档案管理学基础知识
2024版档案管理基本知识PPT
03
其他相关法律法规
如《保密法》、《著作权法》等,也对档案管理工作提出了相关要求和
规定。
行业标准规范介绍
《档案著录规则》
规定了档案著录的原则、方法、项目和格式等, 是档案信息化建设的基础标准。
《档案数字化规范》
规定了纸质档案、录音录像档案等传统载体档案 数字化的技术要求和管理规范。
ABCD
《档案分类与编号规则》
对档案进行分类和编号,以便于档案的管理和检 索利用。
《档案室建设标准》
对档案室的选址、布局、设施配置等提出了具体 要求,以确保档案的安全保管和有效利用。
企业内部制度完善
建立健全档案管理制度
包括档案收集、整理、鉴定、保管、 统计、利用等各个环节的管理制度, 确保档案管理工作的规范化和高效
化。
强化档案监督检查与考核
专业技能培训
档案专业知识
掌握档案学基本理论、档案管理 法规、档案业务技能等知识,具 备独立开展档案管理工作的能力。
信息化技能
熟悉计算机操作、档案管理软件 使用、网络检索等技能,提高档
案管理效率和信息化水平。
沟通与协作能力
具备良好的沟通、协调能力,能 够与各部门顺畅合作,共同推进
档案管理工作。
职业道德素养
服务现实工作
档案为各项工作的开展提供重要参考 和凭证,是进行科学决策、制定计划、 总结经验、开展研究的重要依据。
档案管理原则
统一领导、分级管理
档案工作实行统一领导、分级管 理的原则,以维护档案的完整与 安全,便于社会各方面的利用。
完整性原则
保证档案的齐全、完整,不遗漏、 不丢失。
安全性原则
确保档案的安全,防止档案被盗 窃、破坏、涂改等。
档案管理基础知识
档案管理基础知识档案管理工作是一项服务型的业务性工作,做好档案管理工作是保证档案服务质量的决定因素。
以下是由店铺整理关于档案管理基础知识的内容,提供给大家参考和了解,希望大家喜欢!档案管理基础知识一:一、档案归档范围(一)材料种类1.上级单位下发的需要本单位贯彻执行的政策、法规,以及直接对本单位下发的批复、指示、重要通知等;2.本单位党、团、工、青、妇等群团工作材料;3.行政管理工作形成的文件材料,如领导班子变更、机构改革、会议记录、综合行政等;4.业务职能工作形成的文件材料,如工作请示、重要工作的报告、总结、统计数据、科研等;5.本单位对下级单位管理中形成的材料;6.内容重要的各类来信,来访材料,领导的指示,来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等;7.会计工作形成的文件材料;8.本单位经营管理、职工管理形成的文件材料;9.本单位与外单位、个人签订的合同、协议,及债权债务文件;10.领导参加相关会议的讲话稿;参加会议带回的有关材料等;11.其他有保存利用价值的文件材料。
(二)保管期限1.保管期限种类分为永久、30年、10年;2.会计档案保管期限的定期有3年、5年、10年、15年、25年;3.凡对公司有长远保存价值的档案列为永久;4.对在一定时间内有利用价值的档案列为10年;5.凡介于永久或10年期限之间的档案其保管期限一律30年。
二、立档单位形成全宗的单位,称为立档单位,又称“全宗构成者”。
构成立档单位的主要条件有:1、可以独立行使职权,并能主要以自己的名义对外行文;2、是一个会计单位或经济核算单位,自己可以编造预算或财务计划;3、设有专门管理人事的机构或人员,并有一定的人事任免权。
三、国家档案全宗的含义国家档案全宗是指归档国家所有的,由国家统一管理的一切档案财富的总和。
国家档案全宗(国家全部档案)这个概念,主要包括两个问题:一是它的实质,二是它的构成。
国家档案全宗的实质,是解决档案的所有权和国家档案管理原则的问题。
档案管理基础知识
一、档案的定义《档案法》第二条明确规定,档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
二、档案的属性档案除具有原始记录性这一本质属性外,也有一般的属性,知识属性和信息属性,是档案的两个重要属性。
三、档案与文件的联系与区别档案与文件之间有着密不可分的联系。
档案是有价值并经过归档保存的文件材料的集合体。
文件是档案的前身,档案是文件的归宿。
四、档案与资料的联系与区别档案和资料都是知识的载体,都是社会生产实践活动不可缺少的资源条件,在一定条件下两者可以相互转化。
两者的区别在于:1、同本单位实践活动关系不同。
凡是直接记述和反映本单位活动并应归档保存的属档案;资料则是为了工作参考的目的而收集购买来的材料。
2、对本单位所发挥的作用不同。
档案是本单位活动的直接记录,因此它具有历史的查考作用和凭证作用。
而资料则是收集或利用各种手段索取来的材料,对本单位的活动不具有凭证作用。
五、档案的分类按照档案形成的不同领域,档案可分为文书档案、科技档案(如基建设备档案)、专门档案(如会计档案、诉讼档案等)。
按照档案载体形式划分,可分为纸质档案和特殊载体档案(包括声像档案、机读档案、实物档案等)。
六、档案的作用档案之所以需要保存,并且能够世代流传,是因为它具备特有的作用。
1、是机关工作的凭据。
档案是机关过去工作活动的记录,又是机关日后继续工作的重要条件。
利用档案,有助于提高机关工作效率和工作质量。
2、是生产建设的参考依据。
档案反映了经济活动的情况,能为以经济建设为中心的现代化建设提供档案信息,对制订经济计划、检查和总结、推广先进生产技术和管理经验,以及防止自然灾害等方面,都是重要的参考材料。
3、科学研究的可靠材料。
档案记录了前人科学研究成果和历史史实的最真实、最可靠的内容,任何科学研究都离不开档案,尤其是历史科学研究,在我国凡对历史研究有成效者,莫不得力于档案。
