档案管理SOP
档案管理操作SOP
2 档案柜的标识：2.1 格式参见档案管理4.2.1.12.2 每个组有多个档案柜子，在组别的后加一位阿拉伯数字。
如：A1-1、A1-2、A1-3。
2.3 柜子的从南向北从上到下，一次分别为A1、A2、B1、C1、C2等顺序进行柜子的划分。
各组依据资料是否常用来将各自分到的柜子的存放相应的资料。
3 可装订成册的资料的管理3.1 每套资料应有封皮（如文件中有规定的遵照文件，如验证）。
封皮格式见附件13.2 每套应有目录3.3 如每个目录项下还存在较多的资料，每个资料前应有相应的封皮和目录。
封皮见附件2.3.4 装订成册的资料放入档案盒中。
4 档案盒的标识：4.1格式参见档案管理4.2.1.2项。
次标识贴于档案盒侧面案卷题名处。
4.2每一档案盒资料应有清单并粘贴于档案盒内表面，每一小组应建立纸版档案清单文件夹，并放于本组档案柜中备查，形式如下。
4.3 档案盒编号4.3.1 各组将各自负责的工作进行牌号。
如01 代表物料管理。
如遇每个管理下区分产品则在工作内容后加上两位阿拉伯数来区分每个产品，如01代表RM0114.3.2 档案盒编号原则：组别号.工作内容代号.产品代号-流水号两位。
如A1.01.01-01代表A1组下物料管理原料11第一个档案盒。
5 批记录和批检验记录等的管理：5.1 批记录和批检验记录使用档案袋。
5.2 档案袋的底部记录标识：5.3 档案袋正面写明里面所有批次的批号5.4 归档的资料应用附有胶水的一条白纸将档案口密封，防止丢失。
资料名称共本第本日期：石家庄龙泽制药有限公司资料名称次级目录的名称石家庄龙泽制药有限公司。
SOP管理规范
编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页发放范围：各部门建立文件(SOP )编写、修订、审批、发放、回收和保存的管理规范。
1.1 合用于公司内部文件的编写、修订、审批和发放。
1.2 质量标准、分析方法及验证方案、清洗方案等按其相应的 SOP 中规定的格式编写，发放和收回、保存方面的要求按本 SOP 规定执行。
2.1 SOP ：是文件的简称，指“经批准用以指示操作的通用性文件及管理办法 ,包括操作指南和操作规程”.即包括研发、生产、检验、安全、环保和质量的管理性文件，也 包括岗位和设备的操作性文件。
2.2 版本号：用 R 。
n 表示， R 即修订(Revision) 。
SOP 每修订一次,版本号增加一个数值.首次为 0,以后依此为 1、2、3…… 2.3 传阅人:指 SOP 所涉及到的相关部门的责任人(技术人员或者管理人员)，所有与质量活动有关的 SOP 的传阅人必须包含 QA 部经理。
3.1 编写3.1.1QA 部负责组织编写和修订质量管理体系所需的 SOP 。
3.1.2各部门按其职责编写和修订所需的相关 SOP ，编写人负责传阅和审批过程中的联络. 3.2 审批3.2.1质量管理方面的关键性 SOP 及质量标准， 需经质量副总裁批准,确保与相关的法律法规以及注册文件和客户标准等保持一致. 3.2.2其它各项管理类 SOP 由其主管副总裁批准。
3.2.3技术管理及技术标准类 SOP 由总工程师批准。
3.2.4 只涉及本部门内部管理或者操作类的 SOP ，由各部门经理负责批准， 确保 SOP 的文字正 确和内容正确、不与公司级文件相冲突。
3.2.5关键文件审批程序见附录. 4.1 编写4.1.1各部门应依据 QA 下达的编制要求或者依本部门的工作需要进行 SOP 编写。
写： 编审批核： 准：编号： G00-001版本号： R.0生效日：页码/总页4.1.2 SOP 的格式按统一的模版格式(可到 QA 复制电子版)，本文件的格式为标准格式。
企业档案管理制度
公司档案管理制度第一章总则第一条为加强公司档案管理工作,有效地保护和利用档案,特制订本制度;第二条本制度所称的档案是指过去和现在的企业各级部门及员工从事生产、经营、企业管理、公关宣传等活动中所直接形成的对企业有保存价值的各种文字、图表、账册、凭证、报表、技术资料、电脑盘片、声像、胶卷、荣誉实物、证件等不同形式的历史记录;第三条重要原始档案遵循“双人双控,共同管理”原则,由总经办统一管理;第二章档案归档第四条归档范围(一)通用管理：证书、部门职责、岗位职责、手册、注册申报资料等;(二)工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理变更、进度控制、质量控制、工程验收、工程报批资料等;(三)合同：原辅料采购、设备采购、工程基建、技术转移、委托合同、设计合同、其他合同;(四)设备档案：公用系统、物料、仓库等辅助设备；生产部设备、工程部设备、QC部设备等;(五)员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等;(六)计量：化测类、力质类、温湿度类、压力类、热工类、长度类、计时类、流量类等,设备内部校验记录归于设备档案中;(七)产品档案：产品批件、包装设计、技术转移资料、产品工艺规程及空白批记录、质量标准、留样观察和产品稳定性试验资料、产品质量回顾、变更情况、产品药检所检验报告含送检或抽检、产品重大质量事故资料等;(八)供应商档案;(九)质量标准：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等;(十)检验方法：原料、辅料、中间产品、待包装产品、成品、包装材料等;(十一)记录：除批记录以外的所有记录;包括辅助记录、出入库单、销毁记录、盘存表、温湿度记录、物料请验单等；(十二)批记录：批生产记录、批检验记录、批监控记录