商务信函翻译
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• 十三、商务信函翻译 • （一）definition of business letters • 商务信函（business letters）属于应用文体， 不仅是用来沟通的媒介，还可以有效地取 代面对面的登门拜访，建构和维系彼此间 的友谊，吸引与争取客户，以及为公司塑 造良好的形象。
• （二）Classification of business letters • 通常会有以下两种分类方式：
这两大原则在商务信函中具体体现如下： 1. 在外贸业务的各个环节与活动中，措词都要注意讲究礼 貌、委婉。 第 一 、 收 到 对 方 的 询 盘 (inquiry) 、 报 盘 (offer) 、 还 盘 (counter-offer)或订货(order)等，不管能否接受，都要以礼 貌的语言表示诚挚的谢意。 例如： We welcome your fax inquiry today and thank you for your interest in our products. 译文：欢迎贵方今天的传真询盘并感谢贵方对我方产品感 兴趣。 第二、传递令人满意信息时，措词用语也要讲究客气。 例如： Much to our delight, our manufacturers have agreed to advance their delivery to you. 译文：很高兴地通知贵方，我方的供货商已经同意提前发 货给贵方。
• 请看下面例子，指出其中的礼貌原则。 • A: What do you think? Do you like the dress? • B: The color is really wonderful. • A: We all miss Bill and Mary, won’t we? • B: Well, we will all miss Bill and Jim.
第三、提供令对方不满意的信息或向对方表示不满时， 更需注意措词用语的客气、委婉。 例如： After careful consideration, we regret to say that we cannot but decline the said order. 译文：经过认真考虑，很遗憾，我方不得不谢绝贵方 的上述订单。 第四、向对方提出要求或希望时，同样要使用礼貌客 气用语。 例如：Your compliance with our request will be highly appreciated. 译文：如贵方能满足我方要求，我们将不胜感激。
• 1117 The High Road • 6 June 1996 • Mr. David Patricks • 3005 West 29th Suite 130 • Waco, 77663 • • • •
信头
信内地址
Our Ref: RI0606 文档号 Attention: International Trade Manager 收函方 Dear Mr. Patricks, 称呼 Subject: Heating Registers’ Location 事由标题
• • • •百度文库• • • • • • • • •
请看下例，指出对话中的合作原则。 A: Do you love me? B: I’m very fond of you. A: Yes, but do you love me? B: Uh...you mean a lot to me. A: Why won’t you answer my question? B: What question? A: Do you love me? Come on! I want to know. B: I care for you very deeply. You know that. A: That isn’t the same thing! B: What kind of answer do you expect? A: The truth! I want the truth! B: How can I possibly answer such a question?
• 6. 订购函（purchase） • 买方收到报盘函后，若认为卖方的商品及价格合适，确 定购买，就写一份正式订单给卖方，即订购函。 • 7.装运通知函（shipment） • 买卖双方达成交易后，卖方按合同在规定期限将货物交 运对方。货物已经装船、车或飞机，卖方应通过信函通 知对方。 • 8.支付结算函（ payment ） • 买方收到货物后办理付款事宜，包括汇款(remittance) 、 托收(collection)和信用证(letter of credit)三种。无论哪种， 买方以信函形式通知卖方。 • 9. 索赔函（claim） • 交易中任何一方遭受损失向对方提出赔偿要求的信函。 • 10. 保险函（insurance） • 为保证可能的损失得到及时赔付，当事人应购买保险。
• I received your June 6th letter requesting consultation and am providing my recommendation 正文 in the following. • …… 客套语 • Sincerely 签名 • Jane A. McMurry 打印姓名 • Jane A. McMurry 职务 • Engineering Manager • HVAC Consultants, Inc. 公司名称 发信人及打信人姓名缩写 JAM / dmc 附件 • Encl. : invoice for consulting services • C.C. Executive Manager of HVAC Consultants, Inc. 抄送
• 4）清楚Clearness • Being a registered accountant, I’m sure you can help us. • Being a registered accountant, you can certainly help us. 5）正确Correctness We assure you that this error will never occur. We’ll do all we can so that we may not repeat this error.
