电脑文件5S管理

最大的问题是：
贵在坚持：
人总是相信自己的记忆 人总是很难坚持好习惯
分享与实践
＠平凡不美
把式 光说不练假
把式 永远是又会说又会练的
真
实践者
文本格式转换。
CEB格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
SEP格式 支持数字签名、格式自描述、固定显示、可向其他文本格式转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式2
文件类型
格式
格式特征
格式化文 本文件
RTF格式 格式开放、不绑定软硬件、不包含加密、易于转换。 WPS格式 支持数字签名、可向其他文本格式转换。
格式特征
WAV格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换
音频文件
MP3格式
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、格式紧 凑、数据占用字节数少、易于转换。
WMA格式 内置版权保护技术、格式紧凑、数据占用字节数少、易于转换。
如：“01- 演讲比赛”、“02 –培训课件”……。
这样文件夹会按数字的大小进行升序或降序的排列。这就看个人爱好了。 一般命名的方法，还会用上日期，这样用的时候就可以以日期排序。像存储照片的文件夹 就可以这样命名：“20070801 演讲比赛”、“20070910 嵩山秋景”
2S 整顿 Seiton
这里面的文件会占很大的空间，所以尽快删除掉吧！
4S 清洁 Seiketsu
＠平凡不美
经过三个环节之后，怎样保持电脑文件井然有序？
1
结构
2
命名
3
归档
• 建立完善的 文件结构
• 规范化地命 名文件夹
• 周期性地将 文件归档
4S 清洁 Seiketsu
培养每天清洁的良好习惯？
软件
1、下载软件
• 下载时，把软件存放在规划好的位置中；
•当然，当文件和文件夹不再需要经 常访问时，你需要及时将快捷方式 删除，以免快捷方式塞堵了太多空 间或牵扯了你的注意力。
3S Skill 3：注意区分要处理的和已完成的 ＠平凡不美
科学的电脑文件管理带来什么
＠平凡不美
科学的电脑文件管理
看，这就是我要找的文件！
•访问快捷 •清晰导航
好文件管理让我们工作更轻松和高效！
有木有？
桌面 Desktop
有木有？
个人下载目录 X:Downloads
有木有？
文件管理的真谛
＠平凡不美
• 在于文件方便、快速提取
• 科学地分类 和 规范化命名是文件
精髓 管理的
所在
电子文件三要素
＠平凡不美
文件存放路径 文件保存属性 电子文件分类
电子文件
文件文件文件 文件文件文件 文件文件文件
要素之一：文件存放路径
盘符 固定化
整理 三要点
存放 目视化
1S 整理 Seiri——存放目视化
＠平凡不美
规范化地命名文件夹和文件
文件的命名与排序是有关联的。常用的命名方法是：
结构 科学化
盘符 固定化
整理 三要点
存放 目视化
文件夹名＝ 2位数字 +“-”+ 文件夹名”
如：“01- 常用软件”、“02 -系统软件”……。
文件名 ＝ 2位数字 +“-”+ 文件名
电脑的空间因整理变大！ 生活的空间因清理变宽！ 思想的空间因总结变扩！
＠平凡不美
小结：电脑文件管理的”5S”
文件
区别
定期
每日
效果
架构
文件
归档
整理
不错
建
分
归
整
推
整理
整顿
清扫
清洁
素养
为什么做 如何去做 怎样改进
1S Skill 1：发挥我的文档作用
＠平凡不美
我的文档
2S Skill 2：发挥＠平凡快不美捷方式的便利
电脑文件5S管理
今天围绕三个部分交流
为什么做 怎样改进
为什么要管好电脑文件？
这些悲催的情况有木有？
＠平凡不美
老板 站在你面前让你提交文件，你发现它不见了！
电脑文件最容易乱的地方在哪里？
＠平凡不美
系统中用户的文 件夹X:Documen-
tsandSettings**
我的文档 MyDocument
XML格式
遵循XML技术规范，格式开放、不绑定软硬件、格式自描述、不包 含加密、易于转换。
版式文件
遵循ISO/DIS 19005《文件管理 电子文件长期保存格式 第1部分