、批包装记录等;(十三)标准操作规程;(十四)验证文件：验证主计划、厂房及公用系统、生产设备验证、QC设备验证、工程部设备验证、方法验证、工艺验证、清洁验证等;(十五)行政类文件：行政法规性文件;包括上级颁发、需要企业执行的,或由企业发行的各种标准、规章规程等；各类公文;本企业对外的正式发文与相关机构来往的批复；各类证照、证书;包括章程、法人营业执照、组织机构代码证、税务登记证、土地证、房产证、商标注册证书、企业和产品获得的各类荣誉牌匾和证书等；人事任命、劳动纠纷等；各类固定资产资料;包括车辆所有原始证照、办公设备、仪器设备说明书、保修卡等；所有加盖公章的文件复印件；在企业文化建设和社会活动中直接形成的有保存价值的各种文字、声像光碟等形式的历史记录;第五条归档时间(一)各类证照、批件、商标、合同、协议等原始文件和加盖公章的文件复印件须于文件产生的24小时一个工作日内到档案室办理归档手续；(二)设备档案、产品档案、质量标准、检验方法、标准操作规程随时产生随时归档；(三)员工培训类资料按月归档,于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(四)计量类资料按半年归档,于每年5月25日之后6月5日之前、11月25日之后12月5日之前到档案室办理归档手续；(五)供应商档案按年度归档,于每年1月25日之后2月5日之前将上一年的资料到档案室办理归档手续；(六)记录文件;辅助记录半年归档一次,其他记录每年归档一次；(七)批记录文件按月归档,于每月25日之后次月5日之前到档案室办理归档手续；(八)验证文件随时产生随时归档,验证主计划按年度归档,于每年1月25日之后2月5日之前到档案室办理归档手续；(九)其他文件每周一集中归档一次;(十)未按要求及时归档而造成损失的,由当事人承担全部责任,并根据情节轻重予以相应处理;第六条归档份数(一)原件全部归档,并注明份数、出处;(二)使用频繁的档案,各使用部门应复印留存自用;第七条归档要求(一)由档案室和各部门指派一名专人负责归档事宜;(二)对已经破损或模糊的文件必须先修复再归档;(三)文件必须通过系统整理后再归档;(四)文件须经归档部门主管或部门以上领导签字确认后方可归档;第八条归档手续各类文件归档时,归档部门应填写文件归档单一式二份,由归档部门负责人和总经办负责人审批,归档部门和档案室各留存一份,以备查考;由档案员填写文件归档登记薄,归档人和档案员共同签字确认;第三章档案的收集与整理第九条档案的收集(一)由各部门指派专人,每周一对其本部门需要归档的文件进行收集,并进行分类、排列、编目后移交档案室;(二)由档案管理人员定期到各部门对零散的文件进行收集,再进行系统的、全面的整理;(三)收集时要保证档案的质量;如不完整,需进行进一步的收集,对收集不全的档案,要做好记录;第十条档案的整理(一)档案采用按类别分类的方式,做到层次分明,便于保管和利用;(二)档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理,并做电子目录方便日后检索;档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成,具体说明如下：——7、8、9位代表流水号001～999;5、6位为档案柜号;3、4位为二级分类的编号;1、2位为一级分类的英文缩写;第四章档案建档第十一条分类梳理归档的资料,由档案员分类、编号,于文件归档的当天入库,并建立档案明细台账;第十二条档案专用章所有归档的复印件及归档原件产生的复印件,每页纸加盖蓝色档案专用章,加盖档案专用章的复印件视同原件使用,档案专用章置于档案室,由档案员保管;第十三条档案编号章档案盒中每份档案右上角加盖红色编号章,编号手写,档案编号章置于档案室,由档案员保管,对已归档编号档案做出的任何调整须登记备查;第十四条检索目录所有归档文件,由档案员建立对应关系的电子版检索目录,并定期核对;第十五条电子备份重要资料的原件须通过扫描等方式建立电子备份,各归档资料如有电子版的也应一并建档备份;第五章档案使用和归还第十六条档案使用(一)文件复印：由使用人填写档案复印登记薄,一般性文件经部门负责人批准,重要文件同时报分管副总批准,由档案员复印、提供;(二)借出已加盖档案专用章的复印件：由使用人填写档案借出登记薄,经部门负责人批准,最长不超过十个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准；十日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续;(三)借阅原始文件：由使用人填写档案借阅登记薄,经部门负责人批准,于档案室指定的地点查阅,不得带离档案室,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准;(四)借出原始文件：由使用人填写档案借出登记薄,经部门负责人批准,最长不超过五个工作日,重要文件及特殊情况同时报分管副总批准,总经办会签；五个工作日后仍未归还的,由档案员跟催或办理重新借出手续；原件借出后不再归还的,须经分管副总、总经理批准,总经办会签,档案室保留复印件备查；(五)外单位借出档案时,由使用人填写档案借出登记薄,须经总经理批准后方可使用;(六)按规定审批,由当事人和档案员在相应登记薄上登记并签字确认方可使用档案；违者一经发现,对档案员处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理;第十七条档案归还(一)档案使用者应爱护档案,确保档案的完整性,不得擅自涂改、勾画、剪裁、抽取、拆散或损毁;借出的各类档案文件在归还时,