费用报销管理制度分析

四川高德投资有限公司

费用报销管理制度

第一章总则

第一条：为加强公司内部管理，规范公司费用报销流程,合理控制费用支出，特制定本制度。

第二条：根据公司实际情况，将费用报销分为交通费、差旅费、通讯费、培训费、业务招待费、会议费、办公费、其他费用等。

第三条：本制度适用公司各部门及分子公司。

第二章费用报销制度及流程

第四条：原始凭证有效性的规定

1、报销人应取得真实合法的原始凭证

⑴、印章：国家或地方税务局专用章+发票专用章，如少其中一个章，发票无效。

⑵、财政机关批准并统一监制的行政事业性收据；

⑶、邮政、银行、铁路系统的各类带印戳的收据、支出证明单；

2、发票的真假辨别：发票章的单位名称需要和网上注册的名称一致，可以登录发票上提供的查询网址进行核实，避免假票。

3、发票抬头：购货方名称（需提供给开票者公司全称，不得是简称或有错别字），如果是增值税专用发票，需提供给开票者公司的完整开票信息。

4、发票版面：不允许有任何涂改的痕迹，包括（金额、购货方名称以及其他项目），即使对方手工涂改后再加盖发票专用章也无效。

5、当报销人获得增值税专用发票时，注意查看专用发票抵扣联是否加盖了开票单位的发票专用章，当场核对下发票章上的名称以及税号是否与专用发票上的销货方信息一致，避免取得不符合规定的专用发票。同时，注意专用发票抵扣联不能折叠，不能有痕迹，避免以后在税务局认证时通不过，造成不必要的损失。

6、当带回发票联以及专用发票联时，及时将专用发票联提供给财务，将发票进行粘贴报销即可。

7、营改增后需要增值税专用发票的两家公司：南充领秀置业有限公司（一期成本费用普票、二期成本费用专用发票）；仪陇县恒通达商贸有限公司；其余公司产生的费用索取普

票即可。

第五条：费用报销单填写及票据粘贴要求：

3、超过三个月以上（含三个月）的费用将不予报销，视自动放弃。

4、营改增后，原地税发票已停用，公司员工报销费用提供原地税发票的，财务部有权拒绝报销。

第八条：差旅费报销

1、公司人员因公外出所发生的交通费、住宿费、出差补贴等按规定标准在限额内实行实报实销，超出标准部分自行承担。公司员工出差时提前填写员工出差审批表，出差期限应该由派遣负责人视情况而定，员工将填写好的出差审批表交于公司行政部，记录考勤，若因工作需要延长出差时间的，应打电话向公司请示，若因为私事无故延长出差时间，公司不予报销差旅费。

2、出差补贴及标准：出差住宿费按照不超过以下标准实报实销，超出部分不予报销；出差伙食费按照以下标准进行补贴，不再支付相应的餐费报销。到消费较高的省市出差，如北、上、广、深、杭州等地，报领导审批后可实报实销。业务招待费报领导审批后，可实报实销。

2.1、住宿费报销时必须提供住宿发票，实际发生额未达到住宿标准金额，差额不予补偿，超出标准部分自行承担。

2.2、出差期间招待客户需要事先经主管领导同意后方可报销招待费，回来后补办申请手续。

2.3、出差时由对方单位提供餐饮、住宿及交通工具等将不予报销相关费用。

2.4、不同级别的人员一同出差所乘交通工具可享受最高级别所使用的工具。

2.5、部门经理以下（含部门经理）出差确需乘坐飞机的，一律先申请，经主管领导批准后方可乘坐飞机。

2.6、到达目的地后，因特殊原因等需乘坐出租车的，应在出租车票背面详细注明时间、起止地点及事由。

2.7、住宿费标准为一个标准间标准。同性两人一道出差可一同住宿的仅享受一个标准间住宿标准

2.8、出差人员报销差旅费时，需附出差清单（注明出差日期、事由、地点、到达时间、报销金额），同时注明有无住宿费，贴上住宿票，费用包干部分凭发票报销（发票金额大于费用包干标准的按标准报销，发票金额小于费用包干标准的按实际金额报销）。

