案室归档。