• 合作原则在会话中起着调节说话人说话内 容的作用，它使说话人在假设对方乐于合 作的前提下能进行交际。 • 礼貌原则具有更高一层的调节作用，它维 护了交谈双方的均等地位和他们之间的友 好关系。
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合作原则和礼貌原则在商务信函中的体现 7Cs Completeness：完整（数量准则） Concreteness：具体（关联准则） Conciseness：简洁 （方式准则） Clearness：清楚 （方式准则） Correctness:正确（质量准则） Courtesy：礼貌 （礼貌原则） Consideration：体谅 （礼貌原则）
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（四）商务信函文体特点 合作原则和礼貌原则 合作原则（cooperative principle） (1) The Maxim of Quality质量原则 不要说自己认为是不真实的话 不要说自己认为缺乏证据的话 (2) The Maxim of Quantity数量原则 使自己所说的话达到交谈的现在目的所要求的详尽程度 不应使自己所说的话包含超出需要的信息 (3) The Maxim of Relevance关联原则 说话要贴切 (4) The Maxim of Manner方式原则 避免晦涩的词语 避免歧义 说话要简练，避免赘述 说话要有条理
• 1）完整Completeness • 2）具体Concreteness • We wish to confirm our telex dispatched the other day. • We confirm our telex of June 5th, 2002. • 3）简洁Conciseness • Come to a decision • decide • in accordance with your request • as your request • for the amount of US $500 • for US $500
• • • • •
6）礼貌Courtesy 7) 体谅consideration We must refuse your offer. We regret that we are unable to accept your offer. We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you. • We are concerned about the inconvenience you have suffered, and apologize sincerely.
• （三）商务信函的篇章结构
• • • • • • • • • • • • • • 1. 信头 （Heading），包括寄信人的地址和日期 2. 信内地址（Inside address），即收信人的地址 3. 文档号（Reference），如：Our ref:WFX/SQ, Your ref: JS201/SD707 4. 收函方主办人或主要负责人， 如Attention: The Sales Manager 或 To: The Sales Manager 5. 称呼（Salutation） 6. 事由标题（Caption/Subject/Reference） 7. 正文（Body） 8. 结束语/函尾套语（Complimentary close） 9. 发信人姓名，先签名再打印姓名（Signature&Printed Name） 10. 发信人职务（Position） 11. 发信人及打信人姓名缩写，如ST/MS 12. 附件（Enclosure） 13. 副本/抄送（CC.，即Carbon Copy） 14. 附言/又及事项（P.S.，即Postscript）
以表情功能为主 • 感谢信 • 祝贺信 • 道歉信 • 慰问信
以信息功能为主 • 1. 建立业务关系函（cooperation intention） • 介绍己方如何获得对方公司的信息，并表达与对方建立 业务的愿望。语言言简意赅、情真意切、礼貌得体，已 留下深刻印象，为合作打好基础。 • 2. 产品推销函（promotion） • 引起对方兴趣，激发对方购买欲望。 • 3. 资信查询函（credit inquiry） • 查询买方信用情况和业务能力。语气需委婉，避免对方 产生不被信任感。 • 4. 询盘函（inquiry） • 让对方提供产品、服务相关信息。 • 5. 发盘还盘函（offer and counter-offer） • 即报盘，向对方报价，通常附上报价单（quotation）。
• • • • • • • • • • •
礼貌原则（politeness principle） 得体准则(Tact Maxim) 尽量少让别人吃亏；尽量多使别人得益 慷慨准则(Generosity Maxim) 尽量少使自己得益；尽量多让自己吃亏 谦逊准则(Modesty Maxim) 尽量少赞誉自己；尽量多贬低自己 一致准则(Agreement Maxim) 尽量减少双方的分歧；尽量增加双方的一致 同情准则(Sympathy Maxim) 尽量减少双方的反感；尽量增加双方的同情
• （二）Classification of business letters • 通常会有以下两种分类方式：
