现代企业档案管理与电子文件管理培训教材
档案数字化培训教材PPT课件
纸质档案数字化
• 采用扫描仪等设备对纸质档案进行数字化加工，使其转 化为存储在磁带、磁盘、光盘等载体上的数字图像，并按 照纸质档案的内在联系，建立起目录数据与数字图像关联 关系的处理过程。
纸质档案数字化的基本环节
• 主要包括：数字化前处理、目录数据库建立、档案扫描、 图像处理、数据挂接、数字化成果验收与移交等。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
安ห้องสมุดไป่ตู้第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确保档案实体 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要求开展工作。
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸公司货款70 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司已经协议确 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该公司在公证 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单、电子邮件， 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件，客观真实 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮件是我国 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一，电子邮件通 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以证明双方的 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货款人民币55 万余元。
档案数字化培训教材PPT课件
档案数字化
【优质课件】档案数字化培训教材(PPT 83页)
数字化标准
• 《纸质档案数字化规范》（DA/T31-2017,（代 31—2005））
• 《缩微胶片数字化技术规范》 （DA/T43-20 • 《录音录像档案数字化规范》 （DA/T 62-20 • 《档案数字化光盘标识规范》 （DA/T 52— • 《基于XML的电子文件封装规范》（DA/T 48-
• 清晰真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
安全第一
• 应加强纸质档案数字化各环节的安全管理，确 和档案信息的安全。
• 加工涉密档案时，应按照涉密档案相关保密要
机构及人员
• 一审法院经审理，判决科技公司全额支付商贸 万余元。科技公司不服，认为自己与商贸公司 认，可以用14万余元的网上储值抵扣货款。该 处的监督下，从互联网上调取了有关电子订单 提出上诉。
• 二审法院认为，科技公司提供的电子邮件 地反映出双方就结算问题达成的协议。电子邮 《合同法》允许采用的订立合同的形式之一， 过互联网传到当事人后，不能进行更改，足以 协议成立。最后，一中院改判科技公司支付货 万余元。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一 资料。
• 就本案而言，原告充分把握了电子文件证据 在电子订单和电子邮件等电子文件证据尚未被 之前，及时采取了相应行动，通过公证方式及 关证据，才使自己掌握了案件的主动权并最终
国家档案局关于加强档案业务人员培训工作的意见
国家档案局关于加强档案业务人员培训工作的意见文章属性•【制定机关】国家档案局•【公布日期】2002.01.16•【文号】档发〔2002〕1号•【施行日期】2002.01.16•【效力等级】部门规范性文件•【时效性】失效•【主题分类】档案管理正文国家档案局关于加强档案业务人员培训工作的意见《全国档案事业发展“十五”计划》指出，要充分发挥档案教育在档案事业发展中的作用，为档案事业可持续发展提供智力支持和人才保证。
为了加强对档案业务人员培训工作的组织和指导，建设高素质的档案干部队伍，提出以下意见：一、加强档案业务人员培训工作的重要性中共中央、国务院《关于深化教育改革全面推进素质教育的决定》指出，国力强弱越来越取决于劳动者的素质，取决于各类人才的质量和数量。
按照党中央关于21世纪社会主义现代化建设特别是实施科教兴国战略的重大部署，落实教育优先发展的战略地位，加强档案业务人员培训工作，大力培养高素质的档案专业人才，对于全面建设与我国国民经济和社会发展相适应的、符合档案工作发展规律的、有中国特色的社会主义档案事业体系具有重要意义。
教育是培养人才的基础。
进一步加大档案教育工作力度，培养和造就一大批有理想、有道德、掌握现代科学技术知识和现代管理知识的复合型档案管理人才和各类专门人才，是全面履行档案事业行政管理和档案保管利用两种职能，加快档案管理现代化和信息化进程的重要保证。
加强档案业务人员培训工作，是提高档案业务人员政治、业务素质，完善和优化其知识结构的需要，是提高档案业务人员研究解决档案事业发展面临的新情况、新问题能力的需要。
改革开放以来，档案干部队伍建设取得了显著成效。
