出差及费用报销管理制度

出差及费用报销管理制度

版本：第一版

编制单位：上海******有限公司

编制日期： 2016年

一.目的

为了加强公司对员工出差的管理，细化员工差旅费报销标准，结合相关财务制度及公司实际情况，特制定本制度。

二.适用范围

本制度适用于公司所有正式员工。

三.目的地分类标准

四.费用标准

4.1 交通标准：

4.1.1当飞机票费用（含燃油费、机场建设费）低于火车或其他交通费用时，主管级以下员工可直接选择乘坐飞机（报销时应说明火车和机票折后价格的对比），并最终以人事行政部确认的机票和火车票为准。

4.1.2市内交通主要以公交车、地铁为主。

4.1.3出差人员原则上不得乘坐出租车，但下列情况除外：

A.出差目的地偏远，没有公共交通工具的；

B.携有巨款或重要文件须确保安全的；

C.收、发货物笨重，搬运困难或时间紧迫的；

D.陪同重要客人外出的。

4.2住宿标准：

4.2.1住宿费标准是指每天每间，若为同性二人同时出差，按一个房间计算报销；

4.2.2出差人员住宿费遵照“据实报销、超额自负”的原则，按实际出差住宿天数计算，在规定标准内报销，凡未实际住宿或采取其他方法住宿未取得正规住宿发票者，一律不予报销。

4.3餐饮标准：

4.3.1员工出差餐费报销不分地区、员工级别，补贴标准上限为50元/天/人，超支自负，节约归己。

五.出差流程

5.1出差申请审批

5.1.1员工因公出差，应至少提前一天填写《出差申请单》。

5.1.2审批流程：

A.一般职员：申请人填写表单----部门经理审批----部门总监批准；

B.主管经理：申请人填写表单----部门总监审批----副总经理批准；

C.总监副总经理：申请人填写表单----总经理批准。

5.2出差借款审批

5.2.1出差借款金额小于2000元（含），申请人填写《付款申请单》----直属主管审批----副总经理批准----财务部借款支出----领款人签收；

5.2.2出差借款金额大于2000元（不含），申请人填写《付款申请单》----直属主管审批----总经理批准----财务部借款支出----领款人签收。

六.出差报告

6.1出差人员参加行业会、设备交易会、展览会等大型的与企业发展有关的重要会议以及培训学习，出差回来后要及时以书面形式报告总经理及相关人员；

6.2其它的出差以口头形式向有关人员汇报事情的完成情况。

七.费用报销

7.1票据要求

7.1.1报销单据填写应力求整洁美观，不得随意涂改；

7.1.2费用报销单与后面的原始凭证粘贴单须大小一致，各票据不得突出于报销单和粘贴单之外（票据过大时应按报销单大小折叠好）；

7.1.3各票据应均匀贴在报销单封面后的粘贴单上，整份报销单各部分厚度应尽量保持一致；

7.1.4若报销票据面积大小相同或相似（如车票等），需有层次序列张贴；

7.1.5按照报销单据金额、类型相同（如车票住宿票办公用品发票等）的票据进行不同类别的归类粘贴；

7.1.6报销票据在粘贴时，确保审核人能够完全清楚地审阅到报销金额；

7.1.7报销单据一律用黑色钢笔或签字笔填写；

7.1.8的士发票必须是机器打印的发票（没有机器打印发票的地区除外），交通费发票都必须在票面上注明起止地点、日期、经办人；

7.1.9发票抬头名称：根据实际情况按所在公司全称填写；

7.1.10报销单椐各项目应填写完整，大小写金额要一致，并经部门负责人批准才有效；报销单据不得涂改，粘贴好后请仔细核对金额，票据金额与填写金额不符，财务不予报销；

7.1.11费用报销单应严格按公司要求报销，不符合标准，或填报单据不符、金额不符、重复报销，一律退回。

7.2报销流程

7.1经办人填写《费用报销单》；

7.2审批流程

八.附则

本制度自2016年5月1日起实施。

九.相关表单

《出差申请单》-附表

《付款申请单》-附表