房地产公司地产档案分类及归档指引

档案分类及归档指引

1.目的

为了规范公司档案的分类方法、档号标识、归档范围和保管期限，特制定本细则。档案分类原则是以各部门工作过程中形成的全部档案为对象，依据工作职能、结合档案内容，进行科学分类。

2.适用范围

本细则适用于公司档案分类、整理和归档管理，适用于各部门档案分类整理工作，公司各下属公司参照执行。

3.内容

根据实际情况，公司及下属公司的资料可分为：投资类档案、项目类档案、经营管理类档案、会计类档案、合同类档案、法律事务类档案、审计类档案、行政人事类档案、声像类档案和实物类档案。

3.1 投资类档案

3.1.1投资类档案由人力行政部保管。

3.2 项目类档案

3.2.1项目类档案包括开发报建的前期资料、设计管理部的设计图纸及变更资料、采购管理部的招投标资料和合同、项目部的工程资料、成本管理中心/部审核的签证资料。根据公司目前的实际情况，项目资料归档时按部门来划分。

3.2.2项目类档案的移交：

3.2.2.1开发报建的前期资料由专员于每个月的5号前移交给专职档案管理人员归档，图纸资料待审图公司盖章后马上移交。

3.2.2.2设计管理部的设计变更资料及变更图纸，由设计管理部的资料文员按开发流程，分阶段以最终确认的资料及图纸移交给专职档案管理人员归档。

3.2.2.3项目部工程资料待每一个分项工程竣工验收后30天内，由项目部负责人和专职档案管理人员审查后移交档案室，总包的整套竣工资料，在工程竣工验收完毕，由项目部负责人和专职档案管理人员审查后，资料文员于90天内移交归档。专职档案管理人员在此期间要经常抽查项目资料，发现漏项资料，要求相关单位及时补充。

3.2.2.4采购管理部的招、投标文件、合同、报价清单，在合同盖单后，由采购管理部资料文员于合同盖章完后马上将原件移交到档案室进行归档，其他部门可保留复印件。

3.2.2.5项目资料中包括成本管理部审核的签证及结算资料，审核完成后的签证及结算资料由成本管理部资料文员于每个月的5号前移交到档案室进行存档，成本管理部可保留复印件。

3.3 经营管理类档案

3.3.1经营管理类的档案包括营销管理部营销管理文件、招商资料等、认购书、购房合同和投诉处理文件等。

3.3.2经营管理类档案的移交：

3.3.2.1营销管理部在工作中所形成的所有资料由部门资料文员于每个月的5号前将原件移交到档案室进行归档。

3.4 会计类、投融资类档案

3.4.1会计类的档案、投融资类的档由公司财务管理部门保管。

3.5 合同类档案

3.5.1合同类档案包括公司所有的合同。

3.5.2合同的经办人应在合同盖章后立即移交一份原件到档案室归档，本人或部门可保留复印件。

3.6 法律事务、审计类档案

3.6.1法律事务、审计类档案完成后，由部门资料文员于每个月的5号前将原件移交到档案室进行归档。

3.7 行政人事类档案

3.7.1行政类档案由部门资料文员于每个月的5号前将原件移交到档案室进行归档。

3.7.2人事资料由人力资源部门保管。

3.8 声像类档案

3.8.1声像类档案由部门资料文员于每个月的5号前将原件移交到档案室进行归档，移交时请注明日期、内容。

3.9 实物类档案

3.9.1实物类档案由部门资料文员于每个月的5号前将原件移交到档案室进行归档，移交时请注明日期、内容。

4. 编号编制办法：

4.1各公司代号分别表示为：

4.2公司共设置10个一级类目，以类目的拼音字母作为一级类目代号。

4.3二级类目以部门为单位划分，以部门名称的拼音字母作为二级类目代号。

4.4三级类目以“项目名称、年份或文件名称”设置。

例：

XXXX- RS –RLXZ - 1

件号（第1件）

人力行政部

人事类档案

XXXX

4.5四级类目以“施工单位名称、文件名称或件号”设置。

XXXX- XM – MMXM- 1

1件）

5. 归档范围及保管期限