随着改革开放的深入发展，档案干部队伍在思想观念、业务水平和工作作风等方面还存在与新形势、新任务不相适应的情况。
从战略的高度切实加强对档案业务人员的培训工作，充分发挥教育工作在培养和提高档案业务人员创新能力中的作用，努力建设一支政治强、业务精、作风好的高素质档案干部队伍，是各级档案部门面临的一项重大而紧迫的任务。
企业电子文件归档和电子档案管理指南
企业电子文件归档和电子档案管理指南企业电子文件归档和电子档案管理已经成为现代信息化管理的重要组成部分，其有效运用能够帮助企业更好地控制和利用信息资源，提升企业管理水平，提高工作效率。
本文旨在从宏观角度阐述企业电子文件归档和电子档案管理的相关概念与基本原则，并为企业提供实用的管理方法和具体指南。
一、企业电子文件归档和电子档案管理概述1、什么是企业电子文件归档和电子档案管理？企业电子文件归档和电子档案管理是指企业内部各部门建立、管理、保存其存储在电子介质上的文件、数据、资料，以实现信息汇聚、整合、有效调度等整个流程的一种方式。
它主要由归档、检索和管理等组成，是企业信息系统的重要组成部分。
2、企业电子文件归档和电子档案管理的目的企业电子文件归档和电子档案管理的核心目标是确保企业内部文件系统的安全性、完整性和有效性，为企业科学管理提供有效保障。
企业电子文件归档和电子档案管理的更大目的是有效控制、管理和使用企业内部资源，为企业提供全面、系统的保障。
二、企业电子文件归档和电子档案管理的基本原则1、把握数字时代的特点电子文件归档和电子档案管理应体现数字时代特征，体现信息化的特点，是以满足电子企业信息化需要为主线。
2、把握企业规划的进程企业规划决定企业电子文件归档和电子档案管理的主流程，因此，要充分考虑企业未来的发展方向，做好电子文件归档和电子档案管理的长远规划。
3、突出安全性企业电子文件归档和电子档案管理要强调安全性，从数据资源存储至传输安全均要进行详细设计和管理，以确保信息安全。
4、加强管理机制企业电子文件归档和电子档案管理要加强其管理机制，包括建立良好的文件归档流程，制定文件归档实施指导意见，建立文件归档规则，建立监控检查机制等管理机制，以确保文件归档系统的运行有序。
三、企业电子文件归档和电子档案管理的具体实施1、建立企业电子文件归档系统要建立企业电子文件归档系统，必须明确电子文件类别、建立分级目录、归档需求，并设计好文件归档流程、运行机制，按照企业实际情况制定文件归档策略，严格执行文件归档管理制度，并建立监控检查机制。
EPC工程档案管理培训教材
EPC工程档案管理培训教材一、引言在EPC（工程采购建设）工程中，良好的档案管理是确保项目成功的关键之一。
有效的档案管理可以帮助项目团队追踪工程进度、控制成本，并确保项目遵守相关法规和标准。
本教材旨在为EPC工程人员提供关于档案管理的培训，帮助他们提高工作效率和项目成功率。
二、档案管理基础2.1 档案管理概述档案管理是指对项目相关文件的收集、存储、检索和保护等活动。
在EPC工程中，档案管理涉及众多文件类型，如合同文档、设计图纸、施工计划等。
良好的档案管理可以提高工作效率，降低风险。
2.2 档案管理的重要性良好的档案管理可以帮助项目团队跟踪工程进度、遵守合同约定、应对变更和索赔等挑战。
此外，档案管理还有助于项目的知识管理，为未来项目提供宝贵经验。
三、档案管理流程3.1 档案收集在EPC工程中，档案收集是一个涉及多方的过程。
项目团队需要收集来自设计团队、工程承包商、监理单位等的文件，包括设计文件、施工文件、质量文件等。
3.2 档案存储档案存储是指将收集到的文件按照适当的分类和目录结构进行存储，以便后续的检索和使用。
现代的档案管理系统通常提供电子存储和文档管理功能。
3.3 档案检索档案检索是指根据需要查找并提取特定文件的过程。
良好的检索系统可以帮助项目团队快速找到所需文件，提高工作效率。
3.4 档案保护档案保护是指采取适当的措施确保文件的完整性和安全性。
这包括规范的存储和备份措施，以及对重要文件的权限控制。
四、档案管理工具4.1 档案管理软件现代的档案管理软件提供了功能强大的电子档案管理工具，可以帮助项目团队更好地管理和利用文件资源。
常用的档案管理软件包括Documentum、SharePoint 等。
4.2 档案管理标准档案管理标准指导项目团队建立符合国际标准和最佳实践的档案管理体系。
ISO 15489是档案管理领域的国际标准，提供了档案管理的基本原则和指导。
五、结语良好的档案管理是EPC工程成功的关键之一。
档案管理制度 培训
档案管理制度培训第一章总则第一条为切实加强档案管理工作，提高档案管理人员的管理水平和素质，确保档案管理工作顺利进行，特制定本档案管理制度培训计划。
第二条本计划针对公司所有涉及档案管理工作的人员，包括档案管理员、档案管理助理以及其他相关人员，旨在提高他们的档案管理技能和意识，加强档案管理规范化、专业化。
第三条本计划依据公司档案管理制度相关要求和标准，结合实际，内容全面、程序科学。
所有参与培训的人员必须严格按照计划执行。
第四条公司将安排专业的档案管理培训师承担培训工作，确保培训质量和效果。
第二章培训内容第五条档案管理基础知识培训：介绍档案管理的基本概念、原理、内容，培养学员对档案管理工作的认识和理解。
第六条档案管理操作技能培训：包括档案的分类、整理、存储、检索等操作技能的培训，注重实际操作技能的培养。
第七条档案保密管理培训：重点介绍档案保密的重要性、保密管理制度及相关法规，培养学员的保密意识和技能。