档案管理知识
第一节档案管理基本知识一、什么是档案档案是指过去和现在的国家机构、社会组织以及个人从事政治、经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
企业文件要转化成档案,一般需要三个条件:1、必须是办理完毕的文件。
正在承办中的文件不是档案,这些文件具有它的现行效用,但要等它办理完毕后,才能作为档案保存起来。
一般情况下,文件的处理程序和办理的事情是同时完成的。
但有时候文件处理程序结束了,而文件办理的事情还没有结束,也就是说这些文件还有它的现行效用,这样的文件也可以转化为档案。
文件办理完毕是相对的,主要是针对文件处理程序而言。
2、必须是具有一定保存价值的文件。
由于工作需要的而形成的文件数量是相当庞大的,有些文件随着工作的结束将会失去它的现行效用,对今后的工作也无参考作用,没有保存的价值,这部分的文件便被淘汰了。
而那些对今后工作仍有查考、利用价值的文件则要作为档案保存下来的。
3、必须是按照一定的程序集中保存起来的文件。
文件不能自动地转化为档案,人们要把平时形成的文件经过挑选和集中,按照一定的特点和规律组合起来,才能成为档案。
新的档案整理规则,通过计算机随时进行整理、归档。
也就是说,一般意义上的档案,都是由文件经过归档程序转为档案保存起来的。
档案与文件既有密切联系又有重要区别,表现在:(1)档案由文件转化而来,文件是档案的前身。
档案与文件是同一事物两个不同的发展阶段,有什么样的文件,就有什么样的档案。
档案的质量,最初取决于文件的质量。
(2)不是所有的文件都能转化成档案,而仅仅是其中有保存价值的那一部分文件能实现这种转化。
所以,文件是档案的基础,档案是文件的精华,归档时,既不能“有文必档”,也不能遗漏有价值的文件。
(3)文件是经过整理成为档案的。
文件转化成档案必须有一个过程,即归档过程。
这是文件和档案的分界线,是文件转化成档案的标志。
了解档案与文件的联系与区别,有助于我们在工作中注意文件材料的形成和积累,提高文件质量,做好文件的舍取、挑选工作。
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17.密级:为文件上所标示的密级,如无标示, 为内部。
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文书档案管理
八、归档文件装盒
盒内材料的排列顺序(自上至下):
归档文件目录
归档文件
备考表
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1.装盒:按文件顺序进行装盒。为节省空间,不建议一个问题
(或类别)仅有几份文件也装为一盒;禁止跨年度装盒。
1.全宗号:各单位代号。
2.年度:指归档文件文件的形成年度(如 2002,2003),要求写全。
3.保管期限:归档文件保管期限,可以是其 代号或是年限。
4.件号:文件的流水号,为三位数,不足三 位,前用0补齐,如001、089。
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5.文件编号:文件编号即文件发文字号,填 写时应照实抄录,不能有任何省略或改动。
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四、文书档案管理
一、整理依据
《归档文件整理
规则》(DA/T22-
2000),2000年12月6
日国家档案局发布,
自2001年1月1日起施
行。
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文书档案管理
2.归档范围与不归档范围
按照国家档案局第8号 令《机关文件材料归档范围 和文书档案保管期限规定》 执行,该《规定》于2006年 12月18日公布,自公布之日 起施行。
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文书档案管理
(3)同级机关的文件材料中,不需贯彻执行的文件材 料,不需办理的抄送文件材料;
(4)下级机关的文件材料中,供参阅的简报、情况反 映,抄报或越级抄报的文件材料。
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文书档案管理
二、保管期限
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、什么是档案管理?档案管理是指对机构或个人的重要文件,如信件、合同、报告等进行有效组织、保存、查找和处理的一系列活动。
通过档案管理,可以确保文件的安全性、适时性和可追溯性。
二、为什么需要档案管理?1.保护重要信息:档案管理可以确保重要文件的安全性,防止丢失或被盗用。
2.提高工作效率:合理的档案管理可以减少查找文件的时间,提高工作效率。
3.合规性要求:许多组织需要遵守相关法规来管理档案,以确保数据的合规性。
4.历史传承:良好的档案管理可以记录机构的历史,促进知识传承和整体发展。
三、档案管理的基本原则1.透明性:所有文件的存储和管理过程都应该透明,任何人都可以了解到档案的状态和流向。
2.完整性:档案应该完整无缺,不得有遗漏或篡改的情况。
3.保密性:对于涉及隐私或机密的文件,档案管理应该确保其保密性。
4.可追溯性:档案管理需要确保文件的流向可以被追溯,记录文件的查阅和处理情况。
5.可用性:档案应该能够方便地被查找和使用,确保信息的及时性和可用性。
四、档案管理的基本步骤1.文件分类:根据文件的性质和用途进行分类,便于后续管理和查找。
