数码照片归档与管理培训课件

三、数码照片的归档 归档范围
• 1 记录本单位主要职能活动和重要工作成果的数 码照片。
• 1.1 本单位主办或承办的重点工作、重大活动、 重要会议的数码照片； 本单位重点建设项目、 重点科研项目的数码照片；
• 1.2 领导人、著名人物和国际友人参加与本单位、 本地区有关的重大公务活动的数码照片；
• 机关、团体、企事业单位和其他组织 在处理公务过程中形成的对国家和社 会具有保存价值并归档保存的数码照 片。
• 具有记录属性和保存价值的、符合相关要 求的、归档保存的数码照片。
照片
传
统 照
说明
片
底片
数码照片
数
码
照
2016年12月15日，新疆自治区档案局干部蒋忠杰
片
ຫໍສະໝຸດ Baidu
（左一）在英吉沙县城关乡13村农民穆萨亚库普
• 2、时空感强。运用先进的科学摄影技术，将过去 的场景现场记录和再现，跨越时空传递，具有较 强额时间感和空间感。
• 3、传输使用方便。能通过计算机、网络、移动存 储介质传输、共享，使用方便。
• 4、便于复制和备份。复制与备份简洁，数码照片 可以冲印成纸质照片，也可生成底片，对丢失的 传统照片，可以通过扫描方式数字化，真实地保 留原始照片信息。但需要必备的工具和环境，易 于修改。原始性和真实性难保证。
• 保管期限代码：分别用“YJ”、“30”、“10” 代表永久、30年、10年。
• 年度：为4位阿拉伯数字。
• 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的照片 组从“0001”开始顺序编号。
• 张号：为4位阿拉伯数字，同一照片组内的数码照 片从“0001”开始顺序编号。
• 示例1：
• 2009年某单位拍摄的一组XX工作会议的数码照片 为本年度第一组照片，保管期限为“永久”，存 储格式为JPEG。则该组第一张照片的文件名应为 ：YJ-2009-0001-0001.jpg。
数码照片的著录项目
• 数码照片档案应至少包括以下著录项目：全宗号、保管期限、年度、部门、 照片组号、张号、参见号、摄影者、时间、组题名、文字说明、文件格式、 开放状态。
• 全宗号：档案馆给立档单位编制的代号。 • 保管期限：照片所划定的保管期限，包括永久、30年、10年。 • 年度：形成年度，采用4位阿拉伯数字。 • 部门：归档部门，采用部门全称或规范化简称，并保持一致和稳定。 • 照片组号：为4位阿拉伯数字，同一年度内的组从“0001”开始顺序编号。 • 张号：为4位阿拉伯数字，同一组内数码照片从“0001”开始顺序编号。 • 参见号：与本张照片有密切联系的其他载体档案的档号。 • 摄影者：照片的拍摄单位或拍摄人。 • 时间：数码照片拍摄时间。采用8位阿拉伯数字，依次为：年代4位，月和日
• 1.3本单位劳动模范、先进人物及其典型活动的数 码照片；
• 1.4本单位历届领导班子成员的数码证件照片。
• 2 记录本单位、本地区重大事件、重大 事故、重大自然灾害及其他异常情况 和现象的数码照片。
• 3 记录本地区地理概貌、城乡建设、 重点工程、名胜古迹、自然风光以及 民间风俗和著名人物的数码照片。
• 4 其他具有保存价值的数码照片。
•原 则
• 定期归档、随时归档
• 保管期限
• 数码照片档案的保管期限划分为永久 和定期，其中定期分为30年和10年。
• 归档时间
• 数码照片在拍摄完成后，应及时整理 和归档，最迟在第二年6月底前完成归 档。
归档要求
• 3、归档的数码照片应为JPEG、TIFF或RAW格式， 推荐采用JPEG格式。拍摄数码照片像素应在300 万以上，扫描照片的线数应不低于600dpi。
四、数码照片的整理
在同一全宗内按“保管 期限-年度-照片组”分类
分类 同一组内照片按 时间顺序排列
排列 编号 同一组内照片按 时间顺序给号
按“保管期限-年度-照片 组-张号.jpg”格式批量命 名
存储
建立树状层级文 件夹
照片命名
• 3 命名
• 数码照片文件采用“保管期限代码-年度-照片组 号-张号.扩展名” 格式命名。
数码照片成为档案的要求：
• 1、具有文件的记录属性和存档价值 • 直接记录工作和活动的文件 • 有保存、利用价值 • 2、符合相关要求和规定
• 《照片档案管理规范》(GB/T 11821-2002)
• 各种实施细则等规范性文件和制度
二、数码照片档案的收集
要求： 应收尽收，齐全完整，无一遗漏
方法： 1、健全制度。各单位要建立健全数码照片 收集归档制度，各负其责，按照要求做好 收集、归档、整理、存储、移交等各项工 作。 2、明确责任。按照“谁拍摄、谁负责”的 原则，及时对数码照片进行收集、撰写说 明、整理等前期工作。
3、精心挑选。对反映同一内容的若干张照片 儿，应收集其主要照片，2-3张即可，主要照 片应当具备主题鲜明，影像清晰，画面完整 ，未加修饰剪裁等特点。
4、质量最优。 收集的照片应统一转化为jpg 和tif格式，像素应在300万以上，扫描照片 的线数不低于600dpi。
5、及时冲洗。重要的照片应及时冲洗出纸质 照片进行收集。
数码照片的定义
• 数码照片 digital photos • 用数字成像设备拍摄获得的，以数字形
式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、处理，并可 在通信网络上传送的静态图像文件。
数码照片档案的定义
• 数码照片档案 digital photographic records
照片说明 （右一）家中开展“名字团结一家亲”结亲活动
元数据
指描述电子文件数据属性的数据， 包括文件的格式、编排结构、硬件 和软件环境、文件处理软件、字处 理和图形工具软件、字符集等数据。
EXIF信息
（Exchangeable Image File）可 交换图像文件信息，如相机设备的 制造厂商、型号、拍摄时间、分辨 率、光圈、快门、光圈、感光度等
• 4、归档的数码照片应附加文字说明。文字说明应 综合运用事由、时间、地点、人物、背景、摄影 者等要素，概括揭示该张数码照片所反映的主要 内容。
• 5、数码照片可通过存储到符合要求的脱机载体上 进行离线归档，也可通过网络进行在线归档。
• 6、归档时，应参照GB/T 18894-2002对数码照片 进行真实、完整、可用和安全方面的鉴定、检测。
数码照片归档与管理
主要内容
一、数码照片档案的概念及涵义 二、数码照片的收集 三、数码照片的归档 四、数码照片的整理 五、数码照片的保管和利用
一、数码照片档案的概念及涵义
第一张传统照片
第一张数码照片
中国第一张照片
第一部数码相机
数码照片的特点
• 1、形象生动直观。以画面的可视形象，生动的呈 现，具有较强的形象性和直观性，有很强说服力 。