经检查无误后,应在档案借出登记薄登记,并由使用人和档案员分别签字确认;(二)发生损坏、丢失的,对使用人处以200-1000元/人/件的罚款；造成损失的,由使用人全部承担,并根据情节轻重予以相应处理;(三)档案归还时内容发生变更的,使用人应及时知会档案员进行更新,以保持档案的准确性;第十八条档案保管与检查(一)公司各类应归档文件应集中于档案室管理,任何部门和个人不得私自保存,更不得擅自销毁或据为己有,造成损失的,由当事人全额承担,并根据情节轻重予以相应处理;(二)每月底,总经办负责人将对档案室的资料进行抽查；每三个月与档案员共同对档案室的所有资料进行一次彻查,并填写档案清查记录;(三)档案管理应账实相符;档案损毁或丢失的,由档案员全额承担,并根据情节轻重予以相应处理;第六章档案保管期限和销毁第十九条档案保管期限第二十条档案的销毁(一)对需要进行销毁处理的档案,由档案室填写档案销毁申请表,并制作档案销毁清册,包括：本单位和卷宗的简短的历史情况、销毁档案所属年代、保管期限及其数量和详细内容、鉴定的情况和销毁的理由等内容的书面报告,经相关部门负责人和总经理审核签字同意后,方可销毁;(二)由档案员进行档案销毁,QA和档案归档部门各指派一人进行监销,档案销毁须协同保卫部门共同处理;(三)档案销毁时档案员要在销毁清册上“销毁情况”一栏注明“已销毁”字样和日期,监销人员要在销毁清册上签字确认;。
GMP档案管理规程
页码:文件编号:生效日期: 再版日期:第1页/共4页SMP-DM-01002-1标准管理规程STANDARD MANAGEMENT PROCEDURESubject题目：档案管理规程Issued by颁发部门：质量部Written by起草人：Date日期：Dept. Head Approval 部门主管审核：Date日期：QA Director Approval QA 主管审核：Date日期：Approved by批准：Date日期：Dispense分发：总经理、质量部、生产部、商务部、行政人事部1.目的建立档案管理制度，严格规范档案归档、分类、整理、报告、借阅等程序的管理。
2.适用范围公司所有档案的管理。
3.责任者档案管理员；办公室负责人监督本制度的执行。
4.内容4.1.档案部门的基本任务4.1.1.负责管理档案，积累档案史料。
档案文件材料应按时收集、整理、签字、统计，同时按规定入档。
4.1.2.负责建立健全二级档案管理体制，对各部门的文件资料、科研资料、图纸等的归档工作进行指导和监督管理。
4.1.3.严格贯彻执行公司的保密、保卫制度，确保档案资料，特别是机密档案的安全和完整。
4.2.档案收集4.2.1.各部门要对文件资料进行严格管理。
4.2.2.在各项管理工作、生产活动中形成的具有保存价值的文件资料、科技资料、图纸等应由各职能部门兼职档案员（二级档案管理人员）每半年进行收集、整理、分类、组卷，每年定期向档案部门归档。
标准管理规程STANDARD MANAGEMENT PROCEDURESubject题目：档案管理规程Issued by颁发部门：质量部4.3．档案接收4.3.1.档案部门接收的档案应符合下列要求4.3.1.1.归档的文件材料必须分类清楚、内容完整、收集齐全，符合自然规律。
4.3.1.2.归档的文件资料必须准确地反映本公司生产、经营、科研、基建和技术管理等各项活动的真实内容和历史过程。
文件档案管理制度
目的：为保证公司档案的完整性、实用性和有效性，便于查找利用，做好收集、立卷、保管等工作,维护文件档案的安全，特制定本制度。
适用范围：公司生产质量管理、设备、基建、研发、财务、行政等需要归档存储的文件、录像、图片资料的管理。
责任:各部门负责人、档案管理员。
内容：1、存档原则1.1、对公司规定立卷归档的文件资料,各部门按照要求，根据实际情况及文件档案特点定期向文件档案管理员移交，集中管理,任何个人不得据为己有。
1.1。
1、批记录生产、检验结束后即时归档。
1。
1.2、生产、检验辅助记录结束后经各部门审核后及时归档，QA领用批生产的报告不另作归档，随批记录即时归档（如A、B级洁净区沉降菌检测报告、浮游菌测试报告、洁净区表面微生物监测记录、洁净区人员监测记录、清场合格证等）。
1。
1。
3、临时记录及文件即时归档。
相关的培训记录及健康档案由企管部归档保存。
1.2、公司全体员工都有保护档案的义务。
2、档案的分类及管理2。
1、档案分类、存档期限、密级划分及管理责任人3、公司保密文件档案各密级的定义。
3.1、绝密：是公司涉密事务中的核心部分，限极少数人知悉的事项，一旦泄密会使公司利益遭受危害和重大损失，涉及公司命运。
3。
2、机密:是公司涉密事务中比较重要的部分,限少数人知悉，一旦泄密,将给公司造成严重的损失。
3。
3、秘密：公司保密事务中重要程度较低的部分，一旦泄密会对公司造成一定的危害，或者潜在的损失，对公司内部公开,对外部保密均为秘密级。
4、文件档案的存储方法公司的所以档案必须同时以两种形式四种方法存储：纸质档案(文件盒存于部门文件柜)、电子档案（专用电脑存储、移动硬盘存储、刻录光盘存储）5、文件资料的接收、归档、查阅、借阅、拷贝5.1、接收5.1.1、接收时间A、文件:复印分发至各部门后,文件档案管理员即可将原件存档。
B、记录：按照《记录管理制度》执行。
C、其他资料：各部门收集、整理本部门归档的文件资料交于文件档案管理员。
sop文件管理制度
sop文件管理制度一、前言随着信息化进程不断加快，企业的信息量日益庞大，文档管理成为企业日常工作的一项重要内容。
有效的文件管理制度可以帮助企业提高工作效率、保护企业数据安全、降低管理成本。
本文旨在建立一个完善的SOP文件管理制度，以规范企业的文件管理行为，保障企业正常运转。