第八条电子档案管理培训：介绍电子档案的管理原理和技术，包括电子档案的建立、维护、备份、恢复等方面的培训。
第九条档案管理制度培训：介绍公司档案管理制度相关内容和要求，确保学员了解并严格执行公司制度。
第十条其他相关培训：根据实际需要，安排其他与档案管理相关的培训，提升学员的综合素质和能力。
第三章培训方法第十一条本计划采取多种灵活的培训方法，包括讲座、案例分析、实际操作、小组讨论等多种形式，注重理论与实践相结合。
第十二条档案管理培训将根据学员的实际情况和需求，分别设置初级、中级、高级等不同级别的培训班，确保培训效果。
第十三条培训期间将组织学员进行实际操作和模拟练习，让学员更好地掌握档案管理技能，增强实际操作能力。
第四章培训评估第十四条培训结束后将进行培训效果评估，通过考试、问卷调查等方式对学员进行评估，评估结果将作为培训质量分析及后续培训改进的依据。
第十五条培训效果评估主要从知识掌握程度、操作技能水平、保密意识等方面进行评价，评估结果将影响学员的岗位担任和晋升。
电子行业电子文件管理培训教材
电子行业电子文件管理培训教材1. 前言电子行业是一个快速发展的行业，同时也是一个信息流转频繁的行业。
在电子行业的日常工作中，电子文件的管理尤为重要。
本教材旨在为电子行业的从业人员提供电子文件管理的培训，帮助他们更好地管理和利用电子文件。
本教材将介绍电子文件的基本概念、电子文件管理的原则和方法，以及电子文件管理工具和技巧。
2. 电子文件管理的基本概念2.1 电子文件的定义电子文件是指通过电子设备创建、处理、存储和传输的各种电子形式的信息载体。
它包括电子文档、电子表格、电子邮件、电子图片、电子音频、电子视频等各种形式。
2.2 电子文件的特点•可复制性：电子文件可以通过复制、粘贴等操作轻松地进行复制和传播。
•可编辑性：电子文件可以通过编辑软件进行修改和编辑。
•可存储性：电子文件可以通过各种存储介质进行存储，不占用太多物理空间。
•可搜索性：通过电子文件管理系统，可以方便地进行文件的搜索和查找。
3. 电子文件管理的原则和方法3.1 电子文件管理的原则•法律合规原则：电子文件管理应符合相关法律法规的要求，保护文件的合法权益。
•安全保密原则：电子文件管理应确保文件的机密性和完整性，防止文件的丢失和泄露。
•便捷高效原则：电子文件管理应提高工作效率，方便用户的操作和查找。
•规范化管理原则：统一规范的文件管理方式能够提高文件的可管理性和可维护性。
3.2 电子文件管理的方法•文件分类和命名：根据文件的性质和用途，对电子文件进行分类和命名，便于后续的管理和检索。
•文件存储和备份：选择适当的存储介质和存储方式，对电子文件进行定期备份，防止文件的丢失。
•文件检索和归档：建立电子文件管理系统，实现对文件的检索、归档和回收，提高工作效率。
•文件权限管理：根据用户的权限和角色，设置文件的访问权限，保护文件的安全性。
4. 电子文件管理工具和技巧4.1 电子文件管理工具•文字处理软件：例如Microsoft Word、Google Docs等，用于创建和编辑电子文档。
文件管理制度培训教材
第一章：引言一、培训目的为了提高公司员工对文件管理制度的认识，规范公司文件管理，确保文件的安全、完整和有效利用，特制定本培训教材。
二、培训对象公司全体员工，特别是负责文件管理、档案管理、信息管理等相关岗位的员工。
三、培训内容1. 文件管理制度概述2. 文件分类与编号3. 文件收发与登记4. 文件借阅与归还5. 文件保管与销毁6. 文件信息化管理7. 文件安全与保密第二章：文件管理制度概述一、文件管理的重要性文件是公司各项业务活动的载体，是公司知识积累和传承的重要手段。
良好的文件管理制度有助于提高工作效率，保障公司利益，维护公司形象。
二、文件管理制度的构成1. 文件分类与编号制度2. 文件收发与登记制度3. 文件借阅与归还制度4. 文件保管与销毁制度5. 文件信息化管理制度6. 文件安全与保密制度第三章：文件分类与编号一、文件分类1. 按文件性质分类：如行政文件、业务文件、技术文件等。
2. 按文件形式分类：如纸质文件、电子文件等。
3. 按文件重要性分类：如重要文件、一般文件等。
二、文件编号1. 编号规则：采用流水号、分类号、年份等组合编号。
2. 编号方法：由文件管理员负责编号，确保编号的唯一性和连续性。
第四章：文件收发与登记一、文件收发1. 收发流程：接收文件→登记→分发→归档。
2. 收发要求：确保文件完整、及时、准确。
二、文件登记1. 登记内容：文件名称、文号、接收日期、接收人、文件份数等。
2. 登记方法：采用电子或纸质登记簿，确保登记信息的准确性和完整性。
第五章：文件借阅与归还一、文件借阅1. 借阅对象：公司内部员工。
2. 借阅流程：提出借阅申请→审核→借阅→归还。
3. 借阅要求：注明借阅目的、归还日期，确保文件安全。
二、文件归还1. 归还流程：归还文件→验收→登记。
2. 归还要求：确保文件完整、无损坏。
第六章：文件保管与销毁一、文件保管1. 保管地点：根据文件性质和重要性，选择合适的保管地点。
现代企业的电子档案管理
类是记录人们在办理公务、处理有关事务或信 息 性材料和光学材料为载体 的电 档案，将逐步 与传
交流等过程产生的文件 ， 电子信件等： 如 一类 是进行 统 的纸质 档 案 载体 并 存 ， 在档 案 领域 占主 导地 位 ， 给