2.9、报销差旅费须在回公司十日内办理报销手续，缴还预支差旅费。

3.0、出差时索取发票的要求：

出差时会产生的费用有餐费、住宿费以及交通费。住宿费可索取专用发票，餐费、交通费索取普票。

第九条：办公用费用管理

1、办公费用包括印刷各种帐表、打印纸、办公用品、笔墨、印制名片、邮寄、书报等费用。由行政人事部统一负责经办和管理，做好采购入库工作。

2、各部门工作所需用的专用表格等印刷品，由部门自行制定格式，按规定报部门经理和主管领导审批后，由行政人事部统一安排印制。

3、各部门所需办公用品，统一到行政人事部领用，并做好领用登记。

4、办公用品只能用于办公，不得移作他用或私用。

5、个人领用的办公用品、工具要妥善保管，不得随意丢弃和外借，工作变动时，须办理移交手续，如有遗失，照价赔偿。

6、公司办公费用报销须按公司费用报销审批程序执行。

7、行政人事部购买办公用品时，尽量选择可以开具增值税专用发票的销售方。

8、对于快递费，可以与取件人采取签单的形式，定期开票一次，索取专用发票。

9、销售公司办公用品由房产公司提供，销售公司领取办公用品时行政人事部应单独登记，由销售公司经理统一领取，其他人不得随意领取。

第十条：业务招待费管理

1、招待费包括因公请客的餐费、礼品费、旅游费、赠送商品、赠送返利卡开支等。招待费发票统一索取普票，发票内容不得出现“礼品、礼物”等字样。

2、各部门因公招待须事先申请主管领导批准，原则上不允许先斩后奏。参与招待活动的人员中（总经理除外），以最高级别的人员为报销申请人，不得指定下级人员提出申请并自已审批报销。

3、招待费发票日期栏必须填写清楚并说明招待事由，应注明招待时间、地点、对方人员、己方陪同人员等信息（用铅笔备注，便于审批后擦掉）。

4、其它非公招待客人一律个人承担。

5、由于招待费即使开专票也不能抵扣，当产生招待费时可以让对方开具会议费或者住宿费的增值税专用发票。在这种情况下提供的会议费或者住宿费专票用铅笔在报销单上备注上实际费用。

6、招待费发生1个月内报销，报销时按次填写费用报销单，每次要与批复情况相符，不能多次累计汇总填报。

7、公司烟、酒实行定点采购，由行政部专人办理采购和领用审批手续，财务部指定专人按采购审批单签单购进并保管，按审批后的领用单发放，行政人员根据购进回单和领用单做出入库台账。业务需用人员申请领用时填领用单交予行政人员办理审批领用手续后领用。按月结算时，经行政人员核对，财务审核无误后按报销审批程序规定予以支付货款。实物存放于财务部，月底由行政、财务联合盘点。

第十一条：交通费

1、市内办理业务人员原则上应尽量乘坐公交车，特殊情况下需要乘坐出租车的，必须事先取得部门经理的批准，报销凭证上需注明时间、路程起始点、外出工作内容。

第十二条：车辆使用费

1、公司车辆统一在指定加油站由专人办理加油卡，开具增值税专用发票。除自驾出差可以在异地加油外，均须到定点加油站凭卡加油，否则费用自理。

2、因公外出或者出差时可以使用公司车辆，办理私事不得使用公司车辆，特殊情况经总经理批复后酌情考虑。公司车辆驶出新政镇须报总经理批复，否则对当事人处以其本人一个月工资的罚款。

3、因公自驾车外出办事，严格遵守交通法规，交通罚款自行承担。车辆使用费的报销时限不得超过一个月。