2.文件归档:将文件归档到适当的文件夹或标签中,标明文件的重要信息和存放位置。
3.文件索引:建立文件索引,记录文件的关键信息和存放位置,方便查找和追踪文件。
4.文件保管:选择合适的存储设备和环境,确保文件的安全和完整。
5.文件处理:定期审查和清理文件,处理过期或无用文件,保持档案的整洁和有效性。
五、档案管理的工具与技术1.电子档案管理系统:通过电子化管理文件,实现文件的数字化存储、检索和共享。
2.云存储服务:将文件存储在云端,实现随时随地访问和备份文件。
3.数据加密技术:保护文件的安全性和隐私性,防止数据泄露和未授权访问。
4.自动化管理软件:利用自动化工具提高档案管理的效率和精度,减少人为错误和重复工作。
六、结语档案管理是组织和个人必不可少的一部分,良好的档案管理可以提高工作效率,保护重要信息,确保合规性要求。
档案管理学基础
第一章档案收集工作★第一节档案收集工作概述一、收集工作的内容(一)收集工作的含义档案收集工作,就是按照法律、法规的规定,通过例行的接受制度和专门征集的方法,把分散在各组织、个人手中的散失在其他地方的档案,分别集中到各级各类档案保管机构。
(二)档案收集工作的内容1. 档案室对本单位需要归档的档案的接收。
2. 档案馆对所辖区内现行机关和撤销单位的具有永久、长期保管价值的档案的接收。
3. 对历史档案的接收和征集工作。
二、收集工作的意义1. 收集工作是档案部门积累档案的手段,是存储档案信息资源的重要途径。
它为档案工作提供了物质对象。
因此它是档案工作的起点及第一个环节。
2. 收集工作是实现档案集中统一管理的基本手段和具体措施。
3. 收集工作是档案管理其他业务环节的基础。
4. 收集工作是决定档案工作存在和发展的前提条件。
三、档案收集的要求1. 大力丰富和优化馆(室)藏。
2. 加强档案馆(室)外的调查和指导。
3. 积极推进入馆档案的标准化。
4. 保持全宗和全总群的不可分散性。
5. 要注意处理局部和整体、当前与长远的关系。
第二节机关文件的归档(档案室的收集工作)一、归档制度1.归档制度的定义各单位在工作活动中不断产生的文件,处理完毕后,经由文书部门或文件工作人员整理,定期移交给档案室集中保存,称为归档。
在我国归档是党和国家规定的一项制度,称为归档制度。
2.归档制度的内容(1)归档范围:详见《机关文件材料归档与不归档的范围》。
(2)归档时间:文书档案第二年六月底(18个月)以前归档。
(3)归档要求:归档文件的质量总的要求是:遵循文件材料形成的规律和特点,保持文件间的有机联系,区别不同的价值,便于保管和利用。
具体要求:①归档文件齐全、完整②归档文件系统、条理③技术加工标准规范④移交目录清点、核对履行签字手续二、归档组织工作1. 档案室要关心文件的形成,力争做到事事有记载,件件都规范。
2. 指导和协助文书部门组织归档工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识一、档案的概念(一)定义:档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
(二)档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系:文件是档案的前身,文件完成现行效用后,其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值,经收集、整理、保存,就形成了档案。
(三)档案的属性1、本质属性:原始记录性(本源性)2、一般属性:信息性、知识性、智能性、社会性、文化性(四)档案的分类1、按形成者可分为:个人档案、单位档案2、按门类可分为:文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为:原始载体材料档案(甲骨、金石、竹木、缣帛档案等),传统载体材料档案(主要是纸质档案),新型载体材料档案(照片、录音、录像、磁盘、光盘等),实物档案。
4、按记录方式可分为:文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
(五)档案的价值1、档案价值的决定因素:一是档案本身记载的信息情况,二是社会需要程度。
2、档案的基本价值:一是凭证价值,二是参考价值3、档案价值发挥的规律(1)档案用户层面扩散率;(2)档案秘密程度递减率;(3)档案科学文化价值渐增率(六)档案的作用档案的作用是指档案价值,通过社会需求,转化为使用价值。
主要有:1、延伸人类记忆作用;2、研究历史真实作用;3、传播知识和信息作用;4、为现实工作服务二、档案工作的内容(一)档案工作的定义1、狭义的档案工作:主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作:包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
(二)档案工作的性质1、管理性;2、服务性;3、政治性(三)档案工作的原则1、统一领导、分级管理;2、维护档案的完整和安全;3、便于利用(四)档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作;3、统一管理本单位的档案,并按规定向有关档案馆定期移交档案;4、为本单位工作提供档案信息服务,必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务;5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识档案管理基础知识随着现代社会信息化的快速发展,档案管理的重要性日益突显。