这两大原则在商务信函中具体体现如下： 1. 在外贸业务的各个环节与活动中，措词都要注意讲究礼 貌、委婉。 第 一 、 收 到 对 方 的 询 盘 (inquiry) 、 报 盘 (offer) 、 还 盘 (counter-offer)或订货(order)等，不管能否接受，都要以礼 貌的语言表示诚挚的谢意。 例如： We welcome your fax inquiry today and thank you for your interest in our products. 译文：欢迎贵方今天的传真询盘并感谢贵方对我方产品感 兴趣。 第二、传递令人满意信息时，措词用语也要讲究客气。 例如： Much to our delight, our manufacturers have agreed to advance their delivery to you. 译文：很高兴地通知贵方，我方的供货商已经同意提前发 货给贵方。
• 请看下面例子，指出其中的礼貌原则。 • A: What do you think? Do you like the dress? • B: The color is really wonderful. • A: We all miss Bill and Mary, won’t we? • B: Well, we will all miss Bill and Jim.
第三、提供令对方不满意的信息或向对方表示不满时， 更需注意措词用语的客气、委婉。 例如： After careful consideration, we regret to say that we cannot but decline the said order. 译文：经过认真考虑，很遗憾，我方不得不谢绝贵方 的上述订单。 第四、向对方提出要求或希望时，同样要使用礼貌客 气用语。 例如：Your compliance with our request will be highly appreciated. 译文：如贵方能满足我方要求，我们将不胜感激。
• 1117 The High Road • 6 June 1996 • Mr. David Patricks • 3005 West 29th Suite 130 • Waco, 77663 • • • •
信头
信内地址
Our Ref: RI0606 文档号 Attention: International Trade Manager 收函方 Dear Mr. Patricks, 称呼 Subject: Heating Registers’ Location 事由标题
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请看下例，指出对话中的合作原则。 A: Do you love me? B: I’m very fond of you. A: Yes, but do you love me? B: Uh...you mean a lot to me. A: Why won’t you answer my question? B: What question? A: Do you love me? Come on! I want to know. B: I care for you very deeply. You know that. A: That isn’t the same thing! B: What kind of answer do you expect? A: The truth! I want the truth! B: How can I possibly answer such a question?
• 6. 订购函（purchase） • 买方收到报盘函后，若认为卖方的商品及价格合适，确 定购买，就写一份正式订单给卖方，即订购函。 • 7.装运通知函（shipment） • 买卖双方达成交易后，卖方按合同在规定期限将货物交 运对方。货物已经装船、车或飞机，卖方应通过信函通 知对方。 • 8.支付结算函（ payment ） • 买方收到货物后办理付款事宜，包括汇款(remittance) 、 托收(collection)和信用证(letter of credit)三种。无论哪种， 买方以信函形式通知卖方。 • 9. 索赔函（claim） • 交易中任何一方遭受损失向对方提出赔偿要求的信函。 • 10. 保险函（insurance） • 为保证可能的损失得到及时赔付，当事人应购买保险。
• I received your June 6th letter requesting consultation and am providing my recommendation 正文 in the following. • …… 客套语 • Sincerely 签名 • Jane A. McMurry 打印姓名 • Jane A. McMurry 职务 • Engineering Manager • HVAC Consultants, Inc. 公司名称 发信人及打信人姓名缩写 JAM / dmc 附件 • Encl. : invoice for consulting services • C.C. Executive Manager of HVAC Consultants, Inc. 抄送
• 4）清楚Clearness • Being a registered accountant, I’m sure you can help us. • Being a registered accountant, you can certainly help us. 5）正确Correctness We assure you that this error will never occur. We’ll do all we can so that we may not repeat this error.