律效力 的权威的电子文件。 因此， 档案馆必须采集未 集 到 有 归档 价 值 的 电子 文件 。档 案 馆在 采 集 电子文 经 加 工 的一 次信 息 。如 果档 案 馆 需要 提 供某 些 ： 次 件 时 ， 灵 活 使用 人 工 、 应 自动 和 半 自动 的采 集 策 略 。 信息、 三次信息， 也必须是在所采集来 的一次信息 的 例如 ， 在采集高校网络办公系统中电子公文 时， 虽然
子档案 划 分成文 书 类 、 业务 类 、 科技类 、 财会 类 、 事 档也 应 打 印出文 件 目录 以籍 交接 查存 ，将文 件 拷 贝 人
类， 然后借 鉴档案分类号细分电子档案类 别， 例如 ， 出光盘备存。交接双方按照规定办理手续并在交接
档 案进行 规 范化 管理 。因此 ， 案信 息 电子化 管 理是 式 。在 档案 管 理上 ， 用 计算 机 进 行档 案 的收 集 、 档 运 整
档案管理工作发展的必然趋势 。
一
理， 以及编制检索工具、 大型索引、 卷内 目 、 录 内容介
电子档案及其管理 和编研等工作。运用计算机进行档案的现代化管 所 谓 电子 档 案 是 指 人 们 在 社会 活动 中 形成 的 ， 理 具有 ｒ用 空 间小 、 存 信 息量 大 、 用 能 力 强 、 储 应 传
不会流 逝 ， 同时使之 常 为新 ， 持 时效 性 。 保 ３灵 活运 用 多种 方 法采 集 电子文 件 ．
将配套的软件也采集过米。 （ 责任编辑 朱亚宏）
电子文件管理培训教材
电子文件管理培训教材第一章：电子文件管理基础知识1.1 电子文件管理的定义电子文件管理是指对电子文件进行组织、存储、查找、共享和保护的一系列活动。
通过电子文件管理，可以有效管理组织内部的信息资源，提高工作效率。
1.2 电子文件管理的重要性随着信息技术的发展，组织内产生的电子文件数量不断增加，如果没有有效的管理措施，将会导致信息混乱、效率低下等问题。
因此，电子文件管理对于组织的运行至关重要。
1.3 电子文件管理的原则•知识共享：电子文件应该方便共享，避免信息孤岛•安全保护：电子文件应该有权限控制，保护数据安全•审计追踪：电子文件应该有审计功能，方便追踪文件的修改历史第二章：电子文件管理工具介绍2.1 电子文件管理系统（DMS）DMS是一种专门用于管理电子文件的软件系统，能够实现文件的存储、检索、修改、共享等功能。
常用的DMS软件有Microsoft SharePoint、OpenText等。
2.2 云存储服务云存储服务是将电子文件存储在云端的服务，用户可以通过互联网访问文件，实现跨地域的共享和协作。
常用的云存储服务有Google Drive、Dropbox等。
第三章：电子文件管理的最佳实践3.1 文件分类和命名规范合理的文件分类和命名规范可以提高文件的检索效率，避免信息杂乱无章。
建议根据文件内容和用途进行分类，并采用有意义的文件命名。
3.2 定期备份和归档为了防止文件丢失或损坏，需要定期进行文件备份，并将不常用的文件进行归档，以释放存储空间。
3.3 权限管理和审计对于重要和敏感的文件，需要进行权限管理，只允许有权限的用户访问和修改。
同时，建议开启审计功能，记录文件的访问和修改记录，以保证文件安全。
结语电子文件管理是现代组织不可或缺的一部分，通过本教材的学习，希望读者能够掌握电子文件管理的基础知识、工具应用和最佳实践，提高工作效率和信息安全意识。
祝愿读者在电子文件管理领域取得更大的成就！。
(整理)企业文书档案管理实务培训课程-夏国维老师-kttuan.
培训课题《企业文书档案管理实务培训课程》培训对象企业行政中心及文档管理人员课时安排一天课程收益◆规范的企业文档管理为基础，通过积极有效的数据清理、信息管理规范建设，信息流动渠道的设计与关键环节确定。
◆借助于文书信息档案管理平台，实现企业的信息产生、信息处理、信息传递、信息留存和信息使用的有效功能，提高文档信息利用的效率。
◆对目前企业档案管理亟待解决的问题，企业要求快速提升档案管理人员素质的要求。
◆掌握行之有效的文档管理办法与先进管理方式。
课程大纲第一单元：档案管理基础认知一、观念与企业档案意识1、企业档案管理概述2、企业档案意识的确立3、档案工作服务职能的目标定位4、企业档案管理的基本原则二、企业文档管理现代化1、企业电子文档的产生与传递2、新时期档案工作者要树立“五个”意识3、档案职业的角色定位与形象重塑（案例分析）4、企业电子档案管理问题研究三、企业文档管理工作者1、文档管理职责要务2、企业文档工作者的职业化3、管理档案工作的发展方向第二单元：企业文档管理规范化一、企业文档科学化管理要点1、企业文档工作的主要内容2、企业文档工作的配套要求3、企业文档工作的具体实务（案例分析）4、企业文档工作的改革二、现代企业制度下企业文档工作1、现代企业制度对企业文档工作的影响2、重构企业档案意识3、文档一体化体制的建立（案例分析）第三单元：文档管理实务操作一、企业文件处理的方法1、基本概念（文件、文种、文件工作等）2、办公自动化条件下归档文件的整理3、文件的写作（案例分析）4、文件的处理二、企业档案管理实务1、重新修订归档范围2、分类与标识3、企业各类档案如何进行收集、分类、立卷、归档、利用等管理程序及要素第四单元：企业数据与电子文档管理一、基础数据的文档管理1、企业基础数据的构成与分类2、数据清理的方法3、数据互动规律4、数据清理工具的设计与使用二、企业电子文档管理原则与方法1、企业电子文档的概念与特点2、企业电子文档管理的原则3、企业电子文档管理的基本方法。
档案管理基础知识培训
