外贸函电---课程资料

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四、询盘函(Enquiry)


(一)概念 询盘函又称询价函,其本质是一种要约邀请,是要约 (Offer)的前奏。根据询价方式的不同,询价函可以分为一 般询价函和具体询价函。 (二)结构和写法 (1) 初次询价应该在开头说明从何处获悉对方名称及商品 信息,并介绍自己的经营范围及规模,以便对方了解。 (2) 询问的内容。询盘函的内容可包括商品名称、品质、 规格、单价及其他价格条件、装运、保险、付款方式等, 一份具体的询价函不一定要包含上述所有因素,可以只涉 及其中某一项或几项。 (3) 如有需要对方提供的资料,可在信中直接提出。


(一)概念 受盘方不同意报盘的交易条件从而向发盘 方提出修改或变更的意见而发的函,称为 还盘函(Counter Offer)。 还盘函可以分为买方还盘函和卖方还盘函。 还盘函可以通过信函或传真的形式发出。 (二)结构和写法 还盘函格式可参照外贸函电的格式部分。
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七、接受函(Acceptance)


(2) 卖方可重点澄清一个或若干个非常重要的 交易要件,以提醒卖方必须遵守。 (3) 表达谢意,同时对未来的更多的合作表示 期待。
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第三节 有关合同履行的外贸函电

一、概述

与合同履行有关的外贸函电包括付款函电、通知发 运函、索赔函和答复索赔函等。这些函电是合同双 方权利、义务的体现,也是合同正常履行的必要保 证。 (一)要求开出信用证的函电

(1) 开头部分说明收到对方来函的情况。 (2) 表明对索赔要求的态度和看法。 (3) 表示歉意。
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思考与练习

一、百度文库解以下词语

外贸函电 通函 信用调查函 询盘函 报盘函 还盘 函 接受函 付款函 通知发运函 索赔函 答复索赔 函 1. 信函的格式有哪几种? 2. 外贸信函包括哪些要素? 3. 外贸传真的格式包括哪几部分?



(1) 开头部分说明是哪批次货物出现何种问题。 (2) 正文部分说明对问题情况的详细调查结果,以 客观材料证明责任在对方,并提出具体索赔要求。 (3) 结束语部分表示希望尽快得到对方的赔偿。
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五、答复索赔函


(一)概念 答复索赔函是针对索赔函作出回复的信函。 对索赔函中的赔偿要求表明己方态度、决定。 (二)结构和写法 就内容看,答复索赔函应包括如下几个部分。


(二)结构和写法


(1) 装船日期。 (2) 船名及开船日期。 (3) 销货合同号。 (4) 货物的数量。
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四、索赔函

(一)概念

对外贸易中买卖双方中的任一方因对方没有全部履 行合同所规定的责任和义务而遭受损失时,作为受 损方向对方提出有关赔偿条件的函件。

(二)索赔函的格式可参见外贸函电概述部分相 关内容
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五、报盘函


(一)概念 报盘函又称报价函,是指在外贸活动中, 卖方为答复买方的询价而写的信函。也可 以不经询盘,由卖方直接向买方发出。报 价函可以通过信函或传真的方式发出。 (二)结构和写法 报盘函的格式可参阅外贸书信、传真的格 式部分。
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六、还盘函(Counter Offer)


二、付款函电

由卖方向买方发出的函电,意在通知买方已确认其订购, 准备装运,并要求对方开出信用证。
1. 概念 2. 结构和写法
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(二)通知开出信用证函

三、通知发运函

(一)概念

买卖双方达成交易后,卖方就要履行合同,按规定 期限将货物通过一定的运输方式发运出去。通知发 运函就是卖方为将有关货物发运情况及时通知买方 而发的信函。 从内容看,通知发运函电应包括:
第一节 外贸函电概述

三、外贸函电的特点 (1) 简洁(Conciseness) (2) 清楚(Clearness) (3) 准确(Correctness) (4) 具体(Concreteness) (5) 礼貌(Courtesy) (6) 体谅(Consideration) (7) 完整(Completement)
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2. 结构和写法


七、接受函(Acceptance)

(二)确认订购函 1. 概念


确认订购函(Confirm)是卖方对订购函所作的确认, 可以看作是双方合同的卖方签字。确定订购函的格 式可参见外贸函电的格式部分。 其内容通常包含如下几个部分。 (1) 卖方确认买方的订购信息。
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二、通函(Circular Letters, Circulars)

