谈不动产登记档案的收集与整理

谈不动产登记档案的收集与整理

发表时间：2019-09-21T09:21:18.843Z 来源：《基层建设》2019年第20期作者：李子瑜张玉玲毕琳娜

[导读] 摘要：不动产档案管理工作中的收集和整理是不动产档案整个管理工作的基础，要保证档案材料的完整、系统、齐全，使档案真实地记录和反映物权状态，就必须不断加强基础环节的工作，只有提高收集和整理工作的质量才能保证档案的有效利用，才能体现档案管理工作的水平和质量；不断增强服务功能，适应市场经济发展的要求，才能更好地发挥房产档案的作用。

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摘要：不动产档案管理工作中的收集和整理是不动产档案整个管理工作的基础，要保证档案材料的完整、系统、齐全，使档案真实地记录和反映物权状态，就必须不断加强基础环节的工作，只有提高收集和整理工作的质量才能保证档案的有效利用，才能体现档案管理工作的水平和质量；不断增强服务功能，适应市场经济发展的要求，才能更好地发挥房产档案的作用。

关键词：不动产登记；档案管理；收集整理

引言

在目前的社会环境下，不动产登记档案管理工作越来越重要，对其进行信息化管理也是当前的发展趋势。这一技术的开展不仅有利于我国档案管理工作的进步，并对人们有很大的益处。虽然目前我国的信息化档案管理技术还存在这一些不足，但是只要依照本文阐述的相关措施进行改进，可以在很大程度上深化档案管理工作的创新管理，为社会的发展与进步提供优质的服务。

1当前对于不动产登记档案管理相关特点的论述

1.1唯一性特点

首先，对于不动产登记档案而言，需要从客观角度出发，在特定的范围内或者根据不动产物权情况进行分析。与此同时，还需要对不动产物权范围内的素材提供相应的证明，从而确保不动产交易的稳定性和安全性。不仅如此，由于不动产物权自身有着单独性的原则思想，因此需要在所属范围进行工作，简单来讲是有关部门对于不动产登记档案有着一定的规划性和保管性。在不动产登记档案管理中，需要对物权和其他权利制定一个简单的等级，只有这样，才能不断提高不动产物权属性的变化效果，进而准确体现出来，最后确保物权交易的科学性。

1.2法定性特点

面对不动产登记档案来讲，档案是国家直接授权，而不动产登记档案是有关部门根据规定或者是在特别的过程中执行的。从本质上可以看出，我国物权法规定在运行中存在着很多的问题，因此，在实际运行过程中，不动产登记相关部门需要在不违反原则的前提下，提前制定出完整的不动产登记流程。同样的情况下，不动产登记档案自身需要具有一定的法律手段，而物权在运行过程中档案还需要具有实际性意义。

1.3规范性特点

其实，不动产登记档案应当以手册的形式为主，对不动产的物权进行登记管理，在登记管理过程中，遵循标准要求进行登记，目的是体现出不动产登记档案的规格性。在当代社会不断进步的背景下，以往的登记档案模式逐渐改变成了存储性模式，然而不管是采取什么样的方式，都要规范性进行操作。当然，还需要加强不动产登记档案管理内容的准确性，在这其中，内容方式都需要根据不同种类进行划分，最后需要避免档案进行登记时出现混乱现象，更要尽量降低由于遗漏而形成的权属归属纠纷问题。

1.4公开性特点

在我国，通过对不动产登记制度的大力设计和实行不动产登记档案逐渐得到了完善。从当前阶段出发，不动产登记档案中的目标需要从两项内容入手，首先，需要在最大范围内实现不动产物权的公正性，结合物权归属的公正性来维护不动产物权各种效益和他人的合法效益。其次，需要加强对不动产物权各个方面的交易，并且要提供有效的保障。整体上来讲，不动产登记档案需要具有公开性和透明性，特别是在查找和结合方面上，需要做到公正，因为只有这样，才能带动不动产登记管理内部效益的作用。对于不动产各种数据来讲，需要确保档案内部的数据能够面向社会，更要保证当事人或者是经济效益在后期能够更好地查找档案等多种活动，最后实现不动产登记档案的初期目标。