档案管理基础知识培训一、档案管理的概念及重要性档案管理是指对机构、组织或个人的文件、记录、资料进行系统的分类、归档、检索和保存的活动。
在现代社会中，档案管理扮演着至关重要的角色。
通过有效的档案管理，可以确保信息的准确性、完整性和可靠性，大大提高工作效率和安全性。
二、档案管理的原则1.原则一：文件的及时性–文件应当及时归档，避免拖延和混乱。
2.原则二：文件的规范性–文件的分类、命名、编号应符合一定标准，方便检索和管理。
3.原则三：文件的保密性–对于涉及个人隐私或机密信息的文件，应当严格保密。
4.原则四：文件的可追溯性–应当记录文件的存储位置、借阅情况等信息，方便追溯文件流转路径。
三、档案管理的分类1.按保存载体分类–纸质档案–电子档案2.按内容分类–行政档案–经济档案–科研档案–文化档案四、档案管理的步骤1.收集文件–及时收集机构或组织产生的文件、记录、资料。
2.分类归档–按照一定的分类标准，对文件进行分类、整理和归档。
3.建立档案馆–建立档案馆或档案库，统一管理档案。
4.制定档案管理规定–制定档案管理相关规定和流程，确保档案管理的质量和效率。
5.定期审查与更新–定期审查档案，有选择性地更新与淘汰过时的文件。
五、档案管理的工具与软件1.Excel表格–可用于建立档案目录和索引。
2.专业档案管理软件–例如“e-文书档案管理系统”等，提供更全面的档案管理功能。
六、档案管理的挑战与应对1.信息安全问题–在电子化档案管理时，要严格控制权限，防止信息泄露。
2.防火防水防盗–对于纸质档案，要做好防火、防水和防盗的措施，确保档案安全。
3.长期保管与保存–针对长期保存的档案，要做好防潮、防虫等工作，确保档案的完整性。
七、总结档案管理作为现代组织中不可或缺的一部分，对信息的准确性和安全性起着至关重要的作用。
只有通过系统的分类、归档、更新和审查，才能保证档案管理的有效性和高效性。
希望通过本次档案管理基础知识的培训，能够使您对档案管理有更深入的了解，并在实际工作中做到“管理有序、检索便捷、保密安全”。
档案管理实际操作知识培训教材
档案管理实际操作知识培训教材第一章：档案管理概述档案管理是一项重要的工作，它涉及到组织、管理和利用各种类型的档案资料。
正确认识和掌握档案管理的实际操作知识对于提高工作效率和保障信息安全至关重要。
1.1 档案管理的定义•档案管理是指对各种档案资料进行组织、整理、保管、利用和销毁的一系列管理活动的总称。
档案管理的核心是确保档案的完整性、准确性和安全性。
1.2 档案管理的重要性•档案管理对于组织而言具有重要的意义，它不仅能提高工作效率，还能保障信息安全，避免信息泄漏和丢失。
合理的档案管理能够帮助组织更好地利用历史资料、提高决策效率。
第二章：档案管理实际操作技巧在实际的档案管理工作中，掌握一些操作技巧能够提高工作效率和减少错误率。
2.1 档案分类与归档•档案的分类是档案管理的基础，正确的分类能够便于查找和管理档案。
在归档时，要遵循统一的规范，确保每一份档案都有清晰的标识和记录。
2.2 档案借阅与归还•档案借阅是指向他人提供档案资料查阅的过程，应当注意借阅规则和流程，确保档案的完整性和安全性。
借阅后及时归还档案是档案管理的基本要求。
第三章：档案管理的注意事项在进行档案管理工作时，需要注意一些细节和事项，以确保工作的顺利进行和档案的完整性。
3.1 档案保密•档案中可能含有机密信息，需要严格遵守保密要求，确保档案的安全性和保密性。
3.2 档案销毁•对于已经归档和无用的档案，需要按照规定的程序和流程进行销毁，避免档案被泄露或滥用。
结束语通过本教材的学习，您将能够掌握档案管理的基本知识和实际操作技巧，提高工作效率和保障信息安全。
希望本教材能够对您的工作有所帮助，谢谢阅读！。
现代企业电子文件管理(2)
（二）明确公文格式 公文具有规范的格式，这是公文具有权威性和行 政约束力在形式上的体现。党和国家对公文格式 作了具体规定，国家质量技术监督局发布了2000 年1月1日起实施的《国家行政机关公文格式》（ GB/T9704-1999） 一般使用的公文格式模板。
（三）明确行文规则
1、上行文：对有隶属关系的上级单位行文。 一般用“请示”、“报告”、“意见”。 （1）只主送单位，不主送个人； （2）不得多头主送，主送外一律用抄送； （3）一般不越级主送 （4）向上级机关请示或报告，一般不抄送下级机关。 2、平行文：是对无隶属关系的机关行文。 一般用“函” 、“意见”，请求批准同意的函也不能多头主 送，其他可多头主送、抄送。 3、下行文：对有隶属关系的下级单位行文。 一般用“批复”、“通知”、“通报”、“决定”、“令 ” 、“意见”等。
（六）发文的注意事项 1、注意精简文件 2、注意正确使用行文权 3、注意公文保密
三、电子收文处理 （一）收文处理的流程
1、接收：纸质文件有专人签收。电子文件由单位设专门邮 箱，及时接收和确认。 2、登记（审核）：收到电子文件随时登记、编内部文件号 。审核文件规范性。 3、拟办：对领导分：XX阅或XX阅示；对部门分：XX部门阅 处、XX部门会XX部门阅处，XX、XX、XX部门阅。 规定公文传递模式，电子文件是否打印，纸质文件是否扫描 。如领导不善于电脑，电子文件须打印后处理。
第一节 电子文件概述
一、电子文件概念
（一）电子文件的一般定义 顾名思义，电子文件就是“电子”加“文件”，或者说是 “数字化”和“文件”两个概念的交集。“文件”是电子 文件的功能属性，“数字化”是电子文件的技术属性。 我国档案国家标准《电子文件归档与管理规范》（GB／ T18894—2002）将电子文件定义为：“在数字设备及环境 中生成，以数码形式存储于磁带、磁盘、光盘等载体，依 赖计算机等数字设备阅读、处理，并可在通信网络上传送 的文件。”
