秘书的知识结构

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秘书的知识结构
知识结构是指个人为实现一定的目标，在对人类知识体系进行学习和选择后，在自己头脑中形成的知识构架以及各类知识的比重。

这里的“比重”，不仅指数量关系，也指质量关系。

秘书作为全面辅佐领导者的“通用型”人才，其知识结构应由三个层次构成。

（1）基础知识层基础知识是秘书知识结构中的根基部分。

基础知识与人的工作能力、发展潜力有着密切的关系，它在人的学习、工作中起着“润畅细无声”的作用。

基础知识越充足，融会贯通的能力就越强，也越容易学会新知识，掌握新理论，发挥创造性的潜力就越大。

1）政治哲学类，主要指哲学、政治经济学、逻辑学等知识。

这些知识有利于秘书人员树立正确的世界观和方法论，是秘书业务才能的灵魂。

2）语言文学类，主要指汉语、文学、写作、艺术等知识，重点是语言知识和基本写作知识。

另外，还应学习一些美学知识，树立健康的审美观点。

3）数学统计类，主要指高等数学、管理数学、统计学等知识，这是现代化管理对新型秘书人员提出的新要求。

4）历史地理类，主要指中国近代史、世界近代史、中国经济地理、本地的近代历史与地理知识。

5）法律法规类，主要指法学概论以及1985年以来的人大、国务院颁布的一系列法律规定，如经济法基础、合同法、公司法、专利法、中外合资经营企业法实施条例等。

（2）中间知识层中间知识层是非秘书专业知识却又与秘书专业密切相关的知识。

这些知识有助于秘书整体素质的提高和秘书业务的有效开展。

1）管理知识。

秘书还是直接管理者，却是管理者的助手参谋，秘书工作是管理工作的一部分。

因此，秘书人员应当学点行政管理、经营管理的知识，学点信息论、系统论、控制论知识。

这
些知识，对辅助领导科学管理，提高管理水平是大有帮助的。

2）外语知识。

随着改革开放的深入发展，秘书参与外事活动的机会越来越多；同时，秘书如果能从外文书刊报纸中直接获取最新的信息，就会使我们的管理工作接近于世界先进水平。

因此，秘书应当掌握一至两门外语。

3）地方志知识。

社会主义市场经济，需要秘书人员从当地具体情况出发，协助领导考虑如何利用本地自然、地理条件，开发本地资源，发展地方经济，利用当地文物古迹、风土人情、民俗习惯，开发旅游资料，提高本地的知名度、美誉度。

4）心理学知识。

秘书要学习一些心理学方面的知识，了解人的心理活动特点，掌握人的心理活动规律，提高人际交往与公关能力。

5）导游与接待知识。

现货秘书人员陪同外宾参观浏览的机会较多，没有此类知识，可能会在陪同中出洋相，闹笑话，甚至会延误工作，影响交往。

（3）最高知识层最高知识层是秘书知识结构的核心部分，是从事秘书工作的专门业务知识。

这部分知识包括理论秘书学知识，也包括部门秘书学及其分支学科的知识。

同时，秘书所在行业和部门的专门知识，也是秘书人员必须掌握的，如在政府机关工作的必须具有行政管理知识，在工商企业工作的必须具有企业管理知识、市场营销知识。

其他处在教育、军事、外事、科学、文艺、体育、医疗等行业系统的秘书人员，也应分别具有各自的行业基础知识。

这类知识与秘书的业务知识相互配合，共同构成了秘书知识结构的最高层次。

精深的专业知识是秘书知识结构中具有职业特点的主要部分，是形成秘书专业特长的主要知识。

1）秘书学知识。

秘书学不仅对秘书、秘书部门、秘书工作等一系列理论构建有较全面科学的论述，而且对秘书专业的实践具有重要的指导作用。

因此，秘书知识是秘书专业知识中的核心部分。

2）秘书写作知识。

秘书必须精通公文写作和各类应用文体写作，写作知识是秘书专业特长的标志，是从事秘书工作的重要技能。

3）文书档案知识。

文书档案工作是秘书工作的重要组成部分，秘书人员必须熟练准确地掌握有关知识。

要在文书档案管理的综合分析、开发利用上下工夫，以便更好地为领导和群众提供各类有价值的信息资料。

4）调研、会务、人际关系等知识。

秘书人员经常进行调研，组织会务，处理来信来访，与上下左右各方人士打交道，不掌握有关知识是开展不好工作的。