档案管理是为了保证社会公共利益和个人权益而对档案资料进行的有计划、有组织、有系统、有法律依据的管理工作。
下面,本文将从档案管理的定义、档案管理的法律基础、档案管理的组织结构、档案管理的文化意义等方面对档案管理基础知识进行阐述。
一、档案管理的定义档案管理是对产生的初、正、副本档案及所有者贡献的档案信息进行活动、计划、组织、分类、保管、归档、提供咨询、销毁等过程的管理工作。
档案管理的目的是确保档案信息的安全性、完整性和可访问性,使之成为保护社会公共利益、维护国家安全、服务人民群众和发挥历史、文化、科学、技术作用的重要资源。
二、档案管理的法律基础档案管理的法律基础主要包括档案法和相关法律法规。
其中,档案法是指《中华人民共和国档案法》,它是档案管理的基本法律,对档案的收集、分类、保管、利用、转移、销毁等方面进行了规定。
此外,还有一些相关法律法规,如《中华人民共和国保密法》,规定了涉及国家秘密的档案在管理时需要做到绝对保密。
三、档案管理的组织结构档案管理的组织结构主要包括档案馆、档案室和档案保管室。
档案馆是负责管理和利用档案的主要机构,由国家或部门建立。
档案室是地方档案馆的业务单位,负责本地区的档案管理工作。
档案保管室是各单位自己设置的,负责该单位档案的收集、保管和利用。
四、档案管理的文化意义档案管理的文化意义主要体现在以下几个方面:1、信息保护档案管理是对历史、文化和科技信息的管理,实现了这些信息的长期保存和标准化处理,形成了珍贵的文化遗产,对维护人类文化及其多样化具有不可替代的重要意义。
2、文化传承档案管理是历史、文化和科技信息的传承者,得以长期保存和传承,形成了珍贵的文化遗产,展示了我们民族的历史、文化和科技成就,对维护文化多样性及其合理协调具有不可替代的重要意义。
3、文化交流档案管理是历史、文化和科技信息的传播者,通过档案信息的共享,实现了跨时间、空间、民族以及世代的文化交流,促进了民族间的文化融合和多元发展。
档案管理的基础知识
发展。如果企业在运营活动中遇到失误造成了损失,
经办人、责任认定的依据就在原始文件材料经过加工
整理的档案里。只有总结经验教训,才能避免更大的
损失,后续企业的正常运营。
2、法律证据作用
档案是历史真相的再现。作为原始材料的档案具有一定
的法律效力。在企业发展中,不可避免会遇到种种或因年代 久远,或因概念模糊等引起较大争议的边缘问题,使企业陷 入各执一词的纷争中耗费财力、人力和精力。在依法解决纷 争,维护企业利益中,档案以其书面性、客观性、真实性而
个自然本(册)为一件。较厚归档文件采用三点一线
方法进行装订。
排 列
在同一年度、保管期限内,结合机构(问题)或 事由按文件形成时间进行排序。
盖档案章
档章盖在文件首页右上方空白处,若右上方无 空白,则盖在其它容易查看的地方。 档案章格式:全宗号---年度---保管期限---件号。
15
竣
工
图
7 7 7 归档部门 年度 件号
企业文件档案管理体系成熟度评价
1、一般事务 性工作。 2、兼职管理 状态。 特征 C 3、文档留存 比较随意, 有存无取状 态明显。 4、无制度, 无工作流程 持续型 1、专门性工 作。 2、专人专岗, 经验式管理。 3、有基本归 档要求。 4、文档留存 界限不清晰 1、专业性工 作。 2、专家式管 理,已建立 管理标准。 3、归档范围 及归档要求 精细化、流 程化。 4、基本利用 1、职能性资 源管理工作。 2、全员式、 全过程管理。 3、管理要求 纳入企业标 准。人依附 于事 4、能动服务 1、全过程资 源自动配置。 2、管理体系 可自动创新。 3、全方位服 务,深度开发。 4、历史留存 与资源管理职 业化。
具体方法有以下几种:
档案管理基础知识题库
档案管理基础知识题库
1. 什么是档案管理?
档案管理是指对机构、组织或个人文档和信息进行收集、整理、保存、利用和销毁的一系列活动。
2. 档案管理的目的是什么?
档案管理的目的是保护和利用档案,确保档案的完整性、可靠性和可使用性,以满足组织或个人的信息需求和法律规定。
3. 档案管理的原则有哪些?
档案管理的原则包括真实、完整、准确、及时、方便使用、安全可靠等。
4. 档案管理的步骤有哪些?
档案管理的步骤包括收集、整理、分类、编制目录、存储、检索、利用和销毁等。
5. 档案管理中的分类方法有哪些?
档案管理中的分类方法包括按照文件类型、主题、时间、地点、机构等进行分类。
6. 档案管理中的档案存储方式有哪些?
档案管理中的档案存储方式包括纸质档案和电子档案两种形式。
7. 档案管理中的保密措施有哪些?
档案管理中的保密措施包括建立保密制度、设立保密档案室、控制访问权限、加密电子档案等。
8. 档案管理中的档案利用方式有哪些?
档案管理中的档案利用方式包括查询、复制、展览、研究等。
9. 档案管理中的档案销毁方式有哪些?
档案管理中的档案销毁方式包括销毁、归档、移交等。
10. 档案管理的重要性是什么?
档案管理的重要性在于保护和利用组织或个人的信息资产,提高工作效率,促进决策的科学性和可靠性,维护组织或个人的合法权益。
同时,档案管理也是法律和行政要求的基础。
档案管理基础
二、资产与产权变动中档案移交接收的原则
资产与产权变动中档案移交接收应遵循以下 三项原则: ① 维护资产所有者的合法权益 ② 便于社会各方面对档案的利用 ③ 保证档案的安全
第六章 企业档案整理工作
第一节 企业档案整理工作的 一般理论
第二节 企业档案的分类
• • 档案分类的原则 档案分类的基本方法
• (一)从事物属性方面揭示了档案与文件材 料之间的本质联系; • (二)从存在条件方面揭示了档案是具有保 存价值的文件材料; • (三)从发展过程方面揭示了档案是现行使 用完毕或告一段落的文件材料。