二、文件管理范围1. 文件管理制度适用范围：所有员工在工作时产生的文件、资料均需要按照文件管理制度执行。
2. 文件管理内容：包括文档编写、存储、传输、审核、归档等全过程管理。
三、文件编写1. 文件编写应符合公司标准格式，包括文件标题、发布日期、责任人、正文内容等。
2. 文件内容应准确、清晰、合理，不得出现不实信息，且需经过相关部门审核后方可发布。
3. 重要文件需保留文件修改痕迹，以便进行历史追溯和追责。
四、文件存储1. 文件存储应分类管理，包括按文件类型、年度、部门等进行归档。
2. 电子文件存储在公司内部网络服务器中，禁止在个人电脑或外部存储设备中保存重要文件。
3. 硬拷贝文件需存放在规定的文件柜或档案室中，避免遗失或损坏。
五、文件传输1. 文件传输应通过公司内部邮箱或专门的文件传输平台进行，禁止使用个人邮箱或第三方工具进行传输。
2. 传输敏感信息的文件应采取加密、压缩等措施，确保信息的安全传输。
六、文件审核1. 文件审核应由相关部门负责人进行，确保文件内容的准确性和合规性。
2. 部门负责人需在规定时间内完成审核并签署文件通过意见。
七、文件归档1. 文件归档应按照规定的时间节点进行，包括日常归档、年度归档等。
2. 归档文件需进行备份，并确保备份数据的完整性和安全性。
3. 归档文件需标注清晰的归档日期、归档人员等信息，方便查找和管理。
八、文件销毁1. 文件销毁应按照规定的时间节点进行，包括销毁过期文件、无用文件等。
2. 销毁文件应由专门的人员负责，并在销毁过程中注意信息的保密性。
3. 销毁文件需做好记录，以备查验。
九、文件管理责任1. 公司各部门需设立文件管理责任人，负责文件管理工作的组织、监督和检查。
sop管理制度和标准
sop管理制度和标准一、文件管理1.1 文件分类与编号根据公司的实际情况，文件可分为以下几类：管理制度、标准操作规程、记录、通知、报告等。
每类文件都应有独立的编号，以方便管理和查阅。
1.2 文件编制文件编制应遵循简单、明了、易懂的原则，内容要清晰、准确、完整。
在编制过程中，应广泛征求各部门意见，确保文件的实用性和可操作性。
1.3 文件审核与批准文件编制完成后，需经过相关部门审核，并报请公司领导批准后方可发布。
审核和批准环节要严格把关，确保文件的权威性和有效性。
1.4 文件发放与存档文件发布后，应按照公司规定进行发放，确保各部门和岗位都能及时获得相应文件。
同时，文件管理部门应对文件进行存档管理，以便日后查阅。
二、设备管理2.1 设备采购与验收设备采购应遵循公司规定的相关流程，确保设备的质量和性能符合生产要求。
设备到货后，应进行严格验收，确保设备的数量、质量和性能符合要求。
2.2 设备使用与维护设备使用应按照操作规程进行，避免因不当操作造成设备损坏。
同时，应定期对设备进行检查和维护，确保设备的正常运转和使用寿命。
2.3 设备维修与报废设备出现故障时，应及时报修，确保故障得到及时处理。
对于无法修复的设备，应进行报废处理，并做好相应的记录。
三、生产管理3.1 生产计划与安排根据市场需求和公司实际情况，制定合理的生产计划，并按照计划进行生产安排。
生产过程中，应密切关注生产进度和产品质量，确保按时完成生产任务。
3.2 生产现场管理生产现场应保持整洁、有序，各种物品摆放整齐，避免杂乱无章。
同时，应加强对现场的安全管理，防止安全事故的发生。
3.3 生产成本控制制定合理的成本控制措施，降低生产成本，提高企业的经济效益。
包括对原材料、能源、人工等成本的控制。
四、质量管理4.1 质量标准制定根据国家和行业的相关标准，结合公司的实际情况，制定科学、合理的质量标准。
质量标准应包括产品的主要性能指标、辅助性能指标以及检验方法等内容。
档案管理sop标准作业流程模板
档案管理sop标准作业流程模板English answer:Document management SOP (Standard Operating Procedure) is a set of guidelines and procedures that outline how documents should be organized, stored, and accessed within an organization. It helps ensure that documents are managed efficiently, accurately, and securely.The SOP for document management typically includes the following steps:1. Document creation: This involves creating new documents or updating existing ones. It includes defining the purpose and scope of the document, identifying the target audience, and gathering the necessary information.2. Document classification: Documents need to be classified based on their type, purpose, and content. This helps in organizing and categorizing documents for easyretrieval and reference. For example, documents