会议组织与管理 PPT课件

第二节
会议秘书工作 的基本任务
一、组织的工作
1、协助领导确定会议议题； 2、根据议题安排议程、日程； 3、发会议通知，负责会议报到； 4、对与会人员进行编组； 5、布置会场，安排座次； 6、印发会议证件(出席证、列席证、工作证等)； 7、负责会议签到； 8、会中组织和协调； 9、会场其他组织和管理； 10、会外的联络和协调(负责与会议有关的邀请、 报道、乘车、参观、文体娱乐活动等方面的联系和 组织)。 11、会议的结束收尾工作。
对会议产生较大影响的其他言论或活动。
（4）会议记录方法 ①记录的重点是将主要讨论的观点、决议、决定，
重要声明、修正案内容、结论全记下来， 其他 的可简要记录. ②漏记的内容先作记号，然后对照录音带修改， 或请发言者重复。 ③与会者提的意见、建议，要记人名。
（5）会议记录的修改 ①定稿打印前，请主席签字批准。 ②与会者指出错误，主席或秘书可改。 ③会议记录一经签名，不能再改动。
主席台坐次
礼堂型
教室型会场
③会场内外的布置： 会标、会徽、台幕、标语、、桌签、坐签、色 调、灯光、气味、旗帜、花卉。
会徽
会标
16、检查会场
（1） 方式 一种是听取会议筹备人的汇报，一种是现场 检查。 （2）检查的内容 A.文件的材料准备情况。 B.会场布置情况。 C.会议保卫工作情况。 D.其他内容。
第一节
会议的特点 作用与种类
一、会议的主要特点
１、集体性； ２、程序性； ３、公开性； 4、规范性。
二、会议的作用
1、会议体现了民主。 2、会议交流了信息。 3、会议统一了集体认识和行为。 4、会议促进了和谐和团结。
三、会议的种类
1.按规模分： 特大型（万人以上）、大型（上千人）、 中型（数百人上下）、小型（数十人或数人）。 2.按性质分： 法定性、决策性、专业性、动员性、纪念性、 外事性 、专题性、综合性。 3、按时间分： 定期和非定期。 4、按出席对象分： 联席会、内部会、代表会、群众会. 5、按召开方式分： 电话会、电视会、广播会、网络会。 6、公司常见会议类型： 经理例会与特别会议、员工大会、公司年会、股东大会和董事会、 客户咨询会、展览会、订货会、业务洽谈会.新产品新闻发布会、 联谊会、表彰会。
与会者的发言。议定事项。
③记录尾部
散会。主持人、记录人签字。
（2）会议记录的要求
准确、完整、简洁、明确。
（3）会议记录的重点
会议中心议题以及围绕中心议题展开的有关活动； 会议讨论、争论的焦点及其各方的主要见解；
权威人士或代表人物的言论；
会议开始时的定调性言论和结束前的总结性言论； 会议已议决的或议而未决的事项；
（1）与会人员的接送; （2）会议交通工具的安排; （3）与会人员返回时，车、船和飞机票的预订及购买; （4）会议文娱活动的安排和组织; （5）其他属于招待方面的工作。
2、组织签到
（1）秘书人员代签到。 （2）簿式签到。 （3）电子计算机签到。
3、做好会议记录
（1）会议记录的格式 ： 记录头、记录主体、 记录尾部 ①记录头: 会议名称； 会议时间； 会议地点； 会议主席（主持人）； 会议出席、列席和缺席情况； 会议记录人、会议主要议题。 ②记录主体
接待组、保卫组。
7、确定与会人员名单 出席会议和列席会议的有关人员。应根据会 议的性质、议题、任务来确定与会人员。 8、确定会议地点
要根据会议的规模、规格和内容等要求来确 定。有时也考虑政治、经济、环境等因素。
9、安排会议议程与日程 会议议程是对会议所要通过的文件、所要 解决的问题的概略安排，并冠以序号将其 清晰地表达出来。 会议日程是指会议在一定时间内的具体安 排。
二、文书工作
1、会议文书的起草； 2、会议文书编写； 3、会议文书印发及管理。
三、生活管理工作
1、与会人员的食宿管理； 2、会议的财务管理； 3、会议的交通保障； 4、会议的文化活动； 5、与会人员的医疗保健。
四、安全保卫工作
1、会议的保密工作； 2、会议的警卫工作； 3、会场内外的安全保卫工作。
2、教学难点
案例分析：请柬发出之后
某机关定于某月某日在单位礼堂召开总结表彰大会， 发了请柬邀请有关部门的领导光临，在请柬上把开会的时 间、地点写得一清二楚。 接到请柬的几位部门领导很积极，提前来到礼堂开会。 一看会场布置不像是开表彰会的样子，经询问礼堂负责人 才知道，今天上午礼堂开报告会，某机关的总结表彰会改 换地点了。几位领导同志感到莫名其妙，个个都很生气， 改地点了为什么不重新通知? 一气之下，都回家去了。 事后，会议主办机关的领导才解释说，因秘书人员工 作粗心， 在发请柬之前还没有与礼堂负责人取得联系， 一厢情愿地认为不会有问题，便把会议地点写在请柬上， 等开会的前一天下午去联系，才知得礼堂早已租给别的单 位用了，只好临时改换会议地点。但由于邀请单位和人员 较多，来不及一一通知，结果造成了上述失误。尽管领导 登门道歉，但造成的不良影响也难以消除。