PDF格式
PDF1.4的使用(PDF/A-1)》，支持数字签名、格式开放、不绑定软 硬件、格式自包含、格式自描述、固定显示、不包含加密、可向其他
要素之二：文件保存属性
存档
能看的！ 能改的！
只读
只能看！ 不能改！ 防修改！
＠平凡不美
隐藏
一般你看不到 设置了才能看 可防错误删除
要素之三：文件分类：常见电子文件格式1
文件类型 格式
格式特征
纯文本文件
TXT格式
格式简单透明、不含结构信息和加密、不绑定软硬件、能用基本文 本编辑工具阅读、数据占用字节数少。
＠平凡不美
• 硬 盘 —— 一棵树 分 区 —— 大的枝桠 文件夹 —— 分枝， 内嵌文件夹 —— 小枝桠 文 件 —— 树叶，
• 同样把它当城市－街道－路－小区－单元－房间
• 某一个文件所在的地方：分区\文件夹\子文件夹\文件名， 路径就是包含了这一些元素，找文件和安装软件都离不开这个路径， 这个文件所在地地址就是由分区，文件夹，子文件夹，文件名组成。
C:D:E:F:四个盘符标准规划为：
＠平凡不美
结构 科学化
盘符 固定化
整理 三要点
存放 目视化
计算机
本地磁盘(C:)
操作系统盘
本地磁盘(D:)
应用软件盘
本地磁盘(E:)
工作文件盘
本地磁盘(F:)
私人文件盘
1S 整理 Seiri——结构科学化
＠平凡不美
适合的文件夹 (科学地分类)
项目文件 工具软件
参考文件
图像文件
TIFF格式 支持无损压缩、不绑定软硬件、易于转换、聚合能力强。 JPEG格式 遵循相关标准规范，格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 GIF格式 支持无损压缩、格式透明、不绑定软硬件、易于转换。 PNG格式 支持无损压缩、格式透明、易于转换。
要素之三：文件分类：常见电子文件格式3
文件类型 格式
常用软件
精选PPT
项目管理
适中的层级数 (结构的深度)
01-MyFiles-RS 02-MyFiles-YW 03-MyFiles-LA
……
10-MyFiles-BB ……
调研文件 提交文件 工作安排 终端支持 会议管理
控制文件夹 与文件的数目
50-100个
财务管理
人事管理 商品管理
培训管理
结构 科学化
＠平凡不美
对把有用与无用的文件分开，再对无用的文件Leabharlann Baidu行处理
3S 清扫 Seiso
＠平凡不美
定期清除和归档将电脑保持在无垃圾文件、桌面整洁的状态
1、定期归档文件
• 桌面上下载的各种文件要处理并定期归档
2、定期清扫垃圾
• 安装目录\programfiles\tencent\QQ\ad 这里面是QQ广告 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 装目录\programfiles\tencent\QQ\flashshow 2这是你的QQ好友的QQ秀文件夹，可以放心删除 • 安装目录\programfiles\tencent\QQ\QQMusic\MhirlCache这里面的空间音乐的临时文件夹
电脑文件的“5S”管理
＠平凡不美
整理(Seiri)、整顿(Seiton)、清扫(Seiso)、清洁(Seiketsu)、素养(Shitsuke)
1S 整理 Seiri
目标：
把需要的文件以定位、定量
以便用最快的速度取得所需。
结构 科学化
盘符 固定化
整理 三要点
＠平凡不美
存放 目视化
1S 整理 Seiri——盘符固定化
2、安装软件
• 安装软件要安装在合适的位置，并且记住 这个位置。
• 卸载软件后要到软件安装的地方将目录彻 底删除。
资料
1、下载资料
• 下载的各种资料放在临时文件夹；
2、归档资料
• 对资料要及时看阅，有用的要整理到分类 文件夹中（注意区分已完成和未完成的） 没有用的果断删除。
5S 素养 Shitsuke
AVI格式 支持数字水印技术、支持无损或其他公开的压缩算法、易于转换。
MOV格式 格式紧凑、易于转换。
视频文件
遵循GB/T 17191-1997《信息技术 具有1.5Mbit/s数据传输率的 MPEG格式 数字存储媒体运动图像及其伴音的编码》，压缩算法公开、不绑定
软硬件、易于转换。
为什么做 如何去做 怎样改进