档案管理培训教学课件
档案管理培训教学课件一、教学内容本节课我们将学习档案管理的基本知识，内容涉及《档案管理学》的第二、三章。
具体包括档案的定义、分类、特点、功能，以及档案的收集、整理、保存、利用和销毁等环节的操作要领。
二、教学目标1. 让学生了解和掌握档案管理的基本知识，提高档案管理意识。
2. 培养学生具备档案收集、整理、保存、利用和销毁的实际操作能力。
3. 使学生认识到档案管理在现代企业管理中的重要地位和作用。
三、教学难点与重点难点：档案管理的具体操作流程和规范要求。
重点：档案的分类、收集、整理、保存、利用和销毁等环节的实际操作。
四、教具与学具准备1. 教具：PPT课件、档案管理案例、档案盒、档案标签、档案夹等。
2. 学具：笔记本电脑、档案管理软件、档案整理工具（如剪刀、胶水等）。
五、教学过程1. 导入：通过展示一个实际工作中的档案管理案例，引发学生对档案管理的兴趣。
2. 理论讲解：（1）档案的定义、分类、特点、功能；（2）档案管理的操作流程和规范要求。
3. 实践操作：（1）分组讨论，让学生设计一个档案分类方案；（2）分组进行档案收集、整理、保存、利用和销毁的实际操作；4. 例题讲解：以一份实际档案为例，讲解如何进行有效的档案管理。
5. 随堂练习：让学生根据所学知识，对一份档案进行分类、整理和保存。
六、板书设计1. 档案管理基本知识框架；2. 档案管理操作流程图；3. 档案分类方案示例。
七、作业设计1. 作业题目：对一份实际档案进行管理，包括分类、整理、保存、利用和销毁。
2. 答案：略。
八、课后反思及拓展延伸1. 反思：本节课的教学效果，学生的参与度，以及教学过程中的不足之处。
2. 拓展延伸：让学生了解档案管理的最新发展动态，如电子档案管理、档案数字化等，并鼓励学生在课后进行相关实践。
重点和难点解析1. 教学内容的理论与实践结合；2. 教学目标的操作能力培养；3. 教学难点与重点的操作流程和规范要求；4. 教学过程中的实践操作环节；5. 作业设计中的实际档案管理任务。
档案数字化培训教材PPT(83张)
随后，卜先生起诉到海盐法院，要求马女士偿还8万元。 为支持自己的诉讼主张，卜先生向法院提供了中国银行的 汇款凭证一份以及当时与马女士的微信聊天记录一份(复印 件)。
最终，原被告在承办法官的主持下，达成一致调解意 见，马女士同意分期归还此8万元。
• 【案例3】东北某重型机械企业在前不久的一次法律诉讼中， 因无法提供有关电子文件，无法有效举证，而背负巨大经 济损失。
档案数字化
省档案局经科处 刘春波
档案数字化的意义：通过案例来呈现
• 【案例1】北京某商贸公司在网上设立“8848 网站”，并 设有网上购物交易平台，客户可通过电子订单、电子邮件 等与其建立买卖关系。上海某科技发展公司系“8848 网站” 的客户，于2000 年8月与商贸公司曾通过电子邮件形式， 就“以网上储值形式冲抵货款”达成过协议。去年8月，科 技公司向“8848 ”订购各类电脑产品价款70余万元，但科 技公司在收取电脑后没有按约付款，诉讼烽火由此点燃。
质量要把关
• 应采取有效的管理和技术手段，确保纸质档案数字化成果 质量。纸质档案数字化应遵循档案管理的客观规律，真实 反映档案内容，最大程度地展现档案原貌。
• 清晰，真实，完整，准确
不要忽略元数据
• 纸质档案数字化过程中，应保存数字化项目信息、技术环 境、数字化各类技术参数等方面的元数据。元数据元素的 确定应符合ISO/TR 13028提出的要求。
• 德国当地时间3月3日下午2时左右，位于科隆市中心的科 隆城市档案馆外部墙体开始出现多道裂缝，在短时间内裂 缝就蔓延到了这幢4层建筑物的楼顶，随即引发了档案馆的 坍塌。
• 这座现代建筑风格的科隆历史档案馆是德国最大的历史档案 馆之一，于1971年正式开馆。
• 据路透社介绍，档案馆内藏有65000宗各类历史档案，包括 文字、图片等资料，不少档案已超过千年，在全德国都属于珍 贵历史文物，其中最早一份档案是公元922年的一份文字档案 资料。
企业电子文件归档与电子档案管理
管理观察与探讨区域治理信息技术的不断发展和广泛应用，使企业各类电子文件不断增多，作为企业的重要资源和发展决策依据，电子文件已经成为各企业记录活动信息和资产的重要途径。
各企业将电子文件归档和电子档案管理全部纳入企业信息化建设范畴。
大数据时代，为推动企业档案信息化持续发展，企业相关工作人员应加强电子文件的收集、归档和电子档案的管理工作，确保电子文件和电子档案的真实性、完整性和可靠性。
一、电子文件归档图1电子文件归档流程（一）电子文件归档要点第一，归档方式。
电子文件归档方式主要有两种：离线归档和在线归档。
离线归档适用于较大文件的归档，是指将电子文件和源数据集中保存到符合保管期限要求的脱机载体上。
在线归档是利用档案系统在线上传输电子原文；第二，归档时间。
电子文件归档时间包括定期集中归档、随时归档和实时归档三种。
对于固定资产投资项目文件资料、产品档案等必须采用双套制归档，并定期将电子文件与纸质文件进行同时归档，确保二者的一致性以及电子文件的完整性和真实性。
随时归档适用于其他单位所提供的光盘等单套制归档的电子文件，而实时归档主要是企业内部所用信息系统的系统文件；第三，归档范围。
