现场审核实施技巧 现场审核实施技巧

• 9.識別.標準中直接涉及到”識別”要求的條款有:4.1總要求,4.2.3文件控 制,4.2.4記錄控制,7.3.4設計和開發評審,7.3.7設計和開發更改的控制,7.5.3標 識和可追溯性,7.5.4顧客財産,7.6監視和測量裝置的控制,8.3不合格品控 制,8.4數據分析等.在對”識別”問題進行判斷時,應根據識別場合,時機,對 象,目的,範圍尋找相應的條款.
• 1.最高管理者.標準中直接涉及到最高管理者要求的條款有:5.1管理承諾,5.2以顧 客為關注焦點,5.3質量方針,5.4策劃,5.5職責許可權與溝通,5.6管理評審等,如判斷 上述條款有不合格項,往往意味著系統失敗,且主要責任者是最高管理者,其不合 格項所引起的隨後措施,可能會涉及整個質量管理體系,所以應慎判.
• 記錄技巧主要有:
• 1.邊查閱,邊聆聽,邊記錄,在查閱,提問過程中記錄因不需追憶,記錄會比較真實, 任何靠追憶的記錄,都可能會摻入主觀成分,且一般在查閱文件,記錄24小時後,遺 忘率為80%.
• 2.重點記錄.審核員在邊查閱,邊聆聽作記錄時,不要試圖按普通寫法一字不漏地 進行,否則你會跟不上或花費過多時間.在查問,聆聽過程中,用自己的語言記下 要點,並試著為每個要點寫一句簡要說明,運用標題和數位組織記錄.
• 7.做法.實際做法有效,但未滿足規定要求,即合理不合法時應判不合格項;實際做 法符合規定要求,但該規定做法不盡合理,科學,即合法不合理時,如不能實施有 效控制或保證質量,應判不合格項,如不能斷定有效性,是否保證質量,不應判不 合格項.
• 8.評審.標準中直接涉及到”評審”要求的條款有:5.1管理承諾,5.3質量方針,4.2.3 文件控制,5.6管理評審,7.2.2與産品有關的要求的評審,7.3.1設計和開發策劃,7.3.2 設計和開發輸入,7.3.4設計和開發評審,7.3.7設計和開發更改的控制,7.5.2生産和 服務提供過程的確認,8.5.1持續改進,8.5.2糾正措施,8.5.3預防措施等.在對評審問 題進行判斷時,應根據評審對象,性質及目的尋找相應條款.
• 10.法律.對傳達組織遵守法律的問題,可判到5.1管理承諾;對組織知法的問題 可根據涉及對象範圍,分別判到5.2以顧客為關注焦點,7.2.1與産品有關要求 的確定和6.2.2能力,意識和培訓等條款,對組織守法的問題,可根據所處過程, 場所,分別判到7.3.2設計和開發的輸入,7.3.4設計和開發的輸出,對組織行為 是否符合法律法規評價問題,可根據評價目的,性質,對象,分別判到5.6管理評 審,7.2.2與産品有關要求的評審,7.3.4設計和開發評審,8.2.2內部審核等條款.
據一時拿不出,受審核方推託或稍後提供時,審核員應記下此細節,以防遺忘. • 2.驗證時,可按下述思路進行: • 有沒有,不能因為回答得很圓滿,審核就到此止步,還要按標準要求,驗證應具備
的程序文件,計劃,記錄等是否符合要求; • 做沒做.不能因為文件,計劃,記錄編制得很好,很多,就認為符合要求了,還要按照
文件,計劃進行觀察,面談,核查,判斷實際是否做了; • 做得怎樣.不能因為已按文件,計劃做了,審核到位了,還要檢查實際做的結果是
否有效,是否真正進入了受控狀態,是否達到了質量活動規定的目標. • 筆記.在提問,驗證,觀察中發現的客觀證據應及時予以記錄,並讓受審核方確認.
記錄技巧
• 審核是一個基於“事實”的過程,事實通常以記錄形式保存並證實和追溯.
• 4.記錄.標準中對要求有記錄而無記錄時,應判到所對應條款;對用於提供證據的 記錄問題,應判到4.2.4記錄控制,對作為産品實現記錄的策劃問題,應判到7.1産品 實現的策劃.
• 5.人員.標準各條款中,涉及到人員問題時,可採取由表及裏的原則,如應知而不知, 應會而不會,宜判到6.2人力資源.
• 6.監視和測量.對過程中人員,設備,工裝,材料,環境,信息,方法,時間等過程參數的 監視和測量,應判到8.2.3過程的監視和測量;對半成品(在製品),成品的特性的監 視和測量,應判到8.2.4産品的監視和測量;對生産和服務過程中的監測活動應判 到7.5.1生産和服務提供的控制;對顧客滿意與否的監測判到8.2.1顧客滿意.
• 5.合格項略記,不合格項詳記.不合格項內容完整,事實充分可靠,並可驗證,追溯, 不存在疑義.
• 只記錄與審核目的,範圍,準則有關的經驗證有價值的信息.
不合格項的判斷技巧
• 現場審核時,審核員要經常及時地對所收集並經驗證的信息和形成的審核發現 進行符合性判斷.如何正確判斷,除深刻理解標準要求外,還需掌握一些技巧.現 以ISO9001:2000為例,將條款判斷的一些技巧介紹如下:
• 2.更改.對設計,開發要求及相關文件的更改問題,應判7.3.7設計和開發更改的控 制;對來自顧客産品要求相關文件的更改問題應判7.2.2與産品有關的要求的評 審,對目標及相關文件的更改問題應判5.4.2質量管理體系策劃,對除上述判斷外 質量管理體系文件的更改問題均可判到4.2.3文件控制.
• 3.標識.標準中直接涉及到標識的條款有:4.2.3文件控制,4.2.4記錄控制,7.5.3標識 和可追溯性,7.5.4顧客財産,7.5.5産品防護等.在對標識問題進行判斷時,應根據標 識的對象,性質尋找相應條款.
• 3.採用速記.速記可以通過培訓學習,也可自學,其結果會使記錄速度加快一倍.用 速記記錄後,快速瀏覽所記內容,檢查你是否看得懂自己的記錄.
• 4.使用心智圖.心智圖是由托尼.布贊設計的一種視覺記錄方式,製作心智圖時先 寫下一個關鍵詞或短語(如進貨檢驗),也可以在紙的中央畫一幅圖像,這就是心 智圖的主題,作記錄時,人這個中心出發,畫出”枝杈”,每一枝杈又有分枝(一個 想法導向另一個想Байду номын сангаас),不同的枝杈可以彼此相連.運用色彩(如熒光筆)和圖形標 明要點可使心智圖更易於回憶.
驗證技巧
• 1.審核員在對方回答查閱文件記錄後,需要辨別真僞,正確理解意思,所以進行分 析驗證是必不可少的,主要包括以下四個方面:
• 把對方回答與環境(背景)因素作為一個整體考慮分析; • 通過一種或多種渠道加以驗證,驗證是一種最直接有效的方法; • 從比較合適的角度分析,理解對方的回答; • 對對方表達的意思要具有職業的敏感性,善於從中捕捉到蛛絲馬蹟,順藤摸瓜. • 一般情況下,審核員在得到回復後,常採用”請給我看……”的語句,如果客觀證