会计档案管理办法

会计档案管理办法

1.1会计档案管理概述

公司及其所属单位应按照国家有关档案管理办法的档案管理规定，对财务部门档案进行立卷、归档、保管、借阅、移交和销毁，保证档案妥善保管、有序存放、方便借阅、完整移交、安全销毁，严防毁损、散失和泄密。

1.2会计档案保管

（一）会计档案保管

公司及其所属单位的会计档案应当在财务部门内部指定专人保管，出纳人员不得兼管会计档案。

会计档案是指会计凭证、会计账簿、财务会计报告、存储会计数据和程序的介质以及其他会计资料等会计核算专业材料，是记录和反映单位经济业务的重要史料和证据。具体包括：

1、会计凭证类：会计凭证、原始凭证、其他会计凭证。会计凭证是指由记账凭证汇总表、记账凭证和原始凭证装订成册形成的会计档案。原始凭证是指由于数量过多而单独装订成册形成的会计档案。

2、会计账簿类：总账、日记账、明细账、固定资产卡片、其他辅助性账簿。其他辅助性账簿：库存现金盘点台账、支票管理台账、应收票据备查账簿、应付票据备查账簿等。

3、财务会计报告类：中期财务会计报告、年度财务会计报告、其他财务会计报告。

4、电子介质财务信息资料包括：年度备份数据、财务软件升级前的备份数据、相应版本的系统应用程序软件及标准代码、数据库软件、每年一次的经系统管理员签字的系统管理维护记录本、本单位系统管理员名册、其他应该存档的资料或数据。

5、其他类：包括银行存款余额调节表、银行对账单、内部存款余额调节表、工资发放明细表、奖金发放明细表、增值税进项税抵扣凭证、票据存根、会计档案保管清册、会计档案借阅登记清册、会计档案移交清册、会计档案销毁清册、会计工作交接移交清册、财产清查资料、审计报告等其他应当保存的会计核算专

业资料。

每年形成的会计档案应当由财务部门于年度终了时，按照会计档案的分类整理立卷，装订成册，并编制案卷号。

1、会计凭证。按月份和册号顺序整理，月内按凭证种类即先会计凭证、后原始凭证的顺序编制册号和年度案卷总序号。分类号为I01。

2、会计账簿。除跨年度使用的会计账簿外，按总账、日记账、明细账、其他辅助性账簿的顺序，编制年度案卷总序号。分类号为I02。

3、财务会计报告。按月份顺序整理装订成册并编制年度案卷总序号；月内按合并会计报告类、汇总会计报告类、本企业财务会计报告类、下级企业财务会计报告类的顺序整理；类内按总经理和总会计师声明书、结账工作清单、财务会计报告审核情况记录表、财务情况说明书、报表目录、报表、报表附注的顺序整理，报表按报表目录的顺序整理；年度财务会计报告单独装订成册。分类号为I03。

4、存储会计数据和程序的介质：每个会计期间结束、完成结账后应将财务管理信息系统产生的数据保存在电子介质上,原则上要求在发生业务的当天都应进行备份。备份时应该至少备份两份,并且采用不同的备份方式,财务信息管理员和档案管理人员分管并存放在不同的地方,备份要永久保留。

5、其他会计资料。其他应当保存的会计核算专业资料按资料名称分别整理立卷，并分别编制年度案卷总序号；同一名称的会计资料按时间顺序，分册或合并装订。分类号为I04。

按照会计档案的分类和编定的案卷号，编制会计档案保管明细表。于月份终了即可整理装订的会计档案，并形成会计档案保管明细表。会计档案保管明细表包括会计凭证保管明细表、会计账簿保管明细表、财务会计报告保管明细表和其他会计资料保管明细表。

