工程项目档案管理工作中存在的问题和解决方法

工程项目档案管理工作中存在的问题和解决方法

作者：孙静

来源：《城市建设理论研究》2013年第22期

【摘要】工程项目档案是在工程建设活动全程中形成的具有保存价值的历史记录，是国家档案的重要组成部分，它真实的反映了项目建设过程和建设成果，是项目质量管理的依据，在今后工程维修、改建和扩建的工作中起着十分重要的作用。而目前相当一部分单位对工程档案管理工作重视不足，在工程项目文件的过程控制、档案制度落实等方面存在问题，影响档案的形成质量和利用效率。本文在分析目前工程项目档案管理中存在问题的基础上，提出了一些解决方法，以期共同做好工程项目档案管理工作。

【关键词】工程项目档案管理问题方法

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：

工程项目档案管理中存在的主要问题

档案管理制度不健全，档案管理意识不强

随着国家相关建设工程法规和档案规范的出台，部分建设单位和施工单位对工程档案的认识有所提高，但仍有相当一部分单位由于过于追求经济效益，将工作重点放在质量、进度上，档案管理意识淡薄，对档案管理工作重视不足，没有形成健全的档案管理制度体系，没有将项目文件的形成、收集和管理列入建设项目计划，工程项目档案从形成到竣工验收的整个过程没有完善的标准制度加以保障；或者是有制度，却执行不力，缺乏监管。因此，常常出现在工程竣工时，才抽调人力、物力，突击编制和补充项目文件，以应付验收的情况，导致归档的工程项目档案真实性、准确性、系统性不足，甚至是一些重要文件丢失，影响档案的整体利用价值的发挥。

2．档案管理职责不清，档案管理人员业务水平低

目前，相当一部分施工单位或项目部压缩编制，没有建立专职的档案管理人员队伍，档案管理岗位多以兼职的为主，甚至临时抽调，因此档案人员业务素质偏低，档案工作职责不清，档案管理不到位。主要表现在，一是兼职档案人员岗位职责描述中没有档案管理工作，因此不能专心于工程项目文件管理，对档案工作往往兼而不顾，工作不到位。二是档案人员往往由新入职的年轻技术人员兼任，流动性较大，造成工程项目档案工作连续性不强，甚至存在档案无

人管理的现象。三是兼职档案人员一般身兼数职，或是临时抽调，档案业务知识积累不足，难以适应项目档案管理的需要。

3．项目文件质量不高，影响档案作用的充分发挥

工程档案来源于项目文件，项目文件的质量决定了项目档案的质量，由于对工程项目档案缺乏应有的重视，对项目档案在工程建设管理和今后改扩建，以及维护合法权益中所起的重要作用认识不足，工程项目档案普遍存在质量问题。一是项目文件形成质量不高，内容填写不真实，漏项较多；签章手续不全；竣工图变更不到位等。二是文件多是复制件，清晰度差。三是移交的项目文件不够齐全、完整。四是目录编制不够规范，案卷质量不高。这些现象导致工程档案不能真实反映工程建设实际情况，不能有效发挥其依据和凭证作用，为今后的管理和利用带来困难。

二、存在问题的解决办法

1．加强宣传，提高档案意识

工程建设项目档案是工程建设人员花费大量心血形成的，工程建设项目档案不仅是工程项目建设的历史记录，更是工程项目建设经验和技术的结晶，直接反映工程项目建设的成果。从这个意义上来说，工程管理、施工、监理等相关单位应把工程项目档案工作作为一个重要的基础工作来抓，加强档案宣传，提高领导、技术管理人员的档案意识及档案工作自觉性。

在项目开工前，组织参建各方技术管理人员进行档案法规和档案基本知识的学习，了解档案的价值和档案工作的意义，增强技术管理人员对项目档案重要性的认识，为提高竣工档案质量打下思想基础。

健全档案制度，加强对项目档案的过程控制

大部分工程项目具有建设周期长、专业涉及多、建设队伍流动性大等特点，因此，应建立健全档案管理制度，同时，加强项目档案的监督和检查力度，并将项目档案工作与项目建设同步进行。档案部门应从项目立项开始时介入，对项目文件的收集范围和归档要求予以明确，制定项目档案检查考核制度，跟踪检查项目文件的形成和积累情况。施工单位在编制项目进度计划时，应将项目档案的形成和积累纳入计划中，检查项目进度计划与检查项目文件积累情况同步；验收项目成果与验收项目文件归档情况同步。形成源头介入、过程控制的档案工作管理和监控体制，保证工程项目档案的齐全、准确、规范。

3．将项目档案管理责任纳入到相关合同中

通过合同的法律效力，将工程项目参建各方的档案管理责任加以约束。建设单位在签订项目设计、施工、监理等合同时，设立专门条款，明确相关各方对项目文件的收集、整理、归档及违约责任；明确档案工作要求，增强相关各方的档案管理合作意识，促使各参建单位各司其职，加强工程项目档案管理，工程竣工验收的同时形成一套规范系统的项目档案。

4．加强档案人员队伍建设，明确职责，

目前，工程建设、施工等单位专职档案人员数量较少，而随着国家档案信息化工作的逐步开展，相关档案制度的逐渐完善，现有档案人员数量已不能满足档案管理的需要，应加强档案人员队伍建设，专、兼结合。一是培养一批满足工作需要的专职档案人员，加强业务检查和指导，以点带面；二是从工程项目立项开始，根据工作需要设置相对固定的兼职档案资料人员，明确档案管理职责，负责工程项目建设全过程的项目文件的收集、整理和归档，尽量杜绝项目竣工前频繁换人现象。专兼职档案人员相互配合，促进本单位项目档案管理工作。

5．加强培训，提高业务能力

加强岗位培训，提高档案资料人员和技术管理人员的相关专业知识。工程建设项目工序繁多、专业性强，只有对建设项目的建设过程有一定的了解，才能更好地指导项目文件的形成和收集，因此，在加强档案业务知识培训的同时，有必要对档案人员开展项目建设相关专业知识的培训，提高档案人员的综合业务素质；而对新入职的技术人员，进行档案业务知识岗前培训，使他们了解工程项目档案管理的相关规定，增强技术人员对项目档案收集和整理的意识，使之对项目文件的形成和积累、整理成为技术管理工作的一部分。

三、结束语

做好工程项目档案工作，提高工程建设档案质量，不仅是档案人员的责任，更需要每一个施工单位、每一位主管领导、每一位技术管理人员的共同努力和配合。在健全档案管理制度，规范档案管理的同时，应重视工程项目档案管理人才的培养和激励机制的完善，不断总结工程项目档案管理经验，使工程建设项目档案更好地服务于我们的经济建设。