15、布置会场
（1）会场的风格特点 庄严、肃穆、轻松、简洁。 喜庆、儒雅、简单、朴素。
（2）会场的类型及布局
①小型会议室。 椭圆形、回字形、 T 字形、“马蹄”型、长方形。
② 中型会议室。 “而”字型、半圆型、课堂型。 ③ 大型会议室。 礼堂型、众星拱月型。 （3）会场的布置 ① 主席台 主席台的布置一是对称；二是要简化。 主席台的座次一般是职务最高的居第一排正中，然后 先左后右，由前至后的顺序依次排列。 ② 场内其他人员的座次安排 横排法。竖排法。左右排列法。
某公司销售会议议程表 1、推选销售部经理的人选。 2、年度销售活动的总结。 3、有关销售问题的发言。 4、下年度销售目标。 5、销售人员的招聘和重组。
某股份有限责任公司股东大会日程安排
日期 时间 内容安排 地点
主 参加 持 人 李 XXX 总 X
张 全体 董 股民 张 全体 董 股民
总 会 全体 计 股民 师
4、确保会议期间信息的沟通
（1）做好会议期间信息的收集、传递、反馈工作. ①秘书要多听、多记、多想、多算、多跑，全面搜 集信息。 ②深入会议，掌握第一手资料。 ③注重对会议信息加工提炼，方便各方利用。 ④注重实效，并收集反馈信息。
⑵会议期间的对外宣传 ①妥善处理与新闻媒体的关系。 ②注意内外有别，严守单位秘密。 ③选择宣传内容应坚持对象、效果、 时效、
13、安排食住行
⑴会议饮食管理本着“卫生第一、保证营养、适 合口味、方便节约”的原则，做好伙食预算和伙 食搭配与烹调工作. ⑵会议住宿安排，根据实际情况，按照规定标准， 尽可能地满足与会人员住宿上的要求。 ⑶安排好会议用车，为会议提供完备的交通服务。
14、制定会议预算方案
文件资料费 、邮电通讯费、会议设 备和用品费、 会议场所租用费 、会 议办公费 、宣传交际费 、 食宿费、 交通费、其他费用。
费用的原则。
④收集媒体对会议的报道提供给领导. ⑤为领导召开记者招待会提供资料。
5、编发会议简报
（1）类型 综合型、专题型、实录型。 （2）格式 报头、报核、报尾。 （3）要求 简练、快捷、准确。
6、值班保卫工作
（1）值班工作 秘书人员要坚守值班岗位，以保证会议 顺利结束，并随时应付各种突发事件。
问题讨论
1、会议议程与日程的区别。 2、简述拟订会议议程与日程表的方法。 3、选择会议地点应综合考虑哪些因素? 4、应如何做好会场的布置工作？ 5、怎样制定会议筹备方案？ 6、怎样发放会议通知？ 7、怎样才能做好会议的食宿工作？ 8、会前检查工作包括哪些内容？
三、会中服务工作 1、报到及接待工作
这个案例告诉秘书在会议准备时应注意什么问题
呢？
前言
会议概论
一、会议的涵义
会议是“由有关组织召开的听取情况、讨论问题和 布置工作的集会”。
二、办会的涵义
办会就是指秘书部门和秘书人员操办会议事项、是 秘书工作的基本职责之一。具体包括起草并分发会 议文件、会场布置、会务接待、会议议题与议题磋 商、生活安排、会议记录、掌握会议进展和会后贯 彻工作等等。
二、会前准备工作
1、 确定会议主题与议题
确定主题的主要方法：一是要有切实 的依据；二是必须要结合本单位的实 际；三是要有明确的目的。议题是对 会议主题的细化。
2、确定会议名称 会议名称一般由“单位+内容+类型”构成, 应根据会议的议题或主题来确定。 3、确定会议规模与规格 确定会议规模与规格的依据是会议的内容或 主题。同时本着精简效能的原则。 会议的规模有大型、中型、小型。 会议的规格有高档次、中档次和低档次。 4、确定会议时间、会期 会议的最佳时间，要考虑主要领导是否 能 出席，确定会期的长短应与会议内容紧密联系。
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会议概述 会务工作流程 会务工作具体内容 常用会议的组织程序 会见与会谈 技能训练
教学目的
通过本模块的学习，了解会务工 作的基本内容及工作程序，学会拟定 会议方案，掌握会议组织工作的环节 和会务工作中的文书工作。
教学重点与难点
1、教学重点

会议筹备工作； 会议方案的制作； 会见与会谈的操作程序与方法； 案例分析。 会议方案的制作； 会场的布置； 案例分析； 技能训练。
5、 确定会议所需用品和设备
（1）．必备用品是指各类会议都需要的用品和 设备，包括文具、桌椅、茶具、扩音设备、照 明设备、空调设备、投影和音像设备等。 （2）特殊用品是指一些特殊类型的会议，例 如谈判会议、庆典会议、展览会议等所需的特 殊用品和设备。
6、建立会议组织机构
会务组、宣传组、秘书组、文件组、
备 注
3、 9 上午
9：00 9：30
9：40
报 到
会议开始 ，张董致开 幕词 李总：年度经营报告
花园酒店大 会议厅 大会议厅