can be classified as policies, procedures, forms, or templates.3. Document naming and numbering: A consistent naming and numbering convention should be established to ensure that documents are easily identifiable. This convention should be followed consistently across all documents to avoid confusion and facilitate efficient document management.4. Document storage and access: Documents should be stored in a centralized location, such as a document management system or a shared network drive. Accesscontrols should be implemented to restrict unauthorized access and ensure that only authorized personnel can view or modify the documents.5. Document retrieval and version control: A robust document retrieval system should be in place to enable quick and easy access to documents when needed. Version control mechanisms should also be implemented to track changes made to documents over time, ensuring that the mostup-to-date version is always available.6. Document review and approval: Documents should undergo a review and approval process to ensure accuracy, completeness, and compliance with relevant regulations or standards. This involves obtaining feedback from relevant stakeholders and making necessary revisions before final approval.7. Document retention and disposal: A documentretention policy should be established to determine how long documents should be retained based on legal, regulatory, and business requirements. Once the retention period expires, documents should be disposed of securely to protect sensitive information.By following the SOP for document management, organizations can streamline their document-related processes, improve efficiency, ensure compliance, and enhance overall productivity.中文回答：档案管理SOP（标准作业流程）是一套指导方针和程序，用于规定组织内部的文件应如何组织、存储和访问。
档案管理sop标准作业流程模板
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1. 档案接收。
收到档案后，检查档案的完整性、保密性、及时性。
公司普通档案管理制度
公司普通档案管理制度一、目的和范围制定本制度旨在明确公司档案管理的职责、流程及操作标准，以保障档案的安全、完整和可追溯性。
本制度适用于公司所有部门及其员工，在处理任何形式的纸质或电子档案时均需遵守。
二、档案分类与归档1. 档案分类公司档案应根据其性质和用途进行分类，常见的档案类别包括：- 行政档案：如会议记录、内部通知、员工档案等。
- 财务档案：如会计凭证、财务报表、税务资料等。
- 合同档案：如业务合同、合作协议、采购订单等。
- 技术档案：如产品设计资料、研发报告、工艺流程等。
- 市场档案：如市场调研报告、广告宣传材料、客户资料等。
2. 归档要求各部门应按照档案的性质及时进行归档，并确保档案的完整性和真实性。
归档时需检查档案是否齐全，是否符合保管期限要求，并对电子档案进行备份。
三、档案存储与保管1. 存储条件公司应设立专门的档案室或区域，用于存放纸质档案。
该区域应具备防火、防潮、防虫害等基本保护措施。
对于电子档案，应使用专业的电子设备进行存储，并确保有稳定的电源供应和数据备份系统。
2. 保管责任每个部门负责人需对本部门的档案保管工作负责，并指派专人负责日常的档案管理工作。