第二节 企事业单位文件材料 与档案的联系与区别 一、文件材料与档案的联系
• 具体体现在四个方面: • (一)种类多样(二)专业性能(三)主 体突出(四 )价值明显 • 常见的企业事业单位文件材料与档案有三 大类、十种。
二、文件材料的积累 文件材料的积累是指文件材料现行作用 实现以后,人们通过一定的方式,将其适当 集中妥善保存的过程。
三、文件材料的整理 文件材料的整理是指依照一定的原则和方 法,对现行使用完毕后暂时存储的零散文件 材料进行鉴别、组卷和编目等处理过程。
四、文件材料的归档 • 企业文件材料的归档是指按照归档制度的 要求,将经过整理的企业事文件材料移交 档案部门保存的过程。 • 文件材料管理的基本要求 • 文件材料管理的有关具体规定
第四章 企业档案工作概念
第一节 企业事业单位档案工作的内容、性 质与基本原则
• ☺档案工作的内容P107
• 档案的收集、档案的整理、档案的保 管、档案的鉴定、档案的检索、档案 的编研、档案的利用、档案的统计
• 档案工作的性质P111
• 管理性、专业性、服务性、保密性
第一节 企业档案工作的内容、性质与基 本原则
档案管理基础知识大全
第一章档案管理基本知识第一节名词解释1、什么是档案?答:国家机构、社会组织或个人在社会活动中直接形成的有价值的各种形式的历史记录。
2、什么是档案工作?答:管理档案和档案事业的活动。
3、什么是档案统计?答:对反映和说明档案及档案工作现象的数量特征进行搜集、整理和分析的活动。
4、什么是归档?答:办理完毕且具有保存价值的文件经系统整理交档案室或档案馆保存的过程。
5、什么是案卷?答:由互有联系的若干文件组成的档案保管单位。
6、什么是档案整理?答:按照一定原则对档案实体进行系统分类、组合、排列、编号和基本编目,使之有序化的过程。
7、什么是档案立卷?答:将若干文件按形成规律和有机联系组成案卷的过程。
8、什么是档案实体分类?答:根据档案的来源、形成时间、内容、形式等特征对档案实体进行的分类。
9、什么是档号?答:以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码。
10、什么是文件?答:国家机构、社会组织或个人履行其法定职责或处理事务中形成的各种形式的信息记录。
11、什么是文本?答:同一文件由于作用不同而形成不同的版本,可分为正本、副本、试行本、修订本、各种文字文本等。
12、什么是归档文件?答:在其职能活动中形成的、办理完毕、应作为档案保存的各种纸质文件材料。
13、什么是归档文件管理?答:将归档文件以件为单位进行装订、分类、排列、编号、编目、装盒,使之有序化的过程。
14、什么是全宗号?答:全宗号是指档案馆给立档单位编制的代号。
15、什么是全宗指南?答:介绍和报道立档单位及其所形成档案情况的一种档案检索工具。
是向利用者介绍和报道全宗构成者(立档单位)及其所形成档案情况的工具书。
16、什么是专题指南?答:介绍和报道某一专题档案情况的一种档案检索工具。
17、什么是检索工具?答:检索工具是用于存储、查找和报道档案信息的系统化文字描述工具,是目录、索引、指南等的统称。
18、什么是索引?答:索引是指明档案或目录的某种特征,以一定次序编排并注明相应出处的档案检索工具。
档案管理基础必学知识点
档案管理基础必学知识点
1. 档案管理的概念和目标:了解档案管理的定义,以及档案管理的目标是保护、传播和利用档案信息。
2. 档案管理的原则:熟悉档案管理的原则,包括真实性原则、完整性原则、可靠性原则、可控性原则和可追溯性原则。
3. 档案管理的法律法规:了解档案管理的相关法律法规,如档案法、保密法等,以便在档案管理实践中合规操作。
4. 档案分类与归档:掌握档案的分类方法,如按主题、按制度、按时间等分类,以及归档的基本原则和方法。
5. 档案的整理与编目:了解档案整理与编目的目的和方法,包括目录编制、文件整理和装订等。
6. 档案的管理与保管:熟悉档案管理与保管的基本原则和方法,包括档案的存储、借阅和销毁等。
7. 档案的数字化管理:掌握档案数字化管理的概念、意义和方法,包括数字化存储、数字化检索和数字化保护等。
8. 档案利用与服务:了解档案利用与服务的基本原则和方法,包括档案的检索、复制和提供服务等。
9. 档案的保密与安全:熟悉档案保密和安全的相关措施和要求,包括信息安全和物理安全等方面。
10. 档案管理的质量评估与提升:了解档案管理的质量评估方法和工具,以及档案管理的提升措施和策略。
以上是档案管理基础必学的知识点,掌握这些知识可以帮助从业人员实践档案管理工作。
档案管理基础知识概述课件
档案数字化的技术与方法
技术
主要包括数字扫描、图像处理、数据压缩、数据库技术等。
方法
主要有手动录入、OCR识别、扫描仪扫描等。
档案数字化的流程与步 骤
流程
主要包括档案整理、数字化前处理、 数字化加工、数据质量检查、数据存 储与备份等步骤。
步骤
具体包括档案分类、排序、清洁处理、 扫描、图像处理、数据导入导出等。
THANKS
享和交换。
档案管理的技术发展与创新
云计算技术的应用
云计算技术为档案管理提供了更加灵活和高效的存储和管理方式, 可以实现档案信息的远程存储和访问。
大数据技术的应用
大数据技术可以对海量档案数据进行挖掘和分析,提供更加全面和 深入的档案信息服务。
区块链技术的应用
区块链技术可以为档案管理提供更加安全和可信的存储和验证方式, 保障档案信息的真实性和完整性。
分类标准
根据档案的特性和管理要 求,制定分类标准,确保 分类的准确性和一致性。
档案的归档
归档范围
确定哪些文件需要归档,包括纸质文件、电子文件、 照片、录像等。