• 合作原则在会话中起着调节说话人说话内 容的作用，它使说话人在假设对方乐于合 作的前提下能进行交际。 • 礼貌原则具有更高一层的调节作用，它维 护了交谈双方的均等地位和他们之间的友 好关系。
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合作原则和礼貌原则在商务信函中的体现 7Cs Completeness：完整（数量准则） Concreteness：具体（关联准则） Conciseness：简洁 （方式准则） Clearness：清楚 （方式准则） Correctness:正确（质量准则） Courtesy：礼貌 （礼貌原则） Consideration：体谅 （礼貌原则）
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（四）商务信函文体特点 合作原则和礼貌原则 合作原则（cooperative principle） (1) The Maxim of Quality质量原则 不要说自己认为是不真实的话 不要说自己认为缺乏证据的话 (2) The Maxim of Quantity数量原则 使自己所说的话达到交谈的现在目的所要求的详尽程度 不应使自己所说的话包含超出需要的信息 (3) The Maxim of Relevance关联原则 说话要贴切 (4) The Maxim of Manner方式原则 避免晦涩的词语 避免歧义 说话要简练，避免赘述 说话要有条理
• 1）完整Completeness • 2）具体Concreteness • We wish to confirm our telex dispatched the other day. • We confirm our telex of June 5th, 2002. • 3）简洁Conciseness • Come to a decision • decide • in accordance with your request • as your request • for the amount of US $500 • for US $500
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6）礼貌Courtesy 7) 体谅consideration We must refuse your offer. We regret that we are unable to accept your offer. We are extremely and sincerely sorry for the error and ask that you accept our humble and sincere apology for the undue inconvenience suffered by you. • We are concerned about the inconvenience you have suffered, and apologize sincerely.
• （三）商务信函的篇章结构
• • • • • • • • • • • • • • 1. 信头 （Heading），包括寄信人的地址和日期 2. 信内地址（Inside address），即收信人的地址 3. 文档号（Reference），如：Our ref:WFX/SQ, Your ref: JS201/SD707 4. 收函方主办人或主要负责人， 如Attention: The Sales Manager 或 To: The Sales Manager 5. 称呼（Salutation） 6. 事由标题（Caption/Subject/Reference） 7. 正文（Body） 8. 结束语/函尾套语（Complimentary close） 9. 发信人姓名，先签名再打印姓名（Signature&Printed Name） 10. 发信人职务（Position） 11. 发信人及打信人姓名缩写，如ST/MS 12. 附件（Enclosure） 13. 副本/抄送（CC.，即Carbon Copy） 14. 附言/又及事项（P.S.，即Postscript）
以表情功能为主 • 感谢信 • 祝贺信 • 道歉信 • 慰问信
以信息功能为主 • 1. 建立业务关系函（cooperation intention） • 介绍己方如何获得对方公司的信息，并表达与对方建立 业务的愿望。语言言简意赅、情真意切、礼貌得体，已 留下深刻印象，为合作打好基础。 • 2. 产品推销函（promotion） • 引起对方兴趣，激发对方购买欲望。 • 3. 资信查询函（credit inquiry） • 查询买方信用情况和业务能力。语气需委婉，避免对方 产生不被信任感。 • 4. 询盘函（inquiry） • 让对方提供产品、服务相关信息。 • 5. 发盘还盘函（offer and counter-offer） • 即报盘，向对方报价，通常附上报价单（quotation）。
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礼貌原则（politeness principle） 得体准则(Tact Maxim) 尽量少让别人吃亏；尽量多使别人得益 慷慨准则(Generosity Maxim) 尽量少使自己得益；尽量多让自己吃亏 谦逊准则(Modesty Maxim) 尽量少赞誉自己；尽量多贬低自己 一致准则(Agreement Maxim) 尽量减少双方的分歧；尽量增加双方的一致 同情准则(Sympathy Maxim) 尽量减少双方的反感；尽量增加双方的同情