对于重要或敏感的档案，应实行权限管理，限定相关人员的查阅和使用权限。
四、档案利用与借阅1. 利用原则公司档案的主要目的是为了企业内部管理和决策提供支持。
因此，任何档案的利用都应符合公司的利益，并严格遵守保密规定。
2. 借阅程序借阅档案需填写借阅申请表，并由部门负责人审批。
借阅者应在规定时间内归还档案，并确保档案的完好无损。
借阅期间如发现档案有损坏或丢失，借阅者需承担相应的责任。
五、档案销毁与转移1. 销毁程序对于已经过时或不再具有保存价值的档案，应按照国家相关法律法规和企业规定进行销毁。
销毁前需进行审核，并保留销毁记录。
2. 转移条件当公司结构调整或搬迁时，应妥善安排档案的转移工作。
转移过程中要确保档案的安全，并在转移完成后及时更新档案索引信息。
公司档案正本管理制度
公司档案正本管理制度第一章绪论第一条为规范公司档案正本的管理工作，加强信息安全保密工作，提高公司档案管理效率和保密级别，特制定本管理制度。
第二条公司档案正本管理制度是指公司根据国家有关法律法规和政策法规，结合公司实际情况，对公司档案正本的存储、利用、传输、保护等相关工作制度的总称。
第三条公司档案正本是指公司重要的文件、记录、合同等书面材料的原始文件或其所属副本。
第四条公司档案正本管理制度遵循保密需要原则，做到合规、合法、安全、高效。
第五条公司档案正本管理制度适用于公司各部门及所有员工在公司工作期间产生的所有档案正本管理工作。
第二章档案正本的立卷及编号管理第六条公司各部门应根据工作需要，及时、准确地完成有关档案的立卷工作。
第七条档案立卷应按照文件性质、文件来源、保管期限等特点进行分类处理。
第八条每份档案应及时编号，并建立档案管理台账，详细记录档案的编号、名称、归档部门、保管期限等信息。
第九条档案正本的编号应遵循统一规范，确保编号的唯一性和可追溯性。
第十条档案正本应当在档案袋或档案箱中妥善存放，并做好质量保证工作。
第三章档案正本的存储管理第十一条公司应根据档案的密级、重要性等特点，选择合适的存放地点，保证档案的安全性。
第十二条公司应建立档案存储区，将档案正本存放在具有防火、防水、防盗等设施的专门存储室内。
第十三条档案存储室内应设有专门负责档案管理的人员，对档案正本进行定期巡检、保养、整理等管理工作。
第十四条档案存储室的出入应有明确的管理制度，保证档案存取的安全性和可追溯性。
第十五条档案存储室内的档案正本应做好定期的熏蒸、杀菌等防腐工作，确保档案的质量。
第四章档案正本的利用管理第十六条公司档案正本的利用应遵循“必要、合规、安全、保密”的原则。
第十七条员工利用档案正本必须进行书面申请，经相关主管部门审批后方可查阅。
第十八条利用档案正本时，不得随意调换位置，涂改内容等行为，如有发现，应立即向主管部门汇报。
SOP档案管理操作规程
3.5.1为统一立卷规范，保证案卷质量，立卷工作由相关部室兼职档案员配合，档案室文书档案员负责组卷、编目。
3.5.2案卷质量总的要求是：遵循文件的形成规律和特点，保持文件之间的有机联系，区别不同的价值，便于保管和利用。
3.5.3归档的文件材料种数、份数以及每份文件的页数均应齐全完整。
3.5.4在归档的文件材料中，应将每份文件的正件与附件、印件与定稿、请示与批复、转发文件与原件、多种文字形成的同一文件，分别立在一起，不得分开，文电应合一立卷；绝密文电单独立卷，少数普通文电如果与绝密文有密切联系，也可随同绝密文电立卷。
SOP档案管理操作规程
管理文件和管理程序
AdministrationDocument&Management Procedure
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标准操作程序
StandardOperating Procedure
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3.2.4公司工作人员外出学习、考察、调查研究、参加上级机关召开的会议等公务活动的相关人员必须将会议的主要文件资料向档案室办理归档手续。
3.2.5本公司召开会议，由会议主办部门指定专人将会议材料、声像档案等向档案室办理归档手续。
3.2.6各部门专 （兼）职文书的职责：
3.2.6.1 了解本部门的工作业务，掌握本部门文件材料的归档范围，收集管理本部门的文件材料。
文件材料的收集管理
3.2.1要坚持部门收集、管理文件材料制度。各部门均应指定专 （兼）职文书人员，负责管理本部门的文件材料，并保持相对稳定。人员变动应及时通知档案室。
档案管理操作规程
档案管理操作规程
《档案管理操作规程》
随着信息技术的快速发展，档案管理操作规程已成为企业和机构的重要管理工具。
档案管理操作规程是对档案管理工作的组织、程序和规范的要求，对促进档案管理工作的规范化、系统化提供了有力的管理支持。
首先，档案管理操作规程应明确档案管理的基本原则和要求。
包括档案管理的法律依据、管理责任、保密原则、档案保存期限和销毁程序等，旨在通过规范管理，确保档案的完整性、可靠性、安全性和公开透明性。
其次，档案管理操作规程应规范档案的编制、归档、检索和利用流程。
通过规范操作步骤、标准化文件格式、统一存储设施等措施，提高档案管理的效率和质量，保证档案信息的准确性和可靠性。
此外，档案管理操作规程还应规定档案管理人员的职责和操作流程。
明确各级档案管理人员的职责分工、工作流程，确保档案管理工作的科学性、合理性和规范性。
最后，档案管理操作规程应建立健全的档案安全管理制度。
包括物理安全、信息安全、网络安全等方面的规定，通过技术手段和管理措施，保障档案信息的安全性和完整性。
总之，《档案管理操作规程》是对档案管理工作的全面规范和