归档时间
根据文件形成规律和利用需要,确定合理的归档时间。
归档方式
采用手动归档或自动化归档方式,确保文件完整、准 确、有序地归档。
档案的编号与标识
档案管理基础知识概 述
目录
• 档案管理的定义与重要性 • 档案的分类与归档 • 档案的数字化管理 • 档案的利用与开发 • 档案管理的法规与标准 • 档案管理的发展趋势与展望
档案管理的定义与重要性
档案管理的定 义
档案管理是指对档案的收集、整理、 保管、鉴定、统计和提供利用的活动。
档案管理涉及档案的实体安全和信息 安全,是维护历史真实面貌的一项重 要工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识档案管理基础知识一、档案的概念(一)定义:档案是国家机构、社会组织和个人在实践活动中直接形成的有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
(二)档案与文件、文物、图书、情报、资料、信息的关系:文件是档案的前身,文件完成现行效用后,其中部分文件对日后工作具有查考、利用价值,经收集、整理、保存,就形成了档案。
(三)档案的属性1、本质属性:原始记录性(本源性)2、一般属性:信息性、知识性、智能性、社会性、文化性(四)档案的分类1、按形成者可分为:个人档案、单位档案2、按门类可分为:文书档案、业务档案、科技档案、会计档案、特种载体档案3、按载体可分为:原始载体材料档案(甲骨、金石、竹木、缣帛档案等),传统载体材料档案(主要是纸质档案),新型载体材料档案(照片、录音、录像、磁盘、光盘等),实物档案。
4、按记录方式可分为:文字档案、体表档案、图像档案、声音档案等。
(五)档案的价值1、档案价值的决定因素:一是档案本身记载的信息情况,二是社会需要程度。
2、档案的基本价值:一是凭证价值,二是参考价值3、档案价值发挥的规律(1)档案用户层面扩散率;(2)档案秘密程度递减率;(3)档案科学文化价值渐增率(六)档案的作用档案的作用是指档案价值,通过社会需求,转化为使用价值。
主要有:1、延伸人类记忆作用;2、研究历史真实作用;3、传播知识和信息作用;4、为现实工作服务二、档案工作的内容(一)档案工作的定义1、狭义的档案工作:主要是指档案工作的具体环节。
收集、整理、保管、鉴定、统计、编目、利用2、广义的档案工作:包括档案法制建设、档案行政管理、档案实体管理、档案教育、档案科技、档案宣传、档案外事、档案中介服务等。
(二)档案工作的性质1、管理性;2、服务性;3、政治性(三)档案工作的原则1、统一领导、分级管理;2、维护档案的完整和安全;3、便于利用(四)档案室的职责1、贯彻执行有关法律、法规和国家方针政策,建立健全本单位的档案工作规章制度;2、指导本单位文件材料的形成、积累和归档工作;3、统一管理本单位的档案,并按规定向有关档案馆定期移交档案;4、为本单位工作提供档案信息服务,必要时为社会有关单位和个人提供一定的档案信息服务;5、监督指导所属机构的档案工作。
档案管理基础知识
档案管理基础知识在当今信息爆炸的时代,档案管理的重要性日益凸显。
无论是企业、政府机构还是个人,都离不开对档案的有效管理。
那么,什么是档案管理?它包含哪些基础知识?又为什么如此重要呢?让我们一起来探讨一下。
一、档案的定义与类型档案,简单来说,就是各种组织和个人在其活动中形成的具有保存价值的文件材料。
它可以是纸质的,也可以是电子的;可以是文字、图像、音频、视频等多种形式。
档案的类型多种多样。
从来源上看,有来自政府部门的行政档案,企业的业务档案,学校的教学档案等;从内容上划分,有人事档案、财务档案、技术档案等。
不同类型的档案具有不同的特点和管理要求。
二、档案管理的原则1、完整性原则确保档案的内容完整无缺,不遗漏任何重要的信息和文件。
这就要求在档案的形成、收集、整理过程中,要严格把关,保证每一份有价值的文件都能被纳入档案管理范围。
2、准确性原则档案中的信息必须准确无误,真实可靠。
任何错误或虚假的信息都可能导致严重的后果,影响决策的制定和工作的开展。
3、安全性原则档案包含着大量的机密和敏感信息,必须采取严格的安全措施,防止档案被泄露、篡改或损坏。
这包括物理安全,如档案室的防火、防潮、防盗等;也包括信息安全,如设置访问权限、加密等。
4、可利用性原则档案管理的最终目的是为了利用。
因此,在管理过程中,要便于查询和检索,能够快速准确地为使用者提供所需的档案信息。
三、档案管理的流程1、收集档案的收集是管理的第一步。
要明确收集的范围和渠道,制定详细的收集计划。
收集工作要做到全面、及时,确保不遗漏有价值的档案。
2、整理对收集到的档案进行分类、编号、装订等整理工作。
按照一定的规则和标准,将档案进行系统的排列,使其条理清晰,便于管理和利用。
3、保管选择合适的保管场所,保证档案的存放环境符合要求。
同时,要建立健全的保管制度,定期对档案进行检查和维护。
4、利用建立完善的档案利用制度,明确利用的流程和权限。
在提供利用的过程中,要做好登记和跟踪,确保档案的安全和完整。
档案管理学基础知识
《档案管理学》
• 档案的属性、价值、作用 • 档案工作的性质、基本原则
第一章 档案
一、什么是档案
档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人从事政治、军事、 经济、科学、技术、文化、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保 存价值的各种文字、图表、声像等不同形式的历史记录。
1、档案形成范围:即都是什么样的单位、组织和人员才可形成档案?
