商务英语信函课程写法及商务英语入门篇

11、Business Correspondence(1) 商务信函(1)

您是否遇到过这样尴尬的情况：当你急需拟订一封得体的英语商务书信时，却觉得头脑中千头万绪，不知该从何说起……也许正是这封小小的英文书信成为您事业的绊脚石，使您失去了在公司大展宏图的机会。

但是，为什么不把英语商务书信变成助您平步青云的阶梯呢？变成您广交朋友的机会呢？事实上，商务信函都有一定的格式可循，并非"难于上青天"。从本课开始，入门篇将开始向您详细讲解如何书写英语商务书信，助您在最短的时间内掌握写出一手漂亮英文书信的秘诀。

本课的单词和重点句型。

recipient 收信人

salutation 称呼

enclosure 附件

signature 签名

Company Limited 责任有限公司

Corporation 责任有限公司（美）

Incorporated 责任有限公司（美）

Yours faithfully 您忠诚的

Yours Sincerely 您忠诚的

Best Wishes 谨致问候

书写商务信函，首先要对商务书信的编排格式做到心中有数，下面我们就来看看书信的编排格式列表：Heading 信头

Date 日期

Recipient's name and address 收信人名址

Salutation 称呼

Subject 主题

Body 正文

——————————————————————

————————————————————

Complimentary close 结束敬语

Signature 签名

Enclosure Notation 附件说明

从列表中，我们可以清楚地看出商务信件同一般英文信件一样，首先要标明信头(Heading)和信内地址(Inside Address)。信头的主要内容是发信人的姓名、公司名称、地址、发信日期等。但是在商务书信中，许多公司已经印好了自己带信头的信纸，所以我们不必再为重复书写公司名称、地址烦心了。

不过我们还是要在印好的信头下面加上发信日期的。日期的书写可分为美式和英式两种：

美式的写法是按照的月-日-年的顺序，比如：2000年5月9日：May 9, 2000，May 9th, 2000, 或者5/9/2000。

当然，你也可以根据情况，使用英式的写法。注意，英式的顺序是日-月-年：9 May, 2000，9th May, 2000 有了发信人的地址，自然还要注明收信人的地址，这就是信内地址(Inside Address)。比如：

Mr. R James

T F Consultancy

29 Lower Village Rd.

London SE17 2ST

翻译成中文就是：伦敦洛尔庄路29号，TF咨询公司，R. 詹姆斯先生。邮政编码：SE17 2ST 你是否留意到，原文地址和所翻译的中文的地址顺序恰恰相反。这是因为英文地址是按照从小到大的顺序来书写的，即：人名--公司的具体地址--城市名+ 邮政编码--国家。

另外在地址中，为了显得更简洁，还常用到下面的几个缩写词：Rd.= Road（路）; St.=Street（街）; Sq.=Square（广场）; P.O.B= Post Office Box（邮政信箱）；# 24= 24号(美式用法)；No.24= 24号（英式用法）

所以如果说"公园广场44号"，就可以表达为：44 Park Sq.，而"中山路"，则是：Zhongshan St. 公司的名称也是商务信件必不可少的一项。一般来说，国外绝大多数公司、企业都是责任有限公司(Company Limited)，缩写为Co. Ltd.。在美国，责任有限公司叫Corporation 或者Incorporated，缩写为Corp. or Inc.。

例如微软的全称是Microsoft Corporation, 而"摩托罗拉"则是Motorola, Inc. 完成了地址一项，你就要写信件开头的问候语（Salutation）和结尾的敬语（Complimentary close）等等。虽说这些都是客套话，但是在商务信件中却是必不可少的。

如果你不知道对方的姓名，可以用最客气的方式来问候他/她：

Dear Sir or Madam:(尊敬的先生或女士) 来称呼对方。

这时要用Yours faithfully （您忠诚的）来作为信尾签名之前的用语。

如果你知道对方的名字，则可以标明对方姓名，来显得更亲切些：

Dr Green 格林博士（大夫）

Mr. Green 格林先生

Mrs. Green 格林夫人

Ms Green 格林女士

Miss Green 格林小姐

结尾用Yours Sincerely（您忠诚的）就可以了。

如果收信人是你的朋友或关系亲密的同事，就直接用名字，不用姓：Dear James 亲爱的詹姆斯

因为是你的朋友，结尾时当然要给出最真诚的祝福，所以你可以用：Best Wishes/ regards

最后，在结束敬语后，需要加上你的签名，并在下面打印你的全名和职称。比如：

Yours sincerely

Signature

John Lee General Manager

学完了这一课，你应该能掌握书信的格式了，在下一课中，我们会讲到商务信函的内容编排和常用句型。希望你能随着课程能一步步地提高自己的写作技巧。

12、Business Correspondence(2) 商务信函(2)

通过前面的学习，相信你已经掌握了商务信函的格式，接下来我们要学习商务信函的内容和语言。在开始前，先送给你5条书写商务信函的"Golden Rules"(秘诀)。

写信时，一定要考虑到收信人的感受，所以你的信件必须做到:

1. CLEAR 清楚易懂

2. COMPLETE 内容完整

3. CONCISE 简洁、扼要

4. COURTEOUS 用词礼貌

5. CORRECT语言正确

本课的重点词汇和句型。

quotation n. 报价

above-mentioned adj. 上述的，信中已提到的

attach vt.附上、加上（条件等）

enclose vt.把……（随函）附寄