2不动产登记档案的收集与整理

2.1不动产登记档案的收集质量要求

2.1.1登记材料内容要完整

登记材料中各种要件应具有成套性，要把图表及账册收集齐全，使档案材料内容丰富、翔实、完整，使之成为有应用价值和长久保存价值的档案。

2.1.2登记材料内容要真实准确

应与实际情况相符，不论是法律上起凭证作用，还是反映历史情况的都要真实准确。收集的材料不准确的要退回，不要盲目收集造成错卷。

2.1.3登记材料形式要标准规范

（1）归档用纸标准化，要用70g以上通用A4（297×210mm）打印纸打印，不能利用废弃纸张的背面打印，造成误导。窗口工作人员在受理业务时，附申请人的各种原始材料应具有严格要求，包括各种原件的复印件都应复印在标准规格的A4纸上并绝对不能剪裁、拼接。（2）各种表格标准化。收集的材料应是统一格式的合同文本、评估报告、认证单、完税证明。（3）文字书写标准化。文件在书写或打印时，应留出天头、地脚、翻口、订口。要求申请人及各级审核人员手写签字、数据、日期、符号必须规范、工整、清晰，要用碳素笔或蓝黑墨水笔书写，盖章时要用印泥。其中应由申请人亲笔签署的约定书或笔录一定要本人亲自书写不能由他人代替。各个工序移交案卷应有移交清单，案卷数量和移交清单核对无误后双方在移交单上签名盖章，理清责任并存档备查。

2.2不动产登记档案整理的原则

（1）不动产档案的整理应遵循充分利用原有基础的原则，对前期已经整理好的部分不要轻易打乱重排。凡是相关内容集中，有规律可循的档案应尽量保持原有整理体系，原来不合理的部分可以做适当调整。（2）保持档案本身的联系，不动产登记档案是不动产登记活动中形成的记载和事实依据，按照档案形成规律，保持档案在登记活动中的固有联系才能组成有机的整体。（3）不动产登记档案整理必须便于

档案的保管利用。档案整理工作的最终目的是为了更好地利用，这是档案整理工作的基本点和出发点。在相应的范围内保持档案的最优化联系是档案整理工作的原则。

2.3不动产登记档案整理的质量要求

（1）装订整理是档案管理工作的重要环节，卷内文件材料排列应遵循一定的逻辑关系分类排列。结论性材料在前，依据性材料在后；审批材料在前，申报材料在后；文字材料在前，图纸在后；按内容的重要程度排列；按时间先后顺序排列的原则。卷内文件若有大于A4幅面的材料如图纸，应按A4大小折叠整齐，并注意留出订口，便于展开翻阅，并应保持材料平整。（2）卷内文件若有小于A4幅面的，如各种收费收据、购房发票、完税证明应粘贴到A4专用粘贴纸上，每页粘贴纸上票据数量适当，不能重叠。票据应备胶均匀、适量、牢固，禁止用订书钉固定票据，档案原有的金属物也应去除，确保纸张通过高速扫描仪时不卡夹纸张。（3）卷内文件材料材质过柔的（如《动迁扩大面积通知单》）应粘贴到A4粘贴纸上，卷内文件材料应保持文件原有面貌，不应人为剪裁或改动。（4）收集好并按规定顺序排列的材料应采取左、下角对齐，三孔一线方法装订成册，装订孔中心线距离文件左边际应为12.5mm，孔距不应少于40mm，使材料不散，便于翻阅利用。（5）卷内所有材料应遵从阅读习惯，即保持材料正立、正像、平整，不得镜像、倾斜、卷边、粘连。（6）装订入库的文件内容如有增减、替换，应由相关科室责任人配合出据相关证明文字，并由档案管理相关工作人员实施具体拆补，把证明文字附于卷中相应位置，其他人员无权做任何处理。（7）如遇合卷情况，除应增补新材料外，目录项目也应作相应内容的增补并做到目录和材料内容一一对应。不动产档案的收集与整理工作是看似简单实际复杂的技术工作，也是需要登记过程各个环节工作人员协调统一密切配合的工作，任何一个环节的疏漏和差错都会给档案利用工作造成损失，因此档案管理工作人员不但要有专业知识和技能外还要有高度的责任感和事业心才能把档案工作做好。

结束语

综上所述，由于不动产登记档案对于我国档案管理工作有着重要的作用，因此，档案管理相关部门在对这些档案进行管理时，需要按照规定的标准体系积极地使用我国不动产登记档案，然后在完善档案内容的基础上还应当加强对档案的重视力度，希望可以带动不动产登记档案的良好发展。

参考文献：

［1］黄艳玲.建立不动产登记档案管理新模式的探索［J］.科技风，2019（9）.

［2］李宝国.新时期对不动产登记档案管理的分析与思考［J］.华北国土资源，2018（5）. ［3］滕玉波.试论建立不动产登记档案管理新模式的几点思考［J］.科技创新导报，2018（23）.