二、档案的种类
1、按档案来源划分:国家机关档案、党派团体档案、企业档案、事业单位档案、
名人档案等;
2、按档案内容划分:党务档案、行政档案、诉讼档案、军事档案、外交档案、
科技档案、会计档案等;
3、按档案载体划分:金石档案、甲骨档案、羊皮档案、纸质档案、胶片档案、
磁带档案、电子档案等;
4、按档案时间划分:古代档案、近代档案、现代档案; 5、按档案所有权划分:国家所有、集体所有、个人所有; 6、常见的档案分类:文书档案、科学技术档案(基建、产品、设备、科研、项
(二)作用
1、全宗卷是管理全宗的工具 2、全宗卷是综合利用全宗的辅助材料 3、全宗卷有助于管理人员特别是新管理人员熟悉档案情况,迅速接 手,胜任工作
(三)内容
1、在收集工作中产生的移交和接收档案的文据等;
2、在整理工作中形成的立档单位和全宗历史考证、档案整理工作方 案、档案分类大纲等;
3、在鉴定工作中形成的鉴定小组成员名单、鉴定分析报告、档案保 管期限表、档案销毁清册等;
5、档案装具的排列与编号
6、编制档案存放位置索引
(二)档案流动过程中安全防护
1、档案使用登记与交接制度 2、档案使用行为的管理与限制制度
(三)各种保护和修复档案的专门技术
修裱、去酸、消毒、灭菌等技术
档案管理基础知识概述课件
档案管理技术与方
04
法
传统档案管理方法
分类法
按照档案的内容、形式、时间等特征进行分类, 便于查找和管理。
编目法
对档案进行详细的登记和编目,方便检索和统计 。
保管法
采取适当的保管措施,确保档案的完整性和安全 性。
数字档案管理技术
电子化存储
将纸质档案转化为数字档案,便于存储、备份和远程管理。
数据库管理
档案管理流程与制
02
度
档案的收集与整理
定期收集
各单位和部门按照规定的时间( 如每季度或每年)将本单位和部 门的档案材料进行收集,确保档
案的完整性。
分类整理
根据档案的性质、类型、时间等进 行分类整理,使档案更加有序,方 便后续的管理和使用。
编目与标识
对整理好的档案进行编目和标识, 包括档号、标题、形成时间等,以 便查找和使用。
兼职档案管理人员
由各部门员工担任,负责 本部门档案的收集、整理 和移交工作。
档案工作者的职责与要求
职责
负责档案的收集、整理、保管、利用和移交等工作;确保档 案的真实性、完整性和安全性;为各项工作提供可靠的档案 支持和服务。
要求
具备档案管理专业知识,熟悉档案管理流程和方法;具备良 好的沟通协调能力和团队合作精神;具备高度的责任感和严 谨细致的工作态度。
档案管理法规与标
05
准
档案管理相关法规
01
02
03
04
《中华人民共和国档案法》
《机关档案分类与号码》
《档案工作规范》
《档案安全保护管理办法》
档案管理标准与规范
《档案分类与号码》标准 《档案安全保护规范》
《档案工作规范》 《档案数字化规范》
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档案室是机关、团体、企业、事业单位中负责管理本单 位档案并主要为本单位提供服务的机构,属于国家档案 事业系统的基层组织。它是一个单位的服务部门,为领 导决策、处理工作、组织生产、进行科研等活动提供依 据和参考材料。
(四)建立
完善 积累 补充
二、档案利用
1、档案利用服务工作的含义
通过一定的方式方法,直接提供档案信息,为社会各项事 业服务的一项业务活动。
2、档案提供利用的基本途径
提供档案原件 提供档案副本或复制品 提供档案信息加工品
3、档案提供利用的方式
阅览服务(要求各单位单独设置阅档室) 展览与陈列服务(省级以上标准要求) 制发档案复本服务 档案信息咨询服务 网上查询服务 信函邮递服务 档案信息发布与发行服务
大家记住,档案绝不是文字一种形式,而是不同形式。
文件转化为档案 ,一般应具备三个条件:
第一,只有办理完毕的文件,才能转化为档案; 第二,只有对日后有查考利用价值的文件,才有必要 作为档案保存; 第三,只有按照一定规律集中保存起来的文件,才能 最终成为档案。
二、档案的种类
1、按档案来源划分:国家机关档案、党派团体档案、企业
第四章 如何做好档案工 作
一、增强意识
1、要树立档案意识 2、要树立法律意识 3、要树立责任意识
二、注意积累
• 国家有8、9、10号令,即文件材料归档范围和保 管期限表
• 接收时要要办理移交手续
三、依法归档
《归档文件整理规则》 《会计档案管理办法》 《企业文件材料归档范围和档案保管期限规定》 《国家重点建设项目档案管理登记办法》 《基本建设项目档案资料管理暂行规定》 《数码照片档案归档管理基本要求》 《电子文件归档与管理规范》
各类机关企事业单位、各类公私组织,每个家庭和个人 。
2、档案形成来源:即从事什么样的工作和活动形 成的才算档案?
一句话,涵盖所有的活动。大的方面,政治、军事、经 济、文化等,小的方面个人出生、成长、学历教育、工 作履历、家庭理财等形成的都属档案范畴。
3、三个关键词:即直接、原始、价值。
4、档案表现形式:即都什么东西算档案?