指导，对于提高档案管理的科学化、规范化和高效化具有重要意义。
只有不断完善和执行规程，才能更好地保护和利用档案资源，为社会发展和进步提供有力的支撑。
档案管理制度流程规范
档案管理制度流程规范第一章总则第一条为了规范和加强档案管理工作，提高档案管理工作效率，保证档案管理工作的安全、有序进行，本制度设计遵循政府法规和规章制度，对档案管理工作进行规范。
第二条本制度适用于本单位的各级领导、全体职工和工作人员，包括档案室、各部门、各岗位上的工作人员。
第三条本制度的目的在于规范档案管理工作，加强档案管理的安全性和有序性，提高档案管理工作效率。
第二章档案管理流程第四条本单位的档案管理流程包括档案的收集整理、归档保管、档案利用和档案销毁四个环节。
第五条档案的收集整理环节，工作人员要及时对各种类型的文件、资料进行收集整理，按照工作分类、年限进行归档整理。
第六条档案的归档保管环节，要有专门的档案室进行保管，档案室必须设置专门的保管人员，对档案进行分类、整理和保管。
第七条档案的利用环节，对于需要利用档案的相关工作人员，必须严格按照规定的程序和权限进行档案的利用。
第八条档案的销毁环节，对于已经到期或者不需要保留的档案，必须严格按照规定的程序进行销毁，销毁过程必须有专门的监督人员进行监督。
第三章档案管理规范第九条档案管理的规范包括了档案的分类、整理以及档案的利用和销毁。
第十条档案的分类必须按照工作的性质和年限进行分类，同时还要按照规定对档案进行编号和标记。
第十一条档案的整理要按照规定的程序和标准进行，同时要保证档案的完整性和可辨识性。
第十二条对于需要利用档案的工作人员，必须严格按照规定的程序和权限进行档案的利用，不得随意调取档案。
第十三条对于需要销毁的档案，必须严格按照规定的程序进行，不得随意销毁档案，销毁过程必须有专门的监督人员进行监督。
第四章档案管理安全第十四条档案管理安全需要防范档案的遗失、被盗、损坏等情况，必须完善安全设施，特别是对保密档案必须严格控制。
第十五条对于保密档案必须进行特别保护，包括设置保密档案的专门保管处所，对进出的人员要进行严格的审查。
第十六条对于档案的保管人员必须具备相应的档案管理专业知识，必须对其进行岗前培训，提高其档案管理水平。
档案管理规章制度
档案管理规章制度
第一条为了规范公司档案管理工作，提高档案管理效率，保障档案的完整性
和安全性，制定本规章制度。
第二条档案管理的范围包括公司所有部门、办事处、分支机构和项目组织的
档案管理工作。
第三条公司档案管理工作应遵循以下原则，依法、科学、规范、安全、高效。
第四条公司档案管理工作应遵循以下基本要求，全面归档、分类管理、定期
清理、安全保管。
第五条公司档案管理工作应遵循以下程序，档案的收集、整理、编目、存储、借阅、销毁等流程。
第六条公司档案管理工作应遵循以下标准，档案的编号、归档、借阅、复制
等操作应符合规定标准。
第七条公司档案管理工作应遵循以下责任，各部门应指定专人负责档案管理
工作，确保档案的完整性和安全性。
第八条公司档案管理工作应遵循以下监督，公司领导应加强对档案管理工作
的监督和检查，确保档案管理工作的规范性和有效性。
第九条公司档案管理工作应遵循以下惩处，对于违反档案管理规定的行为，
公司将给予相应的处罚。
第十条本规章制度自发布之日起正式实施，如有需要进行修订，需经公司领
导审批后方可生效。
实验室生物安全人员健康档案管理程序
SOP_19-5 实验室生物安全人员
健康档案管理程序
一、目的：为贯彻《病原微生物实验室生物安全管理条例》，加强病原微生物管理，确保实
验室安全。
二、适用范围：实验室。
三、支持性文件：《病原微生物实验室生物安全管理条例》。
四、执行人员：检验科全体工作人员
五、操作程序：实验室生物安全人员健康档案管理程序
健康监测是对所有涉及危险生物因子的员工进行监督的程序，特别是从事危险生物因子操作的实验人员。
应编制花名册,了解本单位涉及实验室生物安全所有人员的基本情况。
评估实验活动中每位工作人员可能存在的生物危险，采取合适的、有针对性的免疫措施，必要时可进行血清学本底检测，对涉及高致病性危险生物因子的人员还必须进行血清留样。
建立从事危险生物因子实验活动的实验人员的健康档案，档案保留每位人员的健康体检报告、预防性服药、免疫接种、血清本底值以及职业治疗记录等资料。
因身体状况出现异常而就医诊治的实验人员只要怀疑与实验活动的危险生物因子相关就应进行监督、陪护。
临床试验档案编号、保存、查阅的管理制度
临床试验档案编号、保存、查阅的管理制度【目的】建立档案分类、保存、查阅管理的SOP，以便于档案的检索，保证档案保存的保密性。
【适用范围】所有临床试验的档案。
【规程】1.档案的分类（1）档案的分类，按照档案属性分类，大致可分为两类①制度类：与国家药物临床试验机构相关的法律法规，医院的管理制度以及临床试验研究室内部的管理制度（含SOP）;②临床试验项目类：临床试验研究室所承接的正在进行或已完成的临床试验项目包含的所有材料。
试验完成后，由项目负责人和研究室主任签收“研究项目文件归档明细表”，交档案管理员负责档案编号、保管工作。
（2）在各类档案中，首先按照制度类和临床试验项目类两大类档案分类保管。
（3）针对临床试验项目，详见“样品编号标准操作规程”。
（4）档案分类后，应建立检索卡片或检索数据库，以便查询。
2.档案的保存应存档的文件，采用统一的外包装。
在包装的表面应标明以下内容。
（1）档案名称①针对临床项目而言，标明其试验名称，所有的该临床试验项目的文件、批件、记录等，全部依照“研究项目文件归档明细表”，保存在一个或数个专用文件夹中。
②针对法规类档案，可在文件夹表面标明“Ⅰ期临床试验研究室相关法律法规”，在其内列清所存档的法规的目录。
