日常费用报销规定10分析知识讲解

榆林市九边名木科技有限公司文件

九边名木[2014] 第10 号

日常费用报销规定

第一章日常费用报销总体要求

第一条为规范公司员工费用报销行为，保证各项支出的合理性、报销凭据的合规性，特制定本规定。

第二条本规定适用于公司全体员工。

第三条申请人提交的报销申请应包括但不限于以下要点：

（一）支出事项及提供的原始单据必须是真实、完整、有效的。各类支出的原始单据要求见第二章《有关费用项目报销的具体要求》。

（二）支出事项的部门归属和项目正确。

（三）应在支出事项完成后的十五个工作日内提交报销申请。

第四条费用报销应在发票合规性、预算归属准确性和预算项目及会计科目选择的正确性、金额正确性、摘要撰写合规性及支付方式合规性等六个方面符合公司要求。要点如下：

发票合规性：

（一）费用报销必须使用合规发票，如发现使用不合规发票进行报销应予退回，拒绝付款。不合规发票包括非国家/地方税务局监制或行政事业单位监制的票据、发票付款人书写不规范、未加盖出票人发票专用章或财务章、大小写金额不一致、假发票等情况。

（二）原始凭证上标明需附其他票据方可作为报销凭证的，相关单据需完整。

（三）所有报销票据发票背面须由经手人签字，以确保其对费用

事项真实性、合理性负责。

（四）报销使用的发票，需是付款人名称为公司全称的发票。例如：付款人名称为“榆林市九边名木科技有限公司”（全称）的发票均为合规发票。以下发票不予报销：

1、无付款人名称的发票。

2、付款人名称为非本公司名称发票。例如：付款人名称为“*

先生/小姐”、个人姓名、其他公司名称的发票等（机票、定额发票、个人移动通讯费除外）。

3、为保证预算进度统计的准确性，同时为防范税务风险，当年开具的发票，必须在次年一月份报销完毕，不得递延使用。

（五）所有票据必须做到粘贴整齐、平整、金额可见的粘贴到费用粘贴纸上并写清票据张数及金额，票据项目不完整、不规范、不整齐者，财务部有权将票据退回报销人并要求重新粘贴。

（六）发票内容要求填写完整、项目齐全、不允许涂改；

（七）发票应与费用报销申请一并提交，不得后补。

第五条报销及审核要求：

（一）报销票据需先由会计审核发票的真实性与完整性。

（二）预算项目及会计科目选择的正确性：申请人应根据实际支出的内容选择相应的费用项目。

（三）金额正确性：报销金额必须符合公司相关规定，如《差旅费用标准》等；或者符合合同及协议约定金额；报销金额不得高于实际取得的发票金额。

（四）摘要撰写合规性：报销单上部描述栏应简明扼要地填写支出事项，描述应与发票内容基本一致；报销单下部则须就支出事项进行详细描述，不能为空。

（五）支付合规性：对公支付业务的附件（通常指合同）当事人、

发票签章与收款账户名称三者必须一致，如不一致，则必须提供委托收款证明。如果分公司采购商品或服务，金额超过5000元（含），则必须将货款以转帐方式支付到与发票开具单位名称一致的账户，不得支付现金；如为员工申请预付款，则申请人与领款人必须一致。

第六条部门负责人有义务对支出事项进行审核，部门负责人的审核要点包括：支出事项的真实性和必要性、报销金额的合理性等。

第七条发票遗失处理。发票遗失后应向发票开具方申请重新开具发票的申请，如果对方不能重开，则应要求对方提供该发票存根联的复印件，并加盖开具方财务专用章，作为报销的附件。

第八条相关资本支出、费用支出有合同（如房屋租赁、车辆租赁、无形资产购入、大宗商品采购等）的，报销时须附合同原件或复印件备查。

第二章有关费用项目报销的具体要求

第十一条差旅费

定义：员工因公离开本机构所在地产生的差旅费用，包括提供交通费、住宿费、出差补助等。

报销及审核要求：

（一）员工出差应遵守公司考勤管理制度规定，差旅费报销时需附详细的《公司因公出差审批表》，否则将不予报销；

（二）几个人一起出差的，需要分别开住宿发票，便于出差人单独报销差旅费用；

（三）具体报销标准见《榆林市九边名木科技有限公司员工差旅管理制度》。

第十二条市内交通费。市内交通费发票应依据明细顺序粘贴，不得相互遮挡，必须能清晰金额。交通费用需要填制出发地和目的地以及事由。

第十三条业务招待费。为节约成本而在餐饮招待之前另行购买的小额烟酒，视同餐饮支出；为避免取得虚假或不合规发票，尽量在超市购买；

（一）招待费须详细列明时间、地点、事由、招待对象、陪同人员名单、总人数等，特定情况下可只列示招待日期、地点和我公司陪同人员。

第十四条办公费

定义：指公司购置的办公文具、电子设备耗材如墨盒、色带、打印纸、复印纸、碳粉、软盘、鼠标等费用；订阅的与工作有关的报刊、杂志、资料费用；其他公杂费如刻制专用图章、清洁用品等。

（一）办公用品

1、管理要求：办公用品由人力资源部统一采购，每月报销一次。

2、报销及审核要求：

（1）发票内容填写“办公用品”字样的，需附此批次购货清单（加盖售货方印章）；

（2）办公用品领用清单或出入库清单（领用人或管理人签字）；

（3）原则上直接支付到外部对公账户；对于个体工商户，可以支付到对方法人代表个人账户，收款人姓名应与发票领用人或发票专用章人名一致。（特殊情况特殊对待）

（二）其他杂项，如购买日常清洁用品等。

报销及审核要求：

（1）发票统称“日用品”等内容的，需要附相应购货明细清单；

（2）原则上直接支付到对方法人代表个人账户，收款人必须与发票领用人或发票专用章人名一致，但金额在2000元以内可以直接支付现金。

第十五条低值易耗品