电子文件归档范围包含企业内部各个领域，一切能够反应员工主要职能，且具有利用价值的电子文件均应纳入归档范围。
此外，企业管理流程信息、电子签名信息以及一些无法打印的文件（超文本文件、多媒体文件、计算机源程序文件等）均属归档范围，其归档流程如图1所示。
（二）电子文件归档质量要求首先，确保电子文件的完整性。
凡是在归档范围内的电子文件均要及时进行归档；其次，确保电子文件的真实性。
归档的电子文件要与相应的纸质文件中的内容保持一致，确保电子文件的真实有效；最后，确保电子文件的规范性。
电子文件要采用统一、稳定开放的通用文件格式，避免电子文件对软硬件环境的依赖性，若某些专用软件产生的电子文件不能转换成通用格式，则需将专用软件及其操作手册等说明资料一起归档。
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（三）档案工作的概念
1、档案工作是通过科学的管理提供丰富档案材料，直接为 社会的政治、经济、科学、文化等各项事业服务的工作。 2、档案工作分宏观管理和微观管理两个方面： （1）宏观管理是指对整个档案工作实行统筹规划，组织协 调，统一制度，监督、指导和检查等组织建设和事业管理的 工作。 （2）微观管理是指具体的档案业务工作，包括档案的收集 、整理、鉴定、保管、统计、检索、利用和编研等环节。
（一）档案的定义 档案是过去和现在的国家机关、社会组织及
个人从事政治、军事、经济、科学、技术、文化 、宗教等活动直接形成的对国家和社会有保存价 值的各种文字、图表、声音等不同形式的历史记 录。（《档案法》第二条）。
（二）档案形成的四个要素
1、档案的来源：来自于人类的社会活动，主体是国家机关 、社会组织及个人。 2、档案的条件： （1）必须是办理完毕的文件，即指文件处理程序或文件办 理的事情已经完毕。 （2）必须是具有一定保存（凭证或情报）价值的文件。 （3）必须是按照规范的程序集中保存起来的文件。 3、档案的载体：档案有特定的载体，其载体的制成材料、 记录方法、表达形式在不断地发展变化。 4、档案的性质：档案是工作活动的直接记录，是原始记录 材料，具有特定历史记录性质。
国家档案局关于印发《关于加强民生档案工作的 意见》的通知（档发[2007]12号） （1）建立各级档案部门要努力建立覆盖人民群众的 档案资源体系，确保民生档案齐全完整。 （2）建立服务人民群众的档案利用体系，确保民生 档案造福民生。
企业档案关系民生，也是民生档案的重要组成部 分。
3、增强档案意识 （1）法治意识：普法宣传，依法治档。 （2）收集意识：不要犯错过的过错。 （3）投入意识：注重全面投入。 （4）产出意识：注重全面产出。
二、企业档案工作综述
1、企业档案工作的意义：企业档案是企业知识资产和信 息资源的重要组成部分。企业档案工作是企业研发、生产 、经营和管理活动的基础性管理工作。（4.1） 2、企业档案工作的原则：企业档案工作应以企业资产关 系为纽带，实行统一领导、统一管理、统一制度、统一标 准。（4.2） 3、企业档案工作的目的：企业档案工作应以满足企业各 项活动在证据、责任和信息等方面的需求为导向，运用现 代技术与管理方法，通过资源整合和开发，为企业研发、 生产、经营、管理和持续发展提供有效服务。（ 4.3） 4、企业档案工作的责任：企业应维护档案的完整、准确 、系统与安全。（4.4 ）
第五节 现代企业档案 、经营、管理等活动及产权变 动过程中形成的具有保存价值的各种载体形式的文件都应纳 入归档范围。国有企业文件归档范围应符合档发〔2004〕 4号文件要求。 （7.3.2.1） 现代企业档案归档范围参考《企业档案工作规范》附录A。 党政机关和人民团体贯彻《机关文件材料归档范围和文书档 案保管期限规定》（国家档案局第8号令） 2、归档文件的主要来源有：本企业形成的文件；本企业引 进项目、外购设备等接收的文件；所属单位及参股企业应向 本企业提交的文件；本企业参与的合作项目，合作单位按要 求应向本企业提交的文件；本企业执行、办理的外来文件。 （7.3.2.2）
二、规章体系（6.1 “四个明确”）
1、明确企业文件形成归档责任：企业在制定有关规章、标准和制度中 应提出相应的文件收集、整理和归档的责任要求。 2、明确企业档案工作规定：企业档案工作规定是企业档案工作的基本 要求，其主要内容应包括：档案工作原则及管理体制，文件的形成、 积累与归档职责要求，档案收集、鉴定、整理、保管、统计、利用要 求，资产与产权变动档案的处置原则，解释权限等。（6.1.2） 3、明确档案工作责任追究制度：对相关岗位人员违反文件收集、归档 及档案管理制度，发生档案泄密、造成档案损毁等行为，企业应提出 责任追究和处罚措施，并将有关要求纳入相关管理制度。（6.1.3 ） 4、明确档案管理应急预案：对可能发生的突发事件和自然灾害，企业 应制定档案抢救应急措施，包括组织结构、抢救方法、抢救程序、保 障措施和转移地点等。对档案信息化管理的软件、操作系统、数据的 维护、防灾和恢复，应制定应急预案。（6.1.4）
五、工作保障体系
1、企业档案工作的“三纳入”：企业档案工作是企业各项 业务和活动的有机组成,应纳入企业领导工作议事日程，纳 入企业规章制度及工作流程，纳入企业部门和有关人员的 经济责任制或岗位责任制。(7.1.1) 2、企业档案工作者的“四参加”：企业档案部门或档案人 员应参加产品鉴定、科研课题成果审定、项目验收、设备 开箱验收等活动，负责检查应归档文件的完整、系统。 （7.1.2） 3、企业档案工作的“四同时”：企业下达项目计划任务应 同时提出项目文件的归档要求；检查项目计划进度应同时 检查项目文件积累情况；验收、鉴定项目成果应同时验收 、鉴定项目文件归档情况，项目总结应同时作好项目文件 归档交接。（7.1.3）