③针对Ⅰ期临床试验研究室内部的管理制度，可在文件夹表面标明”I期临床试验研究室管理制度”，在其内列清所存档的制度目录。
④针对Ⅰ期临床试验研究室的实验室管理制度，可在文件夹表面标明“I期临床实验室制度”，在其内列清所存档的制度目录。
⑤针对Ⅰ期临床试验研究室的培训记录，可在文件夹表面标明“Ⅰ期临床试验研究室培训记录”，在其内列清所存档的相关培训内容。
⑥对于I期临床试验研究室的SOP的管理，可以针对单项的SOP 进行修改并标明修改内容和日期，也可以针对整个SOP的内容进行修改，并以“第××版”来表示其不断更新。
（2）档案保存有效期：针对已经封存的档案，要求明确封存时间段。
SOP档案管理操作规程
SOP档案管理操作规程一、引言档案管理是组织中重要的工作，是保证组织正常运转和发展的基础。
为了加强档案管理工作的规范化和系统化，制定本SOP档案管理操作规程。
本规程适用于本组织所有部门和岗位的档案管理人员，并由上级领导具体组织实施。
二、档案管理的基本原则1.依法、依规原则：档案管理必须始终遵守国家法律法规和组织的规章制度。
2.保密原则：对于涉及国家秘密、商业秘密、个人隐私等敏感信息的档案，必须严格保密，遵循“谁审批、谁负责、谁限阅”的原则。
3.完整性原则：档案管理必须确保档案的完整性，包括建档、归档、借阅、销毁等环节的记录，避免档案的遗漏、灭失等问题。
4.有序性原则：档案管理必须确保档案的有序性，包括档案编号、分类、盒号、层次等方面的规范，方便档案的查找与利用。
5.可追溯原则：档案管理必须有明确的操作轨迹和审批流程，以确保相关责任人可以追溯到具体操作和审核过程。
三、档案管理的流程与操作要点1.档案的建立与归档（1）建立档案：根据组织的工作需要和规定，对涉及重要决策、业务活动和纪律处分等事项建立档案，并进行编号和分类。
（2）档案归档：按照规定的分类和编号原则，将已建立的档案进行整理和归类，确定档案的存放位置。
同时，对档案进行质量检查，确保档案完整、准确、真实。
2.档案的借阅与查询（1）借阅审批：根据借阅人身份和权限，对其借阅申请进行审批。
特别是对于涉密档案的借阅，必须经过专门授权才能进行。
（2）档案借阅登记：对已审批通过的借阅申请进行登记，包括借阅人员、借阅时间、借阅档案等信息，并签订借阅协议。
（3）档案借阅归还：借阅人员借阅的档案，在查阅完成后必须按时归还，并进行登记记录。
3.档案的维护与整理（1）档案的保护：对档案进行合理的保存和保管，包括防止受潮、火灾、虫害等损坏，确保档案的安全可靠。
（2）档案的整理：定期对档案进行整理和检查，以保持档案的有序性和完整性。
对于老化、受损或无用的档案，进行鉴定和淘汰。
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（档案管理流程图）
（档案管理细则）
1、目的
为更好使基建开发部档案管理规范化、科学化，有助于开发部管理，管理统一，形成一条规范化程序。
2、归档范围
2.1 工程基建：设计文件、图纸、会议记录、招投标文件、造价、工程管理（变更、进度控制、质量控制）、工程验收资料等。
2.2 合同：设备采购、工程基建、设计合同、其他合同。
2.3 设备档案：物料、仓库等辅助设备。
2.4 员工培训：培训计划、总结、内部培训记录、外部培训报告等。
2.5 标准操作规程。
3、内容
3.1 资料的收集
3.1.1 从新项目开始时，由各岗位负责人将所产生的资料交到资料员处，并签字确认。
3.1.2 资料的原件应交基建开发部办公室归档保存。
如使用部门需要项目资料，基建开发部资料员可对其进行复印，并将复印件提供给使用部门。
3.1.3 复印份数及分发情况必须如实记录。
3.2 资料的存档
3.2.1 档案采用按类别分类方式，做到层次分明，便于保管和利用
3.2.2 档案严格按照分类、排列、组卷、编目的整理步骤进行系统、全面的整理，并做电子目录，方便日后检索，档案编号由英文字母及阿拉伯数字组成。
3.2.3 基建开发部文员应建立“资料登记表”，记录该资料的名称、编号、来源、原件保存部门、副件、复印份数及复印件保存部门等。
3.2.4 建立电子版资料库，存放电子版资料及图纸，存贮于移动硬盘。
3.3 资料的使用
3.3.1 资料如有分发需要，应由基建开发部总监确定分发范围，核定分发数额。
由文员进行复印，核对无误后并进行分发，同时填制“资料发放表”。
3.3.2 公司员工需要查阅相关的档案资料，建立“资料借阅表”，员工借阅必须出示部门负责人的批条，并经基建开发部总监签字同意。
3.4 资料的作废
3.4.1 以下情况资料要进行作废处理:
a) 该资料与国家、地方、有关部门发布的各种现行的法律、法规、标准、规范有严重抵触，或被其明令禁止；
b) 已被淘汰的资料；
c) 因本身存在较大错误，被原发布单位用新的资料予以替代的资料。
3.4.2 资料作废须由文员上报基建开发部总监批准。
3.4.3 已经发放的资料由基建开发部办公室按“资料发放表”限三日收回。
3.4.4 所有作废的资料必须填写“作废资料处理记录表”，并由基建开发部经理批准后定期统一销毁。
3.4.5 需要保留的作废文件，须经基建开发部总监批准后方可保留。
4、检查
4.1 基建开发部各类应归档文件应集中于档案员管理，任何个人不得私自保存，更不得擅自销毁或据为己有，造成损失的，由当事人全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。
4.2 每月底部门负责人将对档案的资料进行抽查，每三个月与档案员共同对所有资料进行一次彻查。
4.3 档案管理应帐实相符，档案损毁或丢失的，由档案员全额承担，并根据情节轻重予以相应处理。