1、会计凭证保管明细表应当列明以下内容：

（1）凭证的案卷号和题名；

（2）每卷凭证的所属年度、月份、起日期、止日期；

（3）凭证的月度总册数；

（4）每卷凭证的月册号、起凭证号、止凭证号；

（5）每卷凭证所含记账凭证张数和原始凭证张数；

（6）凭证的保管期限、保密期限、密级、保管状态；

（7）存放位置；

（8）归档单位、案卷分类号、凭证类别；

（9）财务主管、复核、装订；

（10）正本数量、件数、页数、提要、载体类型、备注。

会计凭证保管明细表中所称凭证名称是指凭证种类名称，即会计凭证、原始凭证等。保管状态是指“未移交”、“已移交”、“已销毁”三种状态。“未移交”是指目前由财务部门保管，尚未移交给档案机构或其他单位；“已移交”是指目前已经移交给档案机构或其他单位；“已销毁”是指目前已经销毁。密级是指无密级、商密★、商密★★，载体类型是指纸质、磁盘、磁带、光盘、其他等，保密期限分为1年、2年、3年、5年、7年、10年、15年、20年、永久。

2、会计账簿保管明细表应当列明以下内容：

（1）会计账簿的案卷号和题名；

（2）每卷会计账簿的年度、起日期、止日期；

（3）月度总册数、月册号

（4）账簿的保管期限、保密期限、密级、保管状态；

（5）存放位置；

（6）归档单位、案卷分类号、账簿种类；

（7）财务主管、复核、装订；

（8）正本数量、件数、页数、提要、载体类型、备注。

会计账簿保管明细表中所称账簿种类是指总账、日记账、明细账和其他辅助性账簿四种账簿类型。账簿名称是指每卷会计账簿的具体名称，如总账、现金日记账、应收账款明细账等。

3、财务会计报告保管明细表应当列明以下内容：

（1）财务会计报告的案卷号和题名；

（2）每卷财务会计报告的起止年月、报送日期、收到日期；

（3）报告种类；

（4）财务会计报告的保管期限、密级、保密期限、保管状态；

（5）存放位置；

（6）归档单位、单位负责人、总会计师、会计主管、单位编码、联系人、

联系电话；

（7）正本数量、件数、页数、提要、载体类型、备注。

财务会计报告保管明细表中所称报告名称是指中期财务会计报告、年度财务会计报告。报告种类是指每卷财务会计报告的所属类别，即合并、汇总、本企或下企。“合并”是指母公司合并会计报表；“汇总”是指各单位汇总会计报表；“本企”是指除合并、汇总会计报表外，各单位编制的其他会计报表；“下企”是指各单位收到的下级单位报送的会计报表。

4、其他会计资料保管明细表应当列明以下内容：

（1）会计资料的案卷号和题名；

（2）每卷会计资料的年度、起日期、止日期；

（3）每卷会计资料的页数；

（4）会计资料的保管期限、密级、保密期限、保管状态；

（5）存放位置；

（6）归档单位、正本数量、件数、页数、载体类型、提要。

按照会计档案保管明细表编制会计档案保管汇总清册。会计档案保管汇总清册应当列明会计档案名称、单位、数量、起止卷号和起止年月。其中，会计档案名称是指会计档案类别名称。单位是指会计档案的计量单位，即“册”、“本”等。数量是指以计量单位为基础所汇总会计档案的数量。起止卷号是指所汇总会计档案的起始案卷号和终止案卷号。起止年月是指所汇总会计档案的起始年度和月份、终止年度和月份。

会计档案保管明细表和会计档案保管汇总清册构成会计档案保管清册。每年形成的会计档案保管清册应当由会计档案保管人和会计机构负责人（会计主管人员）签字或盖章。

（二）文书档案保管

文书档案是指财务部门在行政管理事务活动中产生的，具有查考使用价值的文件材料。文书档案应当在财务部门内部指定专人保管。公司财务部形成的具有查考价值的文件、电报、会议文件、内部文件、电话记录等办理完毕，应送交综合管理科归档。归档文件必须完整，批文应同原文及发文单一并归档。公文办完后，经办人员应在当日将公文的定稿、正文及有关附件材料整理好，送交综合管理科立卷，个人不得私自保存应存档的公文。公司财务部接收、下发的文件，以