(三)注意事项 (1) 信函形式的通函和传真形式的通函在写 法上没有根本的区别,只不过前者按书信格 式书写;后者按传真格式书写。 (2) 开业通知是通函的最常用的形式,多为 内容相同的印刷件,只要在其抬头打上受函 方名称即可。 (3) Circular letters和Circulars的区别。前者 具备书信的一切格式,后者则不具备,仅仅 是印刷体的“通告”(Announcements),有 时没有日期,也没抬头。

二、简答下列各题


三、比较下面每组的两个句子,说说其中哪一 种表达的效果好,为什么?(P259)
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思考与练习

三、写作实践题




1. 试以史密斯公司的名义,给吴氏公司写一封希望 建立业务关系的信函。 2. 以吴氏公司的名义,向花旗银行写一份调查史密 斯公司信用情况的信函。 3. 刘明所在的公司为周年庆典活动向专门经销高级 音像设备的美国的M&M公司订购了五套音像设备。 货物运到后结果发现质量存在问题,刘明的公司决 定索赔。 请根据以上材料,为刘明所在的公司拟写在这一完 整的贸易活动中需要用到的全部外贸信函。其他信 20 息可以自拟。
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四、外贸信函概述



(一)外贸信函的基本格式 通常外贸信函有三种格式。垂直式,缩进式,折中式。 (二)外贸信封的基本格式 英语信封有两种写法。一种是同面式,一种是异面式。 (三)外贸信函的要素


1. 信头 2. 信内地址 3. 称呼 4. 正文 5. 结尾客套语 6. 签名
外贸函电
本章学习目标

了解外贸函电的概念和特点 理解外贸函电的写作要求和基本格式规范 掌握常用外贸函电的写法
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第一节 外贸函电概述


一、外贸函电的概念 外贸函电是对外贸易活动中使用的信函和电报。 外贸函电即外贸信函和外贸传真的合称。 外贸函电既可以中文写作也可以外文写作。 二、外贸函电的种类 按函电的功能可以分为:寻求建立业务关系的 信函,信用调查信函,询价函,报价函,订购 函,装运函,付款函,索赔和理赔函等。 按文书的形式,可以分为外贸信函、外贸电报 和外贸电传等。 2
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五、外贸传真概述

(一)概念

外贸传真指的是在外贸活动中通过传真机发送的文 书。传真是当前外贸活动中远距离传递文件的最便 捷的方式。 1. 传真文头 2. 传真标题 3. 称呼 4. 正文 5. 签名及印章 6. 附件 7. 发文单位的联系方式

(二)格式



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第二节 有关合同商订的外贸函电
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二、通函(Circular Letters, Circulars)
(一)概念 通函指在外贸活动中,为谋求建立业务关系 而发出的信函及传真。建立贸易关系的函电 可由进口商首先发出,也可以由出口商首先 发出。其形式可以是信函也可以是传真。 (二)结构和写法 (1) 介绍本公司的经营范围和有关信息。 (2) 向潜在客户表明建立外贸关系的愿望。

一、概述 以签订合同为分界线,外贸过程可以大致分为 两个阶段。 之前是合同的商订,即建立外贸关系,之后是 合同的执行,即履行外贸关系。 对于外贸业务的双方而言,前者是双方确定权 利与义务的过程,后者是双方履行义务同时获 得权利的过程。 与合同商订有关的外贸函电包括通函、信用调 查函、询盘函、报盘函、还盘函和接受函。
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三、信用调查函


(一)概念 信用调查是外贸活动中,减少交易风险的重要 手段。信用调查的范围包括对方的资金情况、 经营能力、商业信誉等。 (二)结构和写法 (1) 说明调查对象及调查项目。 (2) 介绍交易情况并征求对方对交易方的信用评 价。 (3) 保证对对方提供的资料保密。
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(一)订购函 1. 概念

订购函也称订单(Order),是买方接受卖方的交易条 件之后,决定购买对方货物而发出的信函。 (1) 对收到对方的有关信函表示感谢。 (2) 说明自己所需订购的商品名称与质量、规格数量、 价格、包装方式、装运期、付款方式和条件。 (3) 希望对方按时发运,并以简短的习惯性用语作总 结。
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