品、设备、科研、项目等)、专门档案(诉讼、会计、审计、 教学、社保、房产等)。《国家基本专业档案目录》分为人事 类、民生类、政务类、经济类、文化类等五大类50个项目。
三、档案的作用
• 真凭实据 • 不可再生的资源 • 无形资产 • 软实力
“有档能佐证千年历史,无档说不 清古往今来”
1、是国家机关、企事业单位行使职权,管理公务活 动主要参考和凭据
4、意义
集中体现档案工作的目的、方向、作用 体现档案与档案工作的价值 检验档案工作成果与管理水平 社会与民众分享档案及成果 实现档案服务属性的途径
5、注意事项
公布查阅制度规定、流程、服务指南等。 查验证件并留底。 查阅登记表——姓名、性别、单位、证件号码、联系电 话、查阅内容及档号、复制张数及档号,审批人签字等。 查阅过程实时监控。 复印——做好登记,涉密档案严禁复印,查档专用章予 以证明出处及效力。 案卷原件检查——清点数量是否缺失、检查是否有折皱、 污损、撕毁、画线、圈点、涂改、拆散等,检查无误后方 允许离开。 出借——严格履行手续,登记并留底,及时催还。 及时上架归库——严禁随手摆放,临时搁置。
2、维护国家、集体及个人利益及合法权益的法律凭 证
3、档案是业务活动的可靠资料
4、维护国家主权,领土完整、国家声誉、外交主动 权等方面发挥了重要作用,是政治斗争的工具
5、档案是宣传教育的生动素材
第二章 档案工作
档案工作就是指管理档案的业务工作
即通常说的收集、整理、鉴定、保管、统计 、检索、利用和编研等八大业务环节。
(二)档案流动过程中安全防护
1、档案使用登记与交接制度 2、档案使用行为的管理与限制制度
(三)各种保护和修复档案的专门技术
修裱、去酸、消毒、灭菌等技术
二、全宗卷
(一)概念
全宗卷是档案馆室在管理某一全宗的过程中形成的, 能够说明该全宗历史情况的有关文件材料所组成的 专门案卷。
(二)作用
1、全宗卷是管理全宗的工具 2、全宗卷是综合利用全宗的辅助材料 3、全宗卷有助于管理人员特别是新管理人员熟悉档 案情况,迅速接手,胜任工作
(二)档案室主要职责
《档案法实施办法》第九条规定:机关、团体、企业、 事业单位和其他组织的档案机构依照《档案法》第七条 之规定,履行下列职责:
1、贯彻执行有关法律、法规和国家有关方针政策,拟定 本系统本单位的档案工作规章制度并监督执行
《归档制度》、《档案保管制度》、《档案资料查阅利 用制度》、 《档案鉴定销毁制度》、《档案统计制度》、《档案移 交制度》、 《档案保密制度》、《档案库房管理制度》、《档案室 安全管理制度》、
档案、事业单位档案、名人档案等;
2、按档案内容划分:党务档案、行政档案、诉讼档案、军
事档案、外交档案、科技档案、会计档案等;
3、按档案载体划分:金石档案、甲骨档案、羊皮档案、纸
质档案、胶片档案、磁带档案、电子档案等;
4、按档案时间划分:古代档案、近代档案、现代档案; 5、按档案所有权划分:国家所有、集体所有、个人所有; 6、常见的档案分类:文书档案、科学技术档案(基建、产
(三)内容
5、在统计工作中形成全宗内档案数量和状况的检查 登记表册等; 6、在检索工作中形成的全宗指南、全宗内档案编目 情况记录; 7、在利用工作中形成的开放利用和控制使用范围说 明、利用情况及反馈、利用效益的情况记录; 8、在编研工作中形成的机关工作大事记等; 9、档案管理新技术应用、各种设备随机文件,各种 设备运行、保养、维修情况的记录等。
第三章 档案保管与利 用
一、档案保管
• 主要任务有两项: 保持档案秩序、保护档案寿命
• 档案保管工作应做到四不: 不散(不使档案分散) 不乱(不使档案混乱) 不丢(档案不丢失不泄密) 不坏(不使档案遭到损坏)
(一)档案库房的管理
具体内容包括:档案库房与装具的编号、档案排架、 库房温湿度控制与调节,库房的防火、防水、防盗、 防尘、防有害气体、防虫、防鼠、防磁等。
珍惜档案工作 热爱档案工作 重视档案工作
谢 谢!
2、全国档案工作在各级人民政府领导下,由各级档 案行政管理机构统一、分级、分专业管理
3、对党政档案和党政档案工作实行统一管理
(二)维护档案的完整与安全
1、维护档案的完整 档案的完整性包括档案材料收集齐全和整理系统两 个方面 2、维护档案的安全 档案的安全包括档案的实体安全和档案的内容安全
(三)便于社会各方面的利用
(一)档案库房的管理
1、档案库房要满足的最基本条件: 档案库房应设置在远离易燃、易爆物品和水、火等存在 安全隐患的场所,做到库房、办公室、阅览室三室分开。 2、档案库房管理制度 档案进出库制度 档案库房安全管理制度 突发事故及灾害应急预案
(一)档案库房的管理
3、温湿度标准 较为适宜的库房温湿度应为:温度 14℃~24℃,相对 湿度 45%~60% 4、八防: 防光、防虫、防有害气体、防鼠 防磁、防潮(水)、防盗、防火 5、档案装具的排列与编号 6、编制档案存放位置索引
档案管理学基础知识
《档案管理学》
• 档案的属性、价值、作用 • 档案工作的性质、基本原则
第一章 档案
一、什么是档案
档案是指过去和现在的国家机关、社会组织以及个人 从事政治、军事、经济、科学、技术、文化、宗教等 活动直接形成的对国家和社会有保存价值的各种文字、 图表、声像等不同形式的历史记录。
1、档案形成范围:即都是什么样的单位、组织和 人员才可形成档案?
(三)内容
1、在收集工作中产生的移交和接收档案的文据等; 2、在整理工作中形成的立档单位和全宗历史考证、 档案整理工作方案、档案分类大纲等; 3、在鉴定工作中形成的鉴定小组成员名单、鉴定分 析报告、档案保管期限表、档案销毁清册等; 4、在保管工作中形成的档案安全检查记录、档案修 裱、杀虫等记录、为重点档案采取的特殊保护措施 等; 5、在统计工作中形成全宗内档案数量和状况的检查 登记表册等;
(二)档案室主要职责
2、指导和监督本单位文书和业务部门文件材料的立卷归 档工作,保证归档文件材料的完整系统,并按时向档案 部门移交
3、统一管理本单位全部档案,为单位各项工作提供服务, 并按照规定向有关档案馆移交档案
4、监督、检查、指导、培训所属机构的档案工作及从业 人员 监督指导方式:召开会议、检查督促、文件指导、咨询 指导
一、档案工作性质
1、管理性 2、服务性 3、科学性 4、文化性 5、政治性
二、档案工作基本原则
《档案法》规定:“档案工作实行统一领导,分级管 理的原则,维护档案的完整与安全,便于社会各方面 的利用。”
(一)全国档案工作实行统一领导,分级管 理的原则
1、国家档案按规定分别由各级、各类档案保管机构 集中管理