2、全国档案工作由各级档案行政机构统一领导、分 级负责地进行管理 （1）统一领导，即对全国档案工作实行全面规划和 统筹安排，制定统一的档案法规和业务标准，提出 统一的方针政策，实行统一领导、指导和监督。 （2）分级管理，即由各级档案行政机构按照国家的 统一规定，结合自身特点，制定各自的档案工作规 划、制度和办法，对本地区的档案工作进行管理。
前言
一、讲课内容 1、现代企业档案管理 2、现代企业电子文件管理
二、为什么讲这两个主题？
1、现代企业制度下的档案工作环境发生了深刻 的变化 2、电子文件的大量形成使企业档案工作面临巨 大的机遇和挑战
三、教学方法
1、理论和实践结合：理论指导实践，强调务实。 2、继承与创新结合：继承传统企业的经验，实 现机制创新。 3、技术与管理结合：强调信息技术和档案业务 的紧密结合。
四、教学依据：
国家档案局关于企业档案工作的规范性文件。 1、档发字〔2002〕5号《企业档案管理规定》； 2、档发〔2004〕4号《国有企业文件材料归档办 法》； 3、重点讲：DA/T 42-2009《企业档案工作规范》 (以下简称《规范》）。
第一章 现代企业 档案管理
第一节 档案工作概述
一、档案和档案工作
3、档案工作贯穿两个运动过程 （1）实体流：指档案文件和案卷实体的收集、整 理、排列、借阅利用的过程。 （2）信息流：伴随档案实体流产生各种信息，如 档案的统筹规划、组织协调、分类、著录、标引 、编目、检索、提供利用等。两者互为条件、互 相依赖。 传统管理是借助实体流实现信息流。信息化条件 下实体流和信息流可以相分离。
第四节 现代企业档案 工作的体系建设
组织、规章、制度、规范、保障“五个体系”建设。
一、组织系统
1、档案工作领导：企业应确定档案工作的分管领导，确 定各职能或承办部门、各项目档案工作的负责人，确定档 案部门的负责人。（5.1.1） 2、档案机构设置：企业应根据规模和管理模式设置专门 的档案机构，或指定负责档案工作的机构。大型企业应设 立档案馆。（5.1.2） 3、档案人员配备：企业应配备与企业研发、生产、经营 和管理相适应的专职档案人员；各部门、各项目应配备专 职或兼职档案人员。企业应保持档案人员相对稳定。 （5.1.3 ） 4、档案工作体系：企业应建立以档案部门为核心，各职 能或承办部门、各项目专兼职档案人员为基础的企业档案 工作体系。（5.1.4）
3、企业应根据经营管理范围和业务活动类型制订文件归档 范围和保管期限表。确定文件归档范围和保管期限可参照 、但不限于附录A。项目建设类文件应依据企业在项目建 设中的性质确定，建设单位、设计单位、施工单位、监理 单位文件归档具体范围参见DA/T 28《国家重大建设项目 文件归档要求与档案整理规范》；服务类型企业各类文件 归档范围及企业中专业性较强的业务活动的文件归档范围 ，应结合企业活动和专门业务编制。（7.3.2.3）
4、档案统计制度：应明确统计内容、统计要求和统计数据 分析要求。（6.2.4） （详见7.8) 5、档案利用制度：应明确档案提供利用的方式、方法，规 定查（借）阅档案的权限和审批手续，提出接待查（借）阅 档案的要求。（6.2.5） （详见7.9) 6、档案保密制度：应明确档案形成者、档案管理者、档案 利用者应承担的保密责任。（6.2.6） 7、电子档案管理制度：应对企业各信息系统中形成的电子 文件提出归档、管理和利用要求。（6.2.7） 8、 档案管理系统操作制度：应明确档案管理系统操作人员 的职责、档案管理系统软件、硬件的操作要求。（6.2.8）
第三节 中外企业档 案工作比较（参见资料）
一、外国企业档案的管理方式 二、中外企业档案管理工作比较 （一）中外企业档案工作发展历程 1、美国企业档案工作的发展概况 2、我国企业档案工作的发展概况 （二）中外企业档案工作运行机制比较 1、基本动因比较 2、管理体制比较 3、管理模式比较
三、启示 ㈠变革与创新——现代企业档案管理不变的主题 ㈡企业档案管理层次的提升——信息管理与知识 管理 ㈢多元化的发展模式 ㈣自主发展与有序引导相结合
二、档案工作的基本原则——统一领导、分级管理
1、全国各种档案，由各级档案管理机构分别集中保存，并 实行党政档案的统一管理 （1）各单位内党政工青妇等组织形成的档案，均由机关档 案室集中管理，不得由个人或承办部门分散保存； （2）各单位需要长远保存的档案，必须定期移交给各级档 案馆集中保管，不得由各单位分散保存。 （3）一切档案材料，非依规定和经过批准手续，不得任意 转移、分散和销毁。 企业档案管理存在集中管理（宝钢模式）和分级管理（金山 石化模式）两种。
三、管理制度体系（6.2） 1、文件归档制度：应明确文件归档范围及保管期限、归 档时间、归档程序、归档质量要求以及归档控制措施。（ 6.2.1） （详见7.3.2~7.3.4） 2、档案保管制度：应明确各门类档案保管条件、特殊载 体档案保管方式、档案清点检查办法、对受损档案的处置 办法、档案进（出）库要求、库房管理要求和库房管理员 职责。（6.2.2） （详见7.6) （详见9.1~9.6) 3、 档案鉴定销毁制度：应明确鉴定、销毁工作的组织、 职责、原则、方法和时间等要求。（6.2.3）（详见7.7)